Mengapa rencana komunikasi yang jelas lebih penting dari yang Anda kira

Komunikasi sering kali dapat mendukung atau menghambat keberhasilan proyek. Dalam manajemen proyek, komunikasi yang jelas bukan hanya tentang tempat berkomunikasi, tetapi juga seputar jenis pesan yang harus diterima anggota tim.

Untungnya, membuat rencana komunikasi yang efektif tidaklah sulit. Anda hanya perlu menentukan saluran komunikasi dan menyelaraskan kapan anggota tim harus menggunakan setiap kanal. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membuat rencana komunikasi dan menunjukkan templat agar Anda dapat membuatnya sendiri.

Apa itu rencana komunikasi?

Dalam manajemen proyek, rencana komunikasi adalah garis besar tentang cara Anda mengomunikasikan informasi penting proyek yang sedang berlangsung kepada pemangku kepentingan utama. Rencana komunikasi akan membantu tim memahami siapa yang harus menerima pemberitahuan dan kapan harus memberikan informasi terbaru kepada pemangku kepentingan proyek. Sebagai bagian dari rencana komunikasi, Anda akan menjelaskan kanal yang harus dipakai pemangku kepentingan dan kapan menggunakannya, frekuensi mengomunikasikan berbagai detail, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kanal yang berbeda.

Dengan membagikan rencana komunikasi, tim dapat memahami tentang alat yang dipakai dan kapan menggunakannya serta siapa yang harus dihubungi dengan setiap alat tersebut. Tanpa rencana komunikasi, anggota tim mungkin mencoba bertanya terkait pekerjaan menggunakan alat yang jarang digunakan anggota tim lainnya. Alih-alih mampu berkomunikasi dengan jelas dan melanjutkan pekerjaan, setiap anggota tim justru menjadi frustrasi, bingung, dan tertinggal dari pekerjaan penting. Lalu, jika tidak mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kanal, mereka mungkin akhirnya bertanya kepada pemangku kepentingan eksekutif yang tidak dapat menjawab hal tersebut. Kesalahan komunikasi sederhana di awal ini mengakibatkan tiga anggota tim frustrasi dan pekerjaan tidak menghasilkan progres.

Apa yang harus ada dalam rencana komunikasi?

Rencana komunikasi adalah tempat terintegrasi untuk strategi komunikasi proyek Anggota tim harus bisa menggunakan rencana komunikasi untuk menjawab pertanyaan proyek, seperti:

• Kanal komunikasi apa yang kita gunakan? Apa kegunaan setiap kanal?

• Kapan kita harus berkomunikasi secara langsung vs. tidak langsung?

• Apa saja peran dalam proyek? Siapa manajer proyeknya? Siapa saja yang ada di tim proyek? Siapa pemangku kepentingan proyeknya?

• Bagaimana detail penting proyek, seperti pembaruan status, akan dikomunikasikan? Seberapa sering hal ini akan dibagikan?

Apa yang tidak boleh dimasukkan dalam rencana komunikasi?

Rencana komunikasi akan membantu memperjelas cara berkomunikasi dengan tim proyek dan pemangku kepentingan proyek, baik anggota tim internal yang bekerja di perusahaan Anda atau pemangku kepentingan eksternal seperti pelanggan atau kontraktor.

Rencana komunikasi dalam manajemen proyek bukanlah rencana Humas. Rencana ini tidak akan membantu Anda menyelaraskan strategi media sosial, mengidentifikasi audiens target, atau menentukan pesan utama untuk demografi berbeda. Jika perlu merancang rencana tersebut, pertimbangkan untuk membuat  kalender konten media sosial atau  rencana strategi bisnis.

Manfaat rencana komunikasi

Tentu saja,  komunikasi yang jelas di tempat kerja  adalah hal yang baik. Tetapi, apakah Anda benar-benar membutuhkan rencana komunikasi tertulis untuk melakukannya?

Singkatnya: ya. Rencana komunikasi yang baik dapat membantu Anda mengomunikasikan informasi yang tepat kepada pemangku kepentingan yang tepat. Pemangku kepentingan eksekutif tidak harus diberi tahu tentang setiap detail proyek. Begitu pula, setiap anggota tim mungkin tidak harus hadir dalam konferensi video bersama mitra eksternal. Dengan menjelaskan tempat dan cara berkomunikasi, Anda dapat mengurangi ketidakpastian dan hambatan dalam tim.

