効率アップに便利な 29 種類のタイムマネジメントテンプレートと実例

担当するタスクがどんどん追加される中で、多忙なスケジュールのバランスをとり、To-Do を完了させるのは容易なことではありません。その大変さを知っている方に朗報です。仕事に優先順位を付けるのに便利なタイムマネジメントテンプレートがたくさんあります。 

29 種類あるタイムマネジメントテンプレートの選択肢と例をご覧ください。あなたの忙しいスケジュールにぴったりのものが見つかるはずです。日々のアジェンダから月間目標まで、これらのテンプレートを使えば、あらゆる状況に対応できます。 

それでは、便利なワークシートの数々をさっそくご紹介します！

個人用のスケジュールとリスト

これらのタイムマネジメント戦略で、日々、週次のタスクを滞りなくこなしましょう。

1. 毎日の To-Do リストの例

おすすめの活用例: 毎日の目標設定とマイクロタスクの優先順位設定。

毎日の To-Do とは、メモ帳に書き出したり、一日のはじめに To-Do リストソフトウェアを使ってチェックするアクションアイテムです。To-Do を追跡すると、その日の重要な作業をすべて完了し、見落としを防げます。 

毎日の成果物を書き出すと、完了させる必要のある作業が見てわかります。すべての作業を書き出すと、各タスクの優先度が簡単に把握でき、どのタスクをいつ完了させる必要があるのかも確認できます。一日の終わりに翌日の To-Do をチェックしておけば、次の日を理想のかたちでスタートできます。 

2. チェックリストの例

おすすめの活用例: 毎日の成果物を順に並べる。 

To-Do リストを整理する方法は、タスクを完了させる方法とそのタイミングに影響する場合があります。チェックリストを作成すれば、成果物を明確に定義し、優先度順に並べることができます。

チェックリストタイムマネジメントテンプレートは、重要度の最も高いものから最も低いものにカテゴリ分けできるため、優先度の最も高いタスクを最初に完了できます。また、完了した To-Do にチェックを付けていくと、To-Do リストのタスクが一つずつ減っていくため、安心感も得られます。

3. デイリープランナーの例

おすすめの活用例: 毎日のアクティビティを計画して目標の未達成を回避する。 

デイリープランナーは、毎日の To-Do に圧倒されることが多く、1 日の実行計画を持つことを好む人にピッタリです。デイリープランナーやウィークリープランナーの構成要素は成果物だけではないため、To-Do リストとは一味違います。ミーティングや休憩、成果物など、一日の時間を消費するありとあらゆる要素が含まれます。

2011年に実施された調査によると、計画を立てれば、目標を達成できなかったときに生じる精神的な負担を軽減できます。ミーティングやタスク、プロジェクトの成果物などを中心に一日の計画を立てれば、タイムブロックを設定し、アクションアイテムを達成するのに役立つ 1 日のロードマップが出来上がります。

4. 週間スケジュールの例

おすすめの活用例: 締め切りに間に合うように作業量を 1 週間前に計画する。

毎日の To-Do だけでなく、この先一週間の作業も計画しておくと便利です。日々のタスクのようなタイトな期日から大規模プロジェクトのような自由に設定できる期日まで、さまざまな作業のスケジューリングが含まれます。

そして、そうしたタスクの優先順位を締め切りやチーム目標における重要性を基に設定するとよいでしょう。そうすれば、目標とその達成に必要な作業を一直線につなげることができます。

5. シンプルな例

おすすめの活用例: マイクロタスクを順調に進める。

タイムマネジメントについては、多くの場合シンプルな方法がベターです。すでに戦略はあっても、混乱した状況をもう少し構造化する必要がある場合は、シンプルなタイムマネジメントワークシートが最適な選択肢かもしれません。

シンプルなテンプレートには、たとえばその週のタスク一覧と各タスクの締め切りが含まれます。これらを表示するだけならチェックリスト形式で十分なように思われますが、作業を視覚化することを好む方は、ホワイトボードカレンダーを使えば楽しく仕事ができるでしょう。中でもシンプルなテンプレートは、次に取り組む数個のタスクのみが含まれるため、レイアウトがわかりやすくなっています。

時間追跡ツール

時間を管理する前に、自分がどのように時間を使っているかを理解する必要があります。これらの戦略で、1 日の 1 分 1 秒を取り戻すことができます。

6. タイムログの例

おすすめの活用例: タスクの所要時間と仕事量の割り振りを追跡する。

時間を記録するのは、構造化されたプランを管理する上で最も大変な要素の 1 つです。重要なタスクに取り組み、リアルタイムにチームメイトに応答しているうちに、時間はあっと言う間になくなってしまいます。 

