A melhor alternativa aos cronogramas e calendários do Excel

Delinear cada etapa de um projeto é fundamental para criar um planejamento claro. No entanto, se você apenas focar na lista de tarefas, pode ser difícil visualizar como o trabalho se conecta e quais são os prazos. E é aqui que entram os cronogramas e calendários de projetos. Ambos proporcionam uma maneira visual de exibir o planejamento do seu projeto, o que permite saber quando o trabalho está sendo realizado, encontrar dependências e identificar obstáculos antes que estes atrapalhem o seu caminho.

Ao dar início ao planejamento de um projeto, o seu primeiro instinto talvez seja abrir o Excel e começar a criar ali o cronograma ou calendário do seu projeto, mas espere um pouco. Embora você possa usar o Microsoft Excel para criar o cronograma ou calendário do seu projeto, esta nem sempre é a melhor ferramenta para isso. Apesar de ser excelente para fazer cálculos numéricos e criar tabelas dinâmicas, o Microsoft Excel não foi desenvolvido para gerir projetos nem exibir informações em cronogramas, calendários e em outros layouts práticos.

Por outro lado, softwares de gestão do trabalho colaborativos, como a Asana, ajudam as equipes a planejar e gerir projetos, e oferecerem cronogramas e calendários (sem necessidade de fórmulas ou mesclagem de células) para que as equipes visualizem o seu trabalho.

Neste artigo, abordaremos por que o Excel não é a melhor ferramenta quando se trata de gestão de projetos e como se compara aos softwares de gestão de projetos, além de exemplos e as etapas necessárias para a criação dos cronogramas e calendários para o seu projeto.

Cronogramas e calendários do Excel vs. softwares de gestão do trabalho

Embora seja uma ferramenta muito útil, o Excel não foi feito para gerir projetos. Veja a seguir três problemas que você pode ter ao usar o Excel para isso, bem como sugestões para melhorar a forma como você conduz os seus projetos ao mudar para uma ferramenta dedicada à gestão do trabalho:

Uma estrutura de projeto consistente

• Excel: como uma planilha consiste em uma tela em branco de células individuais, é necessário determinar quais informações devem ser inseridas em cada uma ao criar o seu cronograma. Pode ser demorado configurar a estrutura e difícil de capturar todos os detalhes críticos. Além disso, as pessoas podem configurar seus calendários e cronogramas de formas diferentes, criando assim inconsistências entre os projetos.

• Softwares de gestão do trabalho: por ter sido desenvolvido especificamente para gerir todos os seus projetos e tarefas, esse tipo de ferramenta dispõe de uma estrutura incorporada que ajuda a delinear o seu planejamento. Há também formas-padrão para obter cada detalhe e organizar o trabalho, bem como campos adicionais que coletam informações importantes, como responsáveis e datas de conclusão. Além disso, você pode configurar rapidamente o seu planejamento de maneiras diferentes — como um calendário, cronograma, lista ou quadro Kanban — e usar a mesma estrutura em diversos projetos.

Um planejamento e um cronograma viáveis e centralizados

• Excel: em uma planilha, as informações contidas em cada célula não estão vinculadas ao verdadeiro trabalho que está em andamento. Por esse motivo, será necessário usar e-mail, bate-papo e outras ferramentas para se comunicar e colaborar sobre o trabalho do projeto com seus colegas de equipe. Consequentemente, detalhes críticos do projeto ficarão espalhados em lugares diferentes e contextos importantes poderão ser facilmente esquecidos.

• Softwares de gestão do trabalho: permitem organizar, acompanhar e comunicar sobre cada parte de um projeto com a sua equipe em um único lugar. Isso deixa claro para todos o que precisa ser feito, quem é responsável por cada tarefa e quais são os prazos. Você então pode se comunicar, colaborar e anexar arquivos diretamente na ferramenta, para que tudo se mantenha conectado e as informações sejam facilmente localizáveis.

Atualizações de projeto em tempo real

• Excel: como o trabalho não ocorre, de fato, na sua planilha, é necessário atualizar manualmente as informações em cada célula quando há alterações no escopo, nas responsabilidades e nos prazos, ou simplesmente quando as tarefas são concluídas. Esses pormenores organizacionais podem ser demorados, especialmente quando se trata de projetos ou cronogramas complexos. Além disso, as informações podem ficar facilmente desatualizadas ou passar despercebidas.

• Softwares de gestão do trabalho: quando alguém concluir uma tarefa, reatribuir uma parte do trabalho, ou mover uma data de conclusão no projeto, o seu cronograma ou calendário será atualizado automaticamente para refletir tais alterações. Isso ajuda os gerentes do projeto a terem confiança no seu planejamento, além de assegurar a clareza das responsabilidades e mostrar em que ponto está o trabalho a cada momento.

Você deve optar por um calendário ou por um cronograma?

