Modèle de tableau Kanban

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban permet de visualiser le travail au fur et à mesure de son avancement. Chaque tableau comporte généralement plusieurs colonnes, intitulées par exemple « À faire », « En cours » et « Terminé », dans lesquelles apparaissent les tâches du projet. Ces dernières, également appelées cartes, désignent l’ensemble du travail à effectuer. Au fur et à mesure de leur réalisation, celles-ci passent d’une étape à l’autre jusqu’à finir dans la dernière colonne. Même si les tableaux Kanban sont le plus souvent utilisés par les équipes d’ingénierie et de développement ayant recours à la gestion de projet Agile, ils sont aussi très utiles à n’importe qui souhaitant simplement disposer d’un outil de collaboration visuelle.

Qu’est-ce qu’un modèle de tableau Kanban ?

Partir d’un modèle de tableau Kanban en accélère indéniablement le processus de création. Vous définissez ainsi en amont les colonnes et les informations relatives aux cartes à inclure au sein de votre futur projet. Il y a d’ailleurs fort à parier que vous ayez déjà aperçu ce type de représentation sur un tableau blanc ou sur une feuille de papier avec des notes adhésives. Bien que ces outils visuels restent utiles, ils ne sont que peu flexibles. Créer votre tableau Kanban virtuellement à l’aide d’un logiciel de gestion de projet vous permettra de créer des modèles et de les réutiliser quand bon vous semble. De plus, les modèles virtuels sont plus facilement accessibles aux membres de votre équipe. Ces derniers pourront ainsi s’en servir pour gérer plus efficacement leurs propres projets en cours.

Création d’un modèle de tableau Kanban

Il s’agit avant tout de créer des colonnes et de décider des informations que vous souhaitez faire figurer sur vos cartes. Jetez un coup d’œil ci-dessous pour découvrir les éléments à inclure dans chacune d’entre elles.

Nos conseils pour créer des colonnes au sein de votre modèle de tableau Kanban

Il est essentiel que votre tableau Kanban inclue les sections dont votre équipe a besoin pour mener son projet à bien. Celles-ci représenteront les étapes du travail et apparaîtront sous forme de colonnes. En voici quelques exemples :

• « Backlog », « Nouveau », ou « À venir » : il s’agit ici de votre liste de tâches à traiter. Celle-ci doit impérativement correspondre à la première section de votre tableau Kanban. Vous y inscrirez tout le travail qui doit être fait, mais qui n’a pas encore été commencé.

• « En cours » : cette section indique le travail en cours, afin que votre équipe puisse se tenir informée en temps réel des tâches qui sont en train d’être réalisées.

• « Terminé » : inscrivez dans cette colonne l’ensemble des tâches accomplies. Les conserver dans votre tableau Kanban est un excellent moyen d’établir une source unique de référence concernant le travail et les documents liés à votre projet. Cela permet aussi aux parties prenantes de se rendre compte plus facilement du travail qui a été réalisé. Une fois votre projet terminé, vous pourrez par ailleurs remettre la main sur toutes les tâches liées à ses activités, et ce, sans le moindre effort.

• Colonnes facultatives : libre à vous de faire dans la simplicité et de vous contenter des trois sections mentionnées ci-dessus. Sachez cependant qu’il est possible d’aller un peu plus loin en complexifiant davantage votre tableau Kanban. Vous pourriez par exemple y ajouter les sections « Références » contenant les feuilles de route de vos projets et les indicateurs s’y rapportant, « En attente » pour les éléments en cours de traitement dont l’échéance est à repousser à une date ultérieure ou indéfinie, ou encore « Annulé » pour le travail que vous n’avez plus besoin d’effectuer.

Les éléments à inclure dans vos cartes Kanban

Vous devez également décider des informations à ajouter au niveau des cartes. Les modèles de tableaux Kanban étant des outils visuels, les informations figurant sur vos modèles de carte Kanban doivent permettre à votre équipe de comprendre la situation en un clin d’œil.

