3 niezbędne elementy każdej karty projektu

Rozpoczęcie nowego projektu lub inicjatywy biznesowej jest z pewnością ekscytujące, ale w jaki sposób najlepiej doprowadzić do tego, aby w ogóle został on zatwierdzony?

Początkowo, prezentowanie projektu oraz proces jego zatwierdzania mogą wydawać się przytłaczające. Od gromadzenia właściwych informacji, aż po przedstawienie ich interesariuszom – na każdym etapie należy upewnić się, że masz łatwy dostęp do najważniejszych danych. Jednym z dokumentów, które mogą Ci w tym pomóc jest karta projektu.

Czym jest karta projektu?

Karta projektu to krótka prezentacja ogólnych celów projektu, jego zakresu oraz podziału obowiązków, której celem jest uzyskanie zatwierdzenia projektu przez kluczowych interesariuszy. Kartę projektu tworzy się przed rozpoczęciem pracy, dzięki czemu możesz otrzymać zatwierdzenie lub wprowadzić poprawki przed opracowaniem bardziej szczegółowej dokumentacji.

Karta projektu to jeden z wielu dokumentów, które możesz utworzyć, aby lepiej zaplanować projekt. Poniżej przedstawiamy ich porównanie:

Karta projektu a jego plan

Karta projektu powinna zawierać trzy elementy: cele, zakres i podział obowiązków w projekcie. Po otrzymaniu zatwierdzenia karty projektu możesz utworzyć plan projektu. Dokument ten stanowi rozbudowaną wersję karty projektu i zawiera schemat kluczowych elementów projektu.

Plan projektu zawiera siedem kluczowych elementów:

• Cele

• Wskaźniki sukcesu

• Interesariusze i role

• Zakres projektu i jego budżet

• Kamienie milowe i produkty końcowe

• Oś czasu i harmonogram

• Plan komunikacji

Karta projektu a brief projektu

Brief projektu to krótki dokument, który należy utworzyć po oficjalnym zatwierdzeniu projektu. Brief projektu powinien stanowić skróconą wersję planu projektu, którą członkowie i interesariusze projektu mogą regularnie sprawdzać. Podobnie jak karta projektu, Twój brief wyjaśnia, dlaczego dany projekt jest realizowany oraz jaki jest jego zakres.

Brief projektu składa się z czterech części:

• Informacje ogólne

• Cele projektu i wskaźniki sukcesu

• Oś czasu

• Odbiorcy docelowi

Karta projektu a uzasadnienie biznesowe

Karta projektu oraz uzasadnienie biznesowe mają podobny cel: oba te dokumenty umożliwiają zaprezentowanie projektu interesariuszom i uzyskanie ich wsparcia. Główna różnica pomiędzy kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym tkwi w zakresie.

Uzasadnienie biznesowe to oficjalny dokument wyjaśniający korzyści oraz zagrożenia towarzyszące dużej inwestycji biznesowej. Przygotuj ten dokument, aby na przykład przedstawić znaczącą inwestycję uwzględniającą nową agencję, zwiększenie nakładów biznesowych lub wprowadzenie nowego projektu czy usługi. Jeśli Twój projekt wymaga zatwierdzenia, ale jego skala jest mniejsza i obejmuje, na przykład, utworzenie kampanii podobnej do wcześniejszych czy wprowadzenie na rynek produktu, który odpowiada bieżącej strategii marketingowej – utwórz kartę projektu.

Kiedy należy stworzyć kartę projektu?

Istnieje wiele różnych narzędzi do planowania projektów, a karta projektu to tylko jedno z nich. Poniżej wyjaśniamy, w jakich przypadkach sprawdzi się ona najlepiej, a kiedy warto wykorzystać inną metodę.

• Utwórz kartę projektu, aby przedstawić projekt i otrzymać jego zatwierdzenie. Dzięki temu dokumentowi, interesariusze będą mieli jasność co do celów projektu, jego zakresu oraz podziału obowiązków. Kluczowi interesariusze mogą wykorzystać kartę projektu, aby zatwierdzić daną inicjatywę lub wprowadzić do niej zmiany.

• Utwórz uzasadnienie biznesowe jeśli Twój projekt wymaga znaczącej inwestycji. Uzasadnienie biznesowe zawiera dodatkowe informacje i dokumenty, takie jak szacowany zwrot z inwestycji oraz zagrożenia związane z projektem.

• Utwórz plan projektu kiedy Twój projekt zostanie zatwierdzony. Plan projektu stanowi rozwinięcie karty projektu i zawiera dodatkowe informacje, takie jak oś czasu czy kluczowe kamienie milowe.

• Utwórz brief projektu jeśli potrzebujesz dokumentu, który podsumowuje najważniejsze informacje z planu projektu.

• Napisz podsumowanie jeśli chcesz utworzyć przegląd projektu dla członków kluczowego personelu kierowniczego.

• Przygotuj harmonogram projektu jeśli chcesz utworzyć ogólną oś czasu projektu w formie wykresu Gantta.

Jak stworzyć kartę projektu

Karta projektu pozwala udostępnić interesariuszom kluczowe informacje, aby mogli oni wyrazić zgodę na rozpoczęcie prac. Dokument ten obejmuje trzy główne elementy:

Uzasadnienie

Na początku karty projektu opisz, jakie są jego cele. W tej sekcji należy wyjaśnić, dlaczego projekt jest ważny i co chcesz osiągnąć dzięki jego realizacji. Pamiętaj, że z tej części musi jasno wynikać, dlaczego dany projekt powinien zostać wykonany oraz w jaki sposób przyczyni się on do realizacji ogólnych celów biznesowych.

Oprócz wyjaśnienia ogólnych celów biznesowych należy również skoncentrować się na konkretnych celach projektu, na przykład produktach końcowych lub materiałach, które chcesz osiągnąć w momencie zakończenia pracy. Skorzystaj z metody SMART, aby określić praktyczne cele. Cel SMART powinien być:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Wymierny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Zakres

Drugim ważnym elementem karty projektu jest omówienie jego zakresu. Ta część wyjaśnia dokładnie, co wchodzi w skład projektu, a co nie. Opisując zakres projektu określasz jego granice oraz zaznaczasz czym nie będziesz się zajmować w czasie jego trwania.

Podczas tworzenia karty projektu szczególną uwagę należy zwrócić na jej najważniejszą część: określenie szacowanego budżetu. Pamiętaj, że karta projektu ma na celu uzyskanie zgody od kluczowych interesariuszy, więc musisz jasno wskazać, ile wynosi budżet i gdzie trafią pieniądze.

Zespół

Ostatnia sekcja karty projektu powinna wyjaśniać, kto będzie pracował nad wykonaniem projektu. Obejmuje to wszystkich kluczowych interesariuszy, kierownictwo, sponsorów projektu oraz członków zespołu projektowego. Przygotuj krótki plan zarządzania zasobami, aby pokazać, w jaki sposób Twoje zasoby zostaną wykorzystane do realizacji projektu.

Przykładowa karta projektu

Szablon karty projektu

Aby rozpocząć pracę, utwórz kartę swojego projektu korzystając z tego szablonu.

Nazwa projektu

Określ nazwę swojego projektu. Upewnij się, że w jasny sposób opisuje ona temat projektu.

Menedżer projektu

Kto jest główną osobą kontaktową dla tego projektu?

Data ostatniej aktualizacji

Karta projektu to dynamiczny dokument. Dodanie daty ostatniej aktualizacji może pomóc członkom zespołu, którzy często go sprawdzają, dowiedzieć się czy pojawiły się jakieś nowe informacje.

Cel projektu

Dlaczego pracujecie nad tym projektem?

Założenia projektu

Jakie produkty końcowe i materiały chcesz osiągnąć w momencie zakończenia projektu?

Zakres projektu

Jaki jest zakres produktów końcowych projektu? Których inicjatyw nie dotyczy?

Zespół projektowy i zasoby

Kto pracuje nad projektem? Jakie zasoby (osoby, narzędzia, budżet) masz do dyspozycji, aby wykonać pracę.

Interesariusze i osoby odpowiedzialne za zatwierdzenia

Kim są interesariusze w projekcie? Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie karty projektu i jego produktów końcowych?

Ukończ projekt z sukcesem dzięki karcie projektu

Kiedy karta projektu zostanie zatwierdzona możesz przejść do kolejnego etapu planowania. Pamiętaj, aby gromadzić wszystkie dokumenty w jednym narzędziu do zarządzania projektami, aby każdy miał do nich łatwy dostęp.

My oczywiście uważamy, że najlepiej sprawdzi się przy tym Asana. Dzięki niej możesz zarządzać wszystkimi projektami i zadaniami dla swojego zespołu oraz dotrzymać wszystkich terminów. Dowiedz się, jakie są korzyści z zarządzania projektami.