8 langkah menulis laporan status proyek yang efektif

Akhir pekan tiba, dan Anda harus mencari lagi berbagai spreadsheet, email, serta alat untuk membuat pembaruan progres proyek dengan tergesa-gesa. 

Melaporkan status pekerjaan sangatlah penting dalam menjaga agar tim memiliki informasi yang sama, secara proaktif mengidentifikasi risiko, dan tetap sesuai rencana serta anggaran. Tetapi, menyusun informasi ini secara manual dari beragam sumber daya adalah salah satu pemicu pekerjaan tentang pekerjaan yang paling signifikan—pekerjaan remeh yang menghalangi tugas-tugas penting berdampak besar. 

Alih-alih menghimpun informasi ini secara manual, pakai templat laporan status proyek untuk menyederhanakan proses ini untuk Anda. Dengan demikian, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pengumpulan data tidak penting dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan penting. 

Baik sedang mempersiapkan laporan status proyek untuk pertama kali atau mencari sistem yang lebih baik dari yang saat ini digunakan, artikel ini akan menjelaskan kepada Anda tentang laporan progres, cara membuatnya, dan cara menggunakan laporan status proyek agar selalu menepati batas waktu secara tepat waktu. Berikut caranya.

Apa itu laporan status proyek?

Laporan status proyek adalah pembaruan terkini seputar progres proyek. Laporan proyek yang ditulis secara ringkas menawarkan informasi umum tentang progres proyek sehingga anggota tim mendapatkan informasi singkat tentang yang sedang terjadi dalam proyek. Dengan laporan status terkini, Anda dapat memastikan seluruh tim proyek dan pemangku kepentingan lintas fungsi memahami apa yang sesuai rencana, apa yang terhambat, dan apa yang akan datang. 

Membagikan laporan status proyek secara rutin sangat penting karena membantu agar semua pemangku kepentingan proyek tetap mendapatkan informasi terkini dan selaras dalam progres proyek. Laporan ini menjawab pertanyaan semua orang, bahkan sebelum anggota tim memiliki kesempatan untuk mengajukannya. Laporan status ini menunjukkan dan menjelaskan kepada tim bahwa Anda bekerja sesuai rencana dan hal ini akan membuat Anda (serta orang lain) merasa percaya diri.

Frekuensi membagikan laporan status proyek bergantung pada linimasa proyek. Beberapa proyek menerima manfaat dari pelaporan mingguan sementara lainnya hanya perlu diperbarui sekali setiap bulan. Menjadwalkan laporan proyek sesering mungkin berguna bagi pemangku kepentingan. Laporan sebaiknya bukan merupakan tanggapan terhadap hal-hal yang berjalan dengan buruk. Sebaliknya, laporan yang efektif akan memberikan tim informasi terbaru tentang progres proyek, apakah proyek sesuai rencana, berisiko, atau tidak sesuai rencana.

Manfaat pelaporan proyek yang efektif

Pelaporan bukan hanya pekerjaan yang harus dilakukan agar cepat selesai. Pelaporan yang efektif memiliki beragam manfaat. Saat melaporkan status proyek dengan benar, Anda secara efektif: 

Terus memantau kesehatan proyek

Hal yang paling tidak menyenangkan dalam proyek adalah saat menyadari bahwa pekerjaan tidak sesuai rencana ketika linimasa berakhir. Tidak ada yang suka kejadian tak terduga, dan sebagai manajer proyek, Anda diberdayakan untuk memastikan tim mengetahui kesehatan proyek setiap saat. 

