A comunicação assíncrona não é como você pensa

Para muitos de nós, receber um e-mail às 2h da manhã costumava ser preocupante. Agora, com equipes multissetoriais que trabalham em fusos horários diferentes, isto é (praticamente) normal. Acrescente-se o boom do trabalho híbrido e remoto, e fica claro como a comunicação assíncrona se tornou uma parte crucial da nossa vida profissional. A comunicação assíncrona ocorre quando enviamos qualquer mensagem sem esperar uma resposta imediata, incluindo os e-mails fora do horário de trabalho que enviamos aos nossos colegas sabendo, ou até esperando, que eles não respondam de imediato. 

O trabalho assíncrono dá aos membros da equipe tempo e espaço para se concentrarem no trabalho qualificado. O verdadeiro benefício da comunicação assíncrona, porém, aparece quando se pode aproveitar a colaboração para tirar o máximo proveito do tempo de trabalho. Com o sistema assíncrono certo, você pode fazer o trabalho mais importante e atingir as metas com menos atrasos ou distrações. Veja a seguir como.

Diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona

Se a comunicação assíncrona se dá quando não se espera uma resposta, a comunicação síncrona ocorre quando uma resposta é esperada ou absolutamente necessária. Por exemplo, se você se aproxima de um colega e pergunta se ele tem tempo para colocar o assunto em dia e conversar, seria considerado estranho ou rude se ele simplesmente não respondesse. A comunicação síncrona quase sempre se dá presencialmente, enquanto a assíncrona normalmente interpõe algum tempo e espaço entre você e a outra pessoa na conversa.

O que é comunicação assíncrona? 

Trata-se de qualquer tipo de comunicação no qual não se espera que as pessoas envolvidas estejam presentes e disponíveis ao mesmo tempo. Basicamente, isto quer dizer que, quando enviamos uma mensagem assíncrona, não esperamos por uma resposta imediata. 

E ela é altamente impactante. De acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2022, os trabalhadores fazem o seu melhor trabalho qualificado em casa, onde podem se concentrar melhor. Com muita frequência, damos prioridade a reuniões presenciais para coisas que seriam comunicadas melhor de forma assíncrona por e-mail. Entender quando se deve optar pela comunicação assíncrona pode ajudar a sua equipe a realizar o trabalho mais importante em mãos. 

Acredite se quiser, mas você já usa a comunicação assíncrona (e muito). O termo em si pode ser novo para você, mas, na realidade, é um dos tipos mais comuns de comunicação que utilizamos ao longo do dia de trabalho. O e-mail é um exemplo comum de comunicação assíncrona, mas tudo, desde as mensagens de texto até o uso de um software de gestão de projetos, são ferramentas de colaboração assíncrona.

Outros exemplos de comunicação assíncrona: 

• Documentos Google compartilhados

• Mensagens de vídeo gravadas

• Relatórios de status.

O que é comunicação síncrona? 

É qualquer comunicação que acontece em tempo real, como uma conversa presencial, uma reunião de debate de ideias (remota ou presencial) ou uma conversa online via Microsoft Teams ou Slack. Com este tipo de comunicação, a pessoa (ou as pessoas) com quem você está se comunicando é capaz de responder imediatamente.

Exemplos de comunicação síncrona:

• Reuniões presenciais

• Videoconferências via ferramentas como Zoom e Google Meet

• Troca de mensagens instantâneas via Slack, Microsoft Teams ou outras ferramentas de mensagens

• Telefonemas.

Diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona: vantagens e desvantagens

A comunicação assíncrona não deve ser usada indistintamente sem levar em conta as circunstâncias. Por vezes, precisamos de uma resposta imediata ou de uma forma de resolver problemas presencialmente. A comunicação síncrona, em tempo real, tem as suas vantagens, assim como alguns inconvenientes. Dê uma olhada nas vantagens e desvantagens de cada tipo de comunicação:

Comunicação assíncrona: vantagens e desvantagens

Nós, da Asana, adoramos como a comunicação assíncrona pode aumentar a produtividade e reduzir a organização excessiva para o trabalho, mas há algumas desvantagens a considerar também. 

Benefícios do trabalho assíncrono:

• Protege o estado de fluxo mental e o trabalho focado. Como os membros da equipe estão passando menos tempo em reuniões, eles podem dedicar mais tempo ao verdadeiro foco e fluxo mental. O estado de fluxo mental é a sensação de estar tão focado, que até perdemos a noção do tempo, e tal estágio não pode ser atingido com interrupções constantes. 

