Jak skutecznie zdefiniować cel projektu (plus przykłady)

Projekt został zakończony, ale co dalej?

Bez konkretnego systemu kontroli celów projektu nie można łatwo sprawdzić, czy zakończył się on powodzeniem i czy cele zostały osiągnięte.

Zdefiniowanie celu projektu nie jest trudnym zadaniem, ale należy upewnić się, że istnieje wymierny, skuteczny sposób na zmierzenie jego rezultatów. Z tego przewodnika dowiesz się, jak zdefiniować cele projektu i zwiększyć skuteczność, z jaką zarządzasz swoimi projektami.

Czym są cele projektu?

Cele projektu to wszystko, co chcesz osiągnąć w momencie jego zakończenia. Może to obejmować fizyczne produkty projektu i gotowe zasoby lub realizację zamierzeń, na przykład zwiększenie produktywności czy zaangażowania pracowników. Cele projektu powinny być osiągalne, określone w czasie i wymierne.

Wyznaczanie celów projektu to kluczowy element zarządzania projektami. Bez niego nie jest możliwe poinformowanie współpracowników o tym, czemu ma służyć dany projekt ani sprawdzenie, czy został on zakończony pomyślnie.

Jeśli dopiero zaczynasz wyznaczać cele projektów, oto czym różnią się one od innych elementów zarządzania projektami:

Cele projektu a cele ogólne

Chociaż w niektórych zespołach używa się obu tych terminów, istnieje różnica pomiędzy celami ogólnymi a tymi dotyczącymi konkretnego projektu. Cele ogólne nie są określane tak szczegółowo, jak cele konkretnego projektu. Cele ogólne powinny wskazywać co stanie się, jeśli projekt zostanie zakończony powodzeniem oraz w jaki sposób przyczynia się on do realizacji ogólnych celów biznesowych.

Cele konkretnego projektu są znacznie bardziej szczegółowe. Wiele z nich przyczynia się do realizacji ogólnych celów biznesowych, ale cele konkretnego projektu skupiają się przede wszystkim na jego produktach końcowych.

• Przykład celu konkretnego projektu: dodać pięć nowych sposobów, w jakie klienci mogą uzyskać dostęp do formularza opinii wewnątrz produktu w ciągu kolejnych dwóch miesięcy.

• Przykład celu ogólnego: ułatwić zespołowi inżynieryjnemu otrzymywanie i odpowiadanie na informacje zwrotne od klientów.

Cele konkretnego projektu a cele biznesowe

Cele projektu to, innymi słowy, cele i wskaźniki efektywności indywidualnych projektów. Cele projektu powinny odnosić się do konkretnego projektu i zawierać szczegółowe informacje, umożliwiające zespołowi zmierzenie jego rezultatów.

Cele biznesowe obejmują więcej niż pojedynczy projekt. W przeciwieństwie do celów konkretnego projektu, cele biznesowe umożliwiają rozwój całej firmy. Cele biznesowe powinny obejmować długoterminowe wskazówki dla całej organizacji lub działu. Zazwyczaj tworzy się je raz na miesiąc lub raz na rok, zgodnie z metodyką wyznaczania celów, obowiązującą w danym zespole, na przykład kluczowe cele i rezultaty (OKR-y).

• Przykład celu projektu: osiągnięcie wskaźnika rekomendacji netto (NPS) na poziomie 62 do końca kwartału.

• Przykład celu biznesowego: zapewnianie najlepszego poziomu usług w naszej kategorii.

Cele projektu a jego plan

Plan projektu to schemat kluczowych elementów, które Twój zespół musi osiągnąć, aby skutecznie zrealizować cele projektu. Powinien on jednak obejmować kilka kluczowych, dodatkowych elementów, jak interesariusze, produkty końcowe, oś czasu i więcej.

Postaraj się określić cele projektu zanim zaczniesz go planować, ponieważ cele mają znaczny wpływ na inne elementy, takie jak produkty końcowe czy wskaźniki sukcesu. Po zapisaniu celów można dodać je do planu projektu i udostępnić interesariuszom.

• Przykład celu projektu: zwiększyć współczynnik klikalności (CTR) w wiadomościach e-mail o 10% do końca III kw.

• Przykład planu projektu: zobacz przykładowy plan w naszym przewodniku po planowaniu projektów.

Cele projektu a kamienie milowe

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że „cele” i „kamienie milowe” to synonimy, oba bowiem określają pożądane rezultaty projektu. Jednak kamienie milowe zazwyczaj są przedsięwzięciami o mniejszym zakresie.

Kamień milowy projektu to punkt kontrolny oznaczający konkretne osiągnięcie na osi czasu projektu. Kamienie milowe nie przedstawiają konkretnych działań – stanowią one zapis rezultatów grupy zadań lub produkty końcowe. Choć kamienie milowe są ważne to, w przeciwieństwie do celów, nie obejmują one całego projektu, lecz jedynie jego część.

