Diagrama PERT: o que é e como criar um (com exemplos)

Se você já teve dificuldade em mapear as tarefas de um projeto ou acompanhar as dependências, temos aqui a solução perfeita. 

Um digrama PERT é uma ferramenta usada para programar, organizar e mapear as tarefas de um projeto.

A Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT, na sigla em inglês), fornece uma representação visual do cronograma de um projeto e detalha as tarefas individuais. Estes diagramas são semelhantes aos diagramas de Gantt, mas são estruturados de maneira diferente. 

Este diagrama é composto por algumas etapas que conduzem desde a data de início do projeto até a data final. Neste artigo, abordaremos as cinco etapas, mostraremos um exemplo e explicaremos como usar um diagrama PERT eficazmente em seu benefício. 

Como um diagrama PERT funciona

Um diagrama PERT funciona representando visualmente as tarefas de um projeto e as dependências conectadas umas às outras. Ele pode ser usado para criar uma programação inicial e um cronograma estimado, e compartilhá-los com os participantes do projeto antes de começar.

Criar um roteiro de projeto, como um diagrama PERT, pode ajudar a cumprir várias atividades de planejamento do projeto, inclusive:

• Obter aprovação da liderança para a programação e o cronograma

• Comunicar os objetivos do projeto aos participantes

• Mapear visualmente um projeto complexo

• Estimar o tempo necessário para concluir tarefas individuais 

Para aproveitar o seu diagrama PERT ao máximo, é preciso, primeiro, entender as etapas necessárias para criá-lo e como mapeá-lo visualmente.

Como fazer um diagrama PERT

Para criar um diagrama PERT, siga as cinco etapas do ciclo de vida do processo, que contemplam tudo, desde a identificação de tarefas até a gestão da conclusão do projeto. 

1. Identifique as tarefas do projeto

A primeira tapa na criação de um bom diagrama PERT envolve identificar e reunir as informações e as tarefas do projeto necessárias. Pode-se começar a fase de planejamento do projeto como normalmente se começaria a fase de gestão do projeto. Essa fase pode conter:

• Um caso de negócios

• Um plano de comunicação

• Uma reunião de lançamento do projeto.

Planejar-se com antecedência assegura uma boa preparação para definir as dependências e conectar as tarefas durante as próximas fases.

2. Defina as dependências das tarefas 

Uma dependência de tarefa é uma tarefa ou um marco que depende da conclusão de outra tarefa para que possa ser iniciada. Às vezes, esse processo pode ser descrito como uma relação lógica, e costuma ser usado em uma estrutura de analítica de projeto.

Criar dependências pode ajudar a acompanhar o trabalho, certificar-se de que as tarefas sejam concluídas e estabelecer uma comunicação clara. Em projetos complexos, planeje os cronogramas e a duração do projeto adequadamente e com antecedência.

Em um diagrama PERT, as dependências são visualizadas pela conexão e enumeração de tarefas. Embora não seja tão abrangente como outros métodos, como uma estrutura analítica de projeto, o diagrama PERT ajuda a ter uma visualização de alto nível das tarefas e do trabalho necessário para concluí-las.

3. Interconecte as tarefas do projeto

Depois que as dependências de tarefas forem criadas, pode-se começar a trabalhar na criação do diagrama PERT conectando as tarefas umas às outras. Essas conexões são feitas com flechas, que representam as tarefas, e nós, que representam eventos ou marcos. 

Por exemplo: coloque eventos principais como nós (representados por círculos ou quadrados numerados) e trace flechas de tarefas para representar as dependências necessárias à conclusão dos eventos. 

Esse layout proporciona uma estrutura de projeto simples que, por mais que não seja extremamente específica, é de fácil compreensão para os participantes do projeto. 

4. Estime o cronograma do projeto

Chegou a hora de estimar o cronograma geral do projeto usando o método do caminho crítico (CPM, na sigla em inglês) e a fórmula PERT. O caminho crítico é a sequência mais longa de tarefas que precisam ser concluídas para finalizar um projeto com sucesso. 

O objetivo é encontrar o caminho mais longo e que demorará mais tempo para concluir, para então estimar a menor duração geral do projeto. As estimativas de tempo podem ser calculadas considerando o seguinte:

• Tempo otimista: a quantidade mínima de tempo necessária para concluir uma tarefa.

• Tempo pessimista: a quantidade máxima de tempo necessária para concluir uma tarefa.

• Tempo mais provável: a melhor estimativa do tempo provável para concluir uma tarefa.

 A fórmula PERT pode ser usada para calcular a duração esperada de uma tarefa e o tempo de conclusão usando (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Isto pode ser medido em minutos, horas, dias ou até semanas. 

Por exemplo: se o tempo otimista for 30 minutos, o tempo pessimista for 60 minutos e o tempo mais provável for 45 minutos, a fórmula PERT seria: (30 min. + (4 × 45 min.) + 60 min.) ÷ 6 = 45 minutos. 

Depois de calcular o tempo esperado por tarefa, cada estimativa pode ser adicionada ao caminho crítico para obter uma média de cronograma do projeto.

5. Controle o progresso das tarefas

A última etapa da criação de um diagrama PERT é controlar o progresso das tarefas até a conclusão do projeto. Isso pode ser feito encerrando dependências e mitigando problemas ao longo do caminho até que todas as tarefas estejam concluídas. 

Lembre-se de que um diagrama PERT deve ser atualizado ao longo do projeto, conforme as mudanças ocorrem. Isso pode ser combinado com um processo de controle de mudanças, o que ajuda a mapear e comunicar mudanças no projeto. 

