5 langkah menulis brief proyek yang jelas

Jawab cepat: Salah satu pemangku kepentingan proyek membutuhkan cara mudah untuk mendapatkan rangkuman informasi penting tentang proyek Anda… apa yang akan Anda kirimkan kepada mereka?

Tidak tahu? Anda mungkin memerlukan brief proyek. Dengan brief proyek, seluruh tim akan memiliki sumber kebenaran tunggal untuk informasi proyek. Brief yang baik merupakan titik awal terbaik untuk rencana proyek yang hebat dan, pada akhirnya, proyek yang sukses.

Apa itu brief proyek?

Brief proyek adalah deskripsi singkat dari elemen utama proyek Anda. Anggap saja sebagai rangkuman singkat untuk pemangku kepentingan proyek dan kolaborator lintas fungsi. Brief proyek harus mengomunikasikan persyaratan proyek Anda tanpa membebani pemangku kepentingan dengan terlalu banyak detail.

Seperti kebanyakan elemen di manajemen proyek, tidak ada templat atau gaya yang cocok untuk semua brief proyek. Brief proyek yang Anda buat akan bergantung pada ruang lingkup dan kompleksitas proyek. Untuk beberapa proyek, brief Anda mungkin hanya sesingkat satu paragraf, tetapi untuk yang lain, bisa sepanjang satu halaman.

Sebaiknya buatlah brief proyek di awal proyek. Jika memulai dengan manajemen proyek, Anda mungkin telah menemukan elemen lain dari perencanaan proyek sebelumnya. Berikut perbandingan brief proyek dengan elemen manajemen proyek lainnya:

Brief proyek vs. brief kreatif

Seperti namanya,  brief kreatif adalah panduan untuk proyek kreatif. Brief kreatif harus mencakup audiens proyek, penyampaian pesan dan karakter, proses distribusi, anggaran proyek, dan linimasa. Jika bekerja dengan agensi luar atau tim kreatif, brief kreatif mungkin juga berfungsi sebagai statement of work (SOW) yang mendefinisikan ruang lingkup proyek dan hasil akhir proyek.

Brief proyek adalah ikhtisar elemen-elemen utama proyek. Jika sedang mengerjakan proyek kreatif, desain proyek Anda dapat menyertakan beberapa elemen brief kreatif, seperti linimasa dan audiens proyek, tetapi brief proyek Anda harus lebih singkat dan lebih sederhana dari brief kreatif.

Brief proyek vs. rencana proyek

Pada dasarnya, brief proyek harus berupa versi ringkas dari rencana proyek. Rencana proyek harus mencakup tujuh elemen:

1. Gol proyek

2. Metrik keberhasilan

3. Pemangku kepentingan dan peran

4. Anggaran

5. Milestone dan hasil akhir

6. Linimasa dan jadwal

7. Rencana komunikasi proyek

Brief proyek sebaiknya hanya mencakup tujuan proyek, linimasa dan jadwal, audiens target, dan cakupan proyek. Anggap brief proyek sebagai dokumen yang lebih ringkas yang dapat dibaca pemangku kepentingan proyek tingkat atas dan anggota tim proyek dapat memeriksanya kembali sesering mungkin.

Brief proyek vs. ringkasan eksekutif

Baik membuat brief proyek atau brief eksekutif  ini tergantung pada ruang lingkup proyek Anda dan pemangku kepentingan yang terlibat. Seperti brief proyek, ringkasan eksekutif adalah ikhtisar informasi proyek Anda, tetapi umumnya ditujukan untuk pemangku kepentingan eksekutif. Jika sedang mengerjakan proyek besar dengan eksekutif tingkat atas atau jika menyusun kasus bisnis  untuk inisiatif, pertimbangkan untuk membuat ringkasan eksekutif. Di sisi lain, jika mengerjakan inisiatif dengan kolaborator lintas fungsi, buatlah brief proyek.

Elemen utama brief proyek

Brief proyek adalah ikhtisar proyek Anda yang akan datang. Brief proyek harus mencakup informasi utama tentang detail proyek penting sehingga tim proyek dapat menyelaraskan dan memahami tentang inisiatif ini. Biasanya, brief proyek akan mencakup empat elemen utama:

Informasi latar belakang

Bagian pertama dalam brief proyek harus memuat latar belakang proyek. Bagian latar belakang proyek adalah ruang bagi Anda untuk memberikan konteks apa pun yang mungkin tidak dimiliki pemangku kepentingan. Cobalah menjawab pertanyaan seperti:

• Mengapa Anda mengerjakan proyek ini?

• Apa kebutuhan bisnis, penelitian, atau umpan balik pelanggan, jika ada, yang memicu proyek ini?

• Apakah proyek sebelumnya berkaitan dengan proyek ini dan, jika ya, bagaimana hasilnya dan apa yang dipelajari tim?

