Jak napisać skuteczne uzasadnienie biznesowe: poradnik dla początkujących

Niemal każdy projekt wymaga zatwierdzenia – czy to w formie uzyskania „zielonego światła” od zespołu, czy zdobycia poparcia członka kluczowego personelu kierowniczego. Być może masz już doświadczenie w przygotowywaniu planu projektu lub karty projektu w celu zaproponowania nowej inicjatywy i uzyskania jej akceptacji. Niemniej jednak, jeśli Twój projekt zakłada znaczącą inwestycję biznesową, może być konieczne przygotowanie uzasadnienia biznesowego.

Jeśli uzasadnienie biznesowe to dla Ciebie nowość, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak napisać je w skuteczny sposób. Wystarczy trochę zasobów i planowania, aby stworzyć uzasadnienie biznesowe, które otworzy Ci drzwi do zdobycia środków oraz wsparcia, których potrzebujesz, aby z sukcesem zrealizować swój projekt.

Czym jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe to dokument wyjaśniający wartość lub korzyści, które uzyska firma w przypadku realizacji znaczącej inwestycji lub inicjatywy. Inicjatywą może być tak naprawdę wszystko – od komunikacji związanej z nowym produktem lub przyszłym wydaniem, przez propozycję zwiększenia wydatków na bieżącą inicjatywę, aż po znaczącą inwestycję zakładającą zatrudnienie nowej agencji lub podwykonawcy. Przekonujące uzasadnienie biznesowe przedstawi oczekiwane korzyści wynikające z decyzji o inwestycji. Kluczowi interesariusze natomiast wykorzystają uzasadnienie, aby zdecydować, czy warto podjąć się realizacji danej inicjatywy.

Jeśli tworzysz uzasadnienie biznesowe po raz pierwszy, może Ci ono przypominać inne dokumenty związane z planowaniem projektu. Oto ich porównanie:

Uzasadnienie biznesowe a biznesplan

Uzasadnienie biznesowe to propozycja nowej strategii lub dużej inicjatywy. Powinno ono przedstawiać potrzeby i korzyści biznesowe, które uzyska firma dzięki realizacji danej możliwości.

Z drugiej strony, biznesplan służy przedstawieniu całkowicie nowej działalności. Zazwyczaj tworzysz go, aby nakreślić swoją strategię biznesową oraz misję i wizję, a także opisać sposób, w jaki sposób zamierzasz zrealizować swoje przedsięwzięcie. Czasami biznesplan tworzy się również w przypadku istniejących już firm, które chcą znacząco zmienić kierunek swojej działalności.

Uzasadnienie biznesowe a streszczenie

Streszczenie to podsumowanie dokumentu obejmującego wszystkie najważniejsze fakty i szczegóły, o których muszą dowiedzieć interesariusze projektu w przypadku, gdy nie mają czasu na przeczytanie całego dokumentu. Napisanie streszczenia stanowi ostatni krok w tworzeniu uzasadnienia biznesowego.

Uzasadnienie biznesowe a karta projektu

Jeśli musisz po prostu stworzyć krótką prezentację projektu, ale nie potrzebujesz przygotowywać uzasadnienia biznesowego, doskonale sprawdzi się w tym celu karta projektu. Podobnie do uzasadnienia biznesowego, karta projektu przedstawia kluczowe informacje dotyczące Twojej inicjatywy. Mówiąc ściślej, karta projektu będzie obejmować trzy główne elementy projektu: jego cele, zakres oraz listę kluczowych interesariuszy. Na podstawie karty projektu, zespół zarządzający będzie podejmować decyzje o zatwierdzaniu dalszego rozwoju projektu.

Czy potrzebuję tworzyć uzasadnienie biznesowe?

Nie każdy projekt wymaga stworzenia uzasadnienia biznesowego, czy nawet karty projektu. Zaplanuj przygotowanie uzasadnienia biznesowego tylko dla tych inicjatyw lub inwestycji, które będą wiązać się ze znacznym nakładem zasobów biznesowych. Jeśli pracujesz nad inicjatywą na mniejszą skalę, rozważ stworzenie karty projektu, w której przedstawisz swoje pomysły odpowiednim interesariuszom.

Nawet jeśli nie musisz przedstawiać projektu interesariuszom, lepiej przygotować odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące proponowanego przez Ciebie projektu, takie jak:

• Jaki jest cel projektu?

• Dlaczego pracujemy nad tym projektem?

• W jaki sposób ten projekt łączy się z celami i założeniami organizacji?

• Jakich wskaźników użyjemy do określenia, czy projekt zakończył się sukcesem?