Laporan progres adalah cara untuk menginformasikan hal tersebut tanpa terlalu banyak pekerjaan manual. Laporan ini menggabungkan sejumlah ringkasan umum dan beberapa metrik penting sehingga semua orang mengetahui kesehatan proyek. Bagaimana jika proyek tidak sesuai rencana? Anda dapat dengan mudah dan secara proaktif memperbaikinya sehingga Anda tetap memenuhi batas waktu proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Merangkum progres proyek

Laporan status proyek bukanlah laporan real-time. Laporan ini adalah ringkasan hal yang terjadi dalam pekerjaan proyek selama satu minggu sebelumnya, dua minggu sebelumnya, atau satu bulan sebelumnya. Laporan status adalah kesempatan bagi pemangku kepentingan untuk tetap mendapatkan informasi tentang kemampuan Anda dalam berpegang pada rencana proyek. 

Jika mencari kiat seputar cara melaporkan proyek secara real-time, lihat artikel kami di alat pelaporan universal untuk setiap tim. 

Mengurangi pekerjaan manual

Sebagai manajer proyek, Anda sudah memiliki cukup banyak pekerjaan. Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu atau bulan untuk mengumpulkan data dari berbagai tempat juga. Alat pelaporan proyek memudahkan Anda untuk menemukan semua informasi ini di satu tempat dan membuat laporan status proyek secara instan. 

Membagikan langkah berikutnya dan item tindakan

Laporan status proyek harus dibagikan kepada tim proyek, sponsor proyek, pemangku kepentingan penting, dan anggota tim lintas fungsi. Laporan ini bersifat umum sehingga cocok untuk siapa saja yang ingin terus mendapatkan informasi tentang progres proyek. 

Inilah cara optimal untuk memberi tahu semua orang tentang yang sedang terjadi tanpa membahas detailnya. Jika ada langkah berikutnya atau item tindakan penting dalam proyek, bagikan kepada mereka sehingga semua orang mengetahui apa yang diharapkan. 

Secara proaktif mengidentifikasi penghambat

Jika proyek tidak sesuai rencana, laporan status memberi tahu semua orang tentang hal yang menjadi penghambat dan yang Anda lakukan untuk mengatasinya. Dengan begitu, Anda dapat menunjukkan pendekatan proaktif dalam memulihkan proyek. Seperti proses manajemen risiko proyek, pelaporan status proaktif membantu Anda mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum hal tersebut memengaruhi linimasa proyek.

Mengucapkan selamat tinggal pada rapat status

Masa rapat status telah berakhir. Kita sekarang tahu bahwa rapat bukanlah cara yang efektif untuk menghabiskan waktu. Tidak seperti rapat langsung, laporan status proyek dibagikan di alat terpusat yang dapat dilihat anggota tim dan bila perlu, tanpa sinkronisasi. Anggota dapat merujuk kembali pada informasi tersebut, atau mempelajari proyek lebih dalam jika dibutuhkan. Simpan waktu rapat langsung Anda untuk rapat penting seperti curah pendapat atau rapat rutin. 

Sebelum melaporkan: Kombinasikan pelaporan dengan manajemen proyek yang efektif

Manfaat terbesar pelaporan status proyek adalah mengurangi pekerjaan manual, memusatkan informasi, dan memudahkan semua orang mendapatkan informasi terbaru. Jika informasi tersebar di banyak alat, Anda tidak dapat menggunakan templat pelaporan proyek secara efektif. Anda masih harus membuka spreadsheet Excel dan email tim terkait secara manual untuk mengumpulkan informasi. 

Sebagai gantinya, pastikan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sebagai sumber kebenaran tunggal. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda:

• Memiliki sumber kebenaran tunggal sehingga anggota tim dapat melihat siapa melakukan apa sebelum kapan. 

• Dapat dengan mudah memvisualisasikan informasi proyek dalam tampilan diagram Gantt, papan Kanban, kalender, atau daftar seperti spreadsheet. 

• Membuat laporan status dengan instan. 

• Menawarkan tempat bagi anggota tim yang membaca laporan status dan meminta detail selengkapnya untuk mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan. 

• Memiliki akses ke informasi proyek tambahan, seperti rencana proyek, rencana komunikasi, gol proyek, milestone, hasil akhir, dan lainnya.

