Din guide till att komma igång med resurshantering

Att skapa en balans där teamet varken blir överarbetat eller underutnyttjat är en utmaning som de flesta ledarna har stått inför. I en värld där organisationer rör sig snabbt – och ofta virtuellt – är det enkelt att förbise anställdas arbetsbelastning. Genom att skapa en resurshanteringsplan får du kontinuerlig insyn i teamets och enskilda medarbetares arbetsbelastning. Det gör det möjligt för dig att balansera alla resurser på ett effektivt sätt och se den övergripande bilden av hur ditt team kommer att nå målen.

Vad är resurshantering?

Resurshantering är processen att planera och schemalägga teamets resurser och aktiviteter. En resurs kan omfatta allt från utrustning och ekonomiska medel till tekniska verktyg och anställdas arbetskapacitet – i princip allt som hjälper dig att slutföra ett projekt.

När du försöker avgöra hur du ska hantera eller tilldela teamets resurser bör du ställa dig några frågor:

1. Hur ser varje resurs tillgänglighet ut?

2. Vilka är tidsramarna för varje moment?

3. Hur många resurser kommer att krävas för att genomföra varje moment?

4. Vem är bäst lämpad att utföra arbetet på ett effektivt sätt?

Ok, så vad är en resurshanteringsplan?

En resurshanteringsplan används för att hantera och tilldela alla typer av resurser som du behöver för ett projekt. En effektiv plan beskriver de specifika resurserna (inklusive mänskliga resurser, finansiella resurser, tekniska resurser och fysiska resurser) och aktiviteterna som behövs under projektets eller initiativets gång. Planen ska vägleda dig, den faktiska projektledaren, genom att ge en helhetsbild av alla projektets rörliga delar: budget, personal- och arbetsbelastningskrav, tekniska begränsningar – allt möjligt. Du kan enkelt hantera, schemalägga och tilldela varje resurs och samtidigt maximera resurstillgängligheten. Om du lär dig att hantera resurser kommer du (och ditt team) att kunna driva projekt på ett effektivt sätt.

Därför kan ditt team ha stor nytta av en resurshanteringsplan

Ofta inser vi inte att våra teamkollegor drunknar i projekt förrän det är för sent. Men det behöver inte vara så. Resurshantering gör det möjligt för dig som chef eller teamledare att säkerställa att dina teammedlemmar är bekväma med hur mycket arbete de har på sitt bord, och ge dem verktygen de behöver för att utföra varje uppgift.

En effektiv resurshanteringsplan hjälper dig inte bara att tilldela resurser på rätt sätt så att dina projekt löper friktionsfritt, utan förebygger också utbrändhet hos de anställda. När resurshanteringen görs på rätt sätt kan ditt team producera arbete i en hållbar takt och med högre kvalitet. Och inte nog med det, när de är medvetna om att de har alla förutsättningar de behöver för att göra ett bra jobb, kommer teammedlemmarna att känna sig mer tillfreds i slutet av dagen.

Vanlig fråga: Ska jag skapa en resurshanteringsplan för mitt projekt?

Det korta svaret är: ja. Resurshantering som del av projekthantering är inte bara bra att ha. Det är ett måste om man vill ge teamet stöd och förebygga utbrändhet. Fördelarna med resursplanering uppväger vida den tid det tar. Faktum är att det kommer bli avgörande för hur många projekt ditt team kan hantera samt kvaliteten på varje projekt. Som projektledare är resurshantering din möjlighet att optimera effektivitet, förebygga överarbete, och hantera teamets arbetsbelastning på ett effektivt sätt.

5 fördelar med resurshantering

Om du inte redan är övertygad om att resurshantering är avgörande för att ditt team ska lyckas, låt oss gå ännu djupare. Kolla in de här fördelarna som du inte vill missa:

1. Se helhetsbilden

När du har koll på vad ditt team arbetar med kan du bäst tilldela resurser till nya projekt som dyker upp. Om du skapar en resurshanteringsplan på en central informationsplattform som Asana får du ett verkligt insiderperspektiv. Du kan göra ändringar i din resurshanteringsplan när du vill förebygga överarbete och maximera teamets effektivitet. Den tydliga översikten underlättar när du vill koppla ihop en resurs med en särskild uppgift och projekttidslinje och samtidigt avgöra om någon har för stor arbetsbelastning. Det blir din möjlighet att upptäcka potentiella problem på förhand.

