Como criar um diagrama organizacional usando modelos gratuitos

Durante um jantar em família, a sua avó pega a árvore genealógica da gaveta. Ela desenrola o pedaço de papel e segue o seu sobrenome pela linhagem. Na busca, o seu dedo recai sobre um nome. “Olhe! Ali está ele, bem ao lado do seu primo Carlos!” Ela aponta para o nome do seu terceiro primo, provando que o nome corresponde ao de um famoso poeta.

Assim como árvores genealógicas, diagramas organizacionais ajudam a visualizar as relações entre você e os membros da sua equipe. Um diagrama organizacional, também conhecido como organograma, é um esquema que delineia a estrutura da equipe e mostra as relações de subordinação entre os cargos da equipe.

Neste guia, explicamos como criar um diagrama organizacional, mostramos os seus diferentes tipos e oferecemos modelos gratuitos para que você personalize e monte o seus próprio esquema.

Como criar um diagrama organizacional

O diagrama organizacional é uma forma de visualizar a estrutura da equipe. Para criá-lo, você precisará juntar informações sobre os membros da equipe e decidir como gostaria de montar o esquema.

À medida que considera as relações subordinativas dentro da organização, você pode planejar o gráfico de cima para baixo.

1. Defina o escopo

Você pode tratar o seu diagrama organizacional como qualquer outro projeto novo de trabalho. A definição do escopo desse esquema pode ajudar a garantir que ele represente claramente a estrutura da equipe. O escopo determinará o propósito geral do diagrama organizacional.

Considere estas questões para começar:

• O diagrama organizacional servirá para os membros da equipe o papel de cada um na empresa? 

• Ele será compartilhado com colaboradores ou parceiros externos? 

• Será necessário criar vários diagramas para níveis diferentes da empresa? 

Colocar essas perguntas logo de início pode ajudar a reunir as informações certas e mapear o diagrama.

2. Reúna informações

A coleta de informações é a etapa mais importante da elaboração de um diagrama organizacional porque, sem a informação certa, não será possível prosseguir. Pode-se recolher informações com pesquisas dirigidas a cada membro da equipe por e-mail ou, então, com o departamento de RH.

Você vai precisar de informações atualizadas sobre as pessoas da empresa, incluindo os cargos que ocupam. Necessitará também compreender as relações de subordinação presentes nela. Considere a possibilidade de recolher fotos da equipe para tornar o esquema mais pessoal.

3. Decida como construir o diagrama

A decisão sobre como construir o diagrama é crucial porque diferentes ferramentas podem tornar o processo mais fácil. Desenhar o diagrama à mão não é eficiente, em termos de tempo de trabalho, e dificultará o compartilhamento dos resultados, por isso considere aproveitar o poder de uma ferramenta para este processo.

A utilização de um modelo em PDF editável pode poupar tempo porque provavelmente já foi elaborado com espaços reservados. Depois, você poderá compartilhar facilmente o PDF com o restante da empresa.

4. Planeje atualizações

Depois de criar o diagrama organizacional, use um calendário de equipe para planejar atualizações regulares. Afinal, é provável que a estrutura da empresa e as dinâmicas da equipe mudem com certa frequência.

As pessoas mudam de cargo e as relações de subordinação também podem mudar. Com um diagrama organizacional digital, é fácil atualizar a estrutura e repassá-la aos demais integrantes da equipe.

Modelos de diagrama organizacional

A criação de um diagrama organizacional pode ser facilitada por um modelo. A maioria das empresas segue estruturas semelhantes, quer seja uma estrutura de cima para baixo ou uma estrutura matricial.

Utilize os modelos de diagrama organizacional a seguir como ponto de partida. Para criar um esquema personalizado, baixe o modelo que melhor represente a estrutura da sua empresa. Em seguida, preencha os rótulos para adequá-lo às necessidades únicas da sua equipe.

Tipos de diagrama organizacional

Há quatro tipos comuns de diagrama organizacional e cada qual representa uma forma diferente de funcionamento da empresa. Um diagrama organizacional é uma adaptação visual da estrutura interna de uma empresa, logo o tipo de esquema usado deve refletir as relações de subordinação da organização e os procedimentos decisórios.  

1. Funcional de cima para baixo

Um diagrama organizacional funcional de cima para baixo é a estrutura mais comum, na qual a empresa funciona como uma hierarquia. No topo da estrutura organizacional há um membro da equipe que, normalmente, tem o título de presidente ou diretor executivo. 

Ligados a ele estão os próximos no comando, como os vice-presidentes da empresa. A hierarquia se estende para os departamentos e, no fim, se ramifica em equipes.

2. Diagrama organizacional matricial

A organização matricial é uma estrutura mais complexa que o desenho tradicional de cima para baixo. Se a sua empresa utiliza tal estrutura de subordinação, os membros da equipe respondem a vários gestores.

Embora os funcionários provavelmente tenham um gestor principal no seu departamento, podem também responder a um gestor de projeto. Os gestores de projeto secundários também têm gestores de departamento aos quais respondem, o que faz com que o diagrama organizacional matricial pareça uma estrutura retangular em vez de uma árvore.

3. Estrutura divisionalizada

Uma estrutura organizacional divisionalizada é uma versão mais abrangente da estrutura hierárquica tradicional. Estruturas divisionalizadas fazem sentido para empresas em que cada departamento trabalha de forma independente.