Depois que todas as tarefas do projeto tiverem sido concluídas, os materiais poderão ser arquivados em um local compartilhado para que possam ser consultados mais tarde, se necessário.

Exemplo de diagrama PERT

Agora que as cinco etapas do diagrama PERT estão claras, é hora de criar o seu. Como os diagramas diferem dependendo da complexidade e do cronograma do projeto, o seu pode ficar um pouco diferente. 

Para dar início ao seu diagrama, comece:

• Desenhando os seus nós com números: lembre-se de que essas são as tarefas principais do seu projeto, as quais, quando realizadas, resultarão na conclusão do projeto. O seu diagrama pode ter qualquer número de tarefas, mas dez é um bom número para começar. 

• Conectando os nós às tarefas: trace flechas para representar as dependências entre as tarefas. Essas tarefas são o que precisa ser feito para que os eventos sejam concluídos. O seu diagrama deve ter início e fim claros, mas o meio pode ser mais complexo. 

Um exemplo de como poderá ficar o seu diagrama PERT:

Aqui está um detalhamento da terminologia usual que pode ser incluída no seu diagrama PERT:

• Nós: os nós representam os eventos do projeto. Esses são os componentes mais representativos que conformam o projeto. Por exemplo: ao lançar uma reformulação de site, um nó pode representar um novo logotipo.  

• Tarefas: as suas tarefas são o que precisa ser feito para que os nós sejam implementados. Por exemplo: uma tarefa pode ser desenhar três protótipos de logotipo. 

• Dependências: uma dependência ocorre quando uma tarefa está conectada a outra. Essas tarefas dependem umas das outras e uma não podem ser concluídas independentemente. 

• Dependências sem recursos: uma dependência sem recursos é aquela que, embora esteja conectada a outra, não tem tarefas tangíveis que precisem ser concluídas. Por exemplo: embora um lançamento de produto e uma página de entrada possam estar relacionados, um não está conectado ao outro. 

Os diagramas PERT podem ser criados com uma variedade de ferramentas, inclusive com um software de gestão de projetos. As ferramentas podem ajudar a planejar, visualizar e organizar dependências e lembretes de tarefas adequadamente, facilitando o acompanhamento do progresso do projeto e a fácil detecção de gargalos. 

Quando usar um diagrama PERT

Os gestores de projeto usam diagramas PERT para avaliar e concluir um projeto específico, mas como um diagrama de PERT se compara aos vários outros métodos disponíveis? 

Para quem está começando, um diagrama PERT é um bom método para avaliar o cronograma, os recursos necessários e o caminho crítico de um projeto. Vamos analisar cada um desses elementos em mais detalhes.

• Determinar o caminho crítico: uma das principais características de um diagrama PERT que o diferencia dos outros métodos é a sua capacidade de determinar o caminho crítico de um projeto. Isso é importante na hora de visualizar o cronograma geral do projeto. 

• Avaliar recursos: com os recursos únicos que um diagrama PERT oferece, é fácil exibir quais tarefas precisam de recursos e quais não precisam. Isso economiza o seu tempo e o dos participantes do projeto, já que as informações estarão disponíveis antecipadamente. 

• Estimar o tempo: como um diagrama PERT avalia a duração da tarefa e a duração geral do projeto, ele é uma ótima ferramenta para descobrir o cronograma esperado durante a fase inicial de planejamento do projeto.

De maneira geral, criar este tipo de diagrama é uma boa opção para um plano de projeto simples que pode ser facilmente compartilhado com os membros da equipe. Use um diagrama PERT para compartilhar rapidamente os recursos e os cronogramas.

Diferença entre diagrama PERT e diagrama de Gantt

Muitas vezes, as pessoas confundem o diagrama PERT e o diagrama de Gantt, embora eles tenham algumas diferenças significativas. Eles não só diferem em aparência, como também oferecem recursos diferentes dependendo das necessidades da sua equipe. 

Alguns recursos importantes a ter em mente ao decidir qual é o melhor no seu caso:

1. Os diagramas PERT são fluxogramas, enquanto que os diagramas de Gantt são gráficos de barras: uma das principais diferenças está no seu layout visual. Enquanto os diagramas de Gantt assumem um visual de gráfico de barras tradicional, os diagramas PERT são menos estruturados em questão de aparência e assumem diferentes layouts de acordo com o projeto.

2. Os diagramas de Gantt proporcionam organização, enquanto que os de PERT proporcionam personalização: os diagramas de Gantt são mais organizados estruturalmente. Por outro lado, os PERT viabilizam uma personalização simples de layout, o que é melhor para necessidades de projetos de alto nível. 

3. Os diagramas PERT podem ser usados antes do início do projeto: como proporcionam um plano de projeto e um layout de cronograma simples, os diagramas PERT muitas vezes são usados como guias visuais durante o lançamento do projeto. Depois, os gestores de projeto usam outro método, como uma estrutura analítica de projeto ou um diagrama de Gantt, para mapear as tarefas e as dependências do projeto de maneira mais específica. 

De maneira geral, os diagramas de Gantt são mais populares para mapear tarefas do projeto ao longo do seu ciclo de vida, enquanto que os diagramas PERT são populares para o mapeamento de tempo nas fases iniciais do projeto. Eles podem ser usados de maneira separada ou combinada para criar um plano abrangente.

Planeje-se com antecedência usando um diagrama PERT

Ao implementar um diagrama PERT, é possível certificar-se de que o próximo projeto será planejado de maneira precisa e correta. Com um layout e estimativas de cronograma simples, a sua equipe terá orientações claras sobre as tarefas do projeto e poderá se preparar para qualquer eventualidade. 

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