• É especialmente boa para equipes distribuídas entre vários fusos horários. Se a sua equipe não estiver concentrada no mesmo local, a comunicação síncrona pode ser particularmente penosa. Já a comunicação assíncrona ajuda a garantir que todos obtenham as informações de que precisam em um intervalo de tempo e em um meio de comunicação que funcionem para todos.

• Toda a comunicação é documentada. Ao compartilhar comunicados por escrito ou dar seguimento em ferramentas de gestão de projetos, um dos principais benefícios da comunicação assíncrona é que tudo fica documentado. Desta forma, os membros da equipe que precisem revisar as lições aprendidas ou informações de projetos passados podem fazê-lo facilmente. 

• Incentiva a comunicação mais aprofundada e clara. Quando os membros da equipe têm a oportunidade de juntar opiniões, podem também editar e refinar a mensagem conforme necessário. Um tempo de revisão também pode ajudá-los a preencher as lacunas no seu próprio ritmo e proporcionar uma atualização mais aprofundada e redigida com clareza.

• Produz por vezes soluções melhores. Muitas vezes, agendamos uma reunião presencial ou por vídeo e esperamos resolver o problema durante esse tempo. Ao dar aos membros da equipe uma oportunidade de resolver o problema no seu próprio ritmo, eles podem passar mais tempo pensando no problema e, possivelmente, chegar a uma solução melhor.

• Possibilita à sua equipe trabalhar nos seus momentos de maior produtividade. Alguns membros da equipe realizam o seu melhor trabalho no período da manhã, enquanto outros podem ser particularmente produtivos no fim da tarde. O trabalho assíncrono capacita cada membro da equipe a definir o seu próprio horário de trabalho, de modo a tirar proveito da produtividade individual.

Desvantagens:

• Não é imediata. A mais óbvia desvantagem da comunicação assíncrona é que ela não transcorre em tempo real. Dependendo do tipo ou propósito da sua mensagem, isto pode ser um problema.

• É demorada. É o caso, principalmente, da comunicação assíncrona por escrito. A desvantagem de ter um texto mais detalhado é que leva mais tempo para criá-lo.

• Informação compartimentada reduz a transparência e a visibilidade. Se as ferramentas de comunicação da sua equipe forem compartimentadas, a comunicação assíncrona pode tornar mais difícil para os membros da equipe encontrar informações e fazer um bom trabalho. Para combater isso, certifique-se de que as suas ferramentas de comunicação assíncrona são fontes de informação compartilhadas que todos possam acessar. 

• Falta de conexão interpessoal. A comunicação assíncrona pode ser mais eficaz, porém não lhe dá a oportunidade de se conectar com a equipe em tempo real. Especialmente se você lidera uma equipe remota, certifique-se também de agendar reuniões de equipe e atividades de entrosamento para melhorar a dinâmica de grupo. 

• Falta de indicações visuais e contexto. Como não se está comunicando cara a cara, na comunicação assíncrona fazem falta as indicações visuais que se podem esperar das conversas. No caso de diálogos importantes, como resoluções de conflitos ou sessões de feedback construtivo, considere a possibilidade de tê-los pessoalmente para evitar mal-entendidos. 

Comunicação síncrona: vantagens e desvantagens

A comunicação em tempo real é uma ótima forma de se conectar com os colegas de trabalho e resolver problemas imediatos. Contudo, esta forma de comunicação também tem algumas desvantagens significativas, que podem impedir a eficiência e eficácia da sua equipe.

Benefícios: 

• Resolve problemas imediatos. Como mencionamos antes, a comunicação síncrona tem a vantagem de resolver problemas imediatos. Se precisar resolver um problema ou encontrar uma solução de imediato, a comunicação síncrona é a melhor forma de fazer isto. 

• Favorece a comunicação interpessoal. Se estiver se comunicando sobre um tema difícil ou fazendo uma crítica construtiva, a comunicação síncrona pode ajudar a que não se perca nuances importantes ou haja mal-entendidos. 

• Aumenta o vínculo entre as pessoas. Se você gerencia uma equipe, realize reuniões a dois com os seus subordinados diretos pelo menos uma vez por semana. As reuniões síncronas dão a oportunidade de acompanhar cada funcionário, oferecer apoio e ajudá-lo a crescer na carreira. 

