Crie um plano de ação que gere resultados

Traçar metas pode nos fazer sentir bem. Afinal, você está definindo o que deseja realizar. Mas as metas por si só não farão muito sem etapas de ação claras. Um plano de ação é uma técnica popular de gestão de projetos que lista as etapas para que você saiba exatamente como atingir as metas. 

Vamos mostrar-lhe como criar este roteiro claro passo a passo e apresentar outras ferramentas a usar para tirar o máximo proveito do seu plano de ação. Vamos então ao que interessa.

O que é um plano de ação?

Trata-se de uma lista de tarefas ou etapas que você precisa concluir para atingir as suas metas. Um plano de ação eficaz funciona como um plano de gestão para as iniciativas da sua empresa, descrevendo as etapas a tomar para que aquelas metas maiores sejam bem-sucedidas. Depois de passar pelo processo de definição de metas, crie um plano de ação com tarefas e prazos específicos para alcançar cada meta. 

Quem deve usar um plano de ação?

Um plano de ação é útil para quem precisa de um processo de planejamento passo a passo. Ao criar um plano de ação, você detalha exatamente as ações que serão tomadas para atingir as metas do projeto. Esses planos podem ajudar a organizar as tarefas e garantir as informações e os recursos necessários para atingir as metas.

Os planos de ação são frequentemente usados no planejamento estratégico. Os planos estratégicos são metas que a sua organização espera atingir em três a cinco anos. Depois de criar um plano estratégico, você pode usar um plano de ação para delinear como executará as metas estratégicas. Ao fazer isso, você está fornecendo à sua equipe uma estrutura para acompanhar todas as tarefas individuais que precisam ser concluídas visando atingir a meta estratégica primordial.

Mas você pode criar planos de ação não apenas para o planejamento estratégico. Use esta ferramenta para atingir metas específicas de forma sistemática. Considere preparar:

• Plano de ação empresarial

• Plano de ação de marketing

• Plano de ação corretiva

• Plano de ação de vendas

• Plano de ação para um projeto

• Plano de ação de desenvolvimento pessoal

Independentemente do tipo de plano de ação que você criar, lembre-se de criá-lo no software de gestão de tarefas. Dessa forma, você pode compartilhar facilmente ações a realizar e cronogramas com a sua equipe para acompanhar o progresso. Em vez de atualizações manuais de status e entregáveis pouco claros, a sua equipe tem um ponto central de referência para tudo o que precisa fazer para atingir as metas. 

Agora vamos falar sobre como criar um plano de ação que aumente a eficiência e responsabilidade da sua equipe.

Seis etapas para criar um plano de ação

Etapa 1: estipule uma meta SMART

Quando se trata de estabelecer metas, a clareza é a qualidade mais importante. Com o método de meta SMART, a sua meta torna-se claramente definida e alcançável. Defina metas específicas (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (achievable), realistas (realistic) e com prazos definidos (time-bound) para se beneficiar dessa tática.

Por exemplo, a sua meta pode ser entregar o projeto atual (mensurável) em quatro meses (com prazo definido) sem gastos excessivos (específica). Supondo que essa meta seja alcançável e realista com base nos recursos disponíveis, ela é, então, uma excelente meta SMART a ser definida.

Etapa 2: identifique as tarefas

Agora que a sua meta está claramente definida e redigida, convém identificar as etapas necessárias para alcançá-la. Identifique todas as tarefas que você e a sua equipe precisam concluir para alcançar os marcos e, por fim, o objetivo principal.

Estes são alguns exemplos de planos de ação com tarefas para diferentes tipos de meta:

Meta: expandir a equipe de sete para nove membros até junho.

Tarefas:

• Reunir-se com o departamento de Recursos Humanos para discutir a campanha de recrutamento.

• Criar um projeto-modelo para acompanhar os candidatos.

• Agendar três entrevistas por semana.

Meta: selecionar e integrar novo software de gestão do trabalho em toda a empresa até o final do segundo trimestre.

Tarefas:

• Candidatar-se para a verba.

• Criar um plano de implantação para o 2º trimestre.

• Agendar treinamento para os membros da equipe.

Meta: organizar uma corrida beneficente de 5 km em maio para arrecadar USD 15 mil para o banco de alimentos local.

Tarefas:

• Encontrar voluntários e determinar responsabilidades

• Preparar os materiais de marketing e os planos de RP

• Obter patrocinadores

Etapa 3: alocar os recursos

Depois de estipular todas as suas tarefas, você pode alocar recursos como membros da equipe, orçamento do projeto ou equipamentos necessários. Tanto para atribuir membros da equipe a determinadas tarefas como para solicitar um orçamento ou reunir ferramentas úteis, agora é a hora de planejar e se preparar.

Às vezes, não dá para alocar todos os recursos antes de executar o plano de ação. Talvez você tenha de solicitar financiamento primeiro ou precise de aprovação executiva antes de prosseguir com uma tarefa. Nesse caso, liste o recurso como ação a realizar no seu plano para tratar dele mais tarde.

Etapa 4: priorizar as tarefas

Quando a sua equipe tem clareza sobre as prioridades, ela sabe que trabalho fazer primeiro e que trabalho pode reagendar, se necessário. Nenhum plano de ação é definitivo, portanto, a melhor maneira de capacitar a sua equipe é informá-la sobre quais tarefas têm alta prioridade e quais são um pouco mais flexíveis.

Para deixar isso claro, ordene todas as ações a realizar por prioridade e sequência:

• Prioridade: tarefas importantes e menos importantes.

• Sequência: ordem em que as tarefas devem ser concluídas para que outras possam começar.