A escolha quanto ao uso de um calendário ou cronograma de projeto dependerá da complexidade do projeto e também das informações que você quer visualizar. Veja a seguir quando usar cada tipo de planejamento de projeto visual:

Calendário do projeto

Um layout de calendário do projeto é útil quando se quer visualizar quando o trabalho está acontecendo com base nos intervalos de datas e prazos. Ao ter uma visão abrangente das datas de conclusão, é possível ajustar o planejamento do seu projeto conforme necessário.

Cronograma do projeto

Os cronogramas, como os diagramas de Gantt, são vantajosos quando você precisa ver a sequência do trabalho e a forma como ele está agrupado, além de quando está ocorrendo. Eles também mostram qualquer sobreposição — quando há trabalhos simultâneos em curso — e ajudam a identificar as tarefas dependentes que estão desajustadas.

Exemplos de cronogramas e calendários numa ferramenta de gestão do trabalho

A seguir, a Asana servirá de exemplo para ilustrar os benefícios de usar uma ferramenta de gestão do trabalho colaborativa para criar o calendário ou o cronograma do seu projeto em comparação com uma planilha do Excel.

Calendários editoriais e de conteúdo

Fazer a gestão do seu calendário editorial numa planilha requer muito trabalho preliminar e atualizações manuais, além de reposicionamento das células quando surgem artigos de última hora ou alterações de datas. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, é possível conectar o seu calendário editorial ao processo de produção de conteúdo para saber onde cada parte se encontra no ciclo de desenvolvimento. Dessa forma, você pode alterar as datas de publicação rapidamente de acordo com a necessidade.

Campanhas de marketing

Criar o planejamento da sua campanha de marketing em uma planilha é como jogar Tetris. Quando você acha que encontrou o encaixe perfeito, surge uma nova tarefa, e lá se vai todo o arranjo. Entretanto, ao usar a visualização de cronograma em uma ferramenta de gestão do projetos, fica fácil agendar as tarefas, ver os conflitos cronológicos e mover o trabalho. Com isso, torna-se viável lançar a sua campanha dentro do prazo estipulado.

Planejamento de eventos

Para produzir um evento de sucesso, é necessário acompanhar muitos detalhes. Pode tornar-se rapidamente impraticável gerir cada tarefa, fornecedor e participante interno em uma planilha que requer atualizações constantes. Com um sistema de gestão do trabalho, é possível criar um cronograma realizável de tarefas, além de tornar claros os prazos e as responsabilidades e manter todos os contratos e ativos criativos conectados às respectivas tarefas, para que o seu evento ocorra sem grandes surpresas.

Lançamentos de produtos

Com tantos detalhes e equipes a coordenar, é fácil perder etapas fundamentais ao gerir o lançamento do seu produto em um cronograma do Excel, afinal, não é possível ver como o trabalho está interligado. Já em uma ferramenta de gestão do trabalho, você pode definir os intervalos de datas e as dependências das tarefas, além de ver os conflitos cronológicos, ajustar o trabalho e anexar arquivos às tarefas, para que todos saibam o que está acontecendo e quais são os prazos.

Como criar um cronograma ou calendário de projeto melhor

Agora que você já sabe quando usar cada visualização e quais são os benefícios de criar um cronograma ou calendário de projeto em uma ferramenta de gestão do trabalho, veja a seguir como fazer isso na Asana:

1. Crie um novo projeto ou importe o seu planejamento de projeto já existente no Excel com o importador de CSV.

2. Mapeie cada etapa e parte do trabalho que precisam ser feitas para que o projeto seja concluído.

3. Defina as datas de início e de conclusão dos elementos do trabalho para que fique claro quando cada um ocorrerá.

4. Atribua o trabalho aos colegas de equipe para que tenham os deveres claros e se responsabilizem por eles.

5. Clique na aba Cronograma ou Calendário para exibir o planejamento do seu projeto na visualização mais adequada à sua necessidade.

6. Mova o trabalho e ajuste os planos conforme necessário, para deixar o projeto em dia e cumprir todos os prazos.

Se quiser se inspirar ainda mais ou se precisar de uma ajudinha, acesse a galeria de modelos da Asana. Com mais de 50 modelos à escolha, você pode começar o seu projeto de maneira rápida e fácil, não importa em que você e a sua equipe estejam trabalhando.

Diga adeus à gestão de projetos feita em planilhas

Um projeto de sucesso começa com um planejamento claro. Criar o cronograma ou o calendário do seu projeto usando a ferramenta certa contribui para que a sua equipe seja mais produtiva, colabore de forma eficiente e tenha confiança no planejamento do seu projeto.

Se você ainda não usa a Asana, comece com uma avaliação gratuita. Você terá acesso a inúmeros modelos e poderá dar início ao planejamento do seu próximo projeto agora mesmo.