2. Fördela arbetet på lämpligt sätt

Du känner troligen till styrkor och svagheter hos varje medlem i ditt team. När du tilldelar resurser är det viktigt att fundera kring vem som kommer att lyckas bäst med varje uppgift eller aktivitet. Hör regelbundet efter med ditt team och låt dem delta i beslutsprocessen. De kommer att känna sig stärkta redan från början. Se till att använda deras tid effektivt genom att bevaka vem som är överbelastad av andra projekt och vem som har extra arbetskapacitet.

3. Håll ditt team välorganiserat

Genom att vara transparent gentemot ditt team gör du också så att alla hänger med. Det här är viktigt, för när alla vet vem som gör vad och när, minskar förvirringen samtidigt som teammedlemmarna får klarhet inom sina respektive ansvarsområden. De ser hur deras del av projektet passar in i den övergripande visionen för teamet eller företaget. Och när ett team arbetar bra tillsammans går projekten automatiskt bättre – och blir dessutom roligare att arbeta med!

4. Sätt upp realistiska mål

Det är ingen idé att sätta upp mål som du vet att du inte kan uppnå. Projektresurshantering ger dig i stället en möjlighet att kartlägga vad du realistiskt sett kan få gjort och när. Genom att ha allting klart och tydligt beskrivet, inklusive alla resurser som krävs, kan du identifiera eventuella beroenden och göra justeringar vid behov. Ibland innebär det att du måste resursanpassa teamet och justera datum och prioriteringar. Även om ingen gillar att missa slutdatum kan proaktiv resursfördelning förhindra att teamet missar en deadline helt och hållet.

5. Förbättra framtida planering

Om du håller koll på vad dina direktrapportörer arbetar med och tilldelar tillgängliga resurser utifrån den kunskapen kommer du att bli bättre på det med tiden. I takt med att du blir mer förtrogen med resurshanteringsprocessen kommer du även att bli bättre på att uppskatta och förutse kommande arbetskapacitet. Det blir även bra underlag om du senare vill argumentera för mer budget eller personal till ett liknande projekt. Det kommer leda till välgrundade beslut när du planerar personalstyrkan.

5 steg för att skapa en resurshanteringsplan

Du kan skapa en resurshanteringsplan i vilket verktyg som helst – i teorin kan du till och med använda ett kalkylark för att hålla koll på resursanvändning och tillgänglighet. Men det bästa resurshanteringsverktyget är ett verktyg som fungerar som teamets centrala informationsplattform.

Asana är ett jobbhanteringsverktyg utformat för att hjälpa team att hålla sig synkroniserade, hålla deadliner och uppnå sina mål. Med Asana för resurshantering får du lätt insyn i vad alla i teamet arbetar med, vilka resurser som finns tillgängliga och hur du kan förebygga utbrändhet i teamet. Med funktionerna Portfolior och Arbetsbelastning kan du få klarhet i teamets arbetskapacitet och tilldela resurser utifrån det. Inför, och under, efterföljande projekt kan du använda din befintliga förståelse för teamets resurser för att bemanna projektet på bästa sätt:

1. Definiera projektets mål

För att kunna fördela teamets resurser på bästa sätt måste du känna till målsättningar och mål. Är det till exempel en enkel blogg eller artikel eller är det snarare en mer omfattande kampanj? Vilka mått kommer ni att använda för att mäta framgång?

2. Komma överens om projektomfattningen

Vilken är projektomfattningen? Om möjligt kan du ha ett möte med projektintressenter för att komma överens om hur mycket tid och resurser ni bör ägna åt initiativet. Det kommer ge er en bra känsla för projektplanen, och hjälpa er att avgöra vilka resurser som är bäst lämpade för uppgiften. I det här skedet av processen kan det vara bra att prova att jämnt fördela resurser – så att ni slipper resursbrister under projektets omfattning och tidslinje.

3. Identifiera vilka typer av resurser som behövs

Som vi nämnde tidigare kan en resurs i din resurshanteringsplan omfatta teamets utrustning, programvara, budget eller anställdas arbetskapacitet. Skapandet av en resurshanteringsplan handlar delvis om att identifiera vilka resurstyper ni behöver, och sedan se vilka resurser som redan finns tillgängliga.

