Qual é a diferença entre escopo do trabalho e declaração de trabalho?

Às vezes, é necessário buscar ajuda externa para um determinado projeto quando os recursos necessários excedem as capacidades internas. Ao contratar uma força de trabalho terceirizada, agências ou fornecedores externos, documentos como o escopo do trabalho ou a declaração de trabalho podem ajudar a assegurar o sucesso de um projeto, uma comunicação eficaze uma entrega dentro do prazo.

Mas, qual é exatamente a diferença entre escopo do trabalho e declaração de trabalho? E o que vai nesses documentos? Neste artigo, explicaremos como diferenciá-los e por que são ferramentas valiosas de gestão de projetos.

Este artigo não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico, e você deve consultar a sua equipe jurídica interna para determinar a abordagem mais adequada à sua situação.

Diferença entre escopo do trabalho e declaração de trabalho

Embora escopo de trabalho e declaração de trabalho sejam termos parecidos, não são a mesma coisa. 

Um escopo de trabalho é uma ferramenta usada para definir e compartilhar considerações de negócios importantes e metas do projeto. Dependendo das necessidades do seu projeto, talvez um escopo do trabalho seja suficiente. Caso a sua equipe esteja trabalhando com uma agência ou um cliente externo, pode-se optar por criar uma declaração de trabalho, um documento voltado para uso externo que é uma descrição abrangente de detalhes do projeto como entregáveis, exigências, metas, programação e custos,  e que dá à equipe e às partes interessadas uma narrativa detalhada do que precisa ser feito para que o projeto seja concluído com êxito.

Vamos ver os dois documentos em mais detalhes, começando pelo escopo do trabalho.

O que é um escopo do trabalho?

Um escopo do trabalho é um guia que ajuda a sua equipe a entender o que um projeto engloba e o que não engloba. Normalmente, este documento discute as necessidades do projeto e explica como as metas serão alcançadas, descrevendo o trabalho que será realizado durante o projeto e contendo detalhes sobre os entregáveis, cronogramas, marcos e relatórios. 

Um escopo do trabalho pode ser suficiente caso o seu projeto não precise de uma declaração de trabalho. Consulte a sua equipe jurídica interna para decidir se é preciso expandir o seu escopo do trabalho de forma a convertê-lo numa declaração de trabalho.

Quando um escopo do trabalho pode ser útil?

Um escopo do trabalho é a base de um projeto bem planejado que assegura uma execução sem complicações. Este documento pode ajudar a sua equipe e as partes interessadas do projeto a concordarem em relação às exigências do projeto e a identificarem riscos que podem evitar uma conclusão bem-sucedida e pontual. 

Por exemplo: ao fazer o esboço de um escopo do trabalho, a sua equipe pode se dar conta de que a entrega programada para uma tarefa coincide com outra tarefa em andamento. Com essa informação, é possível alterar o cronograma e ajustar o escopo do trabalho de maneira correspondente.

Um escopo do trabalho pode ajudar a alinhar a sua equipe em relação aos entregáveis do projeto para alcançar prazos, evitar backlogs e despesas adicionais.

O que é uma declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho é um documento que reflete um acordo laboral entre duas partes e que busca a concordância quanto aos objetivos do projeto. Este documento se baseia no escopo do trabalho, e normalmente é elaborado no início de um projeto. Pode ser usado para definir tudo, desde os objetivos até as tarefas mais detalhadas, custos e programação do projeto, entre outros. 

Costuma ser usada para projetos externos, e serve como um contrato entre a sua organização e um cliente, um comprador, uma agência ou um terceirizado contratado. Uma declaração de trabalho pode ser necessária, por exemplo, ao colaborar em um projeto com uma agência externa de design ou ao trabalhar com um terceirizado em um projeto de construção de larga escala. 

Algumas das declarações de trabalho mais complexas são documentos escritos para contratos governamentais, e costumam ser parte de uma SDP (solicitação de proposta) ou uma SDO (solicitação de orçamento).

As declarações de trabalho também podem ser usadas para projetos internos em que dois departamentos diferentes colaboram. 