Kami yakin Asana adalah opsi terbaik. Asana merupakan alat manajemen kerja yang dapat digunakan tim. Kolaborator lintas fungsi memerlukan cara untuk melihat laporan status sebelumnya. Pemangku kepentingan utama membutuhkan wawasan umum tentang program secara keseluruhan atau progres manajemen portofolio proyek. Dan, anggota tim memerlukan cara melacak setiap pekerjaan selama siklus proyek.

8 langkah menulis laporan status proyek yang baik

Jadi, bagaimana cara mengerjakan laporan status proyek? Pastikan untuk membuat struktur yang jelas yang dapat terus digunakan untuk semua laporan status mendatang. Anda juga harus memastikan laporan cocok dengan brief proyek agar tetap sesuai topik.

Ikuti panduan ini untuk memahami hal yang harus dicantumkan dalam laporan status proyek dan perhatikan saat kami mempraktikkan setiap langkah dengan contoh proyek Kepuasan Pegawai.

1. Buat laporan di tempat pekerjaan disimpan

Sebelum membuat laporan, pastikan Anda telah menelusuri informasi pekerjaan di alat manajemen proyek. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengambil informasi secara manual dari sejumlah sumber. Sebagai gantinya, Anda dapat mengurangi pekerjaan manual dan membuat laporan dengan mudah. 

Memulai dengan alat manajemen proyek memudahkan Anda untuk menyimpan dependensi dan mencatat tugas mendatang dengan mudah sehingga Anda terus memiliki informasi tentang kesehatan proyek.

2. Beri nama laporan

Menggunakan nama proyek untuk kejelasan adalah opsi terbaik. Jika melaporkan proyek ini secara rutin, Anda juga sebaiknya mencantumkan tanggal atau stempel waktu.

Contoh judul laporan proyek: Februari 2020 - Inisiatif kepuasan pegawai

3. Tunjukkan kesehatan proyek

Kesehatan proyek adalah status terkini proyek. Kesehatan proyek di setiap laporan dapat berubah, khususnya jika Anda mengalami kendala atau mengatasi risiko proyek besar. Carilah alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda untuk menyampaikan status proyek dan apakah proyek sesuai rencana. Salah satu cara melakukannya adalah menggunakan sistem pengodean (hijau = sesuai rencana, kuning = berisiko, merah = tidak sesuai rencana).

Contoh pembaruan kesehatan proyek: Status proyek sesuai rencana.

4. Ringkas laporan status dengan singkat

Brief laporan proyek sebaiknya singkat, sekitar 2-3 kalimat. Laporan bertujuan memberikan TL;DR singkat dari fakta-fakta paling penting kepada pembaca yang mungkin tidak memiliki waktu untuk membaca laporan secara keseluruhan. 

Ini bagian pertama dalam laporan, jadi ini tempat terbaik untuk: 

• Menyertakan hasil analisis

• Menandai penghambat utama

• Mencatat risiko proyek yang tidak terduga

Contoh ringkasan laporan status: Hasil survei kita sedang ditinjau. Sekilas, kita melihat 80% kepuasan pegawai, naik 3 poin dari survei sebelumnya. Komite Keterlibatan sedang bekerja dengan tim Eksekutif sehubungan dengan inisiatif keterlibatan baru yang akan diimplementasikan di area target utama kita yang mencakup perkembangan karir serta transparansi.

5. Tambahkan ikhtisar umum dari setiap area utama

Area utama setiap laporan mungkin bervariasi atau tetap sama, tergantung proyeknya. Contoh, dalam proyek Agile yang terus berkembang, Anda mungkin akan menggunakan area utama dinamis yang mencakup hal-hal yang telah dikerjakan tim selama sprint terakhir. Atau, untuk proyek perencanaan acara, ada sejumlah area utama yang harus selalu ditangani, misalnya promosi, pendaftaran, dan pembicara. 