4. Identifiera tillgängliga resurser

Det här är resurshanteringens kanske viktigaste uppgift. Om ditt team hanterar projekt i ett jobbhanteringsverktyg som Asana, får du en klar uppfattning om vad som ligger på allas bord och kan enkelt identifiera vem som ska arbeta med projektet. Beroende på projektets omfattning kan det hända att du måste resursanpassa och bortprioritera annat arbete så att teamet inte blir överbelastat.

5. Spåra projektförloppet

En bra resurshanterare har koll på teamets aktivitet under projektets livscykel. Hur går det för dem? Känner de sig överarbetade, eller är projektet tvärtom överbemannat? Att förmedla till dem att du stöder dem och – viktigast av allt – att du förstår hur mycket jobb de har är ett utmärkt sätt att kontinuerligt stötta ditt team.

Bästa praxis för resurshantering

Du är på väg att skapa en resurshanteringsplan. Men vill du bli expert på resurshantering? Oavsett om du ärprogramansvarig eller projektledarekan du prova dessa elva tips för att komma igång.

1. Skapa realistiska tidsramar. Ta reda på hur mycket tid det tar för varje anställd att få saker gjorda. Då blir det lättare att planera i framtiden.

2. Fastställ start- och slutdatum. Genom att ha en tidsgräns för varje uppgift får du en realistisk tidsram för hur lång tid det tar för varje teammedlem att slutföra en uppgift. Genom att försäkra dig om att du anger rätt start- och slutdatum får du en precis tidslinje för hela projektet.

3. Bli mer medveten om dina anställdas färdigheter. Att förstå vem som är bra på vad gör det lättare att avgöra vem som är det bästa valet för varje uppgift.

4. Prioritera arbete. Bestäm på förhand vad som bör prioriteras när det gäller teamets arbetsbelastning. Bygg din tidslinje runt dina högst prioriterade uppgifter och fastställ vilka resurser som kommer att hjälpa dig att nå dit.

5. Hjälp ditt team att bli effektivare. Graden av kapacitetsutnyttjande är en kombination av hur mycket tid projektteamet lägger på genomförbart, strategiskt eller “fakturerbart” arbete. I genomsnitt spenderar anställda 60 % av sin tid på jobb kring jobbet, till exempel med att jaga godkännanden eller söka efter dokument. Att minska allt jobb kring jobbet är det bästa sättet att ge teamet möjlighet att göra sitt bästa och se till att allas kapacitet verkligen kommer till sin rätt.

6. Justera för effektivitet under projektet. Projekthantering är i allmänhet ett ständigt pågående arbete. Uppgifter och tidslinjer kan ändras i takt med att utmaningar uppstår. Dra dig inte för att flytta runt resurser vid behov för att vara så effektiv som möjligt.

7. Håll några tidsluckor öppna. Det är viktigt att planera resurshanteringen redan från början, men du kan inte planera för allt. Ha kvar några tidsluckor för nytt arbete som kan dyka upp, så att ni är mer flexibla.

8. Välj den resurshanteringsstil som passar ditt team. Du känner ditt team bättre än någon annan. Använd dina kunskaper för att välja den bästa resurshanteringsmetoden, t.ex. arbetsbelastning per timme, poäng eller antal uppgifter.

9. Ha koll på hur det går för ditt team. Se till att du har en bra bild i realtid av teamets arbetsbelastning och att varje teammedlem upplever att arbetsvolymen är rättvis och möjlig att klara av. Det kan hjälpa dig med framtida planering och förbättra hur du tilldelar resurser.

10. Anknyt resurshanteringsplanen till verksamhetsplanen. Verksamhetsplaneringär processen att skapa en detaljerad karta över exakt vilka handlingar ditt team kommer att utföra varje vecka, eller ibland till och med varje dag. Integrera resurshanteringsplanen med verksamhetsplanen för att effektivt hantera teamets tid.

11. Skaffa rätt jobbhanteringsverktyg. Att använda ett kalkylark är ett säkert sätt att snabbt göra resurshanteringen förvirrande. Försök i stället att använda ett verktyg för jobbhantering som har funktioner för projektportfoliohantering, däribland enkel mätning av teamets arbetsbelastning. Du får en tydlig överblick över projekten och kan sedan gå ner på detaljnivå – allt på ett och samma ställe. I Asana kan du till och med se enskilda uppgifter och dra och släppa dem vid behov.