タイムログテンプレートを使用すると、作業の所要時間を追跡し、時間の割り振り状況を 1 日、1 週間、1 か月ごとに分析できます。タイムログテンプレートは、過去の作業に費やした時間を追跡するのに便利なほか、今後の計画を立てるのにも役立ちます。各タスクの所要時間が大体把握できたら、各タスクの推定所要時間を基に今後のプロジェクトの計画を立てられます。

7. アクティビティログの例

おすすめの活用例: 同時に複数のプロジェクトに取り組むチーム。

完璧な世界があるとしたら、割り当てられたタスクを完了することだけに時間が費やされるでしょう。残念ながら、それは私たちが生きる世界ではありません。多くのチームが仕事の全体的な効率に悪影響のある忙しいだけの作業に悪戦苦闘しています。実際、一般的なナレッジワーカーは、文書を検索したり、承認を求め回ったり、ステータスミーティングに参加したりするといった、仕事のための仕事に 1 日の 60% を費やしています。 

アクティビティテンプレートを使用すれば、一日に行うすべてのアクティビティを追跡できるため、仕事のための仕事を特定し、削減できます。たとえば、その日のタスクは 2 件しかなくても、2 つの会議に参加したり、過去のプロジェクトで起きたトラブルを解決したり、チームメイトとの誤解を解いたりする必要があるかもしれません。こうしたアクティビティを記録しておけば、時間の使われ方がはっきりとするため、現在のプロセスを改善するよい機会となります。

8. 時間と予算の例

おすすめの活用例: 時間の割り当てと予算の詳細を分析する。  

「時は金なり」という言葉を聞いたことがあるでしょう。しかし、時間が効率よく使われるようにするには、どうすればいいのでしょうか。万能なアプローチはありませんが、時間を予算と関連付けて追跡すれば、時間の割り当て状況を広い視野で見れるようになります。 

まずは、プロジェクトの各タスクにかかる時間を追跡することから始めます。そして、プロジェクト予算を各タスクにかかった時間で割り、各エントリーに予算番号を割り当てます。毎回 100% 正確にはならないかもしれませんが、時間が何に使われているのかが大まかにわかるので、関係者と共有すれば可視性を高めることができます。 

9. ポモドーロテクニックの例

おすすめの活用例: 仕事を後回しにしたり、簡単に気が散ってしまったりする個人。

デイリーまたはウィークリーの To-Do リストを作成するとタスクの多さに圧倒されてしまうという人には、ポモドーロテクニックを試すことをおすすめします。このテクニックは、集中して行う作業セッションに短い休憩を頻繁に挟むというもので、生産性を高めると同時に精神疲労を減らすことを目的としています。

25 分間の作業に対し 5 分間の休憩をとるというのが作業時間の一般的な比率です。25 分間の作業ブロックを中心に一日のタスクをスケジュールすれば、各作業ブロックに集中して取り組むだけで、その日が終わる頃には To-Do リストを達成できているという安心感のもとでこのテクニックの適用をスタートできます。

タスクの優先度付けのテクニック

生産性を高めるには、優先順位をつけることがカギです。ここでは、どのタスクが緊急で、どのタスクは待っていいのかを判断するためのツールを紹介します。

10. 優先度の例

おすすめの活用例: 効率に関するニーズの重要度を基にタスクをカテゴリ分けする。

長い To-Do リストがある場合や、連続で会議に参加しなくてはいけない場合は、時間を効率よく管理しながらタスクを完了させることが不可能に思えるときがあります。そんなときに重宝するのが、優先度プランニングです。 

優先度テンプレートを使用すると、リストの各タスクを重要度によってランク付けできるため、最も重要なタスクを最初に完了できます。そうすれば、極めて多忙な日でも To-Do リストを整理できます。各プロジェクトを優先度の最も高いものから順に 3 段階で、または色分けしてランク付けしてみましょう。 

11. 先延ばしの例

おすすめの活用例: 仕事の先延ばしと効率の問題に苦労するチーム。

長い To-Do リストがあるにもかかわらず、最後の最後まで後回しにしてしまう、皆さんにも経験があるのではないでしょうか。先延ばしは、私たちの多くがうっかりやってしまうものですが、そのネガティブな効果を防ぐ方法があります。 

先延ばしテンプレートを作成すると、1 日ずつ完了させていく必要がある重要なタスクに優先度を付けることができます。そうすれば、1 週間分の長い To-Do リストに圧倒されることはありません。また、短い時間仕事に集中し、頻繁に休憩をはさむことによりストレスの緩和を狙うポモドーロテクニックのようなタイムマネジメント戦略を試すこともおすすめです。大切なのは、さまざまなメソッドを試して、自分に合ったものを見つけることです。まずは、最も重要なタスクを優先することから始めましょう。それでもまだ先延ばしにしてしまう場合は、短い休憩を入れてみましょう。

