O que é um processo de controle de mudanças, e como usá-lo?

O processo de controle de mudanças é uma forma de os gestores de projeto enviarem solicitações para análise pelos participantes, que, devem então aprovar ou rejeitar as sugestões. Trata-se de um processo importante para ajudar na gestão de grandes projetos com vários componentes dinâmicos.

Ao fazer a gestão de vários projetos ao mesmo tempo, as coisas podem se complicar. Da coordenação dos cronogramas do trabalho ao acompanhamento dos objetivos e resultados, a última coisa que queremos é lidar com uma mudança expressiva no projeto. No entanto, com um processo instituído de controle de mudanças, remeter solicitações de mudanças dos projetos passa a ser simples e rápido.

O processo de controle de mudanças é essencial para grandes iniciativas em que muitos colegas de equipe trabalham com outros departamentos. Vamos nos aprofundar neste procedimento e em exemplos concretos que ajudarão você a implementar o seu próprio processo de controle de mudanças.

O que se entende por processo de controle de mudanças?

O controle de mudanças é um processo utilizado para lidar com solicitações de alteração em projetos e grandes iniciativas. É parte de um plano de gestão de mudanças, que define as funções para a condução das alterações em uma equipe ou empresa. Embora o processo de mudanças tenha muitas facetas, a maneira mais fácil de defini-lo é como a criação de um registro de mudanças onde se acompanharão os pedidos de alteração no projeto.

Na maior parte dos casos, qualquer participante pode solicitar uma mudança, que pode ser tão pequena quanto uma leve alteração no agendamento do projeto ou tão grande quanto a inclusão de um novo entregável. É importante levar em conta que nem todas as solicitações serão aprovadas, mas cabe aos participantes principais a última palavra.

Já que o processo de controle de mudanças tem várias partes dinâmicas e varia de uma empresa para outra, vale a pena implementar ferramentas que ajudem o ciclo a funcionar bem. Ferramentas como um software de gestão de fluxo de trabalho podem ajudar a gerir o trabalho e a comunicação no mesmo lugar.

Controle de mudanças ou gestão de mudanças

Não se preocupe se você não sabe ao certo a diferença entre o controle de mudanças e a gestão de mudanças. Há muitas diferenças entre o controle de mudanças e o plano de gestão de mudanças. O primeiro é apenas uma das várias partes da estratégia de gestão de mudanças.

• Controle de mudanças: este processo é importante para qualquer organização e pode ajudar no fluxo de informações em matéria de mudanças em projetos. Para tanto, ele deve definir métricas de sucesso, organizar o fluxo de trabalho, favorecer a comunicação das equipes e prepará-las para o êxito futuro. 

• Gestão de mudanças: o plano consiste na coordenação de orçamento, cronograma, comunicação e recursos. Enquanto o processo de controle de mudanças envolve um documento formal que delineia uma solicitação de alteração e o impacto dela, a gestão de mudanças constitui o plano mais amplo.

Como se pode notar, um processo de controle de mudanças é apenas uma parte pequena de um plano de gestão de mudanças mais abrangente. Assim, embora estejam interligados, os dois conceitos são distintos.

Quais são os benefícios de um processo de controle de mudanças?

A implementação de um processo de controle de mudanças pode ajudar a organizar a equipe, sobretudo quando há um software de organização e eficiência em torno dos entregáveis e datas de conclusão do projeto. É também crucial quando se consideram as consequências da mudança que não é administrada de forma efetiva.  

Um processo de gestão de mudanças pode ajudar a executar um plano de gestão de recursos ou atingir outras metas de gestão do trabalho. Veja agora outros benefícios do processo de controle de mudanças.

Maior produtividade

Um processo de controle de mudanças eliminará a confusão em torno dos entregáveis do projeto e colocará em foco a execução no lugar da coleta de informações. Isso resulta em maior produtividade e eficiência, especialmente com a ajuda de um software de produtividade.

Sem que haja um processo em vigor, a produtividade pode ser comprometida pelo tempo gasto na organização para o trabalho. Com a disponibilidade limitada a trabalhos de mais alta importância, 26% dos prazos não são alcançados semanalmente.

Comunicação eficaz

A documentação adequada de mudanças pode ajudar a atenuar os problemas de comunicação. Quando as metas e os objetivos são bem definidos, a comunicação em equipe flui. Contudo, um processo de controle de mudanças não vai resolver todos os problemas de comunicação por si só. Também pode ser útil incorporar um software de gestão do trabalho para manter a comunicação sobre os projetos em um só lugar.

Em seguida, pode-se compartilhar o processo de controle de mudanças com os participantes de nível executivo a fim de contextualizar as solicitações de mudanças de forma fácil.  