• Kto pracuje nad tym projektem?

• Jaki jest termin ukończenia projektu?

5 kroków do stworzenia i zaprezentowania uzasadnienia biznesowego

Twoje uzasadnienie biznesowe nie powinno zawierać jedynie kluczowych faktów i danych liczbowych. Powinno również opowiadać historię, dlaczego realizacja określonej inwestycji lub inicjatywy to dobre rozwiązanie dla Twojej działalności. W razie wątpliwości, unikaj żargonu i przedstawiaj informacje zwięźle – ale zawsze skupiaj się na przekazywaniu wartości projektu. Jeśli tworzysz uzasadnienie po raz pierwszy, nie martw się. Postępując zgodnie z poniższymi pięcioma krokami, stworzysz solidne uzasadnienie biznesowe.

1. Włącz w proces inne osoby

Nie musisz pisać uzasadnienia biznesowego samodzielnie – włącz w ten proces odpowiednich członków zespołu i interesariuszy. Na przykład, zespół IT powinien być zaangażowany we wszelkie decyzje dotyczące narzędzi i harmonogramu, z kolei zespół finansowy powinien zająć się przeglądem sekcji związanej z budżetem i zarządzaniem ryzykiem. Jeśli przygotowujesz uzasadnienie biznesowe, aby zaproponować nową inicjatywę, linię produktów lub profil klienta, skonsultuj się również z ekspertami z danej dziedziny.

2. Zadbaj o odpowiednią kolejność informacji

Niektóre elementy znajdujące się na początku uzasadnienia biznesowego – jak np. streszczenie – powinny tak naprawdę powstać na samym końcu, czyli dopiero po tym, jak zgromadzisz wszystkie zasoby i informacje do zaproponowania odpowiednich rozwiązań. Twoje streszczenie będzie prezentować wszystkie ustalenia i zalecenia w oparciu o różne czynniki. Dzięki zebraniu tych informacji w pierwszej kolejności – takich jak cel projektu, informacje finansowe i ryzyko projektu – upewnisz się, że Twoje streszczenie zawiera wszystkie wymagane informacje.

3. Twórz swoje uzasadnienie biznesowe stopniowo

Uzasadnienie projektu opisuje znaczącą dla firmy inwestycję. Podobnie jest z jego pisaniem – to znacząca inwestycja Twojego czasu. Nie każda inicjatywa jest odpowiednia dla Twojej działalności, więc upewnij się, że na bieżąco konsultujesz swoją pracę z interesariuszami. Z pewnością nie chcesz poświęcać godzin i tygodni pracy nad dokumentem tylko po to, aby został on odrzucony przez członków kluczowego personelu kierowniczego już na starcie.

Rozważ przeprowadzenie tzw. „miękkiego startu”, aby przedstawić swoje uzasadnienie biznesowe sponsorowi projektu lub członkowi kluczowego personelu kierowniczego, z którym masz dobre relacje, aby potwierdzić, że dana inicjatywa jest warta realizacji. Następnie, tworząc kolejne sekcje uzasadnienia biznesowego, ponownie skonsultuj się z kluczowymi interesariuszami, aby upewnić się, że nie pojawiły się żadne przeszkody.

4. Dopracuj dokument

Tworząc kolejne sekcje uzasadnienia biznesowego, może być konieczny powrót do poprzednich sekcji oraz ich dopracowanie. Na przykład, po ukończeniu analizy kosztów i korzyści z zespołem finansowym, pamiętaj o zaktualizowaniu sekcji poświęconej czynnikom ryzyka projektu powiązanym z budżetem.

Zanim zaprezentujesz swoje uzasadnienie biznesowe, przejrzyj je raz jeszcze z kluczowymi interesariuszami, aby dopracować wszelkie sekcje, które tego wymagają. Na tym etapie, warto również napisać streszczenie, które finalnie znajdzie się na początku dokumentu. W zależności od długości uzasadnienia biznesowego, streszczenie powinno zająć 1-2 strony.

5. Przedstaw uzasadnienie biznesowe

Ostatni krok to przedstawienie uzasadnienia biznesowego. Zacznij od krótkiego zaprezentowania odpowiedzi na pytania: co, jak i dlaczego. Potraktuj swoją prezentację jako szansę na wyjaśnienie aktualnej potrzeby biznesowej, tego, w jaki sposób Twoja propozycja rozwiązuje tę potrzebę i jakie są wynikające z niej korzyści. Omów również czynniki ryzyka i rozwiąż ewentualne obawy odbiorców.

