Czym jest analiza interesariuszy i dlaczego jest ona istotna?

Pomyśl o swoim projekcie jak o filmie nominowanym do Oscara. Udało Ci się go zdobyć i musisz teraz wygłosić przemowę. Komu podziękujesz?

W przypadku zarządzania projektami tymi osobami będą interesariusze Twojego projektu – osoby, które mają udział w projekcie i w jakiś sposób pomogły Ci go zrealizować. Interesariusze projektu mogą obejmować osoby wykonujące pracę nad projektem i zatwierdzające tę pracę lub osoby, dla których ją wykonujesz – wszyscy jednak są tak samo ważni.

Wierz lub nie, ale identyfikacja interesariuszy projektu może być trudniejsza niż przygotowanie przemówienia na oscarową galę. Stąd tak ważne jest stworzenie mapy interesariuszy. Przygotowując ją w łatwy sposób zidentyfikujesz interesariuszy projektu, co pozwoli Ci nimi zarządzać. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak stworzyć mapę interesariuszy i zwiększyć sukces projektu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Kim są interesariusze w zarządzaniu projektami?

Interesariusze projektu to osoby, które mają wpływ na projekt lub na które to projekt ma wpływ. Mogą oni zajmować różne pozycje w organizacji – od indywidualnych współpracowników po starszą kadrę zarządzającą – ale jeśli są zaangażowani w Twój projekt, są istotni. Nawet jeśli interesariusze nie uczestniczą w codziennej pracy nad projektem, to jej rezultat może mieć na nich wpływ.

Czym jest mapa interesariuszy?

Mapa interesariuszy to narzędzie służące do identyfikowania interesariuszy oraz określenia wpływu, jaki mogą mieć na projekt w oparciu o dwa kluczowe aspekty: wpływ i zainteresowanie. Mapa interesariuszy pomoże Ci w zrozumieniu, którzy interesariusze mają największy i najmniejszy wpływ na Twój projekt, a także którzy interesariusze mają największe lub najmniejsze zainteresowanie Twoją pracą. To umożliwi Ci efektywną komunikację ze wszystkimi interesariuszami projektu w najlepszy dla nich sposób.

Czym jest zarządzanie interesariuszami?

Po stworzeniu mapy, następuje etap zarządzania interesariuszami polegający na komunikowaniu się z nimi. Dzięki niemu możesz upewnić się, że przekazujesz odpowiednie informacje interesariuszom w odpowiednim czasie – bez względu na to, czy są to aktualizacje na poziomie zadań, regularne raporty o statusie projektu, czy szerszy przegląd programu.

Ważnym elementem zarządzania interesariuszami w projekcie jest stworzenie planu komunikacji. Plan komunikacji może obejmować określenie kanału – e-mail, czat, platforma do zarządzania pracą – z jakiego interesariusze powinni korzystać oraz częstotliwości, z jaką poszczególne informacje powinny być komunikowane, a także kto jest odpowiedzialny za każdy z kanałów.

Jak zidentyfikować interesaruszy w projekcie

W szerokim znaczeniu, wynik projektu może wpłynąć na wszystkie osoby. Jednak w zarządzaniu projektami to jego interesariusze są w jakimś stopniu osobami zaangażowanymi w podejmowanie decyzji dotyczących projektu. Mogą to być kluczowi interesariusze zatwierdzający produkty końcowe projektu lub członkowie zespołu realizujący zadania, aby dotrzeć z punktu A do punktu B. Odbiorcy docelowi również są interesariuszami projektu, gdyż to na nich najbardziej wpływają podjęte przez Ciebie decyzje.

Aby zidentyfikować interesariuszy projektu, najprościej jest zadać sobie następujące pytanie: „Czy praca, którą wykonuję wpłynie na daną osobę?”. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to najprawdopodobniej osoba ta jest interesariuszem projektu.

Warto zauważyć, że nie każdy, na kogo Twój projekt ma wpływ ma głos w jego sprawie. Kluczowi interesariusze, których omówimy w tym artykule, to osoby mające prawo głosu jeśli chodzi o wynik projektu. Świadomość tego, kto jest kluczowym interesariuszem może pomóc Ci poprawić ogólne relacje z interesariuszami i uzyskać odpowiedni udział w projekcie najważniejszych dla niego osób.

