A proposta do projeto é um documento por escrito que descreve tudo o que as partes envolvidas precisam saber sobre um projeto, incluindo o cronograma, orçamento, objetivos e metas. A proposta deve resumir as informações do projeto e vender a ideia para obter a adesão da iniciativa pelos receptores do documento. Neste guia, ensinaremos como elaborar uma proposta de projeto que possibilite a sua aprovação e o êxito no trabalho.
Todos os projetos têm a sua história de criação, mas elas nunca começam com alguém proclamando: “Façam-se os recursos!” Para avançar com um projeto, as equipes precisam enviar uma proposta para os responsáveis pela decisão na sua organização ou para entidades externas.
A proposta de projeto é como um discurso de elevador por escrito: o seu propósito é apresentar o projeto de forma resumida, porém eficiente. Neste guia, ensinaremos como elaborar uma proposta de projeto que possibilite a sua aprovação e o êxito no trabalho.
A proposta do projeto é um documento por escrito que descreve tudo o que as partes envolvidas precisam saber sobre um projeto, incluindo o cronograma, orçamento, objetivos e metas. A proposta deve resumir as informações do projeto e vender a ideia de modo a despertar no receptor o interesse em participar da iniciativa.
Os objetivos da proposta de projeto são:
Conseguir recursos financeiros externos;
Alocar recursos da empresa para o projeto;
Obter a adesão das partes interessadas; e
Gerar ritmo e entusiasmo.
A proposta de projeto e o termo de abertura têm propósitos diferentes no processo de criação do projeto, e é importante entendermos a diferença entre os dois. Enquanto a proposta é realizada na fase inicial do projeto, o termo de abertura ocorre na etapa de planejamento.
Como mencionado anteriormente, a proposta de projeto é um documento persuasivo cujo objetivo é convencer as partes envolvidas de que o projeto deve ser executado. Já o termo de abertura é um documento de referência que define os objetivos do projeto, e é criado somente após a aprovação da proposta.
A proposta de projeto pode ainda ser confundida com o caso de negócios, mas este também é realizado após a proposta. Depois que o projeto for aprovado através de uma proposta, um caso de negócios pode ser usado para obter recursos financeiros adicionais para o projeto.
Como gestor de projetos, há seis tipos de proposta de projeto que você pode encontrar, e entender os diferentes formatos pode ser útil ao elaborar um. Cada tipo tem um objetivo diferente.
Solicitada: é a proposta enviada em resposta a uma solicitação de proposta (SDP). Uma SDP anuncia um projeto em detalhes e solicita propostas de equipes qualificadas. Neste caso, como estamos competindo com outras empresas, precisamos fazer uma pesquisa minuciosa e escrever de forma convincente.
Espontânea: a proposta espontânea é enviada sem uma SDP, ou seja, ninguém a pediu. Neste caso, não estamos concorrendo com outras empresas ou equipes, mas ainda assim precisamos ser persuasivos, pois não sabemos se o receptor da proposta precisa de nós.
Informal: o cliente pode enviar um pedido informal de proposta de projeto, o qual respondemos com uma apresentação de projeto. Por não se tratar de uma SDP oficial, as regras são menos definidas.
De renovação: esta proposta é enviada aos clientes existentes na esperança de que eles estendam os serviços com a organização. Este tipo de proposta tem o objetivo de destacar os resultados anteriores gerados pela equipe para o cliente e convencê-lo de que podemos alcançar novos resultados no futuro.
De continuidade: enviamos propostas de continuidade para lembrar às partes envolvidas que o projeto está começando. Neste caso, apenas fornecemos informações sobre o projeto, em vez de escrevermos para convencer o receptor.
Complementar: assim como na proposta de continuidade, enviamos a proposta complementar para as partes que já estão envolvidas no projeto. Neste tipo de proposta, informamos aos participantes de que o projeto está começando, e também solicitamos recursos adicionais. Devemos persuadir o receptor a contribuir mais para o projeto com esta proposta.
O tom de voz e o conteúdo da proposta de projeto varia conforme o tipo de proposta a ser enviado. Ao conhecermos os objetivos do projeto, podemos elaborar uma proposta mais adequada.
Leia a Prova de conceito: como demonstrar a viabilidade de um projetoEstas instruções passo a passo se aplicam à maioria das propostas de projeto, não importa o tipo. Será necessário adequar a sua proposta para o público-alvo pretendido, porém este esquema pode servir como referência para você se assegurar de que todos os componentes fundamentais foram incluídos no seu documento.
O sumário executivo serve de introdução à proposta. Assim como o resumo de um relatório ou a introdução de um artigo, esta seção deve resumir o que será apresentado e induzir o receptor a continuar a leitura. Dependendo da complexidade do projeto, o sumário executivo pode conter apenas um ou poucos parágrafos.
O sumário executivo deve incluir:
O problema que o projeto pretende resolver;
A solução que o projeto proporcionará para aquele problema; e
O impacto do projeto.
Esses itens devem ser abordados de forma sucinta no sumário executivo, pois eles serão apresentados com mais detalhes no decorrer da sua proposta.
Nesta seção, apresente o contexto do projeto. Use referências e estatísticas para convencer o leitor de que o problema em questão é válido.
Alguns pontos a incluir:
Qual é o problema a ser resolvido com o seu projeto?
O que já se sabe sobre este problema?
Quem já resolveu este problema antes/Quais pesquisas foram feitas?
Por que as pesquisas anteriores são insuficientes para tratar deste problema?
Você também pode usar esta seção para explicar como o problema que pretende resolver está diretamente relacionado à sua organização.