Untuk setiap area utama dalam laporan status, tambahkan beberapa poin yang menyampaikan pembaruan seputar progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

Contoh ikhtisar umum area utama: Hasil survei

• 70% pegawai mengikuti survei kepuasan.

• Tingkat kepuasan secara keseluruhan adalah 80%.

• Hanya 57% pegawai yang melaporkan bahwa mereka memiliki jenjang karir yang jelas, turun 5% dari survei sebelumnya. 

• 41% pegawai mencantumkan transparansi sebagai peningkatan pertama yang ingin mereka lihat.

6. Tambahkan tautan ke dokumen atau sumber daya

Sekalipun Anda sebaiknya tidak menyertakan setiap detail kecil tentang progres proyek, beberapa orang ingin mengetahui lebih banyak. Berikan tautan pada dokumen atau sumber daya untuk pemangku kepentingan yang mencari informasi yang lebih mendalam. Tautan ini dapat mencakup informasi proyek yang lebih spesifik, seperti tautan ke milestone proyek tertentu, atau dampak proyek yang lebih luas seperti penyebutan gol bisnis yang dicapai proyek.

Contoh: Sertakan tautan ke survei kepuasan pegawai dan ke OKR perusahaan yang lebih besar seputar peningkatan keterlibatan pegawai selama tahun fiskal.

7. Tandai kendala yang dialami proyek

Semua proyek mengalami hambatan. Hal ini dapat berupa risiko proyek, peningkatan anggaran tidak terduga, atau penundaan yang memengaruhi linimasa proyek. Memberikan informasi terkini kepada pemangku kepentingan saat masalah timbul akan membantu semua orang menyesuaikan diri agar tetap sesuai rencana. 

Contoh hambatan: Tim eksekutif ingin melihat hasil sebelum komite keterlibatan kembali menggelar pertemuan, tetapi tidak dapat melakukannya selama tiga minggu ke depan. Hal ini akan menunda linimasa proyek kita secara keseluruhan.

8. Soroti langkah berikutnya

Hal ini dapat mencakup daftar langkah berikutnya, ucapan penghargaan yang ingin diberikan kepada seseorang, atau hal lain yang ingin Anda soroti.

Contoh: Terima kasih untuk Sarah A. karena telah mengirimkan sejumlah komunikasi kepada para pegawai yang mendorong mereka untuk berpartisipasi dalam survei!

Templat untuk membuat laporan status proyek

Untuk menerapkan semua yang telah Anda pelajari di bagian sebelumnya dengan cepat, tulis laporan status proyek berikutnya menggunakan templat praktis ini:

Nama laporan:

Beri nama laporan. Nama dapat berupa nama proyek dan tanggal laporan.

Kesehatan proyek:

Apakah proyek sesuai rencana, berisiko, atau tertunda?

Ringkasan:

Cantumkan deskripsi singkat poin-poin utama terpenting dari laporan status proyek di sini. Harap diingat bahwa pemangku kepentingan yang sibuk mungkin hanya melihat bagian ini, jadi sertakan sorotan atau penghambat yang harus diketahui tim

Area utama 1: Ikhtisar umum

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

Area utama 2: Ikhtisar umum

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

Area utama 3: Ikhtisar umum

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

• Detail spesifik tentang progres, pencapaian, dan pekerjaan mendatang.

Informasi tambahan dan tautan: 

Tautkan ke detail proyek terkait atau informasi proyek umum yang mungkin ingin diketahui pemangku kepentingan. Bagian ini adalah kesempatan bagi anggota tim untuk mempelajari lebih dalam tentang sejumlah detail atau memahami kesesuaian inisiatif proyek dengan gol strategis yang lebih besar. 

Penghambat:

Adakah tantangan yang dihadapi? Bagaimana Anda mengatasinya?

Catatan atau sorotan tambahan:

Adakah hal-hal tambahan yang perlu diketahui tim? Apa langkah utama berikutnya? 