• Przykład celu projektu: otrzymać 20 tysięcy potwierdzeń przybycia na nasze wirtualne wydarzenie przed końcem przyjmowania zgłoszeń (23 czerwca).

• Przykład kamienia milowego projektu: 8 czerwca 2021 – uruchomienie strony internetowej dotyczącej nadchodzącego wirtualnego wydarzenia.

Cele projektu a jego produkty końcowe

Produkty projektu to zasoby, które powinny być gotowe na końcu projektu. W przypadku kampanii marketingowej może to być na przykład nowa reklama lub strona internetowa. Cele projektu określają zazwyczaj jego produkty końcowe, ale stanowi to tylko jeden z ich elementów.

Oprócz określania produktów końcowych, cele projektu opisują również płynące z nich korzyści oraz dalsze rezultaty, zwłaszcza, jeśli są one związane z celami ogólnymi i biznesowymi.

• Przykład celu projektu: zmniejszyć miesięczny wskaźnik rezygnacji klientów do 1% przed końcem roku.

• Przykład produktu końcowego: uruchomienie kampanii w celu odzyskania utraconych klientów.

Korzyści z wyznaczania celów projektu

Przejrzysty cel umożliwia określenie pożądanych rezultatów danego projektu. Bez niego trudno sprawdzić, czy projekt został zakończony pomyślnie i określić, jakie udoskonalenia należy wprowadzić w następnych projektach.

Jeśli członkowie zespołu nie rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji większych celów projektu i firmy, cierpi na tym ich zaangażowanie i motywacja. Według raportu Asany na temat celów tylko 26% pracowników umysłowych ma jasność co do tego, w jaki sposób ich działania przyczyniają się do realizacji ogólnych celów firmy. Cele projektu nie są oczywiście celami biznesowymi, ale stanowią one pomost, łączący działania indywidualnych pracowników, prace związane z projektem i cele biznesowe.

To właśnie dlatego jasno określone cele projektu umożliwiają członkom Twojego zespołu stałe kontrolowanie swojej pracy, a w razie potrzeby – szybkie wprowadzenie poprawek. Wyobraź sobie, że cele są jak kompas, który pomaga Twojemu zespołowi pozostać na właściwym kursie.

5 wskazówek, dzięki którym utworzysz skuteczne cele projektu

Sekret tworzenia skutecznych celów projektu tkwi w ich przejrzystości i możliwości praktycznego zastosowania. Aby to osiągnąć, najlepiej korzystać z metodologii SMART, w myśl której, cel powinien być:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Wymierny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określony w czasie (Time-bound)

Aby uzyskać więcej informacji na temat tej metodologii, zapoznaj się z naszym artykułem na temat tworzenia lepszych celów SMART.

1. Określ cele na początku projektu

Cele najlepiej określić na początku projektu i używać ich jako wskazówek prowadzących do osiągnięcia pożądanych rezultatów. Jak już wspomnieliśmy, cele projektu to kluczowy element jego planu, który również należy utworzyć na początku.

2. Określaj cele we współpracy z zespołem projektowym

Im większy udział i zaangażowanie członków zespołu, tym większy sukces w realizacji celów projektu. Interesariusze powinni mieć jasność co do celów projektu, aby jak najefektywniej podejść do pozostałej części planu projektu oraz pracy, która jest do wykonania.

3. Utwórz brief, ale upewnij się, że zawiera on przejrzyste, obiektywne stwierdzenia

Jeśli określasz cel projektu po raz pierwszy możesz odczuwać potrzebę dokładnego opisania każdego szczegółu. Spróbuj jednak się przed tym powstrzymać: wyobraź sobie, że cel projektu opisuje rezultat, jaki chcesz osiągnąć i nie powinien być dłuższy niż dwa zdania. Dodatkowe informacje, takie jak budżet czy dane interesariuszy zostaną dodane do planu projektu.

4. Upewnij się, że określasz cele, które możesz kontrolować

Może pomóc Ci w tym akronim SMART, oznaczający jasno określone, realistyczne i możliwe do kontrolowania cele projektów. Ta struktura obejmuje pięć elementów:

• Skonkretyzowany. Upewnij się, że cel projektu w jasny sposób odnosi się do projektu, nad którym pracuje Twój zespół. Unikaj pisania długich celów, które nie łączą się bezpośrednio z oczekiwanym rezultatem projektu.

• Wymierny. Pod koniec projektu potrzebny jest sposób na sprawdzenie, czy został on zakończony pomyślnie. Upewnij się, że cele są wymierne, określając oczekiwaną zmianę procentową lub konkretną liczbę produktów końcowych.

• Osiągalny. Czy cele Twojego projektu są realistyczne? Ten element związany jest z zakresem projektu – jeśli nie jest on realistyczny, cele prawdopodobnie również takie nie będą. Brak osiągalnych celów może spowodować pełzanie zakresu, opóźnienia lub przepracowanie.