Ao organizar e priorizar as ações a serem feitas, você perceberá que algumas delas dependem de outras. Em outras palavras, uma tarefa não pode começar até que a anterior seja concluída. Destaque essas dependências e inclua a sequência na sua priorização. Isso reduz gargalos, removendo os obstáculos que fariam com que uma ação a realizar menos importante atrasasse um item de alta prioridade.  

Etapa 5: definir prazos e marcos

Quando a sua equipe sabe em prol do que está trabalhando, ela tem o contexto necessário para priorizar o trabalho de forma eficaz e motivação para fazer um ótimo trabalho. Os membros da equipe tendem a ficar mais motivados quando entendem diretamente como o seu trabalho está contribuindo para metas maiores.

Para envolver os colegas de equipe desde o início, atribua prazos a todas as ações a realizar e defina marcos. Os marcos indicam pontos específicos ao longo do cronograma do seu projeto que identificam quando as atividades foram concluídas ou quando começa uma nova fase.

Crie um cronograma ou diagrama de Gantt para ter uma visão geral melhor das tarefas, marcos e prazos priorizados. O seu cronograma também serve como uma forma visual de acompanhar as datas de início e conclusão de cada tarefa do seu plano de ação. Você pode usá-lo como base para garantir que a equipe permaneça em dia.

Etapa 6: monitorar e revisar o plano de ação

A capacidade de se manter em dia e se adaptar às mudanças é o que faz um excelente gestor de projetos. É crucial que você monitore o progresso da sua equipe e revise o plano quando necessário.

Felizmente, o plano de ação não é imutável. A melhor maneira de acomodar possíveis mudanças de prioridades ou prazos é usar uma ferramenta dinâmica, como um software de gestão do trabalho. Dessa forma, você pode atualizar os afazeres e as dependências em tempo real, manter a equipe em sintonia e o plano de ação em andamento.

Comparação entre plano de ação, plano B, plano de projeto e lista de pendências

Então, como um plano de ação difere de todos esses outros planos e listas? Para esclarecer isso de uma vez por todas, vamos explicar cada um desses planos e qual usar para maximizar os esforços da sua equipe.

Plano de ação vs. plano B

Talvez você já tenha ouvido os termos plano de ação e plano B usados de forma intercambiável. Mas, na verdade, um plano de ação e um plano B são tipos de plano completamente diferentes. Podemos diferenciá-los assim:

• O plano de ação descreve as ações em detalhe para que você e a sua equipe saibam exatamente os passos a tomar para alcançar a meta.

• Um plano B é um plano de ação secundário, uma estratégia alternativa que a sua equipe pode pôr em movimento se o plano original falhar. Seja por um problema interno ou por um fator externo, ter um plano B é uma ótima maneira de se preparar para o pior cenário.

Plano de ação vs. plano de projeto

O plano de projeto é um pouco mais complexo do que um plano de ação. Os planos de projeto são esquemas dos principais elementos que a sua equipe precisa realizar para atingir com sucesso as metas do projeto. Um plano de projeto inclui sete elementos:

1. Metas e objetivos do projeto

2. Métricas de sucesso

3. Participantes e funções

4. Escopo e orçamento

5. Marcos e entregáveis

6. Cronograma e agendamento

7. Plano de comunicação

Depois de criar um plano de projeto, use um plano de ação para delinear e documentar como a sua equipe executará as tarefas e atingirá as metas. Isso vai garantir que todos na sua equipe conheçam as suas responsabilidades e saibam o que fazer e em que prazos.

Plano de ação vs. lista de pendências

Normalmente, uma lista de pendências é usada para anotar tarefas únicas que não levam necessariamente a uma meta comum. As listas de pendências podem mudar diariamente e são muito menos organizadas do que os planos de ação. Um plano de ação seguirá etapas específicas e incluirá tarefas que levam à conclusão de uma meta comum.

Como implementar o plano de ação com sucesso

Você já sabe como criar um plano de ação, mas para implementá-lo com sucesso, precisa usar as ferramentas certas e usá-las do modo correto. Aqui estão as nossas cinco principais dicas para garantir que o seu plano de ação seja eficaz:

Use um software de gestão de tarefas

Otimize o seu plano de ação mantendo todas as suas tarefas e cronogramas em um ponto central de referência. Um software de gestão de tarefas, como a Asana, é perfeito para o seu plano de ação, pois permite que você acompanhe as tarefas pendentes, defina quem está responsável por elas, atribua dependências e se conecte com a equipe em tempo real ou de forma assíncrona.

Use ou crie modelos

Crie ou use um modelo que liste todas as ações a realizar com anotações, status, prioridade e responsabilidade. Criando um modelo adequado ao seu tipo de projeto, você pode reutilizá-lo inúmeras vezes.

Configure alertas em tempo real e atribua dependências

Certifique-se de que todas as ações a realizar tenham prazos determinados e de lhes atribuir quaisquer dependências. Dessa forma, a sua equipe pode atuar de imediato quando um item estiver pronto para ela e acompanhar facilmente quais outros itens dependem dela. 

Risque da lista as ações concluídas

Quando as ações tiverem sido feitas, risque-as da lista! Certifique-se de que isso esteja visível a todos e que ocorra em tempo real, para que a pessoa responsável pela próxima ação possa iniciar o trabalho o mais rápido possível.

Discuta tarefas atrasadas ou pendentes

Se você se deparar com problemas ou atrasos, converse com a sua equipe para descobrir possíveis gargalos e encontrar soluções que mantenham o plano de ação em dia. Você pode adicionar anotações diretamente ao plano de ação ou agendar chamadas para discutir questões mais complexas.

Em suas marcas, preparar, apontar, executar o plano de ação!

Como Benjamin Franklin disse uma vez: “Se você não planejar, está planejando falhar”. Criar um plano de ação ajuda você a se manter focado, ficar no caminho certo e dar forma às suas metas.