Geralmente, as seguintes partes devem receber uma declaração de trabalho:

• Gestor ou líder do projeto

• Terceirizados e colaboradores

• Qualquer parte envolvida no contrato.

Consulte a sua equipe jurídica interna para definir as situações em que uma declaração de trabalho pode ser útil para o seu projeto.

Quando uma declaração de trabalho pode ser útil?

Uma declaração de trabalho bem escrita utilizada junto com uma ferramenta eficaz de gestão de projetos pode colocar o seu projeto no caminho do sucesso. Este documento ajuda a sua equipe e a parte contratada a administrar e documentar as expectativas. É uma descrição narrativa do projeto que pode ajudar a evitar litígios e mal-entendidos.

No final do projeto, os resultados serão comparados com este documento para verificar se a execução final está de acordo com a declaração de trabalho. Dependendo do seu contrato e da orientação recebida da equipe jurídica, isso pode causar um impacto adicional. Um exemplo seria o pagamento a ser recebido pela sua organização em função dos resultados: integral (conforme acordado), com bônus ou com penalidades.

Como escrever um escopo do trabalho

Um bom escopo do trabalho ajuda a identificar as considerações de negócios importantes e a compartilhar os objetivos e detalhes do projeto com as partes interessadas.

Muitas pessoas pensam nos seguintes pontos ao trabalhar em um escopo do trabalho:

• Ser específico. Use uma linguagem precisa e clara para que todos estejam na mesma página em relação às exigências do projeto e aos resultados esperados. Listar entregáveis, marcos e tarefas mensuráveis pode ajudar a evitar confusão no futuro.

• Usar recursos visuais. Ilustrações, como uma estrutura analítica do projeto, facilitam e agilizam a compreensão das informações. Elas também ajudam você e a sua equipe a detectar riscos, como gargalos, que podem prejudicar uma conclusão do projeto pontual e bem-sucedida.

• Colabore com as partes interessadas. Nós já mencionamos que você deve buscar aconselhamento da sua equipe jurídica durante esse processo. Nesta tarefa específica, colaborar com as partes interessadas pode economizar tempo. Dessa forma, pode-se cortar os mal-entendidos pela raiz ao manter todos cientes e engajados desde o começo.

Nenhum plano de gestão de escopo é igual a outro. Detalhes sobre o que se deve incluir e quão detalhada deve ser esta seção serão bem diferentes de acordo com o setor e o projeto. Se tiver dúvidas, consulte a sua equipe jurídica interna para obter orientações.

Um escopo do trabalho costuma conter as seguintes seções:

Entregáveis

Esta seção do escopo do trabalho compreende o produto ou o serviço que o projeto entregará. É aqui que a estrutura analítica do projeto se mostra útil.

Cronograma

Inclua um cronograma ou um diagrama de Gantt que descreva precisamente as principais fases do seu projeto. Esta seção serve como o roteiro visual do projeto que guiará do início ao fim a sua equipe e todas as pessoas envolvidas nele.

Marcos

De maneira semelhante a um escopo do trabalho, os marcos ajudam a dividir o projeto em partes mais administráveis. Escreva todos os marcos do seu projeto para fazer com que fique mais fácil monitorar o progresso e se manter dentro do cronograma.

Relatórios

Um escopo do trabalho costuma conter quaisquer relatórios que serão gerados ao longo do projeto. Seja um relatório de status para o cliente, um relatório de progresso a ser apresentado pelo fornecedor, ou um relatório financeiro para analisar a diferença entre os orçamentos e a execução, inclua detalhes sobre todos esses documentos, quem os criará e quando eles devem ser entregues.

Tais relatórios serão um meio de comunicação ao longo do projeto, e darão a todas as partes envolvidas os dados e as informações de que precisam para se manterem atualizadas em relação à execução do projeto.

Alguns escopos de trabalho podem contar com um glossário de termos, uma visão geral de siglas e abreviações ou outras seções que descrevem mais detalhes relacionados à conclusão bem-sucedida do projeto.

Como escrever uma declaração de trabalho

O escopo do trabalho pode ser transformado em uma declaração de trabalho, buscando uma maior prestação de contas de parceiros externos. Uma declaração de trabalho completa, detalhada e exata pode manter as equipes em sintonia em relação a todos os detalhes do projeto. 

