Os três elementos essenciais da gestão do trabalho

Coordenar o trabalho entre as equipes é uma tarefa caótica, especialmente se você precisa vasculhar e-mails ou aplicativos de mensagens para encontrar as informações necessárias. Quando não há um sistema para planejar, organizar e executar o trabalho, a confusão e o caos prevalecem, fazendo com que as equipes tenham um progresso lento, percam prazos e não alcancem os seus objetivos mais ambicionados. O trabalho remoto pode aumentar ainda mais o problema, deixando as equipes especialmente estressadas.

Felizmente, você e a sua equipe podem superar esses problemas relacionados à coordenação onde quer que estejam: juntos, no escritório, ou trabalhando de forma remota e distribuída em qualquer parte do mundo. É aqui que um sistema de gestão do trabalho entra em cena.

Mas, com tantas opções no mercado, pode ficar difícil saber o que se deve procurar em uma ferramenta. No fim deste guia, você saberá do que precisa em uma ferramenta de gestão para ajudar a sua equipe a permanecer sincronizada, cumprir os prazos e alcançar as metas.

Em que consiste a gestão do trabalho, e como pode ajudar a sua equipe a trabalhar em conjunto?

Antes de avançarmos mais profundamente na forma como um sistema de gestão do trabalho pode ajudar a sua equipe a chegar mais longe, precisamos definir o que significa, exatamente, o termo “gestão do trabalho”. Na Asana, é assim que vemos esse conceito:

A gestão do trabalho consiste em uma abordagem sistemática que visa organizar os fluxos de trabalho de uma organização, seja um projeto, um processo recorrente, ou as tarefas diárias, para que as equipes tenham a clareza necessária para alcançar os seus objetivos mais rapidamente. Isso se resume a coordenar as pessoas e o trabalho em todos os níveis organizacionais, de modo a garantir que todos disponham das informações necessárias para concluir o trabalho que realmente importa.”

Basicamente, a gestão do trabalho, ao contrário da gestão de projetos, envolve muito mais do que apenas marcar uma tarefa como concluída ou trabalhar em um único documento. Ela é uma forma ampla de observar como você e sua equipe estão trabalhando ao definir processos e planos de trabalho para obter melhor coordenação em toda a organização no longo prazo.

E, como a gestão do trabalho analisa o panorama geral e a inter-relação entre todas as partes do trabalho, cada membro da equipe compreende a forma como o seu próprio trabalho contribui para as metas mais amplas de sua empresa e de toda a organização.

Descobrimos que ajudar a equipe a entender o impacto mais amplo que o seu trabalho tem na organização deixa as pessoas mais envolvidas com os projetos.”

Agora, como é a gestão do trabalho depois de implementada? Analisaremos os três pilares de um sistema de gestão do trabalho para ilustrar como funciona, na prática, e como deixa a colaboração mais orgânica e menos estressante.

Primeiro pilar: organização dos elementos de um sistema de gestão do trabalho

Em qualquer setor ou empresa, existem três elementos centrais que definem o trabalho (e o planejamento do trabalho) dentro de uma equipe ou organização:

• Tarefas

• Projetos

• Portfólios

Uma ferramenta de gestão do trabalho permite às equipes e organizações planejar, organizar e realizar o trabalho de acordo com esses elementos essenciais com simplicidade. Vamos analisar detalhadamente cada um deles.

As tarefas representam as partes individuais do trabalho, como a primeira revisão de uma publicação para o blog ou do código de alguém. As tarefas podem ser recorrentes, como a geração de um relatório mensal, ou pontuais, como a atualização de uma página da Web. Não importa qual seja o trabalho ou o projeto em que a equipe esteja trabalhando, uma tarefa bem elaborada precisa trazer clareza em três frentes: quem está fazendo o quê e para quando. Parece simples, mas se as tarefas forem criadas e atribuídas sem considerar esses três aspectos, a falta de responsabilidade poderá gerar confusão.

Quando agrupadas, as tarefas constituem o segundo elemento essencial do trabalho: o projeto. Os projetos representam a meta mais ampla que a equipe almeja alcançar, como lançar um novo produto ou iniciar uma campanha de marca. Em outras palavras, todos os projetos, sejam eles grandes ou pequenos, são compostos por inúmeras tarefas individuais.

Os portfólios de projetos são o terceiro elemento essencial do trabalho. Resumidamente, são grupos de projetos. Eles são mais úteis para gerentes e colaboradores individuais que estão envolvidos em diversos projetos, pois os ajudam a monitorar muitas coisas. Além disso, o acompanhamento do progresso por meio dos portfólios gera transparência e confiança entre as equipes, o que resulta em uma coordenação ininterrupta em todos os níveis — dos líderes seniores aos gestores e colaboradores individuais. A partir do portfólio de projetos em um sistema de gestão do trabalho, é possível ter uma visão abrangente de toda a iniciativa e, então, aprofundar-se nos projetos individuais até chegar às tarefas, acompanhando assim tudo aquilo em que cada membro da equipe está trabalhando.

Os melhores sistemas de gestão do trabalho reúnem esses três elementos de maneira perfeitamente integrada, fornecendo a você e à sua equipe clareza e responsabilidade em todos os níveis das suas iniciativas mais importantes. Essa clareza e essa responsabilidade são os primeiros passos para a redução do estresse e aumento do progresso. Um sistema de gestão do trabalho cria a estrutura necessária e mantém tudo, dos pequenos detalhes ao panorama mais amplo, dentro de um único lugar.