• Promove o trabalho em equipe. Conversar com a sua equipe, realizar atividades de fortalecimento do espírito de equipe e ter interações remotas é crucial para equipes eficazes. Quer a sua equipe seja remota ou presencial, certifique-se de que vocês tenham semanalmente um tempo reservado para se reunirem como grupo. 

• Ajuda a criar a partir das ideias do momento. Há algumas situações, como reuniões de debates de ideias ou sessões de crítica de design, que se beneficiam da colaboração em tempo real simplesmente porque é a melhor forma de compartilhar boas ideias. Se a energia criativa da equipe é crucial para a comunicação, o método síncrono é mais valioso que a colaboração off-line. 

Desvantagens:

• Interrompe o fluxo. Todos nós já tivemos aqueles dias entrecortados por reuniões, nos quais, mal retomamos o trabalho, surge outra reunião que interrompe o nosso estado de fluxo mental. Embora as reuniões em si possam ser produtivas, reuniões dispersas podem arruinar a sua produtividade pessoal para o resto do dia. 

• Pode carecer de propósito. Muitas equipes têm por padrão marcar reuniões quando, na verdade, um e-mail ou uma atualização do status por escrito poderia bastar. Se você agendar reuniões, certifique-se de que todas elas tenham um propósito.

• Itens atuáveis podem passar despercebidos. Por vezes, ótimas reuniões de debate de ideias não são registradas com eficácia, e você perde todas as ideias geniais formuladas em equipe. 

• Pode acarretar decisões menos acertadas. Algumas pessoas sentem a necessidade de tomar decisões imediatas durante as reuniões, antes de terem a oportunidade de rever e assimilar a informação. 

10 dicas para usar a comunicação assíncrona com eficácia

A comunicação assíncrona é uma forma eficaz de aumentar a produtividade, proteger o período de concentração e capacitar a equipe a realizar o seu trabalho de maior impacto. No entanto, para aproveitar todos os benefícios dela, é preciso preparar-se, e preparar a equipe, para obter o melhor resultado. 

Você já usa a comunicação assíncrona no seu dia a dia em coisas como o e-mail, mas, caso esta seja a primeira vez que estabelece regras e diretrizes para a comunicação assíncrona, experimente estas dez dicas para começar. 

1. Crie um plano de comunicação

O plano de comunicação concentra a estratégia de comunicação da sua equipe. Definindo-o com clareza, os membros da equipe terão respostas claras a todas as questões de comunicação do seu projeto, por exemplo:

• Qual canal de comunicação deveríamos usar e quando? 

• Quando deveríamos usar a comunicação síncrona e a comunicação assíncrona? 

• Como serão comunicados detalhes importantes (por exemplo, atualizações de status do projeto)? Com que frequência isso será feito? 

• Quais são os tempos de resposta esperados para cada projeto?

Por exemplo, na Asana, nós usamos:

• Reuniões presenciais ou videoconferências com pautas bem definidas para a comunicação em tempo real.

• A Asana para a comunicação assíncrona sobre o trabalho a fim de, por exemplo, esclarecer os detalhes de uma tarefa, atualizar os relatórios de status do projeto ou compartilhar documentos essenciais do projeto.

• Mensagens diretas no Slack para comunicar de forma síncrona sobre atualizações diárias e dúvidas rápidas.

• Canais do Slack para atualizações assíncronas da equipe inteira.

• E-mail para comunicar com os participantes externos.

2. Aumente a visibilidade com um espaço de trabalho compartilhado

Um espaço de trabalho compartilhado funciona como núcleo central de referência e comunicação. Os espaços de trabalho compartilhados reduzem a compartimentação da informação e aumentam a visibilidade sobre todo o trabalho. 

Isto é especialmente crucial para equipes assíncronas. Mesmo que a sua equipe consiga se reunir com menos frequência, ela ainda precisa de uma forma de acessar as informações. Ao guardar todos os detalhes do seu projeto num repositório central, todos podem ver claramente quem está fazendo o quê e até quando. 

Naturalmente, achamos que a Asana é uma boa forma de fazer isto. Toda a comunicação na Asana está ligada ao trabalho, por isso sempre sabemos exatamente o assunto em discussão pelos membros da equipe. Todos podem encontrar a informação que necessitam, sem lidar com dados isolados ou pastas de acesso restrito. Como resultado, há pouco ou nenhum trabalho de projeto que esteja acontecendo onde nem todos o possam ver. E, quando os participantes precisam intervir, mesmo de forma assíncrona, eles podem rever toda a comunicação passada sobre o trabalho no mesmo local. 

