Administrador de projeto: 4 funções no ciclo de vida do projeto

Nenhum projeto é feito por uma só pessoa; para que o seu projeto permaneça no caminho certo e as suas metas sejam cumpridas dentro do prazo, é preciso colaborar com vários membros da equipe em cada etapa. Uma dessas pessoas é o administrador do projeto.

Você provavelmente já conhece um gestor de projetos, a pessoa que lidera um projeto e monitora o seu progresso. Depois, temos a equipe que executa o projeto de fato. Entre os dois, está o administrador do projeto.

Ao longo do ciclo de vida do projeto, os administradores trabalham em estreita colaboração com os gestores de projeto. À medida que ganham experiência, podem usar o seu conhecimento para, também eles, assumirem o papel de um gestor de projeto. Neste artigo, falaremos sobre as funções e responsabilidades de um administrador de projetos e como triunfar nesse cargo. 

O que é um administrador de projetos?

Um administrador de projeto é responsável por diversas responsabilidades administrativas de um projeto, como documentação, organização de reuniões, controle do orçamento do projeto e uso de habilidades de gestão do tempo para ajudar a equipe a se manter no caminho certo. 

O administrador de projetos é o principal parceiro de trabalho do gestor de projetos, tendo como objetivo facilitar o trabalho deste. À medida que auxilia no progresso do projeto, o administrador ganha experiências valiosas de gestão de projeto que podem ajudá-lo a crescer na carreira.

O que um administrador de projetos faz?

As responsabilidades profissionais de um administrador de projetos podem ser imprevisíveis, mas algumas tarefas serão as mesmas em qualquer projeto. Caso esteja se candidatando a este cargo, é bom garantir as habilidades necessárias para lidar com tais tarefas. 

Monitorar as tarefas

Uma parte importante do trabalho de um administrador de projetos é monitorar o plano do projeto. Embora o gestor busque se assegurar que cada membro da equipe contribua para o progresso do projeto, o administrador é quem fica responsável por monitorar as tarefas individuais. 

Os administradores de projeto acompanham de perto o cronograma do projeto e recebem atualizações granulares de cada tarefa em que os membros da equipe estão trabalhando. Caso identifiquem que há risco de perder um prazo, eles notificam o gestor. 

Alguns projetos têm centenas de tarefas. Por isso, para que o seu monitoramento seja eficaz, a equipe precisa trabalhar junta, e é necessário haver uma comunicação aberta entre o gestor e o administrador. Da mesma forma, é importante que haja um ponto central de referência para todas as informações do projeto, como uma ferramenta de gestão de projetos. Assim, toda a equipe pode trabalhar usando a mesma fonte e ver exatamente quem está fazendo o quê, e quais são os prazos.

Documentar os processos

A gestão de projetos envolve muitos detalhes administrativos, e um gestor nem sempre tem disponibilidade suficiente para lidar com todos os documentos sozinho. O administrador do projeto precisa ter as habilidades profissionais necessárias para produzir rapidamente os documentos dos processos, preencher formulários, comunicar-se com clientes e fazer anotações. Isso pode parecer trabalho de rotina, mas os documentos com os quais um administrador trabalha são cruciais para o sucesso do projeto. 

Um administrador de projeto não só escreve documentos, mas também os categoriza, arquiva, compartilha, armazena e atualiza. São necessárias habilidades organizacionais excelentes para lidar com estas tarefas e contribuir para o desempenho do projeto. 

Gestão de orçamento e recursos

Frequentemente, os administradores de projeto são responsáveis por monitorar as despesas de um projeto específico e supervisionar o plano de gestão de recursos da equipe. Enquanto o gestor de projetos se concentra em alocar recursos e facilitar as transações para as necessidades do projeto, o administrador fica nos bastidores garantindo que o orçamento não seja excedido. 

Por exemplo: caso o administrador identifique um excesso de gastos no decorrer do projeto, ele pode notificar o gestor para que este tome decisões e determine que pontos do plano do projeto deverão ser ajustados e onde reduzir as despesas. 

