Czym jest zarządzanie ryzykiem w projekcie? 6 kroków do zwiększenia szans powodzenia projektu

Realizacja projektu przebiega pomyślnie, jeżeli został on zaplanowany i jest zarządzany w sposób efektywny. Pomocne w tym zakresie może okazać się rozwijanie własnych zdolności zarządzania projektem i realizowanie wypróbowanych strategii łagodzenia ryzyka. Jednak każdy, nawet najlepiej przygotowany projekt, będzie obarczony swoimi zagrożeniami.

Najlepszym sposobem na zapobieganie zagrożeniom w projekcie jest skonfrontowanie się z nimi zawczasu. Aktywne planowanie z uwzględnieniem nieprzewidzianych wydarzeń oraz stworzenie planu zarządzania ryzykiem mogą pomóc Ci wyprowadzić zespół projektowy na spokojne wody, zamiast dać się złapać w samym środku niespodziewanego sztormu.

Jeżeli nie masz doświadczenia w tworzeniu planu zarządzania ryzykiem, mogły Cię dotknąć konsekwencje nieprzewidzianych zagrożeń w poprzednio realizowanych projektach. Dowiedz się więcej na temat zarządzania ryzykiem w projekcie i wypróbuj poniższe 6 prostych kroków do stworzenia własnego planu zarządzania ryzykiem.

Czym jest plan zarządzania ryzykiem?

Plan zarządzania ryzykiem to dokument, który zawiera szczegółowy opis tego, w jaki sposób Twój zespół identyfikuje, analizuje i reaguje na potencjalne zagrożenia w projekcie, które się jeszcze nie wydarzyły.

Ryzyko w projekcie a problem w zarządzaniu projektem

• Ryzyko w projekcie to wszystko, co może przeszkodzić w jego realizacji poprzez: opóźnienie na osi czasu projektu, przekroczenie budżetu lub pogorszenie wyników projektu w jakikolwiek inny sposób.

• Problem w projekcie to coś, co już przeszkadza w jego realizacji. Rozwiązywanie problemów to podejście reaktywne, a nie proaktywne.

Efektywny plan zarządzania ryzykiem pozwoli Ci zareagować na każde potencjalne zagrożenie, które może się pojawić w trakcie cyklu życia projektu, i zminimalizować jego skutki tak, aby projekt nie zboczył z przyjętej ścieżki, nie przekroczył budżetu oraz trzymał się wyznaczonego celu.

Kiedy korzystać z zarządzania ryzykiem w projekcie

Dobry plan zarządzania ryzykiem w projekcie nie jest reaktywny ale proaktywny. Najlepiej jest go tworzyć w fazie planowania projektu. Można wtedy najdokładniej zidentyfikować wszelkie zagrożenia i ich potencjalny wpływ, a także monitorować zagrożenia w trakcie realizacji projektu. Zamiast dać się złapać bez przygotowania, zauważysz te zagrożenia, jeżeli zaczną sprawiać kłopoty.

Jeżeli natomiast chcesz odnieść się do zagrożeń w projekcie, którego realizacja już się rozpoczęła, rozważ skorzystanie z teorii ograniczeń, która pomaga zidentyfikować najsłabsze ogniwo w projekcie lub procesie i zaradzić skutkom wystąpienia zagrożenia.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie w 6 krokach

Zarządzanie projektem polega na identyfikacji, planowaniu i monitorowaniu potencjalnych zagrożeń. Nie wszystko pójdzie nie tak, a jest nawet możliwe, że wszystko pójdzie dobrze. Jednak proaktywna ocena ryzyka i zarządzanie inicydentami mogą pomóc Ci się przygotować i szybko skorygować kurs. Dzięki temu zrealizujesz wszystkie cele projektu na czas i w ramach założonego budżetu.

Jeżeli dopiero zaczynasz zajmować się zarządzaniem ryzykiem, poniższe 6 kroków pomoże Ci sporządzić plan zarządzania ryzykiem. W każdym z tych kroków korzystaj z planu ryzyka w projekcie w Asanie, aby zobaczyć, jak mógłby wyglądać plan zarządzania ryzykiem dla Twojego kolejnego projektu.

1. Identyfikacja

W celu identyfikacji zagrożeń utwórz plan zarządzania ryzykiem w projekcie poprzez zebranie wszystkich potencjalnych zagrożeń dla realizacji projektu. Zagrożeniem jest wszystko to, co może mieć negatywny wpływ na harmonogram, budżet lub powodzenie projektu.