Nie streszczaj uzasadnienia biznesowego strona po stronie. Zamiast tego, udostępnij interesariuszom dokument przed prezentacją, aby mogli zapoznać się z nim wcześniej. Po prezentacji ponownie udostępnij im dokument, aby mogli dokładniej zagłębić się we wszystkie szczegóły.

Lista kontrolna uzasadnienia biznesowego

Zacznij od pytania: dlaczego?

Pierwsza sekcja uzasadnienia projektu to Twoja szansa na przekonanie wszystkich do Twojego projektu. Upewnij się, że zawrzesz w niej argumenty przemawiające do potrzeb i zainteresowań odbiorców. Mimo że jest to pierwsza sekcja Twojego uzasadnienia projektu, powinna ona zostać napisana na końcu. Oprócz typowych elementów streszczenia, uwzględnij również odpowiedzi na następujące pytania:

• Jaki problem biznesowy rozwiązuje Twój projekt? To jest Twoja szansa na wyjaśnienie, dlaczego projekt jest istotny oraz z jakiego powodu członkowie kluczowego personelu kierowniczego powinni rozważyć realizację tego przedsięwzięcia.

• Jaki jest Twój cel biznesowy? Co stanie się po pomyślnym zakończeniu projektu? W jaki sposób zmierzysz jego sukces – oraz co tak naprawdę oznacza sukces projektu dla Twojego biznesu?

• W jaki sposób uzasadnienie biznesowe wpisuje się w ogólną strategię biznesową Twojej firmy? Upewnij się, że zaproponowane uzasadnienie łączy się z ważnymi celami firmowymi. Przedstawiona w uzasadnieniu inicjatywa powinna być spójna z deklaracją wizji Twojej firmy.

Omów kwestie finansowe i zwrot z inwestycji

W tej sekcji uzasadnienia biznesowego należy przedstawić podstawowe dane finansowe związane z projektem. Nie musisz tworzyć tej sekcji samodzielnie – poproś o pomoc zespół finansowy. Najważniejsze pytania, na które powinna odpowiadać ta sekcja to:

• Ile będzie kosztowała realizacja projektu? Nawet jeśli inicjatywa jest całkowicie nowa dla Twojej firmy, zrób rozeznanie, aby oszacować koszty projektu.

• Jaki jest koszt poszczególnych elementów projektu? Oprócz oszacowania jego całkowitego kosztu, przedstaw, jak rozkłada się to na poszczególne elementy. Na przykład, mogą one obejmować koszty nowych narzędzi i zasobów, wywiadu konkurencyjnego, koszty agencyjne itp.

• Jaki jest spodziewany zwrot z inwestycji? Koszty omówione, więc teraz nadszedł czas, aby porozmawiać o korzyściach, jakie ta inicjatywa przyniesie Twojej firmie. Nie zapomnij również wyjaśnić sposobu, w jaki został obliczony zwrot z inwestycji.

• W jaki sposób ten projekt wpłynie na przepływ pieniężny? Przepływ pieniężny to miara tego, ile pieniędzy wpływa do i z Twojej firmy. Znaczące inwestycje będą kosztować sporo pieniędzy, więc będą mieć negatywny wpływ na przepływ pieniężny, ale możesz również oczekiwać wysokiego zwrotu z inwestycji, co z kolei wpłynie pozytywnie na przepływ pieniężny.

• Czym jest analiza wrażliwości? Analiza wrażliwości to podsumowanie dotyczące tego, jak niepewne są poczynione przez Ciebie przewidywania. Istnieje wiele zmiennych, które mogą wpłynąć na Twoje uzasadnienie biznesowe. Upewnij się, że omówisz te zmienne oraz ich wpływ na Twoje prognozy.

Przedstaw szczegóły projektu

Twoje uzasadnienie biznesowe przedstawia nową inicjatywę. Oprócz omówienia zagrożeń finansowych, nie zapomnij uwzględnić szczegółów dotyczących projektu. Na przykład, Twoje uzasadnienie powinno zawierać:

• Twoje cele projektu i kluczowe produkty końcowe projektu. Co wydarzy się po zakończeniu projektu? Co zamierzasz stworzyć lub dostarczyć w jego następstwie?

• Twój plan projektu. Plan projektu to zestawienie kluczowych elementów, których zespół potrzebuje, aby pomyślnie zrealizować cele projektu.

• Zakres projektu. Jakie są granice projektu? Jakie są dokładne jego cele, produkty końcowe i terminy?