Tujuan proyek dan metrik keberhasilan

Sebagian besar dokumentasi perencanaan proyek awal harus mencakup  tujuan proyek  dalam bentuk apa pun. Menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan gol tim atau perusahaan membantu anggota tim tetap termotivasi, selaras, dan bekerja sesuai rencana. Faktanya, menurut Anatomy of Work Index, anggota tim yang memahami cara setiap pekerjaan mereka menambah nilai untuk organisasi 2X lebih termotivasi dari rekan-rekan mereka.

Linimasa proyek

Pastikan untuk memasukkan linimasa dalam brief proyek. Linimasa proyek adalah cara terbaik untuk memberikan gambaran yang jelas kepada tentang tanggal-tanggal penting dan milestone proyek. Lagi pula, keberhasilan proyek bergantung pada apakah Anda dapat mematuhi linimasa proyek dan menyampaikan tujuan proyek tepat waktu.

Audiens target

Audiens target adalah alasan Anda mengerjakan proyek ini. Apa pun jenis proyek yang sedang dikerjakan, Anda harus menyertakan audiens target dalam brief proyek sehingga semua orang dalam tim memiliki pemahaman yang sama tentang siapa audiensnya.

5 langkah menulis brief proyek yang jelas beserta contohnya

Ada empat elemen utama dalam brief proyek, tetapi perlu lima langkah untuk membuatnya. Jika baru memulai, jangan takut untuk membagi brief menjadi empat paragraf atau bagian hingga menyatukan bagian-bagian tersebut terasa lebih natural. Selain itu, jangan ragu untuk menggunakan poin-poin, menautkan ke dokumen lain, atau menggunakan gambar bila perlu. Pada akhirnya, brief proyek hanya akan membantu jika Anda (dan pemangku kepentingan proyek) menganggapnya demikian.

1. Tambahkan konteks yang relevan

Cara terbaik untuk memulai brief proyek Anda adalah dengan menambahkan konteks atau informasi latar belakang yang relevan. Dengan begitu, setiap orang memulai proyek dengan dasar yang sama, dan pemangku kepentingan lintas fungsi dapat memahami bagian lain dalam brief proyek (atau dokumentasi proses lainnya) berdasarkan informasi latar belakang yang mereka butuhkan.

Contoh:

Misal, perusahaan Anda telah mengembangkan app gaming di mana orang dapat bermain game virtual dengan teman mereka. Dalam proyek ini, Anda mengembangkan kampanye pemasaran untuk mendukung peluncuran produk terbaru: pengalaman video langsung dalam aplikasi. Untuk memulai brief proyek, Anda dapat menulis seperti berikut:

Saat ini, obrolan adalah fitur terpopuler kedua kami (yang pertama adalah terhubung dengan teman melalui email). 84% pengguna menggunakan obrolan dalam kapasitas tertentu. Selain itu, dalam sesi umpan balik pengguna, 63% pengguna melaporkan bahwa mereka melakukan panggilan video atau suara dengan teman mereka di platform lain saat menggunakan app kami. Kami percaya bahwa menghadirkan obrolan video ke dalam pengalaman aplikasi itu sendiri dapat meningkatkan retensi dan berpotensi menambah pengguna gratis pada paket bulanan kami.

2. Sertakan tujuan proyek dan metrik keberhasilan

Tujuan proyek adalah aset dan hasil yang akan diberikan di akhir proyek Anda. Tujuan proyek yang baik membantu Anda mendapatkan pemahaman yang jelas tentang proyek. Tujuan proyek akan menentukan metrik keberhasilan yang membantu mengevaluasi keberhasilan proyek setelah Anda menyelesaikannya. Idealnya, cobalah menetapkan tujuan proyek SMART. SMART adalah akronim yang membantu Anda menetapkan gol terbaik. SMART singkatan dari:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur)

• Achievable (Bisa dicapai)

• Realistic (Realistis)

• Time-bound (Terikat waktu)

Melanjutkan contoh obrolan video kami:

Sebagian besar pengguna telah mencoba menggunakan layanan video yang berbeda saat bermain di aplikasi kami. Kampanye pemasaran ini akan mengedukasi dan mempromosikan fitur baru ini untuk meningkatkan penggunaan dan mendorong pengguna untuk beralih dari obrolan video di platform lain ke fitur dalam aplikasi baru kami. Tujuan proyek adalah 40% pengguna yang masuk 1X setiap minggu menggunakan obrolan video dalam aplikasi setidaknya 2X setiap bulan pada akhir kampanye pemasaran di akhir Mei.

Kriteria keberhasilan:

• Tecapai: 40%

• Hampir: 35%

• Sebagian: 30%

• Gagal: Di bawah 30%

3. Perjelas linimasa proyek

Dalam tujuan proyek, Anda mungkin akan menyertakan tanggal atau rentang waktu agar tujuan mencapai "T" di SMART (Time-bound/terikat waktu). Namun, linimasa proyek lebih dari sekadar durasi proyek—linimasa mungkin mencakup milestone utama atau tanggal penting lainnya.