Contoh laporan status proyek

Sekalipun panduan terkait cara membuat laporan status proyek membantu, terkadang melihat contoh nyata memungkinkan Anda untuk benar-benar mengetahui seperti apa pembaruan Anda sendiri, setuju? Jika ya, berikut contoh yang mungkin berguna untuk Anda:

Nama laporan: Peluncuran ebook

Status proyek: Sesuai rencana

Ringkasan:

Minggu ini progresnya luar biasa! Kita masih berada di tahap konsep, tetapi Avery Lomax akan memilih topik minggu ini. Tim Konten dan Desain sudah menunggu dan siap memulai setelah kita memberi izin.

Konsep:

• Tim Perencanaan bertemu untuk mendiskusikan topik secara keseluruhan

• Kita memiliki tiga gagasan final dan akan memilih satu pada hari Jumat

• Tim Konten akan memberikan brief pada hari Kamis depan

Konten:

• Tim Konten siap membuat konten setelah ide difinalkan

• Tim mengumpulkan informasi perusahaan terkait yang harus disertakan

Desain:

• Tim Desain meninjau lima contoh ebook untuk menentukan gaya yang mereka sukai

• Tim akan memilih templat sebelum hari Selasa depan

Catatan atau sorotan tambahan:

• Jen tidak masuk kerja sepanjang minggu depan, jadi harap ajukan pertanyaan konten kepada Joy

• Terima kasih kepada Henry karena telah menyusun daftar lengkap topik untuk kita pilih!

Masalah/tantangan:

Kita semua tahu batas waktu e-book sangat mepet. Kita harus bekerja dengan alat manajemen proyek agar pekerjaan semua orang tetap tertata dan sesuai rencana. Terima kasih!

Sederhanakan pelaporan dengan alat manajemen kerja

Laporan di atas jelas dan mudah dipahami. Dengan membuat laporan ini dalam alat manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat mengisi setiap bagian dengan mudah, kecuali ringkasan. Berikut tampilan laporan di atas di Asana:

Praktik terbaik pelaporan status proyek

Setelah mengetahui hal yang harus dicantumkan dalam laporan status proyek, Anda mungkin masih memiliki beberapa pertanyaan tambahan. Saat membuat laporan status untuk proyek, praktik terbaik ini akan membantu Anda menyusun pembaruan dengan sukses.

Seberapa sering Anda sebaiknya mengirim laporan?

Frekuensi mengirim pembaruan proyek bergantung pada jenis proyek yang dikerjakan. Jika kerangka waktu proyek pendek, atau jika banyak hal bergerak dengan cepat, kirimlah laporan status proyek setiap minggu. Atau, jika inisiatif yang dilaporkan berada dalam proyek jangka panjang, Anda mungkin hanya perlu mengirim laporan setiap dua minggu atau setiap bulan. Yang terpenting adalah memastikan pemangku kepentingan proyek mendapatkan informasi terbaru. 

Saat menggunakan alat pelaporan proyek, Anda dapat mengatur tugas untuk diri sendiri agar selalu mengirim laporan status pada hari tertentu setiap minggu. Baik mengirim pembaruan status mingguan atau laporan progres bulanan, pengingat berulang ini memudahkan Anda untuk terus memberikan informasi terbaru kepada pemangku kepentingan. Artinya, mereka akan lebih jarang melakukan check-in (dan mereka akan mengapresiasi karena selalu menerima informasi terbaru).

Dengan mengirim laporan rutin, Anda dapat menghindari sejumlah rapat terkait proyek (kita semua tahu rapat tidak penting memiliki reputasi tersendiri). Lewati rapat check-in dan hemat waktu untuk pekerjaan yang lebih penting.

Siapa yang sebaiknya disertakan?