Uma declaração de trabalho pouco clara pode levar a confusão entre as duas partes envolvidas. Por isso, é fundamental que todos os detalhes e tarefas sejam descritos claramente. 

Algumas estratégias a levar em consideração ao preparar uma declaração de trabalho:

1. Divida o projeto em fases. Ver uma longa lista de tarefas pode transmitir uma ideia de sobrecarga. Dividir o projeto em fases individuais é uma maneira de tirar um pouco da pressão da sua equipe e das partes interessadas.

2. Use frases curtas e claras. Usar frases curtas e claras diminui o espaço para interpretações erradas. Caso decida usar siglas e abreviações, inclua um glossário para que todos entendam o significado.

3. Explique o propósito do projeto. Os objetivos e o propósito do projeto ajudam as partes interessadas a entender a importância dele.

4. Defina o objetivo do projeto e como alcançá-lo. Um objetivo claramente definido ajudará a se manter no caminho certo, além de evitar possíveis erros de interpretação acerca do objetivo final e dos passos para alcançá-lo.

5. Defina os marcos e o sucesso do projeto de maneira conjunta. Incluir as partes interessadas e a sua equipe no processo de elaboração pode criar a base para uma colaboração tranquila e bem-sucedida.

6. Estabeleça limites claros, simples e mensuráveis. Definir claramente os limites, como o escopo, as metas e as fases principais do projeto, pode ajudar a evitar litígios no futuro. Inclua limites quantificáveis para que não haja espaço para más interpretações.

7. Sempre passe a declaração de trabalho pela equipe jurídica. Assim, você se certifica de que tudo o que foi mencionado acima foi executado bem e de maneira completa. Um terceiro, como a sua equipe jurídica interna, pode descobrir seções potencialmente arriscadas e ajudar você e a sua equipe a corrigi-las adequadamente.

8. Eduque a sua equipe e faça verificações frequentes. Depois que a declaração de trabalho for finalizada e assinada, certifique-se de que a sua equipe e todas as partes interessadas estejam bem cientes dos detalhes e atualizados ao longo do processo. Assim, é possível monitorar se todos estão cumprindo os detalhes acordados.

A sua declaração de trabalho pode dar conta do lado jurídico das coisas, mas uma ferramenta de gestão de projetos permitirá acompanhar os processos e os desempenhos ao longo do projeto. Depois que a declaração for concluída, transfira todas as informações importantes, as tarefas e os prazos para o seu plano do projeto, para conectar-se e colaborar com a sua equipe e as partes interessadas em tempo real.

Em que consiste uma declaração de trabalho?

Uma declaração de trabalho geralmente contém 13 seções. Cada seção aborda um aspecto específico do projeto e trata das partes interessadas envolvidas. Dependendo do seu setor e do escopo do seu projeto, a declaração pode ter mais ou menos seções. 

Consulte a sua equipe jurídica interna ao criar uma declaração de trabalho para adaptá-la às normas e às exigências especiais do seu setor, organização, cliente, terceirizado ou outras partes interessadas.

Por exemplo: uma declaração de trabalho pode conter as seguintes seções:

1. Introdução  

No início de uma declaração de trabalho, normalmente há uma breve introdução para que qualquer pessoa que leia o documento saiba do que trata o projeto e quais são as partes envolvidas. 

2. Finalidade do projeto

A segunda seção define a razão do projeto. Esta seção normalmente consiste em uma descrição dos objetivos do projeto e da finalidade deste, para dar ao leitor uma melhor compreensão da importância do projeto. 

3. Escopo do trabalho  

Provavelmente, a seção do escopo do trabalho será a mais detalhada da declaração de trabalho. Esta seção descreve como se planeja alcançar as metas do projeto. 

4. Local de trabalho  

Na quarta seção, geralmente se define o local do projeto. Por exemplo: o projeto ocorrerá em um contexto de trabalho à distância, ou os membros da equipe precisarão se reunir para realizá-lo? 