Administrar as reuniões

As reuniões são partes essenciais do fluxo de trabalho do projeto. As reuniões regulares podem promover a colaboração da equipe e assegurar uma comunicação aberta entre as funções da equipe. Os gestores estabelecem a estrutura da equipe, enquanto os administradores normalmente ficam responsáveis pelo agendamento das reuniões. 

Além de colocar as reuniões no calendário, o administrador do projeto pode ficar responsável por fazer anotações. Depois de cada reunião, o administrador enviará as anotações e as ações a realizar, garantindo que todos na equipe fiquem a par das atualizações.  

Como se tornar um administrador de projeto

Saber o que é necessário para ser contratado como um administrador de projetos e triunfar na função é uma forma de se preparar para contribuir para o ciclo de vida do projeto. Quer você esteja pronto para assumir um cargo de administrador de projeto em tempo integral ou ainda esteja trabalhando para subir na carreira ganhando experiência por meio da prática, veja alguns pontos a ter em mente na hora de elaborar o seu currículo: 

• Experiência de trabalho em uma função semelhante: a experiência de trabalho é um dos requisitos mais importantes caso você queira contribuir para a sua equipe como administrador de projetos. A maioria dos cargos para esta função não são cargos de início de carreira, então o candidato provavelmente precisará provar que já trabalhou em uma função semelhante, como a de coordenador de projeto ou assistente de projeto.

• Conhecimento de softwares de gestão de projeto: a maioria dos administradores de projeto dependem de softwares de gestão de projetos para lidar com as tarefas administrativas. Ter conhecimento dos softwares ajudará a cumprir as tarefas, colaborar com a equipe e com o gestor de projetos e se tornar o melhor administrador de projetos possível. 

• Ótimas habilidades de organização e gestão do tempo: embora a automatização por softwares possa ajudar com diversas tarefas na função de administrador de projetos, ainda é preciso ter ótimas habilidades de organização e gestão de projetos para ser eficiente. As habilidades de organização ajudarão a ordenar as tarefas, lidar com a papelada e diminuir a carga de trabalho do gestor de projetos. As habilidades de gestão do tempo ajudarão a concluir as tarefas eficientemente sem sofrer esgotamento psicológico. 

• A certificação PMP/PRINCE2 é uma vantagem: alguns administradores de projeto consideram que as certificações os ajudam a avançar na carreira. A certificação de gestor de projetos profissional (PMP, Project Management Professional) e a certificação de projetos em ambientes controlados (PRINCE2, PRojects IN Controlled Environments) são respeitadas no campo da gestão de projetos. Embora elas não sejam requisitos para a função de administrador, podem ajudar a subir na carreira.  

Um mestrado em Administração também pode ser um bom ponto de partida para os candidatos que queiram iniciar por contra própria e ganhar mais conhecimento na área. Apesar de a função de administrador de projeto só exigir um bacharelado, uma pós-graduação (ou MBA) pode abrir portas para empreendimentos de negócios e tipos de emprego em áreas relacionadas.

5 dicas para se tornar um administrador de projetos melhor

Caso o seu desejo seja o de se tornar um ótimo administrador de projetos, as coisas mais importantes a aprender são como gerir o tempo, se comunicar e ser eficiente. Estas dicas melhorarão as suas habilidades para que qualquer tarefa administrativa seja realizada com facilidade.

Organizar o seu calendário e o seu tempo

Ao cuidar das finanças, as pessoas se organizam usando orçamentos e sabem quando eliminar ou reduzir despesas para não extrapolar os seus recursos, então, por que não fazer o mesmo com o tempo? Como administrador de projetos com tantas coisas a fazer, o seu tempo é precioso. É impossível fazer tudo ao mesmo tempo, então priorize e faça o que puder. 

Isso pode ser feito usando ferramentas de gestão de tarefas, como uma matriz de Eisenhower, para melhorar a produtividade. Tais ferramentas proporcionarão métodos eficazes de organização de tarefas, eliminação de itens e priorização do que importa. 