Melanjutkan contoh obrolan video kami:

Durasi proyek: 15 Maret-29 Mei

Milestone utama:

• 15 Maret: Pertemuan awal

• 5 April: Tim produk mengirimkan versi beta produk obrolan video final

• 22 April: Aset desain awal masuk

• 7 Mei: Aset desain disetujui

• 17 Mei: Produk selesai & siap dikirimkan

• 29 Mei: Hari peluncuran

4. Soroti audiens target Anda

Mengetahui audiens target atau persona Anda sangat penting untuk keberhasilan proyek. Tim proyek membutuhkan wawasan tentang demografi audiens yang relevan untuk hasil kerja terbaik, dan, dalam contoh kami, yaitu pengembangan app untuk audiens target dan kampanye pemasaran untuk memperluas peluncuran tersebut.

Mendefinisikan audiens target di awal dapat mencegah  scope creep, yaitu ketika ruang lingkup proyek melebihi tujuan atau linimasa proyek awal. Jika tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang audiens target, Anda mungkin akhirnya harus mengerjakan ulang beberapa proyek, dan ini dapat menyebabkan scope creep dalam bentuk penundaan waktu atau kendala anggaran.

Melanjutkan contoh obrolan video kami:

Audiens target kampanye ini adalah siswa SMA yang berusia antara 15 dan 18 tahun yang ingin terhubung dengan teman-teman mereka sepulang sekolah atau pada akhir pekan. Demografi target adalah melek teknologi tetapi hampir tidak bisa menoleransi fungsionalitas yang buruk, bug, atau keterlambatan.

5. Hubungkan pemangku kepentingan proyek dengan sumber daya lain

Brief proyek hampir selesai. Ingat: dokumen ini utamanya ditujukan untuk pemangku kepentingan dan anggota tim proyek untuk menyelaraskan detail utama proyek. Sumber daya tambahan yang relevan seperti anggaran, rencana komunikasi, atau peran proyek mungkin juga tersedia.

Di akhir brief proyek, pastikan untuk menautkan ke dokumen relevan yang mungkin perlu diakses tim. Misalnya, jika Anda sudah membuat rencana proyek, sertakan dokumen itu di bagian akhir. Atau, Anda bisa menautkan ke bagan RACI, proposal proyek, atau peta jalan proyek.

Melanjutkan contoh obrolan video kami:

Untuk informasi lebih detail, lihat rencana proyek atau peta jalan proyek kami.

Contoh brief proyek

Brief proyek lebih dari sekadar beberapa paragraf dengan informasi proyek. Sebaliknya, brief proyek adalah cara mengomunikasikan detail dan tanggal penting kepada tim proyek yang lebih besar. Pastikan untuk mengemasnya menjadi sumber kebenaran tunggal yang praktis. Setelah itu, brief proyek mungkin akan terlihat seperti ini:

Di mana brief proyek dapat digunakan?

Ada banyak elemen dalam manajemen proyek, dan jika menjadi manajer proyek baru, Anda mungkin bertanya-tanya apa saja, jika ada, yang perlu dibuat. Berikut panduan singkat setiap elemen dan tempat brief proyek digunakan:

• Gol proyek  memberikan gambaran umum tentang keterkaitan proyek dengan tujuan bisnis.

• Tujuan proyek adalah hasil akhir aktual dan spesifik pada akhir proyek.

•  Peta jalan proyek adalah ikhtisar umum hasil akhir proyek, milestone utama, dan gol proyek. Peta jalan proyek sangat membantu dalam inisiatif yang kompleks.

•  Pertemuan awal adalah pertemuan di awal proyek. Pertemuan awal adalah kesempatan untuk terhubung dengan tim proyek dan pemangku kepentingan utama untuk mendapatkan dukungan.

•  Rencana proyek  (terkadang disebut sebagai ikhtisar proyek) adalah informasi yang diperlukan untuk memulai proyek secara aktual.

•  Brief proyek adalah sumber kebenaran tunggal tim untuk informasi proyek penting.

•  rangkuman eksekutif  adalah ikhtisar rencana proyek untuk pemangku kepentingan tingkat eksekutif.

• Laporan status proyek  adalah pembaruan progres yang harus Anda (manajer proyek) kirimkan selama proyek agar tim proyek tetap bekerja sesuai rencana.

•  Post-mortem proyek  adalah kesempatan untuk terhubung dengan tim proyek untuk meninjau kembali apa yang berhasil, apa yang tidak, dan pembelajaran yang dapat Anda petik untuk proyek berikutnya.

Singkatnya, mulailah brief proyek hari ini

Brief proyek adalah cara terbaik untuk mendapatkan informasi penting dari proyek Anda dan menyajikannya dengan cara yang mudah diakses semua pemangku kepentingan proyek. Dengan brief proyek, Anda memiliki cara untuk memberikan ikhtisar proyek kepada pemangku kepentingan dan tim proyek tanpa membebani mereka.

Satu-satunya hal yang lebih baik dari brief proyek yang bagus? Mengelola proyek dalam alat manajemen kerja  sehingga semua orang tahu persis siapa melakukan apa dan sebelum kapan. Pelajari selengkapnya tentang menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana.