Plan wdrożenia: czym jest i jak go stworzyć w 6 krokach

Planowanie jest niezbędne do skutecznej realizacji projektów. Wyobraź sobie budowę domu bez planu. Takie przedsięwzięcie prawdopodobnie skończyłoby się katastrofą. To samo dotyczy również świata korporacyjnego. Plan wdrożenia stanowi wytyczne dla wspólnych celów i powinien zawierać wszystko, od strategii projektu, przez budżet, po listę osób pracujących nad projektem. 

W tym artykule omawiamy, czym jest plan wdrożenia i jak go stworzyć, aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej przygotować się do realizacji projektów niezależnie od ich wielkości.

Jaki jest cel planu wdrożenia?

Plan wdrożenia to dokument określający kroki, które Twój zespół powinien podjąć, aby osiągnąć wspólny cel lub inicjatywę i jest uważany za odpowiednik planu strategicznego. Podczas gdy plan strategiczny określa strategie, jakich użyjesz do osiągnięcia określonego celu, plan wdrożenia stanowi przewodnik krok po kroku, jak go osiągnąć.

Celem opracowania planu wdrożenia jest zapewnienie zespołowi niezbędnych informacji dotyczących projektu, takich jak zakres, cel, ramy czasowe, osoby odpowiedzialne, przed przystąpieniem do jego realizacji. Mówiąc najprościej jest to plan działania, który pozwala przekształcić strategię w konkretne zadania.

Najlepszym sposobem na sprawdzenie czy Twój plan wdrożenia jest skuteczny, jest przekazanie go komuś spoza zespołu w celu sprawdzenia, czy projekt jako całość jest zrozumiały. Plan wdrożenia nie powinien pozostawiać pytań bez odpowiedzi.

Jak stworzyć plan wdrożenia w 6 krokach

Opracowanie kompleksowego i przydatnego dla zespołu projektowego planu wdrożenia wymaga wykonania określonych kroków i uwzględnienia odpowiednich elementów. Tworząc plan, wykonaj następujące kroki, aby zmniejszyć ryzyko luk w swojej strategii.

1. Zdefiniuj cele

Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia jest zdefiniowanie celów. Określ, co chcesz osiągnąć po zakończeniu projektu, niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskanie nowego klienta marketingowego, czy o zmianę wewnętrznej strategii dotyczącej treści. Określenie celów projektu pomoże w przygotowaniu planu. 

Przydatne wskazówki:

• Zadawaj pytania: definiując swoje cele, pamiętaj, aby wraz z zespołem zadawać sobie pytania dotyczące projektu, np.: „Co chcemy osiągnąć dzięki temu projektowi? Jakie produkty końcowe chcemy dostarczyć? Którym interesariuszom chcemy udostępnić produkty końcowe projektu?”.

• Przeprowadź burzę mózgów na temat scenariuszy zagrożeń: chociaż w ramach planu wdrożenia przeprowadzisz później bardziej dogłębną ocenę ryzyka, wczesne zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń może dać Ci bardziej realistyczny obraz tego, co możesz osiągnąć. 

2. Przeprowadź analizę

Po określeniu ogólnych celów projektu, które chcesz osiągnąć, dopracuj je, przeprowadzając różne badania, takie jak wywiady, ankiety, grupy fokusowe lub obserwacje z ekspertami w danej dziedzinie, np. członkami zespołu lub interesariuszami zewnętrznymi. Wyniki badań powinny zawierać zarys harmonogramu, budżetu i personelu dla Twojego projektu.

Przydatne wskazówki:

• Współpracuj korzystając ze wspólnych narzędzi: współpraca jest łatwiejsza, gdy masz odpowiednie narzędzia do komunikacji. Używaj narzędzia do współpracy zespołowej, aby udostępniać cele projektu i otrzymywać informacje zwrotne od innych, niezależnie od ich lokalizacji. 

3. Zidentyfikuj zagrożenia

Po przeprowadzeniu burzy mózgów na temat scenariuszy zagrożeń w pierwszym kroku strategii wdrożenia, w trzecim kroku czas zidentyfikować wszystkie potencjalne zagrożenia w projekcie. Zagrożenia te mogą obejmować m.in. płatny czas wolny i urlopy, ograniczenia budżetowe i utratę personelu. 

Prowadzenie rejestru zagrożeń jest doskonałym sposobem na identyfikację zagrożeń. Dzięki temu narzędziu możesz ustalić priorytety i przygotować się na ryzyko w projekcie. Możesz również przeprowadzić analizę SWOT, aby zidentyfikować słabe strony i zagrożenia, które mogą wpłynąć na Twój projekt. 