5. Tarefas detalhadas  

Depois, a declaração de trabalho será dividida em tarefas menores que precisam ser concluídas. Esta seção contém informações que ajudam todas as partes envolvidas a entender os passos específicos que precisam realizar para concluir o projeto com sucesso. Dependendo do escopo do trabalho, esta seção pode conter uma estrutura analítica do projeto (EAP), para que seja possível visualizar as tarefas individuais e para tornar mais agradável a leitura da seção.

6. Marcos  

Além de conter os detalhes das tarefas, a declaração de trabalho pode conter uma seção para definir qualquer marco mensurável do projeto. Esta seção pode ajudar a dividir o projeto em partes ainda mais administráveis, além de dar às partes envolvidas a oportunidade de alcançar as metas dentro do prazo.

7. Entregáveis  

Esta seção elenca todos os entregáveis esperados, incluindo as datas de entrega. Normalmente, ela terá entregáveis específicos e quantificáveis que não deixam espaço para más interpretações.

8. Cronograma  

Aqui, o cronograma pode conter as datas de conclusão dos entregáveis, o tempo necessário para realizar cada tarefa e quaisquer horas faturáveis. Normalmente, esta seção também traz prazos relevantes, inclusive as datas de início e fim de cada tarefa.

9. Normas e testes  

Quaisquer normas específicas do setor que sejam relevantes ao projeto serão explicadas e listadas aqui. A declaração de trabalho mencionará todas as etapas de teste necessárias para concluir o projeto com sucesso. Cada etapa de teste deve conter informações sobre quem está envolvido no projeto, os recursos e equipamentos necessários e em qual etapa os testes ocorrerão.

10. Definição de sucesso  

Esta seção traz informações que definem claramente o que as partes interessadas consideram como um projeto bem-sucedido. Normalmente, as partes interessadas do projeto são envolvidas na elaboração desta seção para garantir que todos estejam de acordo em relação ao objetivo do projeto. 

11. Exigências  

Neste ponto, uma declaração de trabalho pode listar quaisquer exigências especiais ou específicas do projeto e das tarefas, que podem ser os equipamentos necessários, certificações que a equipe precisa obter ou verificações de segurança nas quais os terceirizados devem ser aprovados. 

12. Pagamentos 

Esta seção pode conter qualquer custo associado ao projeto. Tudo, desde despesas externas que se acumulam ao longo das etapas do projeto até o custo da mão de obra, costuma ser listado aqui. 

O cronograma de pagamento e como os pagamentos serão feitos também podem ser explicados nesta seção. Pode-se explicar se o pagamento deverá ser feito antecipadamente, após cada marco ou após a entrega satisfatória do projeto. De maneira geral, os termos de pagamento são definidos por cronograma ou por marco de entregáveis. Converse com as equipes jurídica e financeira para decidir a melhor opção para a sua situação.

13. Outros  

Tudo o que for relevante ao projeto e ainda não tiver sido listado deve ser incluído nesta seção. Isso mudará de acordo com o setor, mas pode abranger exigências ou pagamentos relacionados a viagens, preocupações com a segurança, restrições de software ou hardware e suporte e testagem após a conclusão do projeto.

Consulte a sua equipe jurídica interna para inserir nesta seção tudo o que for relevante ao projeto.

Use um escopo do trabalho para evitar o desvio de escopo

Quer esteja usando uma declaração de trabalho ou um escopo do trabalho para definir as suas metas para o projeto, esses documentos serão essenciais para manter a sua equipe e qualquer parte interessada responsáveis pelo trabalho e pelo desempenho. 

Siga o seu documento de escopo do trabalho da melhor maneira possível para evitar desvios de escopo. Com isso, é possível se assegurar que o seu projeto seja entregue dentro do prazo e atenda às expectativas.

Alinhar o seu escopo do trabalho a um software de gestão de projetos manterá a sua equipe no caminho certo e ajudará a alcançar as suas metas. 

Este artigo contém sugestões e considerações para ajudar a sua equipe a saber mais sobre os documentos de declaração de trabalho e escopo do trabalho. Ele não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. Consulte a sua equipe jurídica interna para determinar a melhor abordagem para a sua situação.