Twórz lepsze cele SMART korzystając z tych wskazówek i przykładów

Zespoły, które osiągają imponujące rezultaty, stawiają sobie ambitne cele. Mogą one wynaleźć lekarstwo, zbudować bardziej wydajne i zrównoważone pod względem środowiska urządzenia lub sprawić, by oceany były bardziej przyjazne i bezpieczniejsze dla wielorybów i delfinów. Wyznaczenie sobie celu umożliwia jego wizualizację i znalezienie najlepszego sposobu, aby go osiągnąć.

Sięganie po ambitne cele nie może zakończyć się na stworzeniu wizji – potrzebny jest również konkretny plan, który pozwoli wcielić ją w życie. Tutaj właśnie sprawdzą się cele SMART. SMART to akronim, który pomoże Ci skutecznie określać i wyznaczać cele. Dzięki metodologii SMART możesz upewnić się, że każdy cel – począwszy od celów projektu, aż po większe cele biznesowe – zawiera wszystkie elementy potrzebne do jego osiągnięcia.

Czym jest cel SMART?

SMART to akronim od pięciu angielskich słów i metoda, dzięki której stworzysz dokładne, powtarzalne i osiągalne cele. W rozwinięciu SMART oznacza:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Mierzalny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Korzystanie z akronimu SMART to pewny sposób na wyznaczanie świetnych celów, ponieważ obejmuje on wszystkie elementy konieczne do odniesienia sukcesu. Oto, co oznacza każdy z nich i w jaki sposób z niego korzystać:

Skonkretyzowany (Specific)

Pamiętaj, że cel SMART określa się w celu osiągnięcia konkretnego rezultatu – nie ogólnych celów. Nie koncentrujesz się tu na ogólnych inicjatywach – zależy Ci na sukcesie wyłącznie jednej z nich. Aby upewnić się, że uda Ci się je osiągnąć, określ cele ściśle odnoszące się do tego, nad czym pracujesz.

Mierzalny (Measurable)

Litera „M” oznacza „Mierzalny” (Measurable), czyli sposób sprawdzenia, czy projekt zakończył się powodzeniem. Twoje cele powinny zawierać obiektywny sposób zmierzenia ich wyników. Może nim być termin wykonania, liczba, zmiana wyrażona procentowo lub inny mierzalny wskaźnik.

Osiągalny (Achievable)

Cele nie mogą oczywiście być zbyt proste, ale należy również upewnić się, że są one wykonalne. Ten element oznacza, że cele nie powinny być całkiem abstrakcyjne. Zadaj sobie pytanie: „Czy ten cel można osiągnąć w ramach zakresu projektu”? Jeśli odpowiedź brzmi nie, cel nie jest osiągalny.

A co z celami-wyzwaniami?

Cele-wyzwania to cele, które celowo są trudniejsze do osiągnięcia. Na przykład, jeśli Twoją stronę odwiedza zazwyczaj 30 tysięcy osób, celem-wyzwaniem byłoby zwiększenie liczby odwiedzających do 50 tysięcy miesięcznie. To duża zmiana! Ale ten cel-wyzwanie jest wykonalny. Upewnij się, że Twoje cele będą ambitne, ale nie niemożliwe do osiągnięcia – jak na przykład próba zwiększenia liczby odwiedzających z 30 do 300 tysięcy.

Realistyczny (Realistic)

Litery „A” i „R” akronimu SMART są ze sobą blisko związane. Cele muszą być nie tylko osiągalne, ale i realistyczne. Na przykład, cel może być osiągalny, ale by go wykonać każdy członek zespołu musiałby pracować po godzinach przez sześć tygodni. Chociaż cel wydaje się osiągalny, nie jest on realistyczny. Upewnij się, że Twoje cele spełniają oba te warunki poprzez utworzenie przejrzystego planu zarządzania zasobami.

Określony w czasie (Time-bound)

Twoje cele SMART powinny mieć określone ramy czasowe. Bez terminu wykonania projekt może się przeciągać, pojawia się także ryzyko braku jasnych wskaźników sukcesu i pełzania zakresu. Zadbaj więc o to, aby przygotować przejrzystą oś czasu projektu.