• Lista istotnych interesariuszy projektu. Kim są najważniejsi interesariusze projektu i kluczowi decydenci w przypadku tej pracy? Lista może obejmować członków zespołu projektowego pracujących nad inicjatywą, członków kluczowego personelu kierowniczego będących potencjalnymi sponsorami projektu i dowolnych interesariuszy zewnętrznych, którzy mogą być zaangażowani w realizację inicjatywy.

• Ogólny harmonogram projektu w widoku przypominającym wykres Gantta. Na tym etapie nie jest konieczne utworzenie szczegółowej osi czasu, jednak warto przedstawić ogólny zarys wszystkich etapów i relacji między nimi. Do przygotowania harmonogramu możesz wykorzystać narzędzie do tworzenia wykresów Gantta. Pamiętaj również, aby uwzględnić w nim ważne kamienie milowe projektu.

• Wszystkie ważne zależności w projekcie. Czy jest coś, co mogłoby przeszkodzić w rozpoczęciu projektu? Czy ta praca zależy od innej, która aktualnie jest w toku?

Omów zagrożenia związane z projektem

Po przedstawieniu wpływu finansowego i najważniejszych szczegółów projektu, pamiętaj też o uwzględnieniu potencjalnych zagrożeń z nim związanych. Jeśli nie zostało to jeszcze zrobione, utwórz plan zarządzania ryzykiem projektowym. Zarządzanie ryzykiem nie jest procesem jego eliminowania – dotyczy ono identyfikacji, analizy i bieżącej reakcji na potencjalne zagrożenia związane z projektem. Jasne zdefiniowane każdego zagrożenia oraz jego wpływu jest najlepszym sposobem na unikanie zagrożeń oraz zarządzanie nimi.

W sekcji uzasadnienia biznesowego poświęconej zagrożeniom projektowym, należałoby uwzględnić:

• Analizę każdego z potencjalnych zagrożeń związanych z projektem. Co jest tym zagrożeniem? Jak prawdopodobne jest jego wystąpienie? Jaki jest priorytet tego ryzyka?

• Założenia projektowe, jeśli istnieją. W zarządzaniu ryzykiem projektu, założenia to wszystkie przekonania dotyczące projektu, które uważasz za prawdziwe, jednak nie są to fakty gwarantowane. Opierając decyzje dotyczące projektu na założeniach, możesz narazić projekt na ryzyko. Upewnij się, że każde założenie dotyczące projektu zostało zweryfikowane, aby uniknąć narażania projektu na niepowodzenie.

• Porównywalne rozwiązania alternatywne na rynku. Jeśli tworzysz uzasadnienie biznesowe, aby przedstawić nowy produkt lub sektor rynkowy, sprawdź, czy podobne rozwiązania już istnieją. Czy te alternatywy mogą wpłynąć na Twoją ocenę finansową lub sukces projektu?

Przekształć uzasadnienie w plan działania

W ostatniej sekcji uzasadnienia biznesowego przedstaw, w jaki sposób zamierzasz przekształcić je w konkretne działania. Sekcja ta powinna odpowiadać na pytania takie jak:

• W jaki sposób będą podejmowane decyzje? Kto jest odpowiedzialny za projekt? Kto jest jego sponsorem? Możesz utworzyć macierz RACI, aby jasno określić obowiązki w projekcie.

• W jaki sposób będzie mierzony i raportowany postęp? Nie wszyscy interesariusze projektu muszą być informowani o każdej zmianie. Przedstaw kluczowe elementy planu komunikacji w projekcie oraz sposób, w jaki będą przekazywane aktualizacje dotyczące statusu projektu.

• Jakie są następne działania? Jeśli zespół zarządzający zaakceptuje uzasadnienie biznesowe, jakie są kolejne kroki, aby zrealizować to przedsięwzięcie?

Zrealizuj swoje przedsięwzięcie

Udało Ci się stworzyć skuteczne uzasadnienie biznesowe i uzyskać jego zatwierdzenie – gratulacje! Następny krok to realizacja przedsięwzięcia. Inicjowanie ambitnych zmian może wydawać się przytłaczające i nie inaczej jest w przypadku realizowania koncepcji założonych w uzasadnieniu biznesowym.

Przedtem jednak upewnij się, że posiadasz narzędzie do zarządzania projektami, aby skutecznie zarządzać nową inicjatywą. Mając do dyspozycji jedno, centralne źródło informacji pozwalające śledzić kto, co i na kiedy musi wykonać, udostępniać aktualizacje statusu i na bieżąco informować o wszystkim interesariuszy, będziesz w stanie przekształcić swoje uzasadnienie biznesowe w projekt zakończony sukcesem.