Lebih sedikit beralih aplikasi

Baru-baru ini kami mewawancarai lebih dari 13.000 pekerja pengetahuan di seluruh dunia dan menemukan bahwa rata-rata pekerja pengetahuan beralih antara 10 aplikasi hingga 25 kali sehari. Alih-alih fokus pada pekerjaan berdampak besar atau berkolaborasi secara efektif dengan anggota tim, pekerja pengetahuan menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencoba mencari tahu tempat berkomunikasi.

Dengan rencana komunikasi, orang tidak perlu lagi menebak-nebak. Misalnya, jika tim mengetahui bahwa Anda hanya mengomunikasikan pekerjaan di alat manajemen pekerjaan, mereka dapat mencari informasi penting di sana. Mereka tidak perlu mencari di folder dokumen, pesan Slack, dan berbagai rangkaian email. Demikian pula, saat mengetahui bahwa seorang anggota tim tidak menangani proyek secara langsung dan hanya menerima informasi pada laporan status umum, Anda tidak akan merepotkannya dengan pertanyaan tentang jatuh tempo hasil akhir proyek  berikutnya.

Kami telah membuat pedoman komunikasi tentang perangkat lunak atau alat terbaik untuk hal terkait. Asana untuk bekerja, Slack untuk tanggapan atau jawaban cepat untuk hal-hal yang beredar. Email bersifat lebih resmi dan umumnya digunakan untuk komunikasi eksternal. Dengan menentukan fungsi alat dan membuat pedoman komunikasi yang tepat, kami mampu mengurangi hambatan.”

Peningkatan kolaborasi

Kolaborasi tim bukanlah proses mudah dan terjadi begitu saja. Ini adalah keterampilan yang harus Anda dan tim bangun. Salah bagian dalam membangun kolaborasi tim yang efektif adalah memperjelas kesepakatan komunikasi tim. Ini karena hambatan utama dalam kolaborasi yang efektif adalah kenyamanan dalam berkomunikasi, khususnya jika Anda bekerja pada tim jarak jauh atau terdistribusi. Jika tim belum yakin karena masih mencoba menemukan cara dan tempat berkomunikasi, mereka tidak akan sepenuhnya merasa nyaman berkomunikasi satu sama lain.

Rencana komunikasi adalah kesempatan untuk memperjelas tempat anggota tim berkomunikasi. Berdasarkan tingkat detailnya, Anda juga dapat menyertakan kapan anggota tim sebaiknya berkomunikasi dan menjelaskan kesepakatan tim terkait mengatur mode "Jangan ganggu" atau menjeda notifikasi.

Dengan menyediakan panduan ini, Anda secara efektif menghilangkan salah satu hambatan terbesar dalam komunikasi dan kolaborasi yang mudah dengan anggota tim. Saat mengetahui tempat berkomunikasi, dan, yang tidak kalah penting, tempat untuk tidak berkomunikasi, anggota tim dapat mengirimkan pesan yang tepat pada waktu yang tepat tanpa keraguan.

Lebih sedikit pekerjaan duplikat

Saat ini, pekerja pengetahuan menghabiskan 60% waktu mereka untuk kerja tentang kerja seperti mencari dokumen, meminta persetujuan, beralih aplikasi, menindaklanjuti status pekerjaan, dan umumnya melakukan hal-hal yang menyita waktu pekerjaan penting. Salah satu bagian dari kerja tentang kerja ini adalah tidak mengetahui tempat mengomunikasikan sejumlah hal.

Jika tidak tahu persis di mana informasi dibagikan, seperti rencana proyek  atau linimasa proyek, anggota tim harus mencari di sejumlah alat atau bertanya kepada beberapa anggota tim hanya untuk menemukan informasi yang tepat. Akibatnya, anggota tim yang tidak tahu tempat mengomunikasikan pekerjaan juga lebih sulit untuk menemukan pekerjaan yang ada.

Kerja tentang kerja menimbulkan lebih banyak pekerjaan duplikat yang dilakukan manual serta secara keseluruhan kurang jelas. Faktanya, menurut Indeks Anatomi Kerja, kita menghabiskan 13% waktu kita, 236 jam per tahun, untuk pekerjaan yang sudah diselesaikan. Dengan membagikan rencana komunikasi, tim dapat tahu persis letak pekerjaan sehingga tidak perlu menghabiskan seluruh waktu tersebut untuk mencarinya.

Cara menulis rencana komunikasi

Rencana komunikasi adalah alat yang sangat berpengaruh tetapi juga relatif mudah dibuat. Anda dapat membuat rencana komunikasi dalam empat langkah.

