Wdrożenie strategii: czym jest i jak odnieść sukces w 6 krokach

Wdrożenie strategii to czwarty krok procesu zarządzania strategicznego, podczas którego strategia wprowadzana jest w życie. Można wykorzystać go podczas realizacji każdego planu, od planu marketingowego, mającego na celu zwiększenie sprzedaży, aż po wdrażanie nowego oprogramowania do zarządzania pracą, które poprawi wydajność współpracy.

Przygotowanie strategii jest ważne, ale jeśli wprowadzenie jej w życie nie opiera się na odpowiednich zasobach, mocy przerobowej i wsparciu to nie doprowadzi ona do żadnych zmian w Twojej organizacji.

W tym artykule omówimy kluczowe kroki, które należy wykonać podczas wprowadzania strategii w życie oraz związane z tym pułapki oraz sposoby ich uniknięcia, a także przedstawimy struktury, dzięki którym pomyślnie wdrożysz swoją strategię.

Wdrożenie strategii w 6 kluczowych krokach

Zanim będzie można wprowadzić strategię w życie należy zacząć od przygotowania samej strategii.

Plan wdrożenia strategii obejmuje listę kroków, które musi podjąć Twój zespół lub organizacja, aby osiągnąć określony cel. Plan wdrożenia to mapa drogowa umożliwiająca pomyślną realizację strategii. Powinien on obejmować:

1. Wyznaczenie celów

2. Przeprowadzenie badań

3. Identyfikację ryzyka

4. Zaplanowanie kamieni milowych

5. Przypisanie zadań

6. Alokację przydatnych zasobów

Po określeniu strategii czas na wprowadzenie jej w życie, korzystając z sześciu podstawowych kroków.

Krok 1: wyznacz przejrzyste, strategiczne cele i przedstaw je członkom zespołu

Pierwszy krok łączy w sobie etap planowania oraz wdrażania strategii.  

W celu wdrożenia nowej strategii konieczne jest określenie przejrzystych i wykonalnych celów. Powinny one uwzględniać oświadczenia o misji i wizji, cele długoterminowe oraz kluczowe wskaźniki efektywności. 

Im bardziej szczegółowe informacje podasz, tym łatwiej będzie wdrożyć strategię w Twoim zespole i organizacji, ponieważ każdy będzie dążył do realizacji tych samych celów. 

Komunikacja jest kluczem, więc po wyznaczeniu celów użyj oprogramowania do ich monitorowania, aby poinformować resztę zespołu o wybranej strategii. 

Krok 2. zaangażuj swój zespół

Aby skutecznie i wydajnie wprowadzić strategię w życie należy umożliwić pracownikom koncentrację i jasno określić zakres obowiązków. Istnieje kilka sposobów na podtrzymanie zaangażowania:

• Zdefiniuj role i obowiązki już na początku. Użyj macierzy RACI, aby wyjaśnić zakres obowiązków każdego członka zespołu i upewnić się, że nie istnieją w nim żadne luki.

• Skutecznie deleguj pracę. Chociaż perspektywa pełnej kontroli wydaje się kusząca, mikrozarządzanie nie sprawdza się na dłuższą metę. Po zdefiniowaniu zakresu ról i obowiązków pozwól członkom zespołu samodzielnie realizować działania zgodnie z założeniami planu wdrożenia.

• Komunikuj się z członkami swojego zespołu i zadbaj o to, aby każdy wiedział w jaki sposób jego działania przyczyniają się do realizacji celów projektu. Dzięki temu, każdy będzie zmotywowany, a prace będą realizowane na czas.

Krok 3: wprowadź strategię w życie

Przydziel niezbędne zasoby, takie jak budżet strategiczny czy operacyjny, aby członkowie Twojego zespołu mieli środki na wprowadzenie planów w życie. Bez właściwych zasobów nie można będzie zrealizować strategii, więc powinno to stanowić priorytet. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na upewnienie się, że Twój zespół ma dostęp do odpowiednich zasobów:

• Rozpocznij projekt z myślą o tym, co chcesz osiągnąć, aby skutecznie zrealizować cele, dostarczyć produkty końcowe projektu, osiągnąć kamienie milowe i wykonać pracę na czas.