Segundo pilar: visualizações dinâmicas em um sistema de gestão do trabalho

Embora a estrutura geral seja importante para a padronização da forma como as informações de trabalho são capturadas e organizadas (ex.: tarefas, projetos e portfólios de projetos), um sistema de gestão do trabalho com formas dinâmicas de visualização dessas informações pode impulsionar ainda mais a eficiência da equipe. A visualização dinâmica permite que todos tenham a sua própria forma de se organizar e de visualizar o trabalho, sem com isso ser incompatível com o sistema de gestão do trabalho usado pelo resto da equipe.

Considerando o aspecto individual, as pessoas deveriam conseguir visualizar as próprias tarefas com clareza e facilidade, abstraindo-se da desorganização de um grande projeto. Seja com uma visualização de lista ou de calendário, todos precisam dispor de um lugar onde possam ver os seus “afazeres” da maneira que preferirem e que seja mais fácil para se concentrarem nas prioridades mais importantes. Isso ajuda as pessoas a organizar os seus dias, monitorar as suas cargas de trabalho e priorizar as tarefas.

No âmbito dos projetos, alguns são mais adequados para determinados tipos de visualização do que outros. A apresentação no estilo de lista é provavelmente a melhor forma de exibir um evento que tenha uma enorme lista de controle de tarefas pequenas mas importantes. Entretanto, para um fluxo de trabalho ágil, como um desenvolvimento Web, talvez seja melhor optar por uma visualização em quadro, enquanto que para um calendário de conteúdo o melhor tipo de visualização deve ser, logicamente, algo que se assemelhe a um calendário.

Para projetos grandes e complexos com intervenientes e parceiros de múltiplos departamentos, é essencial ter um sistema de gestão do trabalho que possibilite alternar entre diferentes tipos de visualização. Por exemplo, um gerente de marketing de produtos pode querer visualizar todos os entregáveis em formato de lista num dia, e no outro, precisar recorrer a uma visualização de cronograma para garantir o alinhamento de todas as datas de conclusão.

No fim das contas, não existe um jeito certo ou errado de visualizar projetos. O aspecto mais importante deste pilar é a utilização de um sistema de gestão de trabalho que seja flexível e permita que a sua equipe alterne entre qualquer tipo de visualização considerada mais relevante para o momento.

Terceiro pilar: automatização de processos com um sistema de gestão do trabalho

Uma grande parte do trabalho que fazemos envolve a realização de processos repetitivos ou contínuos, mesmo que não nos demos conta. Ao automatizar processos simples por meio de um sistema de gestão do trabalho, você pode acelerar as cargas de trabalho, reduzir os erros e proporcionar mais clareza para a sua equipe.

Por exemplo, a maior parte dos lançamentos de produtos quase sempre segue as mesmas etapas, mesmo que não envolva as mesmas pessoas. E se fosse possível criar um modelo padronizado para esse processo? Com um sistema de gestão do trabalho, você pode criar um modelo para os projetos e processos que são frequentemente realizados pela equipe e, portanto, deixa de ser necessário elaborar o fluxo de trabalho do zero todas as vezes. Isso também garante que nenhum membro da sua equipe perca etapas cruciais, como a obtenção de aprovações de orçamentos ou jurídicas para campanhas de criação. É normal que cada projeto tenha as suas próprias peculiaridades, mas isso não é motivo para ter de reinventar a roda todas as vezes, o que proporcionará, assim, mais tempo e compreensão dos processos à sua equipe.

Determinados sistemas de gestão do trabalho, como a Asana, também permitem que você automatize algumas das tarefas que consomem o tempo da equipe, como atribuir o trabalho certo ao colega de equipe apropriado, definir ou alterar as datas de conclusão e entregar o trabalho dentro do prazo. Quando a sua equipe utiliza um sistema de gestão do trabalho que inclui recursos de automatização, a simplificação de muitos processos garante que ninguém perca nenhuma etapa crucial, além de contribuir para a sua equipe progredir mais rapidamente.

Colabore de forma mais eficaz com um sistema de gestão do trabalho

Com um sistema de gestão do trabalho, você e a sua equipe podem deixar de adotar uma postura reativa, ou de olhar para um único projeto de cada vez, e passar a olhar para todo o sistema em que operam. Quando se consegue ter uma visualização abrangente de tudo o que está acontecendo e de como o próprio trabalho se relaciona com as iniciativas mais amplas, a equipe pode ficar mais eficaz e menos estressada.

Somos produtivos quando não pensamos apenas nas soluções de curto prazo, mas também no sistema de longo prazo. Somos produtivos se não solucionarmos apenas os problemas do momento, mas efetivamente trabalharmos nos sistemas e processos que podem ser melhorados.”

Em vez de se perguntar quem está fazendo o quê e em que momento, vasculhar e-mails ou tentar se lembrar quais foram os planos da equipe para o último projeto, com a gestão do trabalho, você mantém o controle sobre tudo. Com uma única fonte de informações, você e sua equipe podem criar sólidos planejamentos de trabalho e ter a tranquilidade de saber que cada um poderá contar com o comprometimento dos outros, fazer mais, e sentir menos estresse.