Modelo de quadro Kanban

O que são quadros Kanban?

O quadro Kanban é uma forma de visualizar o trabalho conforme ele passa por cada estágio. Geralmente, o quadro possui várias colunas, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Em cada coluna, as tarefas do projeto, chamadas de “cartões”, registram os afazeres individuais. À medida que o trabalho é realizado, os cartões são movidos de um estágio ao seguinte até parar na última coluna. Os quadros Kanban costumam ser usados por equipes de engenharia e de desenvolvimento que usam o método ágil (ou Agile) de gestão de projetos, mas qualquer equipe que deseja usar uma ferramenta visual de colaboração pode se beneficiar dos quadros Kanban.

O que é um modelo de quadro Kanban?

É uma forma de iniciar rapidamente o processo de criação do Kanban com a predefinição das colunas e das informações nos cartões que devem ser incluídas no quadro Kanban. Talvez você já tenha visto um Kanban traçado em um quadro branco ou em um papel com notas adesivas. Embora também sejam ferramentas visuais úteis, elas não proporcionam a flexibilidade de um quadro Kanban virtual. Com um software de gestão de projetos, é fácil criar modelos a partir de layouts úteis de quadros para reutilizá-los depois. Além disso, os modelos virtuais podem ser acessados mais facilmente pela equipe para gerir os próprios projetos e trabalhos.

Como criar um modelo de quadro Kanban

Criar um modelo de quadro Kanban consiste basicamente em definir colunas e decidir quais informações devem ser registradas em cada cartão. A seguir, mostraremos o que você deve incluir nas colunas e cartões. 

Dicas para criar colunas padronizadas no seu modelo de quadro Kanban

O seu quadro Kanban deve incluir as seções que a sua equipe precisa para executar um projeto. Essas seções representam os estágios do trabalho e são exibidas como colunas no quadro Kanban. Por exemplo, o seu quadro pode ter as seguintes colunas: 

• Backlog, tarefas novas ou próximas tarefas: esta é a sua lista de pendências e deve ser a primeira seção do quadro. Aqui, você incluirá tudo o que precisa ser feito, mas que ainda não foi iniciado. 

• Atividades sendo executadas, atuais ou em andamento: esta coluna mostra o trabalho em andamento para que a equipe saiba o que está sendo feito em tempo real.

• Trabalho concluído: inclui todo o trabalho que já foi concluído. Manter as tarefas concluídas no quadro Kanban é uma ótima maneira de obter um núcleo único de referência para todo o trabalho do projeto. É também uma forma de mostrar facilmente o que foi feito às partes interessadas. Quando o projeto for finalizado, você saberá exatamente onde encontrar todas as tarefas relacionadas à iniciativa.

• Colunas opcionais: você pode deixar o seu quadro bem simples e usar apenas as três seções acima, ou pode agregar mais complexidade. Alguns exemplos de colunas opcionais: uma seção de “Referências”, que inclui os roteiros de projeto e métricas relacionadas; uma seção “Em espera” para os itens que foram iniciados, mas precisaram ser adiados para uma data de conclusão posterior ou indefinida; e uma seção “Cancelado” para o trabalho que não é mais necessário.

O que incluir nos cartões Kanban

Você também precisa decidir quais informações registrar nos cartões. Como os modelos de quadro Kanban são ferramentas visuais, os seus modelos de cartão Kanban devem apresentar informações suficientes para a equipe entender rapidamente o que está acontecendo. 

Isso pode incluir: 

• Breve descrição. Recomendamos sempre iniciar os títulos dos cartões com um verbo. Desse modo, a equipe entenderá exatamente o que precisa fazer.

• Data de conclusão. Seja um intervalo de datas ou uma data específica de lançamento, certifique-se de que a equipe saiba exatamente qual é o prazo.

• Status da tarefa. O trabalho está em dia? Algo está impedindo a realização do trabalho? 

• Horas estimadas de esforço. Você pode usar horas, story points ou T-shirt sizes para monitorar o trabalho, o importante é que a sua equipe saiba o tempo necessário para executar a tarefa. 

• Prioridade. Use para sinalizar qualquer trabalho que precisa ser realizado com urgência. 

Exemplo de uso do modelo de quadro Kanban

Imagine que você esteja criando um modelo de quadro Kanban para planejamento de sprint para a sua equipe Agile. Neste caso, a primeira coluna deve incluir o backlog de tarefas, que é a lista de pendências da qual a equipe extrairá as tarefas. A próxima coluna pode ser uma seção de tarefas em andamento, que inclui todas as atividades já iniciadas. Continue fazendo colunas para cada etapa do processo até completar o fluxo de trabalho. 

Dependendo da necessidade da sua equipe, você pode incluir cartões Kanban como exemplo nos modelos para mostrar que tipo de trabalho deve ser incluído em cada quadro. Porém, a maioria dos quadros Kanban é autoexplicativa e o uso de seções claras como “Concluído” evita a confusão.

Por que usar um modelo de quadro Kanban?

Os modelos de quadro Kanban são ferramentas simples de gestão de fluxo de trabalho. A principal vantagem de usar um modelo para o quadro Kanban é que ele possibilita criar rapidamente uma lista de tarefas do projeto, principalmente se o modelo for criado em um software de gestão de projetos. A partir daí, você e a sua equipe poderão visualizar todo o trabalho do projeto em tempo real, enquanto os membros da equipe movem as tarefas de “A fazer” para “Em andamento”.

Você também pode configurar uma automatização no projeto para mover automaticamente a tarefa de uma coluna para a outra assim que o seu status mudar. Por exemplo, quando um membro da equipe seleciona que começou a trabalhar em um cartão, é possível desencadear uma ação que moverá esse cartão imediatamente para a seção “Em andamento”. 

Exemplos de modelos de quadro Kanban

Tradicionalmente, os modelos de quadro Kanban são usados por equipes de desenvolvimento e produto, mas também servem para qualquer equipe que necessite de uma ferramenta de gestão de projetos simples, porém versátil. Por exemplo:

• Equipes de desenvolvimento de software trabalhando com backlogs de produto.

• Startups que precisam de um método claro e fácil de coordenar o trabalho com membros de equipe ou recursos limitados.

• Equipes de marketing de conteúdo que precisam atribuir a execução de artigos a vários redatores. Os artigos podem passar por diferentes estágios, neste caso, as colunas poderiam ser: a fazer, atribuído, redação, edição e publicado.

Recursos integrados

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

• Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não exigem respostas instantâneas? Experimente as Mensagens da Asana, uma funcionalidade que permite usar a plataforma para enviar mensagens sobre o trabalho para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, mantendo todos em sintonia. Vincule tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se dedicar aos detalhes mais importantes.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

• Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora, é possível incorporar esses designs à Asana para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais no contexto dos documentos do projeto. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à procura dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

Perguntas frequentes