• Określ dostępne zasoby, takie jak moce przerobowe Twojego zespołu, budżet, narzędzia lub umiejętności, które będą potrzebne i inne nietypowe zasoby.

• Zdefiniuj zakres projektu, aby dokładnie wiedzieć co i na kiedy jest potrzebne.

• Użyj narzędzia do zarządzania pracą, aby udostępnić plan projektu wszystkim osobom zaangażowanym w jego realizację.

Im lepiej przygotowana strategia, tym łatwiej wprowadzić ją w życie.

Krok 4: zachowaj zwinność

Podczas wprowadzania strategii w życie z pewnością pojawią się jakieś problemy. Kiedy tak się stanie, dostosuj swoje cele do sytuacji lub odpowiednio zmień plan działań. 

Utwórz harmonogram, aby móc regularnie aktualizować status realizacji celów oraz dokumentować zmiany w strategii. W zależności od potrzeb danej inicjatywy możesz tworzyć tygodniowe, miesięczne lub kwartalne raporty o statusie projektu oraz udostępniać je zewnętrznym interesariuszom oraz członkom zespołu wewnętrznego, aby każdy był na bieżąco.

Korzystanie z jednego źródła wiedzy zawierającego wszystkie aktualizacje pomoże Ci usprawnić ten proces. Asana to oprogramowanie do zarządzania pracą, które umożliwi Twojemu zespołowi koordynowanie projektów, zadań i procesów w czasie rzeczywistym, pozwalając równocześnie na działania asynchroniczne poprzez zapewnianie widoczności dotyczącej tego, kto i za co jest odpowiedzialny.

Krok 5: zamknij proces

Po pomyślnym wprowadzeniu strategii w życie skontaktuj się ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w dany projekt, aby potwierdzić ukończenie ich części pracy. Wdrażanie strategii to nie układanka, którą można zakończyć kiedy wszystkie elementy znajdą się we właściwym miejscu. Wprowadzanie w życie strategii przypomina pielęgnowanie ogrodu, który ciągle rozrasta się i zmienia nawet wtedy, gdy wydaje się, że prace zostały już zakończone.

Zamknięcie procesu z członkami zespołu to przedostatni kamień milowy podczas wdrażania strategii i jest on niezbędny do zakończenia projektu.

Krok 6: wyciągnij wnioski

Zorganizuj spotkanie po zakończeniu projektu lub retrospekcję, aby podsumować go i ocenić, czy zakończył się on powodzeniem oraz czy strategia była właściwa. Ten krok umożliwia wyciągnięcie wniosków do wykorzystania w kolejnych projektach oraz opracowania strategii pozwalających na uniknięcie zagrożeń i wykorzystanie nowych możliwości w przyszłości.

Co jest potrzebne, aby wdrożyć strategię

Niezależnie od tego, na ile przemyślana jest Twoja strategia, do jej sprawnego wdrożenia wymagane jest pięć kluczowych elementów.

Ludzie

Potrzebujesz zespołu, który nie tylko rozumie główne założenia strategii, ale także posiada umiejętności i moce przerobowe wymagane, aby wprowadzić ją w życie. Wyznacz do współpracy lub przeszkól odpowiednie osoby albo zatrudnij nowych pracowników, aby mieć pewność, że zespół spełni Twoje wymagania.

Zespół sukcesu klienta w Asanie był niezastąpiony podczas wdrażania naszej strategii. Poświęcili oni czas, aby dokładnie zrozumieć potrzeby naszej firmy i pokazali nam, w jaki sposób utworzyć praktyczne procesy i przepływy pracy, w pełni wykorzystujące potencjał Asany. Bez nich niczego byśmy nie osiągnęli.”

Zasoby

Wydajna alokacja zasobów to jedna z najważniejszych części wdrażania strategii. Wyróżniamy zasoby finansowe (na przykład koszt pracy) i niefinansowe (na przykład czas potrzebny na wdrożenie strategii).

Organizacja

Każdy członek organizacji powinien dokładnie znać zakres swoich obowiązków oraz hierarchię służbową, aby wiadomo było, z kim należy komunikować się podczas procesu wdrażania strategii.