Por exemplo, empresas com linhas de produtos separadas podem funcionar em estruturas divisionalizadas porque cada linha de produto tem um departamento separado de TI, marketing e vendas.

4. Diagrama organizacional horizontal

O diagrama organizacional horizontal é único porque mostra poucos ou nenhum nível de gestão. Esse tipo de estrutura organizacional pode estar presente em pequenas empresas ou numa empresa moderna que esteja experimentando uma gestão sem cadeia de comando. 

Com esse tipo de estrutura organizacional, a empresa difunde amplamente a autogestão e tomada de decisões autônoma entre os membros da equipe.

Como usar um diagrama organizacional

Você pode beneficiar a sua empresa com a adoção de uma estrutura organizacional porque isso proporciona uma representação visual de diferentes departamentos e cargos em atividade. Esse esquema pode ajudar os membros da equipe a compreender como colaborar uns com os outros e a se sentirem confiantes nas suas funções e responsabilidades.

Visualize as relações de subordinação

Como gestor ou gestora, você pode utilizar um diagrama organizacional para mostrar as responsabilidades e as relações de subordinação aos novos membros da equipe. Ao fazer a integração de novos contratados, o diagrama organizacional ajuda os membros da equipe a conhecer os seus colegas e o que eles fazem. Também ajuda os novos membros da equipe a lembrar quem é quem dentro da empresa.

Administre o crescimento e a mudança

Os diagramas organizacionais podem também ajudar a equipe de liderança a manter-se organizada e a administrar o crescimento ou a mudança dentro da empresa. Por exemplo, se um chefe de departamento notar que uma equipe se tornou maior do que outras, ele pode fazer mudanças ou contratar novos membros para criar um equilíbrio.

Veja o lugar de cada um

Um diagrama organizacional cria clareza ao mostrar a todos na empresa onde se encaixam na estrutura organizacional. Se um novo membro se juntar à equipe, poderá olhá-lo rapidamente e entender que há mais cinco membros na sua equipe, dois assistentes abaixo deles e, no topo, um gestor de projeto. Poderá também ver que o seu gestor de projeto responde a um gestor do departamento.

Melhore a comunicação

Ter uma estrutura organizacional bem estabelecida na empresa pode melhorar a comunicação porque isso esclarece as relações de subordinação. Sem um diagrama organizacional em vigor, os membros da equipe talvez fiquem sem saber a quem recorrer quando tiverem perguntas. O esquema deixa claro quem lidera o quê, para que os membros da equipe sintam que têm liberdade para fazer perguntas e colaborar com os outros.  

Crie um diretório visual

Um diagrama organizacional é essencialmente um diretório visual da organização, que pode ser atualizado quando os membros da equipe forem promovidos ou saírem da empresa. Deixar o diagrama organizacional em dia mantém todas as pessoas informadas sobre quem são os funcionários atuais e quais cargos ocupam.

Limitações do uso de um diagrama organizacional

Embora os diagramas organizacionais possam aumentar a comunicação entre as equipes, há limitações na sua utilização. Reconhecê-las pode ajudar a encontrar soluções para quaisquer possíveis problemas antes que ocorram.

Pode ficar obsoleto rapidamente

Os diagramas podem ficar obsoletos rapidamente, à medida que as empresas se reestruturam e fazem mudanças nas funções das equipes. Os membros da equipe devem ficar atentos e manter o diagrama organizacional em dia com a estrutura atual da empresa e os nomes dos funcionários.

Solução: designe alguém para atualizar e redistribuir regularmente o diagrama organizacional, a fim de manter esse valioso recurso em ordem.

Apresenta apenas relações formais

O diagrama organizacional é um documento unidimensional, logo ele não dá muitas explicações além da estrutura de subordinação elencada. Embora seja útil para visualizar a estrutura corporativa básica, ele mostra apenas as relações formais. Muitas empresas funcionam e prosperam com várias relações de subordinação informais que não costumam aparecer num diagrama organizacional tradicional. 

Solução: use o diagrama organizacional como um ponto de partida, mas leve em conta que pode haver outras relações de trabalho que o diagrama organizacional não capta.

Não mostra o estilo de gestão

Embora o diagrama organizacional mostre os gestores e os membros da equipe sob sua supervisão, ele não revela o estilo de cada gestor. Por exemplo, o diagrama organizacional pode mostrar que um gestor tem dois membros da equipe, enquanto outro tem cinco membros. Pode supor-se que o gestor com mais membros de equipe é um líder mais forte, porém o diagrama organizacional não mostrará que o gestor com menos membros de equipe tem um estilo de gestão mais prático. 

Solução: use o diagrama organizacional como um primeiro ponto de referência, mas esteja ciente de que o contato direto é a melhor maneira de entender as relações de subordinação entre as equipes internas.

Otimize a estrutura organizacional com um diagrama

Apesar das limitações dos diagramas organizacionais, esses esquemas oferecem uma forma útil de entender a estrutura corporativa. Eles também podem melhorar a comunicação com a alta liderança, esclarecendo funções e responsabilidades. Para montar um diagrama organizacional da sua empresa, use os nossos PDFs editáveis gratuitos e personalize-os como achar melhor.

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