Inicjacja projektu: pierwszy krok do udanego zarządzania projektem

„Zacznijmy od początku. To bardzo dobre miejsce, aby zacząć”. 

Być może nie śpiewamy do-re-mi u podnóża australijskich Alp, jednak porada Julie Andrews sprawdza się tak samo w muzyce, jak i zarządzaniu projektami. Dobry początek tworzy niezbędny fundament pomyślnego zarządzania projektem. Inicjacja projektu umożliwia natomiast odznaczenie wszystkich ważnych pól przed rozpoczęciem projektu.   

Czym jest inicjacja projektu?

Inicjacja projektu to pierwszy krok do rozpoczęcia nowego projektu. Na etapie inicjacji ustalasz, po co realizujesz projekt i jaka będzie jego wartość biznesowa, a następnie korzystasz z tych informacji do zdobycia aprobaty kluczowych interesariuszy. 

Termin „inicjacja projektu” pochodzi z modelu pięciu etapów stworzonego przez Project Management Institute (PMI). Instytut PMI opisał ten model w „Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami” (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, inaczej PMBOK Guide). Model ten dzieli cykl życia projektu na pięć etapów: 

• Inicjacja projektu: ogólne określenie projektu i zdobycie aprobaty.

• Planowanie projektu: stworzenie szczegółowych celów i harmonogramu projektu.

• Realizacja projektu: rozpoczęcie projektu na podstawie informacji z pierwszych dwóch etapów. 

• Kontrola projektu: mierzenie wydajności za pomocą kluczowych wskaźników efektywności (KPI). 

• Zamknięcie projektu: podsumowanie projektu z interesariuszami. 

Inicjacja projektu a planowanie projektu

Na etapie inicjacji projektu tworzysz ogólny zarys projektu, aby przedstawić jego wartość biznesową. Po zdobyciu aprobaty kluczowych interesariuszy i udowodnieniu wykonalności projektu przechodzisz do etapu planowania projektu. To na tym etapie bardziej szczegółowo określasz konkretne cele, produkty końcowe i tworzysz harmonogram projektu. Pomyśl o tym w ten sposób – chcesz udostępnić wystarczającą ilość informacji, aby zdobyć aprobatę na etapie inicjacji, a następnie doszlifować wszystkie szczegóły planu projektu po uzyskaniu zielonego światła. 

Dlaczego etap inicjacji projektu jest ważny? 

Rozpoczęcie nowego projektu jest ekscytujące, ale przed przejściem do planowania należy upewnić się, że przedsięwzięcie faktycznie niesie ze sobą wartość. Taki jest właśnie cel inicjacji projektu – oferuje strukturę, za pomocą której można przedstawić uzasadnienie biznesowe projektu oraz udowodnić jego wykonalność. Inicjacja projektu oferuje także możliwość wczesnego zaangażowania interesariuszy w celu zabezpieczenia niezbędnych zasobów, zwiększenia widoczności projektu oraz uniknięcia kosztownych przeszkód w przyszłości. 

Proces inicjacji projektu: 4 kroki, aby rozpocząć

Masz interesujący pomysł na nowy projekt – co dalej? Poniżej opisujemy, jak podejść do tego pierwszego etapu zarządzania projektem i stworzyć mocny fundament dla nowego projektu.

1. Stwórz kartę projektu lub uzasadnienie biznesowe

W tym pierwszym kroku przedstawiasz dlaczego projekt jest potrzebny i jaką korzyść przyniesie jego zrealizowanie. Możesz zrobić to za pomocą karty projektu lub uzasadnienia biznesowego. Te dwa dokumenty mają ten sam cel, ponieważ oba przedstawiają kluczowe informacje dotyczące projektu i reklamują przedsięwzięcie interesariuszom. Główną różnicą między nimi jest zakres – możesz użyć karty projektu dla mniejszych przedsięwzięć, a uzasadnienia biznesowego dla większych projektów wymagających znacznych zasobów. Możesz na przykład stworzyć kartę projektu dla propozycji zmiany strony domowej firmy, a uzasadnienie biznesowe dla projektu zmiany wizerunku całej firmy. 