Jakie są korzyści z celów SMART?

Upewnienie się, że każdy z ważnych celów zawiera wszystkie elementy SMART może być bardziej czasochłonne niż określanie zwykłych celów, ale korzyści, jakie przynosi korzystanie z celów SMART zdecydowanie są tego warte. Nie powinno się wyznaczać celów tylko po to, aby o nich zapomnieć. Są one kluczową częścią procesu planowania. Wyznaczając cele SMART zarówno Ty, jak i Twój zespół zyskujecie:

1. Przejrzystą komunikację i skoordynowane działania: kiedy Twój zespół dokładnie wie, jaki cel ma osiągnąć wszyscy są bardziej zmotywowani i lepiej ze sobą współpracują. Członkowie zespołu, którzy rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do osiągania ogólnych celów biznesowych są dwukrotnie bardziej zmotywowani, więc wyznaczanie celów SMART może pomóc Ci zwiększyć motywację całego zespołu.

2. Przejrzysty sposób określenia sukcesu projektu: czy zdarzyło się kiedyś, że po zakończeniu projektu nie wiadomo było, czy zostały osiągnięte jego cele? Metoda SMART pomaga wyznaczyć przejrzyste cele, co pozwala uniknąć dwuznaczności i niejasności.

3. Przejrzystą mapę drogową i jasny cel: dzięki celom SMART doskonale wiesz co chcesz osiągnąć i kiedy. Masz również pewność, że cele te są osiągalne i realistyczne i wiesz, że będzie można zmierzyć, czy zostały osiągnięte, czy nie.

4. Łatwe do śledzenia wskaźniki: po sfinalizowaniu projektu, cele SMART pozwolą Ci ocenić, czy zakończył się on powodzeniem. Nie martw się, jeśli tak się nie stało. W Asanie staramy się osiągnąć 70% naszych celów. W ten sposób wiemy, że stawiamy sobie cele, które stanowią wyzwanie, ale również są wykonalne. Niezależnie od tego, czy uda Ci się osiągnąć cel, czy nie, cele SMART umożliwią dokonanie oceny i wyciągnięcie wniosków.

5 przykładów celów SMART

Chcesz zacząć wyznaczać własne cele SMART? Zanim to zrobisz, zapoznaj się z poniższymi pięcioma przykładami celów SMART i zobacz, w jaki sposób spełniają one kryteria SMART.

1. Cel biznesowy

• Przykład: stworzenie co najmniej trzech różnych rodzajów zasobów marketingowych na dużą skalę (na przykład e-book, webinar, wideo, jedno lub dwustronicowy prospekt sprzedażowy) w miesiącu w I kwartale.

• Dlaczego jest to cel SMART: ten cel jest skonkretyzowany (zasoby marketingowe na dużą skalę), mierzalny (trzy różne rodzaje zasobów), osiągalny i realistyczny (to zależy od liczby członków zespołu, ale możemy założyć, że jest ich wystarczająca liczba, aby stworzyć trzy zasoby w miesiącu) i określony czasowo (w miesiącu w I kwartale).

2. Cel zespołowy

• Przykład: zespół produktowy będzie uczestniczył w pięciu projektach międzyfunkcyjnych obejmujących testy użyteczności, ankiety wśród klientów, działania marketingowe oraz badania i rozwój w pierwszej połowie 2022 roku.

• Dlaczego jest to cel SMART: ten cel jest skonkretyzowany (projekty obejmujące testy użyteczności, ankiety wśród klientów, działania marketingowe oraz badania i rozwój), mierzalny (pięć projektów międzyfunkcyjnych), osiągalny (pięć projektów w sześć miesięcy), realistyczny (projekt obejmuje cały zespół produktowy) i określony czasowo (podczas pierwszej połowy 2022 roku).