3. Incorpore a colaboração assíncrona à cultura da equipe

Para uma comunicação assíncrona eficaz, é preciso ter uma mentalidade assíncrona. Se a equipe pensa logo em se reunir ao surgir o menor motivo para um contato, provavelmente vai agendar reuniões só para comunicar atualizações de status do projeto, mesmo que já tenha definido convenções para redigir um ótimo relatório de status de projeto. 

Quando você oficialmente (re)introduzir a comunicação assíncrona na sua equipe, oriente o que deveria ser feito em reunião e o que é melhor fazer de forma assíncrona. Incentive os membros da equipe a recusar reuniões caso acreditem que não precisam estar presentes, ou sugerir trocar a reunião por uma atualização assíncrona. 

Na Asana, fizemos isto publicando o nosso Manifesto para reuniões, que foi compartilhado com toda a empresa. O manifesto explica quando e como agendar reuniões. Dentro dele, também entramos em detalhes sobre quando não se deveria fazer uma reunião — situações como compartilhar atualizações de status ou outras informações gerais, ou reuniões sem pauta ou propósito. 

4. Anuncie o horário de trabalho

A comunicação assíncrona é particularmente eficaz quando os membros da equipe se encontram em fusos horários diferentes. Os trabalhadores remotos tendem a se comunicar de forma assíncrona por padrão, dado que não se encontram no mesmo local ao mesmo tempo. 

Para estabelecer quando os membros da equipe estarão on-line e responderão a perguntas, incentive cada membro da equipe a compartilhar o seu horário de trabalho. Isto pode ser feito usando a própria agenda on-line ou adicionando o horário de trabalho ao seu perfil em várias ferramentas virtuais, como Asana e Slack.

5. Reserve períodos de concentração

Além de comunicar o seu horário de trabalho, você deveria também informar quando não responderá a mensagens mesmo estando on-line. O agendamento de períodos de concentração é uma das melhores formas de passar ao trabalho focado. 

Para agendar e proteger os seus períodos de concentração: 

• Marque períodos de concentração na sua agenda. A melhor maneira de proteger os seus períodos de concentração é reservar para eles um tempo na agenda. Para começar, use blocos temporais. 

• Silencie as notificações. Durante os períodos de concentração, silencie as suas notificações para evitar ter o seu fluxo mental constantemente interrompido. Use definições como “não incomodar” para informar aos seus colegas que está off-line, mas em breve voltará e responderá a perguntas. 

• Agrupe reuniões síncronas. Se for possível, marque reuniões próximas umas das outras para, assim, conseguir incluir mais períodos de concentração na sua agenda. Isto nem sempre é possível, mas pode efetivamente disponibilizar espaço para o trabalho focado. Faça isto manualmente ou use uma integração de agendas, como o Clockwise, para automatizar o processo. 

6. Estabeleça pautas de reunião para toda a comunicação assíncrona

Há momentos em que a melhor maneira de fazer o que precisa ser feito é falar sobre o trabalho em tempo real. As reuniões são uma ferramenta valiosa para alinhar as ideias e se comunicar com as partes interessadas do projeto. 

Para que as reuniões síncronas sejam verdadeiramente eficazes, todos devem estar a par do assunto ao comparecer à reunião. Há três etapas para isto: 

1. Certifique-se de que cada reunião tenha um propósito. Ao agendá-la, pergunte-se: “Uma mensagem poderia substituir este encontro?”. Caso a resposta seja negativa, identifique o propósito da reunião e o que você espera atingir durante a sessão ao vivo. 

2. Compartilhe a pauta da reunião e leituras preliminares relevantes a serem feitas antes do encontro. As reuniões falham quando os membros da equipe não estão a par dos assuntos. Crie uma pauta com antecedência, para que todos saibam o que será discutido. Você também pode atribuir leituras preliminares se houver uma informação de que os membros da equipe precisem saber antes da reunião. Caso precise tomar decisões durante a reunião, a leitura preliminar também pode dar aos membros da equipe uma oportunidade de refletir sobre o problema e encontrar algumas soluções iniciais, sem os limites temporais da reunião ao vivo. 

3. Atenha-se à pauta da reunião. As reuniões podem muitas vezes sair dos eixos, e cabe ao facilitador da reunião saber se deve permitir assuntos não previstos ou levar a equipe de volta ao tópico. Se necessário, use estratégias de gestão de tempo, como a Timebox, para manter a reunião transcorrendo sem problemas.