Delegar com eficácia

Uma parte importante da gestão do tempo é saber quando delegar as tarefas. Conseguir delegar com eficácia é uma maneira de disponibilizar tempo para trabalhar em tarefas de alta prioridade. Além disso, é importante ter confiança na pessoa a quem as tarefas são delegadas. Algumas dicas para delegar com eficácia são:

• Delegar considerando os pontos fortes dos membros da equipe.

• Disponibilizar os recursos certos.

• Manter uma comunicação clara.

• Ter paciência.

• Dar feedback.

Delegar faz parte das responsabilidades de um ótimo líder; então, se quiser liderar pelo exemplo, esta é uma habilidade fundamental. Tenha em mente que delegar o trabalho não apenas evitará que você trabalhe excessivamente, como também dará aos membros da sua equipe exposição e experiência valiosas em novas áreas de atuação. E caso delegar tarefas não seja o seu forte, assim como muitas outras habilidades sociocomportamentais, essa pode ser desenvolvida com a prática.

Comunicar e colaborar

Como administrador de projetos, será preciso se comunicar e colaborar regularmente com o gestor do projeto e os membros da equipe. A sua função é ajudar a equipe do projeto a se manter organizada e ter sucesso do início ao fim do projeto.

Algumas maneiras de incentivar a comunicação na sua equipe são:

• Comunicar atualizações de progresso semanalmente.

• Definir um lembrete para manter o contato com as partes interessadas.

• Fazer chamadas semanais com a equipe para verificar como estão as coisas.

Um software de gestão de projetos é uma boa maneira de manter-se conectado no trabalho, comunicar-se com eficácia e monitorar o progresso em relação ao plano do projeto. No entanto, chamadas de vídeo, conversas on-line e reuniões presenciais são igualmente importantes para a colaboração e o ânimo da equipe.

Aproveitar a automatização de projetos

Os softwares de gestão de projetos são uma maneira de facilitar muito o seu trabalho como administrador de projetos, pois podem ser usados para compartilhar informações entre os membros da equipe, marcar reuniões, definir prazos e cronogramas para as tarefas e gerenciá-las. Além disso, eles podem ser usados para administração de documentos e de orçamentos e para compartilhar essas informações com as partes interessadas sempre que necessário. 

Um software de gestão de projetos deixará o seu fluxo de trabalho mais eficiente e diminuirá possíveis erros. Os principais recursos voltados à gestão de projetos e que ajudarão a coordenar o seu trabalho são:

• Automatização: automatize os seus processos para eliminar o trabalho manual.

• Comunicação de status: comunique o status de um projeto para compartilhá-lo com os membros da equipe e as partes interessadas.

• Visualizações do projeto: tenha uma melhor visualização do projeto e do seu progresso.

• Todas as informações em um só lugar: mantenha todas as suas informações de projeto em um local compartilhado para que todos as vejam.

• Estabelecimento e monitoramento de metas: veja o seu trabalho contextualizado. Defina metas e monitore o progresso em relação a tais metas.

Trabalhar em equipe

Todos os projetos exigem trabalho em equipe. Sem uma predisposição à colaboração grupal, será muito difícil levar o projeto até a linha de chegada. Embora todos tenham metas profissionais que buscam alcançar, trabalhar em equipe é a melhor maneira de alcançar as suas metas pessoais e as metas da equipe. 

Você e a sua equipe devem ter uma visão do projeto em comum que possa ser alcançada por meio do esforço coletivo. Quando a comunicação é aberta e o trabalho é feito em equipe, é possível alcançar os objetivos finais e, juntos, comemorar o sucesso. 

Simplifique a administração de projetos com um software de gestão de projetos

Tornar-se um administrador de projetos pode exigir anos de experiência e a combinação certa de qualificações acadêmicas, mas depois que o emprego é garantido, a melhor maneira de triunfar nele é se familiarizando com os softwares de gestão de projetos. 

Depois de conhecer os segredos dessas ferramentas, você poderá utilizá-las para simplificar as tarefas de administrador de projetos e aprimorar as suas habilidades de gestão de projetos.