3. Cel zawodowy

• Przykład: w roku 2021 rozwinę moje umiejętności zarządzania poprzez program mentorski, w którym uczestniczyć będą co najmniej dwaj podopieczni z sieci pracowniczej naszej firmy lub mojej grupy absolwenckiej.

• Dlaczego jest to cel SMART: ten cel jest skonkretyzowany (umiejętności zarządzania poprzez program mentorski), mierzalny (co najmniej dwóch podopiecznych), osiągalny i realistyczny (ta osoba określiła dwa sposoby na znalezienie podopiecznych) i określony czasowo (w roku 2021).

4. Cel osobisty

• Przykład: będę trenować, aby wziąć udział w marcowym półmaratonie w San Diego i ukończyć go w czasie krótszym niż 2 godziny.

• Dlaczego jest to cel SMART: ten cel jest skonkretyzowany (półmaraton w San Diego), mierzalny (w czasie krótszym niż 2 godziny), osiągalny (dwie godziny to ambitny, ale osiągalny cel dla większości wytrenowanych biegaczy), realistyczny (ta osoba określiła, że będzie trenować przygotowując się do półmaratonu) i określony czasowo (marzec).

5. Cel non-profit

• Przykład: zapewnimy 100 godzin darmowych korepetycji z matematyki i historii uczniom gimnazjum w lutym.

• Dlaczego jest to cel SMART: ten cel jest skonkretyzowany (korepetycje dla uczniów gimnazjum w zakresie matematyki i historii), mierzalny (100 godzin), osiągalny i realistyczny (w zależności od liczby wolontariuszy, z którymi współpracuje ta organizacja) oraz określony czasowo (w lutym).

Szablon do wyznaczania celów SMART

Wyznaczenie celu SMART należy rozpocząć od napisania celu projektu w formie jednego lub dwóch zdań. Następnie, sprawdź, czy Twój cel spełnia wszystkie pięć wymagań celu SMART. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, skorzystaj z tego szablonu:

Cel początkowy: zapisz swój cel początkowy. Nie martw się o to, czy jest on całkiem zgodny ze SMART – zajmiemy się tym na kolejnym etapie.

• Przykład: chcę zwiększyć rozpoznawalność naszej marki w mediach społecznościowych.

Skonkretyzuj cel: czy ten cel dokładnie opisuje to, co chcesz osiągnąć? Jeśli nie, popracuj nad jego doprecyzowaniem, aby konkretnie odnosił się do Twojego projektu.

• Dalszy ciąg przykładu: poprawić widoczność marki na Instagramie korzystając z firmowych hasztagów.

Określ mierzalne wskaźniki sukcesu: czy wiesz, w jaki sposób zmierzysz powodzenie projektu po jego zakończeniu? Jeśli nie, dodaj sposób na zmierzenie rezultatu projektu.

• Dalszy ciąg przykładu: stworzyć hasztagi firmowe, aby wygenerować tysiąc nowych fanów na Instagramie.

Spraw, aby cel był osiągalny: czy ten cel można osiągnąć w ramach zakresu projektu? Upewnij się, że nie wykracza on poza możliwości projektu.

• Dalszy ciąg przykładu: stworzyć i używać firmowych hasztagów w połączeniu z popularnymi, branżowymi hasztagami, aby wygenerować tysiąc nowych fanów na Instagramie.

Spraw, by cel był realistyczny: czy Twój zespół jest zdolny do osiągnięcia celu? Nawet, jeśli jest to cel-wyzwanie, upewnij się, że jest osiągalny biorąc pod uwagę dostępne zasoby.

• Dalszy ciąg przykładu: publikować treści na Instagramie raz dziennie i upewnić się, że każdy post zawiera zarówno hasztagi firmowe, jak i popularne hasztagi branżowe, aby wygenerować tysiąc nowych fanów na Instagramie.

Określ ramy czasowe: kiedy chcesz osiągnąć swój cel? Upewnij się, że w ramach celu SMART określisz datę wykonania lub oś czasu projektu.

