Sete passos simples e rápidos para criar uma matriz de decisões, com exemplos

Decisões, decisões e mais decisões. Tomar boas decisões ajuda a conduzir a equipe na direção certa e atingir metas, mas como saber qual é a decisão certa? Quando tem de decidir entre duas escolhas aparentemente equivalentes, você apela ao “cara ou coroa”? Joga dados? Tira à sorte? 

A tomada de decisões é uma parte crucial do bom planejamento empresarial, mas pode ser complicado definir a opção certa. O segredo é tomar uma decisão rápida mas não precipitada, e escolher certo mas sem perder velocidade.

Se isto soa como um enigma impossível, não se preocupe: não é assim. Com uma matriz de decisões, você poderá considerar as vantagens e desvantagens de cada opção, ponderar as diferentes variáveis e tomar uma boa decisão depressa e com facilidade.

O que é uma matriz de decisões?

Trata-se de uma ferramenta que avalia e seleciona a melhor opção dentre diferentes escolhas. Ela é particularmente útil se você tem mais de uma opção e se há diversos fatores a considerar para tomar a decisão final. 

Talvez você tenha ouvido falar de matriz de decisões sob um nome diferente, mas se trata da mesma coisa. Ela também é conhecida como:

• Matriz de Pugh;

• Análise tabulada;

• Teoria da utilidade multiatributo;

• Matriz de seleção do problema;

• Grade de decisões.

Quando usar uma matriz de decisões

Nem sempre é necessário usar uma matriz de decisões. Este processo é poderoso (e relativamente fácil), porém é mais eficaz quando se está decidindo entre várias opções comparáveis. Se os critérios de avaliação não forem os mesmos entre as diferentes escolhas, uma matriz de decisões provavelmente não será a melhor ferramenta para o processo decisório. Por exemplo, ela não ajudará a decidir a direção que a sua equipe deve tomar para o próximo ano porque os componentes dessa decisão não são comparáveis.

Use uma matriz de decisões quando for preciso:

• Comparar opções semelhantes.

• Refinar as opções para tomar uma decisão final.

• Ponderar um leque de fatores importantes. 

• Tratar uma decisão de um ponto de vista lógico, e não emocional ou intuitivo.

Se uma matriz de decisões não for adequada para a situação, confira outras estratégias decisórias abaixo.

Como criar uma matriz de decisões em sete passos

Uma matriz de decisões pode ajudar a avaliar a melhor opção entre diferentes escolhas, com base em vários fatores significativos e na importância relativa deles. A criação de uma matriz de decisões tem sete etapas:

1. Identifique as alternativas

As matrizes de decisões são uma ferramenta útil para decidir a melhor opção dentre um conjunto de escolhas semelhantes. Antes de construir a matriz, identifique essas opções.

Por exemplo, digamos que a sua equipe vai lançar uma campanha da marca no verão e você precisa definir o fornecedor que criará as artes e vídeos para o design. Você já identificou três agências de design, cada uma com prós e contras.

2. Identifique considerações importantes

O segundo passo para construir uma matriz de decisões é identificar as considerações importantes que influenciam a decisão. Este conjunto de critérios ajuda a identificar a melhor decisão e evitar a subjetividade.

Continuando o exemplo, a sua equipe decidiu que os critérios importantes a ter em conta na seleção de uma agência de design são: custos, experiência, comunicação e avaliações de clientes anteriores.

3. Crie a matriz de decisões

Uma matriz de decisões é uma tabela em que se podem comparar considerações importantes entre opções variadas.

Naturalmente, construímos as nossas matrizes na Asana, uma ferramenta de gestão do trabalho que pode ajudar a organizar e realizar o trabalho de toda a organização com a clareza de que as equipes precisam para atingir as metas mais depressa.

Este é um exemplo do esqueleto de uma matriz de decisões na Asana, no caso de uma escolha entre três agências ponderando custos, experiência, comunicação e avaliações de clientes:

4. Complete a matriz de decisões

Agora, classifique cada consideração numa escala predeterminada. Se não houver uma variação expressiva entre as opções, use uma escala de um a três, em que três é “excelente”. Se precisar de mais opções, use uma escala de um a cinco, em que cinco é “excelente”.

É neste ponto que as vantagens de uma matriz de decisões começam a aparecer. Por exemplo, digamos que você está decidindo entre três agências e tem quatro critérios importantes, mas não construiu uma matriz de decisões. A comparação entre as agências fica assim:

• A agência 1 tem um bom custo-benefício, mas não uma larga experiência. A sua comunicação e as avaliações de clientes parecem estar na média. 

• A agência 2 não tem um bom custo-benefício, contudo não é a mais cara. Ela conta com uma boa experiência e ótimas avaliações de clientes, mas a sua comunicação até agora deixa a desejar.

• A agência 3 é a mais cara, porém também a mais experiente. A sua comunicação até agora é regular e as avaliações de clientes são muito boas. 

Essas três descrições são relativamente semelhantes. É difícil decidir qual é melhor com base em um parágrafo curto, especialmente porque cada agência tem seus próprios prós e contras. Confira agora o resultado quando as três agências e as quatro considerações são comparadas em uma matriz de decisões, segundo a classificação de um a cinco, em que cinco é a melhor nota:

5. Dê pesos às considerações

Por vezes, certas considerações são mais importantes que outras. Neste caso, utilize uma matriz de decisões ponderada para identificar a melhor opção para você.