Systemy

Kolejnym kluczowym elementem są narzędzia, możliwości i systemy. Musisz znać funkcję każdego z tych systemów i rozumieć, w jaki sposób wspomagają one proces zarządzania strategicznego podczas wdrażania oraz po jego zakończeniu.

Kultura

Ostatnim elementem jest kultura organizacyjna w Twojej firmie. Wdrażanie nowych strategii może prowadzić do niejasności i stresu, więc upewnienie się, że każdy ma dostęp do niezbędnych informacji oraz czuje się doceniany ma kluczowe znaczenie, aby pomyślnie i skutecznie zrealizować projekt.

Model McKinsey'a (model 7S)

McKinsey & Company to znana na całym świecie firma konsultingowa, która stworzyła między innymi strukturę obejmującą siedem czynników koniecznych do pomyślnego wdrożenia strategii.

Czynniki te można podzielić na elementy twarde, takie jak strategia, struktura i systemy, oraz elementy miękkie, takie jak wspólne wartości, umiejętności, styl i kadry. Elementy twarde łatwo jest określić i zmienić, ale elementy miękkie są zazwyczaj zależne od ogólnej kultury firmy wyrażanej przez menedżera lub bezpośredniego przełożonego.

Przyjrzyjmy się modelowi McKinsey'a bardziej szczegółowo, poczynając od elementów twardych:

• Strategia: plan Twojej organizacji mający na celu uzyskanie i utrzymanie przewagi nad konkurencją w danej branży

• Struktura: struktura organizacyjna Twojej firmy

• Systemy: codzienne procesy i działania podejmowane przez członków Twoich zespołów

Elementy miękkie to:

• Styl: styl przywództwa w Twojej organizacji

• Kadry: członkowie Twojego zespołu i ich ogólne możliwości

• Umiejętności: konkretne umiejętności i kompetencje Twojego zespołu

• Wspólne wartości: podstawowe wartości Twojej organizacji

Stosowanie tej struktury można rozpocząć od sprawdzenia, czy wspólne wartości Twojej organizacji zgadzają się z elementami twardymi. Następnie, określ na ile elementy twarde wspierają się nawzajem i czy należy wprowadzić zmiany, które mogłyby poprawić interakcje pomiędzy nimi. Po zakończeniu, powtórz ten proces dla elementów miękkich.

Przeprowadzenie takiej analizy pozwoli Ci określić, które elementy działają dobrze, a nad którymi należy popracować. Stosowanie tej struktury podczas planowania i wdrażania strategii umożliwia sprawdzenie, na ile Twoja organizacja radzi sobie z wprowadzaniem zmian.

Trzy czynniki wdrażania strategii

Konsultant biznesowy i autor, Scott Edinger określił trzy czynniki wdrażania strategii (ang. three Cs): klaryfikację, komunikację oraz kaskadowanie (z ang. clarity, communication i cascade). Stanowią one trzy kroki, które należy wziąć pod uwagę, aby pomyślnie wprowadzić strategię w życie.

Przyjrzyjmy się im bliżej.

1. Sformułuj jasną strategię. W najlepszym przypadku strategia zostaje dobrze przyjęta przez zarząd, a interesariusze i menedżerowie wyższego szczebla w pełni się z nią zgadzają. Jeśli jednak nie jest ona dokładnie określona, może okazać się, że szeregowi pracownicy i menedżerowie średniego szczebla nie będą wiedzieli, od czego zacząć. Twój zespół może pomyślnie wdrożyć strategię tylko, jeśli dokładnie zrozumie jej założenia, więc należy upewnić się, że cele i intencje są jasne.

2. Zakomunikuj swoją strategię. Plakat, ogłoszenie czy newsletter nie wystarczy, aby powiadomić członków swojej organizacji o nowej strategii. Prowadzenie zróżnicowanej strategii komunikacji zagwarantuje, że każdy członek zespołu będzie na bieżąco poinformowany oraz będzie mieć poczucie, że jego opinia jest ważna.