• Dalszy ciąg przykładu: publikować treści na Instagramie w każdy dzień roboczy w pierwszej połowie 2022 roku. Upewnić się, że każdy post zawiera zarówno hasztagi firmowe, jak i popularne hasztagi w branży, aby wygenerować tysiąc nowych fanów na Instagramie.

Cele wyznaczone, ale co dalej?

Czy śledzisz postępy w realizacji swoich celów za pomocą maili, spotkań czy arkuszy kalkulacyjnych? Nie tylko Ty. Według raportu Asany na temat celów 53% firm śledzi postępy w realizacji celów za pomoc e-maila, 36% za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, a 31% – podczas spotkań.

Największym wyzwaniem dotyczącym śledzenia celów jest znalezienie sposobu na połączenie ich z codziennymi zadaniami. Solidnie przygotowaliście cele SMART, ale żeby udało się je zrealizować, muszą być one widoczne. W Asanie uważamy, że cele powinny być ściśle powiązane z pracą, do której się odnoszą. Oto, w jaki sposób to osiągnąć:

1. Udostępnij swoje cele SMART interesariuszom i członkom zespołu

Na początku projektu udostępnij cele SMART każdej osobie, która nad nim pracuje. Cele SMART powinny stanowić wskazówkę dla całego zespołu podczas pracy nad produktami końcowymi projektu, aby było wiadomo czy cele zostały osiągnięte, czy też nie.

Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć jest korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. W ten sposób Twój zespół zyska jedno, centralne źródło informacji, a wszystkie informacje będą gromadzone w tym samym miejscu: od codziennych działań, aż po cele projektu. Zamiast przechowywać cele w dokumentach, prezentacjach czy innych, trudno dostępnych miejscach, połącz je z codziennymi obowiązkami, aby każdy był zmotywowany, skupiony i na bieżąco o wszystkim poinformowany.

2. Regularnie monitoruj postępy

Oprócz udostępnienia zespołowi celów SMART na początku projektu, upewnij się, że okresowo będziesz również mierzyć postępy w ich realizacji. Nie chcesz przecież dopuścić do sytuacji, gdy po zakończeniu projektu okazuje się, że nie zrealizowano żadnego z jego celów. Poświęciliście czas na określenie skonkretyzowanych i mierzalnych celów właśnie po to, aby używać ich jak drogowskazu.

Najlepszym sposobem na regularne sprawdzanie celów SMART jest wysyłanie cotygodniowych aktualizacji statusu projektu. Aktualizacje statusu to świetny sposób na podkreślenie ważnych działań Twojego zespołu i nadchodzących kamieni milowych oraz sprawdzenie, czy realizacja projektu przebiega prawidłowo.

3. Oceń sukces

Cele SMART poprawiają przejrzystość procesu wyznaczania celów, aby możliwe było sprawdzenie, czy zostały one osiągnięte. Jeśli tak się stało, warto to uczcić! A nawet, jeśli nie udało się osiągnąć wyznaczonych celów, to już samo ich wyznaczenie (i regularne kontrolowanie postępów w ich realizacji) pomoże Ci określić, co się powiodło, a co można poprawić następnym razem.

Pamiętaj: to, że cel nie został osiągnięty wcale nie oznacza, że projekt zakończył się całkowitą porażką. Być może celowo wyznaczyliście cel-wyzwanie, aby zmotywować się do większego wysiłku. W takim czy innym przypadku najważniejsze jest, aby na spokojne sprawdzić, dlaczego cel nie został osiągnięty i uczyć się na błędach, aby nie popełniać ich przy wyznaczaniu kolejnych celów SMART.

Wyznaczaj inteligentne cele SMART

Cele SMART mogą pomóc Twojemu zespołowi odnieść sukces, wnosząc przejrzystość do procesu określania celów i zarządzania projektami. Kiedy członkowie zespołu mają zapewnioną jasność i podążają w tym samym kierunku rośnie ich motywacja, a także wiedzą oni, które zadania traktować priorytetowo.

Chcesz wyznaczać ambitne cele? Dowiedz się, jak wyznaczać cele typu BHAG.