Você acaba de apresentar um problema na contextualização do seu projeto, agora, o próximo passo lógico na elaboração da proposta é apresentar uma solução. Esta etapa é a sua oportunidade de traçar a abordagem do seu projeto com mais detalhes.
Alguns itens a incluir são:
A declaração de visão do projeto;
O cronograma do projeto, incluindo os marcos importantes;
As funções e responsabilidades da equipe do projeto;
Um registro de riscos mostrando como eles serão minimizados;
Os entregáveis do projeto; e
Ferramentas de geração de relatório que serão usadas durante o projeto.
O seu modelo de proposta pode não ter todos esses itens, mas você pode decidir o que incluir de acordo com o escopo do projeto. É provável que esta seja a seção mais longa e detalhada da sua proposta, pois será abordado tudo o que está envolvido para alcançar a solução proposta.
Experimente a Asana para a gestão de projetosDefinir os entregáveis do projeto é uma etapa crucial da elaboração da proposta. Os envolvidos querem saber o que será gerado no final do projeto, seja um produto, um programa, a atualização de uma tecnologia ou alguma outra coisa. Quando o receptor estiver lendo a sua visão, essa será a parte em que dirá: “Ah! É para isso que os meus recursos serão usados.”
Ao definir os entregáveis, você deve incluir:
O produto ou o objetivo final do projeto;
O cronograma do projeto indicando quando os entregáveis ficarão prontos; e
As metas SMART alinhadas com as entregas a serem produzidas.
Embora seja importante mostrar o problema e a solução do seu projeto, os envolvidos costumam ter mais facilidade de visualizar o projeto quando os entregáveis estão definidos.
Agora que o problema, abordagem, solução e entregáveis estão definidos, você pode detalhar os recursos necessários para concretizar a sua iniciativa.
Nesta seção, você deve incluir:
Orçamento do projeto: o orçamento de um projeto envolve desde os insumos necessários para criar um produto até os gastos com publicidade e a remuneração da equipe. Aqui, você deve incluir todos os itens de orçamento que serão necessários para entregar o projeto.
Detalhamento dos custos: esta seção deve incluir uma análise justificando a necessidade dos recursos específicos para o projeto. Desse modo, as partes envolvidas poderão entender para o quê o seu investimento será usado. Este detalhamento também pode ajudar a minimizar despesas inesperadas.
Plano de alocação de recursos: você deve incluir uma visão geral do seu plano de alocação de recursos indicando onde planeja usar os recursos específicos. Por exemplo, se você determinou que precisa de $50.000 para realizar o projeto, este valor será alocado para o pagamento de salários, tecnologias, materiais, etc.
Nesta etapa da proposta, espera-se que você já tenha convencido o receptor a apoiar o seu projeto. Por isso, deixar para apresentar os recursos necessário no final do documento é uma estratégia inteligente.
Por último, encerre a sua proposta de projeto com uma conclusão convincente e confiante. Assim como o sumário executivo, a conclusão deve resumir o problema a ser resolvido pelo seu projeto e a solução proposta. Você pode salientar o impacto do seu projeto na conclusão, mas deixe esta seção relevante, assim como faria em uma redação convencional.
Seguir os passos indicados acima fará com que a sua proposta de projeto tenha todos os elementos necessários. Mas, se você quer impressionar o leitor e conquistar a sua aprovação, a sua escrita deve se destacar. Além dos itens acima, ao elaborar uma proposta de projeto:
Ao escrever a sua proposta, tenha em mente o seu público-alvo (isto é, as partes interessadas) o tempo todo. Lembre-se de que o objetivo da proposta é conquistar o seu público, e não apenas apresentar detalhes do projeto. Por exemplo, se você está desenvolvendo uma nova ferramenta de edição para uma editora de livros infantis, será que é possível determinar se as partes interessadas são pais e mães, e apelar para o lado emocional ao convencê-los a apoiarem o seu projeto?
A persuasão é importante em uma proposta de projeto, pois espera-se que o público leia a proposta e faça algo em troca. Se o leitor não ficar intrigado com o seu projeto, não se sentirá disposto a ajudar. Se você descreve a sua ferramenta de edição, mas não menciona as diversas funcionalidades que ela oferece, os seus benefícios para os clientes e o seu impacto positivo no setor, o seu público questionará: “Por que eu devo me importar com este projeto?”
Embora seja necessário detalhar o problema, a abordagem e a solução, não torne a sua proposta de projeto complexa demais. Isso significa que é boa ideia apresentar o plano de projeto da sua ferramenta de edição, mas sem detalhar os códigos de programação usados pelos engenheiros para fazê-la funcionar.
Uma proposta de projeto bem-sucedida inclui uma pesquisa aprofundada. Prepare-se para fundamentar o seu problema (e a solução) com fontes confiáveis, estudos de caso, estatísticas ou gráficos para não deixar dúvidas para o seu público. Ao escrever a sua proposta, coloque-se no lugar do leitor e questione:
Por que isso é um problema?
Como isso solucionará o problema?
Alguém já resolveu esse problema antes?
Quais são os custos do projeto?
Se você consegue responder a essas perguntas, então provavelmente pesquisou o suficiente para sustentar a iniciativa proposta.
Boas propostas de projeto requerem a colaboração da equipe. Com as ferramentas certas de gestão, a sua equipe pode se comunicar, compartilhar informação e trabalhar em conjunto em um único documento compartilhado.
Armazenar todas as informações de projeto em um único lugar facilita o acesso a esses dados quando necessário. Propostas de projeto nascem a partir de projetos bem-organizados e devidamente planejados. Por isso, um software de gestão de projetos é um recurso essencial para elaborar uma proposta de forma eficaz. Tudo pronto para começar? Experimente a Asana.
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