Istnieje szereg różnych sposobów na rozpoczęcie procesu identyfikacji zagrożeń, w szczególności:

• Wywiad wśród interesariuszy projektu: najlepszym sposobem na identyfikację zagrożeń w projekcie jest zapytanie o to interesariuszy, kierownictwa i ekspertów w danej dziedzinie. Jeżeli w przeszłości realizowali oni podobne projekty, zapytaj, na jakie zagrożenia natrafili i jak Ty możesz się przed nimi uchronić. Nawet jeżeli nie realizowali podobnych projektów, pamiętaj, aby porozmawiać z kluczowymi interesariuszami projektu, aby nie przeoczyć żadnego z ważnych zagrożeń w projekcie.

• Przeprowadzenie burzy mózgów na temat potencjalnych zagrożeń w gronie zespołu projektowego: Twój zespół projektowy to ludzie, z którymi codziennie będziesz pracować nad projektem. Zanim rozpoczniesz jego realizację, zapytaj ich, co uważają za potencjalne zagrożenia i rozważ przeprowadzenie sesji burzy mózgów poświęconej identyfikacji poważnych zagrożeń, które mogą dotknąć Twój projekt.

• Udokumentowanie i potwierdzenie swoich założeń: zgodnie z opracowaniem PMBOK® Guide (Guide to the Project Management Body of Knowledge), założenia to wszystkie Twoje przekonania co do projektu niebędące potwierdzonym faktem. Możesz opierać decyzje w projekcie na swoich założeniach, nawet nieświadomie. Jednak poprzez takie postępowanie, tj. bez dokumentowania i potwierdzania założeń, narażasz projekt na ryzyko. W przypadku gdy Twoje założenia okażą się nieprawdziwe, fundamenty Twojego projektu mogą utracić stabilność, a co za tym idzie zagrozić pomyślnej realizacji projektu.

• Sprawdzanie list kontrolnych: sprawdź, czy Twój zespół lub dział ma opracowaną listę kontrolną ogólnych zagrożeń. Jeżeli nie, zacznij samodzielnie ją tworzyć, aby ułatwić sobie realizację projektów w przyszłości.

• Stworzenie macierzy ryzyka: macierz oceny ryzyka dzieli poziom istotności zagrożenia na cztery kategorie: katastrofalne, krytyczne, marginalne i drobne. Pomaga to określić, którym z zagrożeń należy się zająć w pierwszej kolejności. 

Po zidentyfikowaniu ważnych zagrożeń zapisz je w rejestrze zagrożeń. Jak sama nazwa wskazuje, rejestr zagrożeń to lista zawierająca wszystkie zagrożenia w Twoim projekcie. Twój rejestr zagrożeń powinien odpowiadać na szereg pytań dotyczących zidentyfikowanych, znanych zagrożeń, w tym:

• Jakie są szanse zaistnienia tego zagrożenia?

• Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia tego zagrożenia?

• Jaki będzie wpływ i waga tego zagrożenia?

• Jaki jest nasz plan reakcji na to zagrożenie?

• Biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo i wpływ, jaki jest priorytet tego zagrożenia?

• Kto jest odpowiedzialny za to zagrożenie?

Nie przejmuj się, jeżeli nie jesteś w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania w tej chwili. Niektóre odpowiedzi pojawią się na kolejnych etapach.

2. Analiza

Dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia przeprowadź analizę prawdopodobieństwa jego wystąpienia, stopnia istotności oraz planu reakcji. W zależności od stopnia skomplikowania zagrożeń w Twoim projekcie rozważ przeprowadzenie analizy ryzyka wspólnie z zespołem projektowym lub kluczowymi interesariuszami. Aby określić stopień istotności, zastanów się, jaki wpływ będzie miało dane zagrożenie na osiągnięcie celów projektu. Czy opóźni ono realizację harmonogramu, zagrozi budżetowi lub zmniejszy oddziaływanie produktów końcowych projektu? Następnie dla każdego zagrożenia opracuj plan reakcji. Nie musi być to koniecznie jakaś czynność do wykonania teraz, ale raczej to, co zrobi Twój zespół, aby szybko wprowadzić zmiany i zająć się danym zagrożeniem.

3. Określenie priorytetów

Aby określić priorytety dla swoich zagrożeń zadaj sobie następujące pytanie: „Na podstawie rejestru zagrożeń i analizy, które zagrożenie ma największe prawdopodobieństwo wystąpienia i jest potencjalnie najbardziej zagrażające powodzeniu Twojego projektu?”. Zagrożenia, którymi należy się zająć w pierwszej kolejności to takie, które mają wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia i wysoki stopień istotności. Należy monitorować i reagować na wszystkie potencjalne zagrożenia, ale to właśnie tym zagrożeniom powinno się poświęcić najwięcej uwagi i jak najczęściej sprawdzać, czy nie wystąpiły.

4. Określenie odpowiedzialności

Ten krok jest opcjonalny, jednak zalecany. Pomimo tego, że określone przez Ciebie zagrożenia jeszcze nie zaistniały, warto jest zawczasu wyznaczyć osobę odpowiedzialną za dane zagrożenie, aby członkowie Twojego zespołu byli przygotowani. Taka osoba powinna nie tylko monitorować dane zagrożenie, ale również opracowywać plan ograniczenia go.