Melhor trabalho em conjunto e colaboração entre equipes

A comunicação eficaz não só é um benefício por si só, mas também pode ajudar a melhorar a colaboração. Com uma comunicação clara sobre as mudanças de projeto, é mais fácil colaborar e trabalhar em conjunto.

Por exemplo, quando as mudanças são claramente comunicadas no primeiro contato, os participantes têm mais tempo para se concentrarem na criatividade e no trabalho em equipe. Sem uma comunicação eficaz, os participantes são forçados a gastar tempo reunindo informações em vez de trabalhar de forma criativa com os membros da equipe.

Quer aprimorar a colaboração ainda mais? Combine o processo de controle de mudanças com um software de gestão de tarefas e dê à sua equipe as ferramentas que ela precisa para ser bem-sucedida.

As cinco etapas de um processo de controle de mudanças

Assim como há cinco fases da gestão de projetos, existem cinco etapas fundamentais para a criação de um processo de controle de mudanças. Embora alguns procedimentos do tipo difiram levemente, todos levam alguns elementos comuns. Da iniciação à implementação, cada uma destas etapas básicas colabora com o avanço das solicitações de mudanças ao longo da cadeia de trabalho e previne alterações desnecessárias.

Alguns consideram mais fácil visualizar o procedimento como um fluxo de processo de controle de mudanças. Qualquer que seja a sua escolha, o resultado será uma decisão final por aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança.

Vamos nos aprofundar nas cinco etapas que tornam um processo de controle de mudanças eficaz e no que está incluído em cada uma delas.

1. Iniciação da solicitação de mudança

Na fase de iniciação, solicita-se a mudança. Há inúmeras razões por que se pode solicitar uma mudança. Por exemplo, se um entregável de criação está demorando mais do o que planejado, faz-se uma solicitação para ajustar a data de entrega. Embora seja mais provável que uma solicitação venha de um participante ou líder do projeto, qualquer pessoa pode propor uma mudança.

Um membro da equipe que deseje fazer uma solicitação deve preencher um formulário de solicitação de mudança. Como gestor do projeto, você deve manter um registro de mudanças em um lugar fácil de localizar e à disposição de todas as pessoas.

Depois do preenchimento do formulário, você atualizará o registro de mudanças com o nome, uma breve descrição e outros detalhes adequados, como a data e o nome do solicitante. O registro é um histórico de todas as mudanças no projeto e pode ser benéfico para a gestão de vários projetos que se estendem por meses a fio.

Veja a seguir um exemplo de vários campos que se podem incluir em um formulário de solicitação de mudança.

• Nome do projeto

• Data

• Descrição da solicitação

• Solicitante

• Responsável pela mudança

• Prioridade

• Impacto da mudança

• Prazo

• Comentários

Os campos a incluir dependerão do grau de detalhamento que se deseja no registro de mudanças e do tipo de mudança.

2. Avaliação da solicitação de mudança

Após o preenchimento, o envio e o bom recebimento do formulário de mudança, a solicitação será analisada. Diferentemente da etapa anterior, é nesta fase que a mudança será de fato avaliada.

A fase de avaliação não é necessariamente quando uma decisão é tomada, mas, sim, quando é repassada para obter informações básicas, que provavelmente serão avaliadas por um líder do projeto ou do departamento. Essa pessoa revisará detalhes como os recursos necessários, o impacto do pedido e a quem o pedido deve ser repassado.

Se a solicitação de mudança for aceita na avaliação inicial, ela procederá para a fase de análise, quando será tomada uma decisão concreta.

3. Análise da solicitação de mudança

Na fase de análise do impacto da mudança, o líder do projeto toma uma decisão final sobre a aprovação ou rejeição da solicitação. Embora você também possa dar a sua opinião sobre a decisão, é uma boa ideia obter a aprovação oficial de um líder. Em alguns casos, pode até haver um grupo de controle de mudanças a cargo de aprovações e rejeições.

Mudanças aprovadas deverão ser autorizadas e, em seguida, comunicadas à equipe para avançarem no restante do processo de cinco fases. Deve-se documentá-las no registro de mudanças e onde mais houver comunicados do projeto para garantir que todos os participantes do projeto entendam as adaptações necessárias.

Caso a solicitação de mudança seja rejeitada, também se deve documentá-la no registro de mudanças. Embora seja desnecessário comunicar uma solicitação negada à equipe, vale a pena registrá-la para evitar confusões.

4. Implementação da mudança

Em caso de aprovação da mudança, o processo avançará para a fase de implementação. Nessa etapa você e os participantes trabalharão para alterar o projeto.

