Mall för Kanban-tavla

Vad är Kanban-tavlor?

En Kanban-tavla är ett sätt att visualisera arbete när det rör sig genom olika faser. Vanligtvis har varje tavla olika kolumner, t.ex. ”Att göra”, ”Gör” och ”Gjort”. Inom varje kolumn fångar projektuppgifter – så kallade kort – upp särskilda åtgärdspunkter. Allt eftersom arbetet slutförs, går den genom olika steg tills den landar i den sista kolumnen. Kanban-tavlor används ofta av ingenjörs- och utvecklingsteam som använder agil projekthantering, men alla team som vill ha ett visuellt samarbetsverktyg kan dra nytta av Kanban-tavlor.

Vad är en Kanban-tavelmall?

En mall för en Kanban-tavla är ett sätt att kickstarta Kanban-skapandeprocessen genom att fördefiniera kolumnerna och kortinformationen som ditt Kanban-tavelprojekt ska innehålla. Du kanske har sett en Kanban-tavla på en whiteboard eller ett papper med klisterlappar. Även om de fortfarande är användbara visuella verktyg, saknar de flexibiliteten hos en virtuellt Kanban-tavla. När du skapar din tavla med en programvara för projekthantering är det lätt att skapa mallar och återanvända bra tavellayouter. Dessutom är virtuella mallar mer lättillgängliga för teammedlemmar när de hanterar sitt eget arbete och sina projekt.

Skapa en mall för en Kanban-tavla

Att skapa en Kanban-tavelmall handlar mest om att bygga ut dina kolumner och bestämma vilken information som ska fångas på varje kort. Nedan tar vi en titt på vad som bör ingå i var och en av dessa. 

Tips för att skapa kolumner till din Kanban-tavelmall

Din Kanban-tavla bör innehålla de avsnitt som ditt team behöver för att slutföra ett projekt. Dessa avsnitt, som representerar arbetsfaserna, visas som kolumner på en Kanban-tavla. Du kan till exempel ha kolumner som: 

• Kvarvarande, ny eller kommande: Det här är din att göra-lista och bör vara det första avsnittet på din Kanban-tavla. Här finns allt arbete som behöver göras men som ännu inte har påbörjats. 

• Jobbar på, nuvarande, eller pågående: Det här visar ditt pågående arbete så att teamet kan se vad som arbetas på i realtid.

• Slutfört arbete: För allt arbete som är klart. Att behålla uppgifter i din Kanban-tavla när de är klara är ett utmärkt sätt att skapa en central referenskälla för allt projektarbete. Det ger också intressenter ett enkelt sätt att se vad som har gjorts. När projektet är klart vet du exakt var du hittar alla uppgifter kopplade till ditt initiativ.

• Valfria kolumner: Du kan låta din Kanban-tavla vara väldigt enkel och bara använda de tre avsnitten som nämns ovan, eller så kan du göra den mer komplex. Du kan exempelvis inkludera ett avsnitt med ”referenser” (som innehåller dina projektöversikter och relaterade mätvärden), ett ”pausat”-avsnitt för objekt som du påbörjade men behövde flytta till ett senare eller odefinierat slutdatum, eller ett ”avbruten”-avsnitt för arbete du inte längre behöver.

Det här bör ingå i dina Kanban-kort

Du behöver också bestämma vilken information som ska finnas på kortnivån. Eftersom Kanban-tavelmallar är visuella verktyg, bör din Kanban-kortmallar visa tillräckligt med information för att ditt team ska få en god överblick över vad som händer. 

Det kan inkludera: 

• Kort beskrivning. Vi rekommenderar att du alltid inleder dina korttitlar med ett verb. Därigenom förstår ditt team exakt vad som behöver göras.

• Slutdatum. Oavsett om slutdatumet är ett datumintervall eller ett specifikt lanseringsdatum behöver ditt team veta exakt när arbetet måste vara klart.

• Uppgiftsstatus. Är det här arbetet i fas? Finns det något som blockerar arbetet? 

• Beräknat antal arbetstimmar. Vare sig du använder timmar, story points, eller t-shirt-storlekar för att spåra arbetet, behöver du säkerställa att teamet vet hur lång tid den här specifika uppgiften tar. 