Przydatne wskazówki:

• Działaj elastycznie i proaktywnie: ocena ryzyka to coś więcej niż strategia w fazie przygotowań. Jeśli potrafisz zidentyfikować zagrożenie, którego można uniknąć, możesz podjąć odpowiednie działania już na tym etapie planu wdrożenia. Jednym ze nich może być dostosowanie początkowych celów projektu. 

4. Zaplanuj kamienie milowe

Planowanie kamieni milowych projektu jest ważnym krokiem w procesie planowania, ponieważ te punkty kontrolne pomagają śledzić postępy w jego realizacji. Kamienie milowe służą jako punkt odniesienia – pozwalają zobaczyć, co zostało już wykonane, a co jest jeszcze przed Tobą. 

Użyj wykresu Gantta, aby wizualizować kamienie milowe projektu i mieć pewność, że cały zespół znajduje się na właściwej ścieżce. Narzędzie to pozwala stworzyć harmonogram wdrożenia w formie wizualnej oraz wskazać szacunkowy czasu trwania każdego zadania.

Przydatne wskazówki:

• Uwzględnij dodatkowy czas: nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z planem, nawet jeśli dołożysz wszelkich starań, aby trzymać się ustalonego harmonogramu. Zamiast wyznaczać sobie napięte terminy (i ich nie dotrzymywać), zapewnij sobie dodatkowy czas, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

• Wyznacz zależności: zależności to zadania, które są uzależnione od wykonania innych. Wyznaczenie zależności ułatwia realizację projektu na czas i osiągnięcie kamieni milowych.

5. Określ obowiązki i przypisz zadania

Każdy plan działania powinien zawierać listę obowiązków przypisanych poszczególnym członkom zespołu. Przydzielając obowiązki, możesz ocenić wydajność każdego członka zespołu i ściślej monitorować postępy. Użyj macierzy RACI, skutecznego narzędzia do zarządzania projektami, aby jasno określić role i obowiązki. 

Przydzielanie obowiązków różni się od przypisywania poszczególnych zadań. Jeden członek zespołu może być odpowiedzialny za nadzorowanie przeglądu projektu, podczas gdy trzech innych członków zespołu może odpowiadać za dostarczenie i przekazanie projektu różnym zespołom do przeglądu. Przydzielając obowiązki i zadania, jasno określ swoje oczekiwania. 

Przydatne wskazówki:

• Komunikacja ma kluczowe znaczenie: podczas przypisywania ról, obowiązków lub zadań ważne jest, aby przedstawić uzasadnienie wyboru konkretnego członka zespołu i uniknąć wątpliwości. Wykorzystaj ten krok w procesie planowania jako okazję do podkreślenia mocnych stron członków zespołu.

• Śledź obowiązki we wspólnym narzędziu: posiadanie wspólnego narzędzia, takiego jak oprogramowanie do zarządzania projektami, zapewnia członkom zespołu przejrzystość odnośnie tego kto, co i na kiedy musi wykonać.

6. Przydziel zasoby

Alokacja zasobów jest jednym z najlepszych sposobów minimalizacji ryzyka. Jeśli uda Ci się zaplanować zasoby potrzebne do realizacji projektu i upewnić się, że są one dostępne, unikniesz ryzyka ich wyczerpania w trakcie projektu. Jeśli na tym etapie procesu wdrażania uznasz, że nie masz wystarczających zasobów, możesz wprowadzić odpowiednie zmiany w projekcie przed jego rozpoczęciem. 

Zasoby mogą obejmować środki finansowe, personel, oprogramowanie, sprzęt i inne materiały fizyczne lub techniczne. Czas również może być zasobem, ponieważ członkowie zespołu potrzebni do ukończenia projektu mogą pracować nad innymi projektami.

Przydatne wskazówki: zadaj sobie następujące pytania podczas identyfikowania dostępnych zasobów dla swojego projektu: 

• Jaki jest priorytet projektu? 

• Kto może pracować nad tym projektem? 

• Jaki budżet lub narzędzia są dostępne? 

• Jakich dodatkowych zasobów potrzebujemy? 

• Kto musi zatwierdzić plan alokacji zasobów?

Wykonanie tych kroków podczas tworzenia planu wdrożenia zwiększy prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu. Posiadanie listy kontrolnej elementów, które należy uwzględnić w planie wdrożenia, może również prowadzić do pomyślnego wdrożenia. 

Co uwzględnić w planie wdrożenia

Wiedza o tym, jak stworzyć plan wdrożenia, jest kluczowa, ale musisz także wiedzieć, co uwzględnić w swoim planie. Ta lista kontrolna zawiera sześć najważniejszych elementów, które należy wziąć pod uwagę, aby skutecznie zrealizować projekt. 