Continuando com o nosso exemplo, imagine que você não pode extrapolar o orçamento, portanto o custo é um fator crucial no seu processo decisório. As avaliações dos clientes também são importantes, uma vez que lhe dão uma noção da eficácia de cada agência no passado.

Para dar pesos a uma matriz de decisões, atribua um número (na escala de um a três ou de um a cinco, dependendo de quantas opções tiver) a cada consideração. Mais tarde, na tomada de decisão, multiplique o fator do peso por cada consideração.

Confira a seguir como ficaria o nosso exemplo:

6. Multiplique a nota ponderada

Uma vez aplicada a escala de classificação e atribuído um peso a cada consideração, multiplique o peso por cada consideração. Isto assegura que as considerações mais importantes recebam um peso maior, o que no fim das contas ajudará você a selecionar a melhor agência.

Dando continuidade ao nosso exemplo, confira a seguir o resultado quando se aplica a nota ponderada a cada consideração para cada agência:

7. Calcule a pontuação total

Agora que você multiplicou a nota ponderada, some todas as considerações de cada agência. Neste momento, você deverá ter uma resposta clara, com base nos números, sobre a melhor decisão.

Por exemplo, a matriz de decisões final ficaria assim:

Como pode ver, a agência 2 tem a pontuação mais alta, portanto é a opção que você deveria escolher. Embora a agência 1 seja mais barata, o custo médio da agência 2, combinado com os seus anos de experiência e as classificações recebidas dos clientes, faz dela a melhor opção para a equipe. Agora é só falar com a agência e seguir adiante com a campanha da marca.

Exemplo de matriz de decisões

Podem-se utilizar matrizes de decisões para uma gama de decisões empresariais, desde que se pondere a melhor opção entre diferentes escolhas. Tais decisões nem sempre precisam ser as mais impactantes nos negócios. Você também pode utilizar este modelo para tomar rapidamente uma decisão simples.

Por exemplo, crie uma matriz de decisões para escolher a cadeira a comprar para o trabalho em casa. Você gostou de quatro cadeiras diferentes e as considerações importantes são conforto, custo e avaliações.

Alternativas para a tomada de decisão

Se o método da matriz de decisões não for muito adequado para as suas escolhas, experimente:

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma tabela 2x2 para priorizar as tarefas por urgência e importância. Ela é útil se você estiver se desdobrando para realizar várias tarefas diferentes e precisar decidir quais tarefas ou iniciativas devem vir em primeiro lugar.

• No canto superior à esquerda, liste o trabalho urgente e importante: essas tarefas são a prioridade máxima. Realize-as agora mesmo ou assim que possível.

• No canto superior à direita, liste o trabalho menos urgente e importante: para ter certeza de realizar essas tarefas, marque-as no calendário ou anote o seu prazo numa ferramenta de gestão de projetos.

• No canto inferior à esquerda, liste o trabalho urgente e não importante: essas tarefas precisam ser concluídas, mas há provavelmente uma pessoa melhor para esse trabalho. Reatribua-o se possível.

• No canto inferior à direita, liste o trabalho menos urgente e não importante: adie essas tarefas ou não as realize. Esclareça as suas prioridades e avise aos membros da equipe que o fato de você não poder trabalhar em algo nesse momento é uma forma de reduzir o esgotamento psicológico.

Mapa de análise das partes interessadas e gráfico RACI

Uma das decisões mais importantes a tomar durante o planejamento do projeto é definir as partes interessadas que devem ser incluídas, consultadas ou informadas. Para essa decisão, crie um mapa de análise das partes interessadas. Ele ajudará a categorizar os participantes com base na influência que exercem e em interesses relativos.

Um mapa de análise das partes interessadas conta com quatro categorias:

• Grande influência e grande interesse: envolva essas partes interessadas no planejamento do projeto e no processo de tomada de decisão.

• Grande influência e pouco interesse: informe essas partes interessadas sobre o projeto e monitore o interesse delas caso queiram envolver-se mais.

• Pouca influência e grande interesse: mantenha essas partes interessadas a par do projeto. Inclua-as nas atualizações de status do projeto para que fiquem bem informadas.

• Pouca influência e pouco interesse: converse com essas pessoas regularmente, mas não se preocupe muito em mantê-las informadas.

Depois de descobrir quem são os principais interessados, você pode também criar um gráfico RACI (acrônimo em inglês para responsável, prestador de contas, consultado e informado). Os gráficos RACI podem ajudar a decidir quem é o principal responsável pelas decisões em cada tarefa ou iniciativa.

Sessão de debate de ideias em equipe

Por vezes, a melhor maneira de tomar uma decisão é realizar uma boa e velha sessão de debate de ideias em equipe, que pode se dar numa ferramenta de gestão de projetos.

Na Asana, gostamos de utilizar quadros Kanban para fazer sessões dinâmicas de debate de ideias. Para começar, o facilitador da sessão cria um quadro ao qual os membros da equipe podem acrescentar ideias, pensamentos ou feedback. Quando todos tiverem adicionado as ideias, cada membro da equipe as repassa e “curte” as sugestões individuais que lhe agradam. Em seguida, a equipe discute as tarefas mais curtidas em grupo para decidir quais devem seguir adiante.

Diga adeus ao “cara ou coroa” na tomada de decisões

Tomar decisões rápidas é uma parte importante do bom planejamento e gestão de projetos. Independentemente do grau de complexidade da decisão abordada na matriz de decisões, essas ferramentas podem ajudar a considerar diferentes fatores e a tomar a melhor decisão para a equipe.

Para obter mais informações sobre a gestão de projetos, confira as 25 habilidades essenciais à gestão de projetos.