7. Experimente implementar um dia sem reuniões 

Outra maneira excelente de reduzir as reuniões síncronas é fazer a experiência de implementar um dia sem reuniões. Na Asana, temos a quarta-feira sem reunião, uma oportunidade para que todos os membros da equipe tenham um tempo dedicado ao trabalho focado. 

8. Crie oportunidades para conexões síncronas

Isto é especialmente importante para os trabalhadores remotos, que podem não ter interações regulares com a equipe durante a semana. Use a comunicação síncrona para reduzir o isolamento e aumentar a conexão da equipe. 

Para isso, configure um canal no Slack para a equipe ou agende uma conversa semanal para que os membros da equipe interajam e relaxem. Embora a comunicação assíncrona promova a produtividade, a comunicação síncrona pode promover a participação e o senso de pertencimento. 

9. Compartilhe exemplos de comunicação da empresa inteira

Dependendo da forma como a sua equipe faz as coisas atualmente, pode ser que as pessoas agendem reuniões sem pensar duas vezes. Se necessário, liste e compartilhe os tipos de comunicação que devem acontecer de forma síncrona, ou que podem se dar de forma assíncrona. Em caso de dúvida, os membros da equipe podem consultar esta lista para agendar ou cancelar reuniões.

Exemplo: 

Comunicação assíncrona: 

• Relatórios de status do projeto

• Comunicados não urgentes sobre o trabalho

• Planos para o projeto

• Perguntas sobre projetos individuais

• Sinalização de dependências ou atrasos

• Compartilhamento de informações

• Feedback e aprovações.

Em tempo real:

• Reuniões de lançamento de projeto

• Sessões de debate de ideias

• Crítica e revisão de design

• Reuniões em pé diárias

• Reunião mensal com toda a equipe

• Reunião semanal para fortalecer o espírito de equipe.

10. Mantenha as reuniões em vídeo abaixo de 30 minutos

Ao marcar reuniões, faça o que puder para otimizar a produtividade. Uma ótima maneira de fazer isto é limitar as reuniões a cerca de 30 minutos ou introduzir uma pausa em torno dos 30 minutos para reuniões mais longas. 

Sabe por quê? Uma pesquisa recente da Dra. Sahar Yousef, neurocientista cognitiva da Universidade da Califórnia, em Berkeley, EUA, sugere que a produtividade das reuniões diminui radicalmente ao fim de 30 minutos. De acordo com a Dra. Yousef: 

“Descobrimos que ao fim de 30 minutos de uma chamada de vídeo, o cérebro experimenta cansaço em excesso, o que dificulta muito a concentração. Se for necessário agendar reuniões mais longas, ou blocos de reuniões, faça um intervalo de um minuto a cada trinta minutos. Isto realmente ajudará o seu cérebro a se restabelecer e manter a energia durante os próximos 30 minutos.”

Quais são os efeitos do trabalho remoto? 

Você frequentemente verá a comunicação assíncrona associada ao trabalho remoto — e é verdade que os trabalhadores remotos se comunicam de forma mais assíncrona por padrão. Contudo, no escritório ou no Zoom, todos podem se beneficiar do aumento da produtividade trazida pelas opções de comunicação assíncrona. 

Se estiver gerindo funcionários remotos e todas as conversas ocorrerem no formato assíncrono, assegure-se também de que os funcionários tenham algum tempo de interação presencial, para deixá-los mais à vontade e poderem se sentir parte da equipe. E, quando precisar de se comunicar de forma síncrona, vá em frente e faça bom uso do tempo de todos. 

Aderindo a um fluxo de trabalho assíncrono

A comunicação assíncrona é uma das melhores formas de capacitar a sua equipe a realizar um ótimo trabalho, ao mesmo tempo que se aumenta a visibilidade e a transparência. Este tipo de comunicação também eleva a produtividade, ajuda a sua equipe a tomar melhores decisões e aumenta a visibilidade interdisciplinar em torno das informações essenciais ao projeto. 

Para se comunicar eficazmente de forma assíncrona, é necessária uma forma de armazenar e compartilhar informações. Para tanto, use um núcleo central de informação, como uma ferramenta de gestão de trabalho. A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho que possibilita a organização e comunicação sobre o trabalho e que reúne tudo o que a sua equipe precisa para realizar o melhor trabalho possível.