1. Tentukan metode komunikasi

Langkah pertama dalam membuat rencana komunikasi adalah menentukan tempat tim berkomunikasi dan topiknya. Hal ini termasuk kapan menggunakan alat ini dan kapan berkomunikasi secara langsung atau tidak langsung. Komunikasi simultan dan langsung terjadi secara real time. Sebaliknya, komunikasi tidak langsung terjadi ketika Anda mengirim pesan tanpa mengharapkan seseorang segera membalas. Kita menggunakan komunikasi tidak langsung setiap hari tanpa menyadarinya, terutama setiap mengirimkan email.

Saat menentukan rencana komunikasi, tetapkan kegunaan setiap alat. Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan:

• Email untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal.

• Slack untuk komunikasi tidak langsung terkait pembaruan harian dan pertanyaan singkat.

• Asana untuk komunikasi tidak langsung tentang pekerjaan, seperti detail tugas, pembaruan status proyek, atau dokumen proyek penting.

• Zoom atau Google Meet untuk rapat tim, seperti curah pendapat proyek atau evaluasi proyek.

2. Sesuaikan frekuensi komunikasi

Setelah mengetahui tempat berkomunikasi, Anda juga perlu menentukan seberapa sering Anda berkomunikasi. Frekuensi komunikasi adalah rencana tindakan untuk memberikan info terkini tentang berbagai detail proyek kepada pemangku kepentingan berbeda.

Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk menjadwalkan:

• Pembaruan status proyek mingguan yang diposting di Asana untuk semua pemangku kepentingan dan sponsor proyek.

• Rapat tim proyek bulanan untuk memulai pekerjaan atau bercurah pendapat untuk langkah selanjutnya.

• Pembaruan milestone proyek tidak langsung di Asana sesuai kebutuhan.

3. Tambahkan rencana untuk manajemen pemangku kepentingan

Pelaksanaan proyek yang sukses sering bergantung pada dukungan dan persetujuan yang didapatkan dari para pemangku kepentingan. Di awal proyek, hal ini dilakukan pada rapat perdana proyek, tetapi, Anda juga harus mempertahankan dukungan pemangku kepentingan selama proyek berlangsung.

Saat membuat rencana komunikasi, luangkanlah waktu untuk menguraikan waktu dan topik komunikasi dengan setiap pemangku kepentingan proyek. Beberapa orang, misalnya anggota tim inti proyek, akan mengomunikasikan tentang proyek ini secara rutin, bahkan mungkin setiap hari. Pemangku kepentingan proyek lainnya mungkin hanya perlu diberi tahu pada pembaruan status proyek atau laporan final resmi saja.

Dengan mencantumkan cara mengelola komunikasi dengan pemangku kepentingan, Anda dapat memastikan bahwa mereka diberi tahu tentang hal-hal yang tepat pada waktu yang tepat. Komunikasi yang mereka terima harus menjawab pertanyaan secara detail serta fokus pada hasil bisnis dan berdampak besar secara keseluruhan.

4. Bagikan rencana komunikasi Anda dan perbarui sesuai kebutuhan

Setelah membuat rencana komunikasi, ini saatnya membagikannya kepada tim proyek. Pastikan rencana komunikasi dapat diakses di sumber informasi terpusat untuk semua informasi proyek. Kami merekomendasikan Anda untuk memakai Asana guna melacak semua komunikasi dan pekerjaan proyek sehingga Anda dapat membahas pekerjaan di tempat Anda bekerja.

Jika ada perubahan yang memengaruhi rencana komunikasi proyek, pastikan untuk memperbaruinya dan mengomunikasikan perubahan tersebut. Dengan cara ini, anggota tim selalu memiliki akses ke informasi terbaru.

Contoh rencana komunikasi

Templat rencana komunikasi

Deskripsi komunikasi

Apa jenis komunikasinya?

Frekuensi

Seberapa sering Anda akan berkomunikasi?

Kanal

Alat apa yang akan digunakan? Apakah ini komunikasi langsung atau tidak langsung?

Audiens

Siapa yang menerima komunikasi ini?

Pemilik

Siapa yang bertanggung jawab mengirimkan komunikasi ini?

Komunikasi yang baik dimulai dengan rencana komunikasi

Komunikasi yang jelas dapat membantu Anda mengirim pesan yang tepat pada waktu yang tepat. Berdayakan kolaborasi yang mudah sambil memastikan setiap anggota tim menerima informasi terbaru di saat yang tepat. Dengan begitu, tim dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berkomunikasi tentang pekerjaan dan lebih banyak waktu untuk tugas berdampak besar.