Il sera par exemple utile d’y faire figurer :

• Un titre court et descriptif : il est généralement recommandé de faire commencer les titres de vos cartes par un verbe. Ainsi, votre équipe comprendra clairement ce qu’elle doit réaliser.

• L’échéance : que la date de lancement soit ou non précisément définie, assurez-vous que votre équipe sait exactement pour quand le travail doit être effectué.

• Le statut de la tâche : ce travail progresse-t-il normalement ? Rencontrez-vous des obstacles ?

• La durée de travail estimée : qu’il s’agisse d’heures, de story points ou de tailles de t-shirt, faites en sorte de donner à votre équipe une estimation du temps que prendra la réalisation de chaque tâche.

• La priorité : cette indication vous permettra d’identifier le travail à réaliser en premier.

Exemple d’utilisation d’un modèle Kanban

Imaginez devoir créer un modèle de tableau Kanban de planification de sprint pour votre équipe Agile. Votre première colonne devra, dans ce cas, inclure votre backlog, c’est-à-dire la liste des tâches à réaliser par votre équipe. La deuxième colonne correspondra, quant à elle, à la section du travail en cours, incluant ainsi toutes les tâches que vous avez déjà commencées à réaliser. Les colonnes suivantes dépendront avant tout des étapes de votre processus. Une fois toutes représentées, le tour est joué !

En fonction des besoins de votre équipe, vous pouvez également inclure dans votre modèle des exemples de cartes Kanban. Ils serviront de référence dans le cas de tâches et tableaux bien spécifiques. La plupart des tableaux Kanban sont cependant généralement assez explicites et disposent de sections clairement intitulées, telles que « Terminé », pour éviter toute confusion.

Pourquoi utiliser un modèle de tableau Kanban ?

Les modèles de tableaux Kanban constituent des outils de gestion des processus plutôt simples. Leur principal avantage est qu’ils vous permettent de créer rapidement la liste des tâches de votre projet, en particulier lorsque vous créez votre modèle dans un logiciel de gestion de projet. Vous et les membres de votre équipe pouvez alors suivre l’avancement du travail en temps réel, à mesure que les tâches « À faire » sont déplacées dans la colonne « En cours ».

Vous pouvez aussi faire en sorte que les tâches de votre projet soient automatiquement déplacées d’une colonne à l’autre lorsque leur statut change. L’un des membres de votre équipe vient par exemple d’indiquer qu’il travaille actuellement sur une carte ? Déclenchez alors le déplacement immédiat et automatique de cette carte vers la section correspondant au travail en cours.

Exemples de modèles de tableaux Kanban

Généralement utilisés par les équipes produit et de développement, les modèles de tableaux Kanban conviennent tout aussi bien à n’importe quelle équipe en quête d’un outil de gestion de projet simple mais polyvalent. Par exemple :

• Les équipes de développement de logiciels travaillant sur les backlogs produit.

• Les startups ayant besoin de coordonner clairement et facilement le travail avec des effectifs ou des ressources limités.

• Les équipes marketing chargées du contenu devant attribuer des articles à différents rédacteurs. Les articles passent en effet généralement par différentes étapes. Dans cet exemple, les colonnes pourraient être : « À faire », « Attribué », « En cours de rédaction », « En cours de modification » et « Publié ».

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

• Messagerie : vous avez besoin de partager des informations qui ne constituent pas une tâche proprement dite ? Envoyez des messages sur Asana. La fonctionnalité Messages vous permet de communiquer et d’échanger des informations de contexte sur Asana. Vous pouvez envoyer des messages aux destinataires de votre choix : utilisateurs individuels, membres d’une équipe ou d’un projet… toutes les combinaisons sont possibles. Assurez-vous ainsi que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Insérez facilement des liens vers des tâches, projets et objectifs Asana afin de permettre à vos destinataires d’accéder facilement au contexte ainsi qu’à l’ensemble des informations pertinentes.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

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