Dwa typy interesariuszy, z którymi możesz zetknąć się w projekcie

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa typy interesariuszy w projekcie: wewnętrzni i zewnętrzni. Wewnętrzni interesariusze to prawdopodobnie Ci, którzy przychodzą Ci na myśl, kiedy myślisz o interesariuszach. Mogą obejmować dowolne osoby pracujące w firmie – od bezpośrednich podwładnych po kadrę zarządzającą – które są zaangażowane w projekt. Z drugiej strony, zewnętrzni interesariusze to osoby spoza firmy. Mogą nimi być klienci, agencja, podwykonawca, użytkownicy, inwestorzy, dostawcy lub dowolni zewnętrzni współpracownicy.

Przykłady interesariuszy wewnętrznych

• Menedżer projektu

• Członkowie zespołu projektowego

• Menedżer portfolio projektów i/lub menedżer programu

• Sponsor projektu, jeśli takiego masz

• Kadra zarządzająca

• Inne międzyfunkcyjne zespoły wewnętrzne

Przykłady interesariuszy zewnętrznych

• Klienci

• Wykonawcy

• Podwykonawcy

• Użytkownicy

• Inwestorzy

• Dostawcy

Korzyści z przeprowadzenia analizy interesariuszy

Dobrzy interesariusze wnoszą duży wkład w Twój projekt. Podczas fazy planowania, interesariusze są dla Ciebie przewodnikami, którzy pomogą Ci obrać odpowiedni kierunek w pracy nad Twoim projektem. Wewnętrzni interesariusze mogą wspomóc Cię w tworzeniu planu budżetowego lub planu zarządzania zasobami dla projektu. Świadomość, kim są interesariusze zewnętrzni może Ci pomóc w określeniu zakresu i celów projektu. W miarę postępów w projekcie, dobrzy interesariusze mogą udzielić wsparcia i pomocy oraz motywować zespół do działania.

Ustalenie, kto jest interesariuszem w projekcie pomoże Ci uzyskać odpowiedni udział wszystkich zainteresowanych stron, a także skuteczniej realizować poszczególne zadania. Ponadto, analiza interesariuszy może pomóc Ci:

• Uzyskać większe wsparcie i zdobyć więcej zasobów

• Zwiększyć widoczność projektu, szczególnie wśród członków kluczowego personelu kierowniczego

• Zapobiec kosztownym przeszkodom na późniejszym etapie cyklu projektu

• Komunikować się przy użyciu odpowiednich kanałów i w odpowiednim czasie

• Udzielać interesariuszom odpowiednich informacji

Cztery kroki do stworzenia mapy interesariuszy

Identyfikacja interesariuszy oraz zarządzanie nimi to świetny sposób, aby zapewnić sukces projektu. Uzyskując odpowiedni udział kluczowych interesariuszy w projekcie, możesz liczyć na ich pomoc w trakcie cyklu życia projektu. Z kolei bez ich wsparcia, możesz znaleźć się w sytuacji, w której trzeba będzie określić oczekiwania interesariuszy w trakcie projektu, co może prowadzić do zmian w projekcie i narazić go na niepotrzebne zagrożenia. Aby tego uniknąć, oto cztery kroki, które pomogą Ci stworzyć efektywną mapę interesariuszy.

Krok 1: zidentyfikuj interesariuszy

Zanim zaczniesz zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, musisz najpierw dowiedzieć się, kim oni są. Pamiętaj, by uwzględnić zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy. Aby dokonać ich identyfikacji, zadaj sobie następujące pytania:

• Komu zależy na tym projekcie?

• Na kogo ma wpływ ten projekt?

• Kto może wpłynąć na ten projekt?

• Kto może zatwierdzić/odrzucić ten projekt?

Jeśli potrzebujesz pomocy w określeniu interesariuszy, możesz rozważyć stworzenie macierzy odpowiedzialności lub rejestru interesariuszy, aby wiedzieć kim oni są, dlaczego są istotni i jaki mają wpływ na projekt. Zanim przejdziesz do drugiego kroku, zadaj sobie jeszcze kilka dodatkowych pytań:

• Czy istnieją inni wewnętrzni interesariusze, którzy są istotni, jak np. menedżerowie ds. zasobów lub portfolio projektów?

• Czy uwzględniłem wszystkich kluczowych liderów projektu i menedżerów?

• Czy istnieją inni zewnętrzni interesariusze, na których może wpłynąć rezultat projektu?

Krok 2: określ poziomy wpływu-zainteresowania interesariuszy

Wysokie zaangażowanie ze strony interesariuszy może naprawdę wznieść Twój projekt na wyższy poziom. Najlepszym sposobem na zapewnienie wysokiego zaangażowania jest stworzenie przejrzystej mapy interesariuszy określającej poziom ich wpływu-zainteresowania. Siatka ta – zwana czasem również siatką wpływu-zainteresowania – jest najlepszym sposobem na zwizualizowanie czterech głównych grup interesariuszy.