5. Monitorowanie

Na tym etapie realizacja Twojego projektu już się rozpoczęła i szczęśliwie zmierza do osiągnięcia ostatecznych celów projektu. Pamiętaj jednak, aby aktywnie monitorować zagrożenia, żeby uniknąć niemiłych niespodzianek. W tym celu:

• Regularnie wysyłaj aktualizacje statusu, aby zespół i interesariusze projektu byli stale na bieżąco. Pamiętaj: zarządzanie ryzykiem powinno być proaktywne, a nie reaktywne.

• Wyrywkowo kontaktuj się z osobami zarządzającymi poszczególnymi zagrożeniami. Każda osoba odpowiedzialna powinna monitorować swoje zagrożenie pod kątem niebezpiecznych sygnałów. Jako kierownik projektu lub lider zespołu rozmawiaj z nimi regularnie, aby upewnić się, że wszystko idzie dobrze.

• Sprawdzaj rejestr zagrożeń pod kątem zmian. Gdy prawdopodobieństwo zaistnienia danego zagrożenia ulega zmianie, wtedy aktualizowany jest rejestr zagrożeń, a zmiana powinna być odpowiednio zaznaczona w rejestrze. Jak większość części składowych zarządzania projektem Twój plan zarządzania ryzykiem powinien być dynamicznym dokumentem wykorzystywanym przez członków Twojego zespołu, aby zawsze być na bieżąco.

Bardzo ważna w procesie monitorowania ryzyka jest współpraca. Dość często pojawiają się potencjalne problemy lub nowe zagrożenia, które członek zespołu dostrzegł, ale nie czuł się na tyle pewnie, aby od razu to zgłosić. Musisz pamiętać, że budujesz kulturę zespołowej współpracy, otwartości i szczerości.

6. Reakcja

W przypadku gdy zagrożenie się zmaterializuje, przychodzi czas na reakcję. Wraz z opracowaniem rejestru zagrożeń oraz planu zarządzania ryzykiem, masz przygotowany świetny plan awaryjny na taką ewentualność.

Pamiętaj: zarządzanie ryzykiem nie ma na celu zapobiec wystąpieniu zagrożenia (chociaż jest w tym pomocne). Jest to raczej przygotowanie na potencjalne ryzyko i opracowanie dobrego planu na taki wypadek, aby nie dać się zaskoczyć.

Rozpocznij tworzenie planu zarządzania ryzykiem na podstawie szablonu, który znajdziesz w naszej galerii szablonów, albo stwórz swój własny.

Cel zarządzania ryzykiem w projekcie

Wdrożenie planu zarządzania ryzykiem może pomóc przygotować zespół na nieprzewidziane wydarzenia. Jednak, szczerze mówiąc, nie każdy projekt wymaga szczegółowego planu zarządzania ryzykiem. Jeżeli Twój projekt jest względnie prosty, być może wystarczy krótka burza mózgów z członkami zespołu i przedyskutowanie potencjalnych zagrożeń.

Takie projekty mają wąski zakres, nie wymagają dużo pracy od członków zespołu, nie angażują wielu zasobów zewnętrznych (np. budżetu lub mocy przerobowych) i mogą obejmować działania, które z powodzeniem realizowane były w przeszłości.

Jeżeli pracujesz nad skomplikowaną inicjatywą, która angażuje wielu międzyfunkcyjnych interesariuszy projektu i ważne zasoby, z pewnością przyda Ci się plan zarządzania ryzykiem. Takie projekty są czasochłonne i wymagają istotnego nakładu pracy członków zespołu. Mogą również obejmować znaczne inwestycje finansowe. Dzięki planowi zarządzania ryzykiem masz pewność, że projekt nie wykroczy poza swój zakres i ostatecznie zakończy się powodzeniem.

Włącz zarządzanie ryzykiem w projekcie do następnej sesji poświęconej planowaniu projektu

Udane projekty opierają się na solidnych planach. Zarządzanie ryzykiem odgrywa kluczową rolę na wczesnym etapie planowania. Pamiętaj, aby już na początkowym etapie ująć strategię zarządzania ryzykiem w projekcie w dokumentach planistycznych, takich jak brief projektu. Dzięki temu każdy będzie miał dostęp do planu zarządzania ryzykiem i może w sposób proaktywny reagować na wszelkie poważne zagrożenia, które się pojawią.

Aby uzyskać więcej informacji na temat planowania projektów, sprawdź, w jaki sposób Asana może pomóc Ci śledzić realizację celów, ustalać kamienie milowe i komunikować się z członkami zespołu. A wszystko to w ramach jednego narzędzia.