3. Rozpowszechnij swoją strategię. Właściwie wdrożona strategia zostaje wprowadzona w całej organizacji. Zaangażuj do współpracy menedżerów i upewnij się, że rozumieją oni ogólne założenia strategii. Dzięki temu będą mogli przekazać swoim zespołom wszystkie ważne informacje, taktykę oraz procesy. Pomimo tego, że cała organizacja została już w ogólny sposób powiadomiona na etapie komunikacji o strategii, ten krok jest niezbędny aby dotrzeć do każdego członka zespołu.

Omówmy teraz wyzwania, z jakimi możesz spotkać się podczas wprowadzania strategii.

Pułapki podczas wprowadzania strategii w życie i jak sobie z nimi radzić

Wdrażanie nowej strategii to duże wyzwanie, któremu z pewnością będą towarzyszyć pewne blokady. Poniżej omówimy cztery najczęstsze problemy, które mogą pojawić się podczas wdrażania strategii oraz podpowiemy, jak sobie z nimi radzić.

1.  Przytłaczająca lub zbyt ogólna strategia

Problem: jeśli strategia nie wydaje się ważna i brak w niej potencjału lub jeśli zawiera ona zbyt dużo niewiadomych, może okazać się, że wdrażanie zakończy się porażką.

Rozwiązanie: wyznacz cele typu SMART, aby upewnić się, że Twój plan jest skonkretyzowany, wymierny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie. Ta metoda sprawi, że Twoja strategia będzie konkretna i możliwa do wdrożenia.

2. Brak możliwości wdrożenia

Problem: dobrze jest przygotować strategię, ale bez odpowiednich zasobów i wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla może okazać się, że nigdy nie zostanie ona wdrożona.

Rozwiązanie: Twój plan powinien zawierać przejrzyste cele, opis konsekwencji oraz wymagania, które będą stanowić podstawę wdrożenia strategii. Im bardziej konkretny będzie ten dokument tym łatwiej uzyskasz zasoby potrzebne do wprowadzenia strategii w życie.

3. Brak komunikacji i niejasności dotyczące podziału obowiązków

Problem: jeśli członkowie zespołu nie są pewni na czym polega strategia i nie wiedzą, co należy do ich obowiązków, wprowadzenie jej w życie nie będzie możliwe.

Rozwiązanie: jasno określ zakres obowiązków każdego członka zespołu i deleguj pracę, jeśli jest to możliwe. Dzięki temu, pracownicy poczują się bardziej odpowiedzialni za rezultaty wdrażania strategii. Pamiętaj o upewnieniu się, że wszyscy członkowie zespołu mają uprawnienia i zasoby potrzebne do realizacji ich zadań.

4. Brak poczucia odpowiedzialności i bezradność

Problem: brak przejrzystości dotyczącej podziału obowiązków może prowadzić do tego, że Twój zespół będzie czuł się bezradny. 

Rozwiązanie: organizuj regularne spotkania zespołu, podczas których omówiona zostanie strategia oraz postępy każdego członka zespołu, a także problemy. Dobrym pomysłem jest również regularne dostosowywanie niektórych elementów strategii, jeśli jest to konieczne, aby pomyślnie wprowadzić ją w życie. Monitoruj postępy, aby zapewnić członkom zespołu poczucie satysfakcji z ukończenia poszczególnych celów.

Wczesne wykrycie wyzwań prowadzi do ich sprawnego rozwiązania zanim przekształcą się one w problemy.

Planuj, wdrażaj i celebruj

Zmiany nie są łatwe, ale żeby zespół mógł się rozwijać, Twoja organizacja musi nauczyć się, jak sobie z nimi radzić.

Niezależnie od tego, czy dopiero przygotowujesz strategię w niewielkim zespole czy komunikujesz ją już całej organizacji, niezawodne oprogramowanie do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie, aby upewnić się, że każdy ma dostęp do zasobów, których potrzebuje.

Po pomyślnym wprowadzeniu strategii w życie pamiętaj o tym, aby pogratulować wszystkim osobom zaangażowanym w jej realizację. Przecież wspólna celebracja też jest ważna!

Źródła: Harvard Business School | MindTools | OnStrategy