Te cztery główne grupy interesariuszy to:

• Wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie. Interesariusze znajdujący się w tej grupie zazwyczaj obejmują osoby zatwierdzające projekt i jego sponsorów. Jeśli chodzi o interesariuszy zewnętrznych, mogą to być kluczowi partnerzy oraz klienci. Upewnij się, że regularnie się z nimi komunikujesz i znasz ich oczekiwania. Podczas trwania projektu, aktywnie współpracuj z tymi interesariuszami – pomyśl o nich, jak o kluczowych graczach w Twoim zespole interesariuszy.

• Wysoki wpływ i niskie zainteresowanie. Te osoby mogą wspierać lub blokować Twój projekt, ale raczej nie są tym zainteresowane. Mogą to być bardziej odlegli partnerzy z zespołów międzyfunkcyjnych lub kadra zarządzająca w Twojej firmie. Upewnij się, że ci interesariusze posiadają podstawowe informacje o projekcie i poproś interesariuszy o wysokiej sile oddziaływania i wysokim zainteresowaniu o to, by w razie potrzeby pomogli Ci zarządzać tymi relacjami. Pamiętaj o tym, że nawet jeśli mają oni niskie zainteresowanie projektem, Twoja praca może mieć wpływ na ich pracę, a z pewnością nie chcesz, by ten fakt stał się przykrą niespodzianką. Podczas trwania projektu, przekazuj tym interesariuszom informacje o projekcie, aby mieć pewność, że są zadowoleni z jego postępów.

• Niski wpływ i wysokie zainteresowanie. Prawdopodobnie nie potrzebujesz zatwierdzeń od tej grupy interesariuszy, szczególnie jeśli chodzi o szczegóły dotyczące początkowej fazy projektu. Ważniejsze jest natomiast utrzymywanie tych interesariuszy na bieżąco z informacjami podczas Kroku 4. Udzielaj również informacji w trakcie trwania projektu.

• Niski wpływ i niskie zainteresowanie. Grupa ta obejmuje interesariuszy drugorzędnych. W zależności od wielkości i złożoności projektu, możesz co jakiś czas informować tych interesariuszy o postępach za pomocą raportów o statusie projektu lub przekazać im informacje dopiero na końcu projektu. Tak czy inaczej, w trakcie pracy nad projektem, kontaktuj się z interesariuszami na wypadek gdyby chcieli bardziej się w niego zaangażować.

Krok 3: zrozum potrzeby interesariuszy

Bywa, że niektórzy interesariusze nie zgadzają się z pewnymi elementami projektu. Jako menedżer projektu odpowiadasz za zrozumienie ich potrzeb i punktów widzenia oraz znalezienie rozwiązania, które nie wpłynie negatywnie na sukces projektu. Twoim obowiązkiem nie jest spełnianie wszystkich próśb interesariuszy, ale słuchanie i zrozumienie ich potrzeb.

Czasami ktoś, kto wydaje się być „trudnym interesariuszem” ma po prostu inne priorytety, niż Ty. Być może Twoja praca zakłóca pracę wykonywaną przez tę osobę. Jeśli postarasz się zrozumieć punkt widzenia interesariusza, łatwiej Ci będzie znaleźć rozwiązanie i zaoferować scenariusz korzysty dla obu stron.

Jeśli masz wątpliwości, postaraj się postawić na miejscu drugiej osoby. Zadaj sobie pytania:

• Jakie są ich potrzeby?

• Jakiego poziomu komunikacji oczekują?

• Co jest najefektywniejszą strategią komunikacji?

• Czy interesariusze mają wpływ na projekt lub projekt ma wpływ na nich?

• W jaki sposób możesz dokładnie określić ich interesy?

Krok 4: na bieżąco informuj o wszystkim interesariuszy

Po zidentyfikowaniu interesariuszy i określeniu ich potrzeb, pamiętaj, aby zaprosić ich na sesje dotyczące planowania projektu oraz spotkanie inaugurujące (jeśli takie organizujesz). Kluczowi interesariusze powinni również zatwierdzić karty projektu, plan projektu, cele projektu i zakres projektu.

W miarę postępów w projekcie upewnij się, że każdy istotny interesariusz jest informowany o zmianach i postępach. Oprócz zwiększenia widoczności, wczesne dokumentowanie procesów zmniejsza ryzyko przyszłych nieporozumień.

Mimo, że Twoim celem powinno być zaproszenie różnych interesariuszy, zawsze upewnij się, że priorytetyzujesz tych kluczowych. Nie potrzebujesz zgody od wszystkich. Jeśli masz wątpliwości, wróć do mapy interesariuszy, aby sprawdzić, kto powinien być na bieżąco z informacjami.