Bez względu na to, czy skorzystasz z karty projektu czy uzasadnienia biznesowego masz szansę zademonstrować, jaką wartość biznesową przyniesie projekt i dlaczego potrzebujesz określonych zasobów, takich jak budżet, wyposażenie lub członkowie zespołu. Poniżej przedstawiamy ogólny szablon informacji dostępnych zazwyczaj w tych dwóch dokumentach: 

Karta projektu

Karta projektu opisuje, dlaczego projekt jest ważny, co będzie obejmował i kto będzie w nim pracował – wszystko to za pomocą poniższych elementów: 

• Dlaczego: cele i przeznaczenie projektu

• Co: zakres projektu w tym zarys budżetu projektu

• Kto: kluczowi interesariusze, sponsorzy projektu i członkowie zespołu projektowego

Uzasadnienie biznesowe

Uzasadnienie biznesowe obejmuje wszystkie składowe karty projektu wraz z poniższymi elementami: 

• Szeroka analiza finansowa obejmująca szacowany zwrot z inwestycji (ROI) projektu 

• Analiza ryzyka projektu oraz plan zarządzania ryzykiem

• Plan działania obejmujący sposób podejmowania decyzji (taki jak macierz RACI), plan komunikacji oraz następne kroki do wykonania po zatwierdzeniu uzasadnienia biznesowego 

2. Określ kluczowych interesariuszy i przedstaw swój projekt

Określ następnie, kto powinien zatwierdzić Twoją kartę projektu lub uzasadnienie biznesowe. Obejmuje to kluczowych interesariuszy mających wpływ na wynik projektu, takich jak na przykład kadra zarządzająca, sponsorzy projektu lub zespoły międzyfunkcyjne, które prosisz o budżet lub zasoby. Jeśli nie masz pewności, kim są kluczowi interesariusze, zadaj sobie następujące pytania: 

• Kto musi zatwierdzić mój projekt? 

• Kto zapewni zasoby dla mojego projektu? 

• Kto może wpłynąć na mój projekt? 

Możesz także stworzyć analizę interesariuszy w projekcie, aby nie pominąć żadnych istotnych graczy. Metodologia ta obejmuje podzielenie interesariuszy na cztery główne grupy: osoby o wysokim wpływie i wysokim zainteresowaniu, wysokim wpływie i niskim zainteresowaniu, niskim wpływie i wysokim zainteresowaniu oraz niskim wpływie i niskim zainteresowaniu. Każda osoba z pierwszej grupy (wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie) jest prawdopodobnie kluczowym interesariuszem, który powinien zatwierdzić projekt na etapie inicjacji. 

Poza kluczowymi interesariuszami jest to także dobry moment, aby określić inne osoby, na które może mieć wpływ Twój projekt lub które mogą być nim zainteresowane. Chociaż osoby te nie muszą oficjalnie zatwierdzić inicjatywy, ich wcześniejsze poinformowanie może być pomocne, zwłaszcza jeśli projekt będzie miał wpływ na ich pracę. Osoby te mogą także zaoferować dodatkową pomoc pod postacią wiedzy lub zasobów.  

Zdobycie aprobaty interesariuszy na etapie inicjacji projektu nie tylko ułatwia zabezpieczenie poparcia, wsparcia i zasobów, ale również zwiększa widoczność projektu oraz umożliwia uniknięcie kosztownych przeszkód na późniejszych etapach cyklu życia projektu. 

3. Przeprowadź studium wykonalności

W tym miejscu jesteś już po prezentacji projektu i jego wartości oraz faktu pasowania do ogólnego planu strategicznego firmy. Teraz nadeszła pora na przeprowadzenie studium wykonalności, aby potwierdzić, że przeprowadzenie projektu jest możliwe przy dostępnych zasobach.