• Realistyczny. Podczas tworzenia celów projektu musisz wziąć pod uwagę zasoby, jakimi dysponujesz. Upewnij się, że wyznaczane cele można osiągnąć w czasie przeznaczonym na realizację projektu oraz z wykorzystaniem dostępnych zasobów.

• Określony w czasie. Cele powinny brać pod uwagę ogólny czas trwania projektu oraz czas dostępny na realizację poszczególnych elementów.

5. Kontroluj postępy w realizacji celów w trakcie projektu

Pracownicy, którzy rozumieją w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów firmy są dwukrotnie bardziej zmotywowani. Aby zwiększyć motywację całego zespołu systematycznie powiadamiaj go o postępach w realizacji celów projektu. Dołącz do raportów o statusie projektu sekcję, która odnosi się bezpośrednio do jego celów i opisz w niej, czy projekt jest realizowany na czas, zagrożony czy opóźniony. W ten sposób zespół projektowy może w razie potrzeby zmienić strategię i kontynuować pracę w najlepszy sposób.

Przykłady poprawnie i błędnie napisanych celów projektu

Zdefiniowanie celu projektu nie jest proste, więc nie zrażaj się, jeśli na początku masz z tym trudności. Poniżej przedstawiamy trzy przykłady poprawnie i błędnie napisanych celów:

Przykład 1: cel projektu biznesowego

• Błędny: uruchomienie nowej strony głównej.

W tym celu brakuje wielu ważnych elementów. Pomimo, że jest on wymierny, osiągalny i realistyczny, brakuje w nim konkretyzacji i ograniczeń czasowych. Kiedy powinna zostać uruchomiona nowa strona główna? Nad czym należy się skoncentrować podczas zmiany designu?

• Poprawny: utworzenie zasobów graficznych i treści na nową stronę główną, z naciskiem na historie klientów i przykłady zastosowań. Opublikowanie odświeżonej strony głównej zorientowanej na klienta do końca II kw.

Ten cel projektu jest bardzo dokładny. Jest on skonkretyzowany (utworzenie zasobów graficznych i treści na nową stronę główną), wymierny (opublikowanie odświeżonej strony głównej zorientowanej na klienta), osiągalny i realistyczny (z naciskiem na cztery historie klientów i przykłady zastosowania) i określony w czasie (do końca II kw.).

Przykład 2: cel projektu dla organizacji non-profit

• Błędny: zwiększenie zrównoważenia procesu produkcyjnego o 5%

Pomimo tego, że ten cel jest bardziej szczegółowy niż poprzedni błędny przykład, wciąż brakuje w nim kilku ważnych elementów. Cel jest wymierny (o 5%), ale nie skonkretyzowany ani określony czasowo, ponieważ brak w nim definicji pojęcia „zrównoważenia” oraz konkretnej daty poprawy procesu produkcji. W rezultacie, nie wiadomo czy cel jest realistyczny i osiągalny.

• Poprawny: zredukować liczbę odpadów operacyjnych o 5% i zwiększyć wykorzystanie produktów z recyklingu o 20% w ciągu kolejnych 12 tygodni.

Ten cel stanowi rozwinięcie poprzedniego i teraz, jest on skonkretyzowany. Cel ten obejmuje również sposób zmierzenia rezultatów (o 5%..., o 20%). Cel ten jest nieco ambitny, ale jego ramy czasowe (w ciągu kolejnych 12 tygodni) sprawiają, że staje się on osiągalny i realistyczny.

Przykład 3: cel projektu osobistego

• Błędny: poprawić wyniki okresowej oceny pracownika

Większość osobistych celów nie jest skonkretyzowania ani wymierna. Dzieje się tak, ponieważ trudno jest zastosować wskaźniki sukcesu do samego siebie. Ale żeby sprawdzić, czy udało nam się wprowadzić zmiany i osiągnąć osobiste cele, musimy lepiej je zdefiniować.

• Poprawny: osiągnąć wynik 4/5 podczas okresowej oceny pracownika w marcu i wrześniu 2021 r.

Cel ten spełnia wszystkie wymagania: jest skonkretyzowany (osiągnąć wynik 4/5), wymierny (4/5), osiągalny i realistyczny (4/5 umożliwia osiągnięcie celu nawet w przypadku pojawienia się nieoczekiwanych trudności) i określony w czasie (w 2021 r.).

Warto wyznaczać cele projektu

Wyznaczenie celu projektu może pomóc Twojemu zespołowi zyskać przejrzystość, usprawnić wykonywanie pracy i zwiększyć produktywność. Pamiętaj jednak, że cele stanowią zaledwie jeden z elementów ogólnego planu projektu. Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, w jaki sposób zwiększyć przejrzystość i usprawnić proces planowania projektu, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym pisania planów projektu.