1. Cele

W pierwszym kroku procesu wdrażania określ cele projektu. Wyznacz cele i zdecyduj, jakich wskaźników Twój zespół będzie używał do śledzenia postępów. Jasno określając cele projektu, Ty i Twój zespół możecie mierzyć postępy i wydajność w toku pracy.

2. Opis zakresu projektu

Określ zakres projektu podczas prowadzania analizy w drugim kroku. Opis zakresu projektu powinien określać granice projektu oraz nakreślać cele, terminy i pożądane wyniki. Ustalenie zakresu projektu na etapie planowania wdrożenia pomoże zapobiec pełzaniu zakresu w trakcie realizacji projektu.

3. Przedstawienie produktów końcowych

Produkty końcowe stanowią wymierne cele projektu. Zdefiniuj pożądane produkty końcowe i wykorzystaj je jako zasób podczas zarządzania terminami, delegowania zadań i przydzielania zasobów. 

4. Daty wykonania zadań

Chociaż oś czasu projektu może się zmieniać w miarę postępu projektu, ważne jest, aby sprecyzować oczekiwane daty wykonania podczas planowania wdrożenia. Określając szacunkowe daty wykonania zadań, możesz zaplanować kamienie milowe wokół tych dat oraz ukończenie projektu. Wykresy Gantta są często wykorzystywane w planowaniu strategicznym i planowaniu wdrożenia ze względu na wyświetlanie informacji w sposób liniowy, podobnie jak w przypadku osi czasu. 

5. Ocena ryzyka

W trzecim kroku procesu wdrożenia przeprowadź ocenę ryzyka. Niezależnie od tego, czy wykorzystasz  rejestr zagrożeń, analizę SWOT czy plan awaryjny do zidentyfikowania zagrożeń, pamiętaj, aby uwzględnić te dokumenty w swoim planie. W ten sposób inne osoby zaangażowane w projekt mogą przejrzeć Twoje ustalenia i potencjalnie pomóc Ci zapobiec tym zagrożeniom. 

6. Role i obowiązki członków zespołu

Po przypisaniu ról i obowiązków członkom zespołu w piątym kroku, prowadzenie szczegółowego rejestru pomoże zbudować poczucie odpowiedzialności. Niezależnie od tego, czy używasz macierzy RACI, czy innego narzędzia do określenia ról poszczególnych członków, Twój plan powinien zawierać sekcję, do której można się odnieść, gdy pojawią się pytania. 

Ponieważ Twój plan wdrożenia prawdopodobnie będzie specyficzny dla projektu, nad którym pracujesz, może zawierać elementy, które nie są wymienione powyżej. Niemniej jednak sześć przedstawionych tu elementów stanowi dobrą podstawę kompleksowego planu.

Wiele aspektów realizacji projektów pokrywa się z planowaniem strategicznym. Jeśli jesteś menedżerem projektu, może skrócić czas planowania pracując jednocześnie nad planem strategicznym i planem wdrożenia projektu.

Innym świetnym sposobem na zaoszczędzenie czasu podczas planowania jest przechowywanie wszystkich planów w platformie do zarządzania pracą. Gdy Twój zespół będzie gotowy do rozpoczęcia procesu wdrożenia, wszystko będzie znajdować się w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Korzyści z opracowania planu wdrożenia

Istnieje wiele korzyści z posiadania planu wdrożenia, a największą z nich jest zwiększona szansa powodzenia projektu. Wdrażając plan projektu tworzysz mapę drogową dla swojego projektu, dzięki czemu możesz zapobiegać problemom. 

Inne korzyści z posiadania planu wdrożenia to m.in.:

• Efektywniejsza komunikacja między członkami zespołu a kluczowymi interesariuszami

• Lepsza organizacja i zarządzanie zasobami

• Większe poczucie odpowiedzialności wśród osób zaangażowanych w projekt

• Bardziej ustrukturyzowana oś czasu projektu i codzienny przepływ pracy

• Łatwiejsza współpraca między członkami zespołu

Przejście bezpośrednio do fazy realizacji bez planu wdrożenia jest jak wejście na scenę, aby wygłosić przemówienie nie wiedząc, co zamierzasz powiedzieć – przygotowanie jest kluczem do uzyskania najlepszych wyników. 

Uprość planowanie wdrożenia dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Znajomość etapów planowania wdrożenia jest podstawą zarządzania projektami. Dobrze opracowany plan zapewnia pomyślną realizację projektu.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami sprawia, że ​​plan wdrożenia jest dostępny dla wszystkich członków zespołu i interesariuszy. Oznacza również, że możesz go edytować w czasie rzeczywistym, co ułatwia optymalizację procesu.