Hal ini bergantung pada proyek dan orang yang terlibat, tetapi rencanakan untuk mengirim pembaruan kepada pemangku kepentingan yang bekerja dalam proyek. Anda sebaiknya telah membuat analisis pemangku kepentingan—menyusun semua pemangku kepentingan, sponsor, dan anggota tim—selama proses perencanaan proyek, tetapi mengaculah pada rencana proyek jika tidak yakin.

Sekalipun laporan status minggu tersebut tidak memengaruhi anggota tim tertentu, Anda sebaiknya tetap membagikannya kepada semua orang. Semua orang harus memiliki ikhtisar umum. Anggota tim yang tidak perlu meninjau laporan secara mendalam dapat membaca cepat bagian ringkasan sementara anggota lain yang lebih terlibat dapat mempelajari detail yang disediakan. 

Harus sedetail apa?

Laporan status proyek sebaiknya tidak memberikan setiap detail kecil. Biarkan pekerjaan yang menjelaskan, Anda hanya perlu menyusun informasi dan menambahkan sedikit detail. Anggaplah laporan status proyek sebagai pesan utama, hanya bagian-bagian terpenting dalam proyek yang memengaruhi sebagian besar pemangku kepentingan yang harus disertakan.

Anda harus selalu menunjukkan apakah proyek sesuai rencana, berisiko, atau tidak sesuai rencana, memberikan ringkasan singkat tentang hal yang sudah selesai dan mendatang, lalu menautkan sumber daya lain untuk orang-orang yang menginginkan detail selengkapnya.

Di mana sebaiknya laporan status proyek ditulis?

Menggunakan alat manajemen kerja adalah cara terbaik membuat dan membagikan pembaruan status. Carilah alat yang menyediakan ikhtisar proyek sehingga tim memiliki sumber kebenaran tunggal untuk semua pekerjaan terkait proyek. dengan begitu, alih-alih mengelola proyek dalam spreadsheet, Anda dapat menyimpan semuanya—pembaruan status, brief proyek, hasil akhir utama, dan milestone proyek penting—di satu tempat. Laporan akan dapat dibagikan dengan mudah dan pemangku kepentingan dapat melihat kembali laporan sebelumnya kapan saja, dan ini mencegah Anda menerima terlalu banyak email.

Mengakhiri proyek: merangkum pekerjaan

Laporan status yang telah kita bahas selalu dikirimkan selama proyek agar semua orang terus mendapatkan informasi terbaru. Namun, saat proyek selesai, sebaiknya Anda mengirimkan laporan ringkasan final. Anggap ini sebagai ringkasan eksekutif proyek. Inilah kesempatan Anda untuk memberikan ringkasan proyek kepada pemangku kepentingan. Gunakan laporan ini untuk mengakhiri proyek secara resmi.

Sekali lagi, laporan ini adalah ikhtisar umum. Tetapi, alih-alih menyertakan pembaruan dan status, Anda akan memberikan ringkasan jalannya proyek secara keseluruhan. Berikut beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam laporan ringkasan proyek:

• Apa saja gol proyek ini dan apakah gol tercapai?

• Apakah proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran (jika ada)?

• Keberhasilan apa yang harus disoroti?

• Tantangan apa yang kita hadapi?

• Apa yang dapat kita pelajari dari proyek ini untuk membantu kita pada proyek mendatang?

Jaga agar setiap pemangku kepentingan bekerja sesuai rencana dengan laporan status yang jelas

Jika menginginkan kesuksesan pada proyek berikutnya, cobalah mengirim pembaruan status proyek. Pembaruan menjaga produktivitas, efisiensi, dan akuntabilitas sekaligus memberikan tampilan ringkas (dan menarik) tentang hal yang sedang terjadi kepada semua orang. 

Gunakan sumber daya yang kami sediakan untuk membuat laporan yang memberikan informasi memadai tanpa terlalu banyak detail. Temukan solusi manajemen proyek seperti Asana yang memiliki fitur yang dirancang secara khusus untuk membantu laporan status. Anda akan menghemat waktu dan bekerja seteratur mungkin.