Mówiąc prosto, studium wykonalności ocenia pomyślność realizacji projektu. Odpowiada na następujące pytania: 

1. Czy mój zespół ma zasoby wymagane do ukończenia tego projektu?

2. Czy zwrot z inwestycji (ROI) uzasadnia realizację tego projektu? 

Jeśli możesz udzielić odpowiedzi twierdzącej na oba pytania, masz podstawy do realizacji projektu. Jeśli studium wykonalności określi, że budżet lub zasoby są niewystarczające, możesz wrócić do wstępnie przekonanych już do projektu interesariuszy i poprosić o dodatkowe zasoby. Jeśli natomiast wskaźnik ROI projektu jest zbyt niski, możesz skorzystać z danych, aby zmienić plan projektu lub poszukać zupełnie innej okazji. 

Czy każdy projekt musi mieć studium wykonalności?

Studium wykonalności jest zazwyczaj przeprowadzane dla większych projektów wymagających zaangażowania znacznych zasobów firmy. Jego wykonanie w mniejszych projektach o małym wpływie długoterminowym może nie być potrzebne. Możesz także pominąć ten etap, jeśli masz już doświadczenie z podobnymi projektami, konkurenci odnoszą już sukcesy w podobnym przedsięwzięciu lub w ciągu ostatnich trzech lat wykonane zostało podobne studium wykonalności. Pamiętaj, że przeprowadzenie studium wykonalności pochłania czas i zasoby, więc upewnij się, że jest potrzebne. 

4. Zgromadź zespół i narzędzia

Po zatwierdzeniu projektu i potwierdzeniu jego wykonalności możesz zacząć wybierać członków zespołu, miejsce pracy i narzędzia. Oto kilka wskazówek, które ułatwią to zadanie: 

• Dobry zespół jest ważny dla sukcesu projektu, a znalezienie osób o odpowiednim doświadczeniu i umiejętnościach może być czasochłonne. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie tego procesu zaraz po zatwierdzeniu projektu, zwłaszcza jeśli konieczne będzie zatrudnienie nowych pracowników lub podwykonawców. Ponadto zależnie od procedur firmy przed przeniesieniem pracowników do Twojego projektu może być wymagane uprzednie złożenie wniosku. 

• Zastanów się, jak zorganizować strukturę zespołu. Możesz na przykład zastosować prostą, hierarchiczną strukturę z członkami zespołu odpowiadającymi przed pojedynczymi liderami zespołu – a może więcej sensu będzie miało podzielenie zespołu na podstawie regionu geograficznego?

• Miejsce pracy wpływa na wykonywaną pracę. Jeśli planujesz zarządzać projektem zdalnie, upewnij się, że masz odpowiednią infrastrukturę do zarządzania zespołem wirtualnym. Jeśli natomiast zespół pracuje lokalnie, pamiętaj, żeby poprosić o przydzielenie przestrzeni biurowej jeszcze przed spotkaniem inaugurującym projekt. 

• Wybierz odpowiednie narzędzia. Zastanów się jak zespół będzie pracował razem nad codziennymi zadaniami. Czy na przykład będzie korzystał z wiadomości e-mail, dokumentów Google, a może rozbudowanego oprogramowania do zarządzania projektami? Możesz rozważyć wybranie narzędzia, takiego jak Asana. które skupia całą komunikację zespołu w jednym miejscu, umożliwia przypisywanie zadań z czytelnymi osobami odpowiedzialnymi i terminami, a także organizowanie projektów w sposób dostosowany do zespołu.

W dalszej części: planowanie projektu

Etap inicjacji projektu umożliwia stworzenie mocnego fundamentu dla projektu. Dzięki niemu udowadniasz potrzebę biznesową realizacji projektu, zdobywasz niezbędną aprobatę, potwierdzasz wykonalność pracy i zaczynasz zbierać swój zespół.

Następnie możesz sfinalizować szczegóły planu projektu i określić konkretne cele, produkty końcowe, kamienie milowe oraz stworzyć harmonogram projektu. Życzymy więc udanego planowania i wielu wspaniałych początków (oraz zakończonych sukcesem) projektów.