A implementação da mudança pode variar dependendo do estágio em que se encontra o projeto, mas em geral envolve uma atualização dos cronogramas do projeto e dos entregáveis, bem como o anúncio à equipe do projeto. Logo em seguida pode-se iniciar o trabalho de fato. É recomendado avaliar o escopo do projeto para se certificar de que mudanças no cronograma não tenham um impacto expressivo nas metas projetadas.

O ideal é divulgar as informações da solicitação por meio de um espaço de trabalho compartilhado e do registro da mudança para evitar perdas de produtividade com a procura das novas informações. Você pode até mesmo revisar e reenviar o caso de negócios para abordar tudo adequadamente.

5. Encerramento da solicitação de mudança

Depois de documentar, divulgar e implementar a mudança, a solicitação está pronta para ser encerrada. Embora algumas equipes não tenham um plano formal de encerramento, vale a pena dispor de um para armazenar informações num local em que todos os membros da equipe possam consultar no futuro.

Na fase de encerramento, a documentação, os registros de mudanças e a comunicação devem ser guardados num espaço compartilhado que possa ser acessado posteriormente. Você também deve armazenar o formulário de mudança inicial e os planos de projeto revisados que criou ao longo do caminho.

Com os documentos no lugar apropriado, você pode encerrar as tarefas em aberto e trabalhar para concluir o projeto. Alguns gestores de projeto também organizam uma reunião de restrospectiva antes do encerramento oficial.

Exemplo do processo de controle de mudanças

Agora que você já conhece as cinco etapas do processo de controle de mudanças, chegou o momento de colocá-las em ação. Elaboramos um exemplo para lhe dar uma ideia concreta.   

Antes de elaborar o seu plano, é importante que você avalie os processos e ferramentas de que dispõe para garantir que sejam adequados para a sua equipe. Você pode até mesmo criar um caso de negócios ou plano do projeto para apresentar aos participantes na empresa.

As inclusões feitas no registro de mudanças podem variar segundo o tipo de mudança e a complexidade dos projetos. Embora projetos complicados que durem meses a fio possam apresentar mais solicitações de mudança, talvez não seja necessário um registro de mudanças tão detalhado para projetos menores e de escopo limitado.

Confira a seguir um exemplo de campos do registro de mudanças que dá uma ideia do que incluir e de como formatar o seu documento:

• Nome do projeto

• Nome da tarefa

• Responsável

• Data de conclusão

• Prioridade

• Andamento

• Tipo de mudança

Este formato simples é um excelente ponto de partida para a criação de um registro de mudanças. Fique à vontade para adicionar outros campos dependendo da complexidade do projeto.

Para criar o seu próprio registro de mudanças, monte um modelo personalizado ou confira a nossa galeria de modelos para projetos. 

Quando usar um processo de controle de mudanças?

É bom saber em que momento se deve usar um plano de gestão de controle de mudanças para se estar preparado quando chegar a hora. Há muitos tipos diferentes de mudanças que podem vir a ser solicitadas, dependendo das novas iniciativas e ferramentas usadas.

Mudanças comuns incluem solicitação de extensão do cronograma, reorganização de informações ou alterações nos entregáveis. Veja algumas instâncias em que você pode usar um processo de controle de mudanças.

• Ultrapassagem do escopo: considere usar este procedimento quando o projeto estiver ultrapassando o escopo. Esse processo também é conhecido como desvio de escopo. 

• Inconsistências no projeto: se notar inconsistências durante um projeto, a solicitação de mudanças pode ajudar a evitar que seja necessário refazer os entregáveis mais tarde.

• Metas audaciosas demais: em alguns casos, os objetivos e principais resultados ficam fora de alcance e é importante destacar essas dificuldades antes da conclusão do projeto.

• Ferramentas novas: havendo novos processos e ferramentas, a mudança pode ser inevitável ao ser necessário resolver novos problemas durante os primeiros projetos. 

Solicite mudanças do seu jeito

Embora as mudanças sejam inevitáveis, elas não necessariamente significam que o projeto vai sair do rumo. Ao implementar um processo de controle de mudanças, você ajuda a que o projeto permaneça no caminho certo e que a comunicação seja clara e eficaz. Isto reforçará a produtividade e diminuirá a confusão em torno dos entregáveis do projeto.

Quando surgirem as mudanças, é reconfortante saber que se tem os processos certos para lidar com elas. Com um plano de gestão de mudanças pronto, você pode mitigar os impactos negativos associados a uma mudança na estratégia e continuar a trabalhar por um impacto positivo.

Precisa de mais material para gerir melhor o seu próximo projeto? Leia mais sobre como definir o escopo do projeto.