Możesz spotykać się z niektórymi interesariuszami często – np. tymi o dużym wpływie i zainteresowaniu – w celu omówienia projektu i nieprzewidzianych wyzwań. Aby utrzymać na bieżąco pozostałych interesariuszy z projektem, możesz wysyłać im regularne aktualizacje statusu projektu, w których zawrzesz informacje o tym, jakie kamienie milowe zostały ostatnio ukończone, jakie są czynniki blokujące i następne kroki. Zalecamy wysyłanie takiej aktualizacji co dwa tygodnie lub częściej, jeśli zarządzasz bardziej złożoną inicjatywą.

Częste pułapki związane z tworzeniem mapy interesariuszy

Idealne rozwiązanie dotyczące komunikacji z interesariuszami nie istnieje, ale poniżej znajdziesz najczęstsze pułapki oraz rady, jak ich unikać:

Brak jasnego postawienia granic

• Problem: nadgorliwi interesariusze powodują pełzanie zakresu.

• Rozwiązanie: wprowadź proces kontroli zmian.

Czasem nadgorliwi interesariusze projektu mogą mieć na niego negatywny wpływ. Spędziłeś mnóstwo czasu na zaplanowanie projektu i jego produktów końcowych. Niestety, jeśli zbyt wielu interesariuszy ma pomysły na nowe produkty, zaktualizowane osie czasu i skorygowane budżety, Twój projekt może szybko zboczyć z kursu.

Najlepszym sposobem, aby wyznaczyć granice we współpracy z interesariuszami jest wprowadzenie procesu kontroli zmian. Dzięki stworzeniu procesu dla przedstawiania i analizowania propozycji zmian oraz ich akceptowania, możesz upewnić się, że Twój projekt ma charakter dynamiczny i zawiera aktualne informacje, bez potrzeby martwienia się o pełzanie zakresu. Proces kontroli zmian składa się z czterech elementów:

1. Interesariusze projektu przesyłają propozycję zmian.

2. Kluczowi interesariusze dokonują przeglądu proponowanej zmiany.

3. Zatwierdzają, odrzucają lub odraczają podjęcie decyzji o zmianie.

4. Odpowiednio modyfikują zakres projektu lub jego cele 

Pominięcie interesariuszy

• Problem: podczas początkowej fazy identyfikacji interesariuszy nie uwzględniono interesariusza o wysokim zainteresowaniu daną inicjatywą.

• Rozwiązanie: zaangażuj zespół projektowy w trakcie fazy identyfikacji interesariuszy.

Może zdarzyć się, że zapomnisz o interesariuszu z zespołu międzyfunkcyjnego albo zapomnisz dodać go do listy interesariuszy, aby określić poziom jego wpływu-zainteresowania. Tego typu błędy się zdarzają, jednak lepiej ich unikać, zwłaszcza w przypadku interesariuszy o dużym poziomie oddziaływania lub zainteresowania.

Najlepszym sposobem uniknięcia takiej sytuacji jest zaangażowanie zespołu projektowego w trakcie procesu identyfikacji interesariuszy. Rozważ zorganizowanie zespołowej burzy mózgów, aby zidentyfikować i skategoryzować każdego interesariusza tak, aby nikt nie został pominięty. Jeśli nadal nie masz pewności, poproś menedżera lub sponsora projektu o sprawdzenie listy, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze zostali uwzględnieni. A w razie wątpliwości – pytaj!

Zbyt późne wprowadzenie interesariuszy

• Problem: projekt jest już w toku, a Ty dopiero rozpocząłeś analizę interesriuszy.

• Rozwiązanie: następnym razem stwórz mapę interesariuszy z wyprzedzeniem.

Jest to oczywistość, ale warto o tym wspomnieć. Pominięcie interesariusza potraktuj jako lekcję na przyszłość. Na przykład, jeśli mapa interesariuszy została stworzona już po rozpoczęciu projektu, zapamiętaj, aby następnym razem zrobić to w odwrotnej kolejności.

Przejrzystość – klucz do zarządzania interesariuszami

Aby praca przy projekcie przebiegała bez zakłóceń, upewnij się, że oczekiwania interesariuszy odpowiadają produktom końcowym projektu – innymi słowy, musisz zwiększyć i wspierać przejrzystość w ramach swojego projektu.

W tym celu najlepiej skorzystać z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana. Narzędzia do zarządzania pracą pomagają koordynować pracę poszczególnych osób oraz zadania na wszystkich poziomach organizacji. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł poświęcony wprowadzeniu do zarządzania pracą.