• Prioritet. Använd det här för att signalisera att ett visst arbete måste slutföras omgående. 

Exempel på användningsfall för Kanban-mall

Föreställ dig att du skapar en sprintplanering med Kanban-tavelmall för ditt agila team. Då bör kvarvarande uppgifter inkluderas i den första kolumnen. Det är ”att göra”-listan som ditt team kommer att hämta arbete ifrån. Nästa kolumn kan vara ett pågående-avsnitt som innehåller alla uppgifter som redan har påbörjats. Fortsätt att skapa kolumner för varje steg i arbetsprocessen tills arbetsflödet slutförs. 

Beroende på ditt teams behov kanske du vill inkludera exempel på Kanban-kort i din mall som visar att ni behöver specifikt arbete i specifika tavlor. De flesta Kanban-tavlorna är dock ganska självförklarande och använder tydliga avsnitt som ”slutfört” för att det inte ska uppstå förvirring.

Varför använda en Kanban-tavelmall?

Kanban-tavelmallar är enkla verktyg för arbetsflödeshantering. Den största fördelen med att använda en mall för din Kanban-tavla är att den låter dig snabbt sammanställa en projektuppgiftslista, särskilt när du skapar din mall i en programvara för projekthantering. Därifrån kan du och ditt team se projektarbete i realtid och se när andra teammedlemmar flyttar uppgifter från ”att göra” till ”pågående”.

Du kan också skapa automatiska flöden i ditt projekt som automatiskt flyttar uppgifter från en kolumn till en annan när status ändras. Om till exempel en teammedlem väljer att de för närvarande arbetar på ett kort, kan du skapa en utlösare som omedelbart flyttar kortet till avsnittet ”pågående”. 

Exempel på Kanban-tavelmallar

Kanban-tavelmallar används traditionellt av utvecklings- och produktteam, men de kan egentligen användas av alla team som behöver ett enkelt men mångsidigt projekthanteringsverktyg. Till exempel:

• Programvaruutvecklingsteam som jobbar med produktbackloggar.

• Startups som behöver ett tydligt och enkelt sätt att samordna arbetet med ett begränsat antal teammedlemmar eller resurser.

• Innehållsmarknadsföringsteam som behöver tilldela artiklar till en mängd olika skribenter. Artikeln kan då flyttas genom olika faser, t.ex. genom kolumnerna: att göra, tilldelad, utkast, redigeras och publicerad.

Integrerade funktioner

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ditt projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Gör och Gjort), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifter som kort med en mängd information, t.ex. uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Sedan kan ni spåra arbetet när det rör sig genom faserna och få en bra överblick över hur det går med projektet.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på det hektiska arbetet och mer tid på de uppgifter du har anlitat dem för. Regler i Asana fungerar på basis av utlösare och handlingar – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mer. Allt från ad hoc-automatiseringar till hela arbetsflöden: regler ger tid tillbaka till ditt team så att ni kan utföra ett mer skickligt och strategiskt arbete.

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Ge teamet en överblick över projektarbetet och som svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska samarbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – på ett och samma ställe.

• Meddelanden. Behöver du dela information som inte är genomförbar? Prova att skicka meddelanden i Asana. Meddelanden gör att du kan kommunicera om arbete som inte är genomförbart i Asana. Du kan skicka meddelanden till en valfri kombination av personer, team och projekt. Länka till uppgifter, projekt och mål i Asana för att göra det enkelt för mottagarna av dina meddelanden att förstå sammanhanget och fördjupa sig i detaljerna.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-frågor från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt.

• Figma. Team använder Figma för att skapa användarflöden, trådblock, simuleringar av användargränssnitt, prototyper och mycket mer. Du kan nu bädda in de olika designarbetena i Asana, så att ditt team kan referera till den senaste designen i rätt kontext, med tillhörande projektdokument. Till skillnad från skärmbilder visar live-inbäddningar i realtid de ändringar du gör i en designfil, vilket innebär att du inte behöver slösa tid på att hitta rätt filer och uppdatera bilder.

Vanliga frågor