Råd om resurshantering från fyra teamledare

Vad är bättre än att läsa en guide om hur man tilldelar resurser i projekthantering? Att lyssna på fyra teamledare – med olika bakgrund och utmaningar – som dagligen praktiserar detta. Läs vidare när de väger in hur man tar itu med en resurshanteringsplan och ger verkliga exempel. Möt Jenny, Ariel, Eric och Reigan.

Vilken är den största utmaningen ni står inför när det gäller resurshantering, och vilken är er lösning?

En stor utmaning för mig när det gäller resurshantering är att få en tydlig översikt över mitt teams arbetsbelastning. Jag behöver få en exakt överblick över varje pågående projekt.

Jag tar itu med det genom att först titta på översikten över kommande produktlanseringar och kampanjer och sedan räkna ut personalbehovet på projektnivå jämfört med enskilda leveranser. Jag hanterar allt i ett jobbhanteringsverktyg där jag har en portfolio med alla projekt mitt team arbetar med varje kvartal. För mindre textprojekt eller ad hoc-arbete har jag inrättat en process i samma jobbhanteringsverktyg, där man kan få hjälp med att skriva text. Nu kan jag enkelt hantera nya förfrågningar som kommer in och identifiera vilka behov, deadliner och prioriteringar som finns.

När det gäller att bemanna projekt och tilldela resurser är det både en konst och en vetenskap. Jag försöker se till att allas tillgängliga arbetskapacitet matchar deras arbetsvolym, och jag försöker också alltid tilldela projekt till personer med passande individuella färdigheter och karriärsmål.

Vilka är dina tre bästa tips för att skapa och förvalta en resurshanteringsplan?

1. Var proaktiv och ta reda på vilka projekt som är på gång. De flesta projekten som mitt team arbetar med har andra team redan startat upp, så det är viktigt att ta kontakt med tvärfunktionella partner och få en helhetsbild av vad som är på gång.

2. Försäkra dig om att varje teammedlem har minst ett stort projekt (t.ex. en marknadsföringskampanj) att jobba med, och komplettera arbetsbördan med veckovisa och dagliga uppgifter. På så sätt har ni alltid ett känt sammanhang samtidigt som det ger viss variation.

3. Kontrollera ofta med ditt team, så att du känner till varje persons arbetskapacitet och kan göra justeringar under tiden. Om något oväntat dyker upp ska ni hålla igång kommunikationen för att försäkra er om att resursplanen fortskrider planenligt.

Vilken är den största utmaningen ni står inför när det gäller resurshantering och vilken är er lösning?

Den största utmaningen när det gäller resurshantering är att få en korrekt bild av vad mitt team arbetar med, hur vår arbetskapacitet ser ut och vilken status projekten har. Det kräver stor lyhördhet eftersom varje enskild medarbetare har sin egen takt och sina egna styrkor. Jag behöver kunna identifiera vem som är den bästa personen för varje projekt.

Det är viktigt att ständigt förbättra kommunikationen med teammedlemmarna. Jag ser till att alla är i fas genom regelbundna kontroller, stand up-möten och personliga diskussioner. Jag försöker också få en tydlig översikt över allas uppgifter, så att jag får en bra utgångspunkt för samtalen. Genom att sätta upp projekttidslinjer för teamets produktionsprocess får jag en tydlig bild av vem som är ansvarig för vad och vilka deras nästa steg är.

Vilka är dina tre bästa tips för att skapa och förvalta en resurshanteringsplan?

1. Få in synpunkter från alla berörda parter på ditt arbetsgångsschema. På så sätt kan du hålla teamet uppdaterat och skapa realistiska förväntningar och tidsramar på förhand.

2. Följ förloppet i ditt jobbhanteringsverktyg (i synnerhet din tidslinje). Se vilket arbete som delegerats till dina medarbetare och använd tidslinjen för att avgöra om du kan hjälpa till med eventuella hinder.

3. Förstå hur ditt team använder jobbhanteringsverktyget. Vissa teammedlemmar kanske ser till helheten, medan andra fokuserar på en enskild uppgift. Anpassa din arbetsstil till hur ditt team arbetar.

Vilken är den största utmaningen ni står inför när det gäller resurshantering och vilken är er lösning?

En utmaning är att mitt team arbetar parallellt. Jag måste fråga mig själv: “Hur kan jag maximera värdet med mitt ingenjörsteam?” Jag måste fokusera på att uppnå en balans mellan våra mål och riskerna med arbetet.

Jag har teammöten och använder tiden till att gemensamt lägga upp allas arbete i en lista. Listan hjälper oss att se vad vi ska göra under de kommande veckorna och att förstå hur teammedlemmarna upplever arbetet. Sedan tar vi vara på det vi har lärt oss och tillämpar det i vårt jobbhanteringsverktyg. Vi försöker alltid se till att tydligt dokumentera allting på ett och samma ställe.

Allting, inklusive meddelanden om frånvaro, registreras och spåras i vårt jobbhanteringsverktyg. Vi kan alltid se vilka resurser som kommer att finnas tillgängliga. Det ger mig möjlighet att vara mer strategisk när det gäller timing. Vi undviker att starta ett stort projekt precis före helgen eller när flera personer är frånvarande.

Vilka är dina tre bästa tips för att skapa och förvalta en resurshanteringsplan?

1. Om du har ett projekt eller en uppgift som är riskabel ska du genast skriva ner det. Genom att föra den här typen av anteckningar skyddar du dig själv och undviker de värsta scenarierna eller riskerna.

2. Var flexibel. Tänk inte på din plan som en engångsuppgift som du bara kan bocka av från listan. Försök hela tiden att dra lärdomar, planera om och kalibrera om; optimera din resurshanteringsplan längs vägen.

3. Gör teamtänkandet till en samarbetsaktivitet. Varje person i teamet bör uppmuntras att dela med sig av sina åsikter, ge rekommendationer och låta andra veta när deras arbetskapacitet är begränsad. Resurshantering är inte en enskild persons jobb utan något som rör hela gruppen.

Vilken är den största utmaningen ni står inför när det gäller resurshantering och vilken är er lösning?

En stor utmaning jag ställs inför när det gäller resurshantering är att få en tydlig förståelse för en förfrågan och veta vem i mitt team som är bäst lämpad att ta sig an arbetet, med deras aktuella arbetskapacitet i åtanke. Jag frågar ofta mig själv: “Vem är bäst utrustad och kunnig att ta sig an den här specifika förfrågan?”.

Jag låter mitt team utforma sina fem viktigaste prioriteringar varje månad så att jag kan utvärdera deras arbetskapacitet. Det handlar om att identifiera vilka projekt som är mest meningsfulla för varje person. Ett befintligt initiativ där många detaljer redan är på plats kan till exempel passa bättre för en nyanställd. Ett mer komplext projekt kan däremot vara bättre för någon som har varit anställd en längre tid.

Nyligen skapade jag ett projekt i mitt jobbhanteringsverktyg som ger mig en redaktionell kalendervy. Där kan jag se alla e-postkampanjer som mitt team arbetar med och få en snabb överblick över när en kampanj lanseras och vem som är ansvarig för den.

Vilka är dina tre bästa tips för att skapa och/eller förvalta en resurshanteringsplan?

1. Effektivisera din arbetsprocess. Det kan bli överväldigande när du plötsligt får flera förfrågningar. Försök att förenkla din process genom att använda digitala formulär, särskilt om du kan integrera dem med ditt jobbhanteringssystem.

2. Håll ett möte med ditt team varje vecka. Försök förstå hur dina teammedlemmar upplever sin nuvarande arbetskapacitet och skapa dig en tydlig bild av hur mycket arbetsbelastning de känner sig bekväma med.

3. Hantera prioriteringar. Titta på teamets fem högsta prioriteringar varje månad för att se vilken typ av arbete varje person fokuserar på. Kontrollera teamets prioriteringar varje vecka för att se om något har förändrats och omprioritera vid behov.

Är du redo att skapa en resurshanteringsplan?

Resurshantering bör alltid vara en del av din övergripande projektarbetsplan. Även om det kan kännas överväldigande i början kommer den i längden att göra det mycket lättare att tilldela rätt resurser vid rätt tidpunkt. Ta det steg för steg och håll fast vid att kontinuerligt använda ett jobbhanteringsverktyg. Ditt team kommer att tacka dig!

När din resurshanteringsplan är på plats och du har tilldelat resurser ska du alltid komma ihåg att identifiera och lyfta fram anställdas bedrifter. Att fira teamets framgångar bidrar till att hålla medarbetarna engagerade och produktiva. Om du vill prova samma verktyg som Jenny, Ariel, Eric och Reigan använder kan du ta en titt på Asana och få arbetet gjort snabbare.

projekt