12. 「いつかやる」の例

おすすめの活用例: 優先度は低いがそれでも重要な将来のプロジェクトを計画する。

誰でも、短期的なタスクだけに集中しすぎてしまったという経験があると思います。設定されている締め切りには間に合わせなくてはならないので、当然です。しかし、いつかは取り組みたいと思う長期的なタスクについて、時間をとって考えてみるのもいいかもしれません。 

「いつかやる」タイムマネジメントテンプレートを使用すれば、チームとして、もしくは個人で取り組みたいと思う将来のプロジェクトの一覧を作成できます。そうすれば、次に自由な時間があるときに、いつかやるタスクに取り組むことができます。まずは、プロジェクトの説明を書き出し、参加チームを割り当てることから始めましょう。

13. フリータイムの例

おすすめの活用例: 事前に長期プロジェクトの優先順位を設定する。 

担当している作業量が少ないため、事前アクションアイテムに取り組みたいという状況にあるときは、フリータイムテンプレートを使い、いつかやるリストのタスクを書き出してみましょう。いつかやるタスクを独自の作業分解構成図 (WBS) に分割し、その中で小さな成果物を計画を立てることから始めましょう。 

これらのタスクは、プロセスの改善といった大規模な事業目標であったり、チームの結束を高めるアクティビィを企画するといったチームの目標であったりするでしょう。こうしたフリータイムタスクは、優先度の高いタスクが完了してから週の終わりに取り組むように置いておき、いつか着手したいと考えていたプロジェクトを進めるために使います。 

チーム計画のテンプレート

チームを管理するには、組織化と整理が必要です。これらのテンプレートを使えば、チームメンバーの足並みをそろえ、全員の時間を最大限に活用することができます。

14. チーム目標テンプレート

おすすめの活用例: 小さなタスクの照準を大きなプロジェクト目標に合わせる。

タイムマネジメントの一番の難関の 1 つは、タスクを大きなプロジェクト目標につなげるということです。これは、特に、普段孤立して作業を行い、時間管理のために連携されたプラットフォームを持たないチームについて言えることです。 

この場合は、チーム目標テンプレートを使い、すべての関係者が必要なプロジェクト目標を理解し、チームの仕事がどのようにして全体像につながるのかを把握できるようにして対応します。 

15. SMART な目標の例

おすすめの活用例: 事前の目標設定とタスクのロードマップ作成。

目標を設定したり進捗を追跡したりすると生産性が上がるという方には、SMART な目標のテンプレートが役に立つかもしれません。SMART は Specific (具体的)、Measurable (測定可能)、Achievable (達成可能)、Realistic (現実的)、Time-bound (期限がある) の略語です。SMART な目標を設定すると、明確なコミュニケーションや共通認識をもとに、野心的な目標を達成できます。

目標をしっかりと伝えれば、タスクの照準を目標に合わせるときに透明性が確立されます。また、明確なロードマップと追跡可能な指標をもって一日をスタートできます。

16. アクションアイテムの例

おすすめの活用例: 毎日または週間のアクションアイテムを優先度別に整理する。

仕事量を整理するもう 1 つの方法として、その日の最も重要なアクションアイテムをハイライトし、最初にそのタスクを完了します。これを、アクションアイテムテンプレートと呼んでいます。

アクションアイテムを中心に一日のスケジュールを立てれば、その日の終わりまでに優先度の高いタスクを完了できます。また、そうすれば、その週の残りの日も重要なタスクに取り組むことができます。 

17. チームのブレインストーミングテンプレート

おすすめの活用例: 効果的にアイデアを創出するためのサポートが必要なクリエイティブチーム。 

チームブレインストーミングは、新しいビジネスのアイデアを出すクリエイティブな方法です。とはいっても、タイムマネジメントの適切なスキルがないと、ブレインストーミングミーティングは、非生産的なものになりかねません。そこで便利なのが、チームのブレインストーミング用テンプレートです。

1 つの共有ドキュメントがあると、メンバー全員がそこで協力してアイデアを追加できます。そして、みんなで集まり、アイデアの有力候補や主要なアクションアイテムについて話し合います。また、他のブレインストーミングのテクニックを試して、チームダイナミクスにぴったりのミーティングアクティビティを探すこともできます。 

18. ワークフローの例

おすすめの活用例: 社内のプロセスと手順を改良する。

ワークフローは、適切なメンバーを適切なタイミングで適切なデータにつなぐエンドツーエンドのプロセスです。ワークフローは非常に便利なものですが、作成するのに時間と労力がかかります。

適切なワークフローマネジメントソフトウェアを使ったとしても、効果的なタイムマネジメントスキルを習得するためには、ある程度の時間が必要になるものです。しかし、適切なテンプレートがあれば、ワークフローの計画とカスタマイズ、および効果の追跡が簡単になります。 

19. 新入社員のオンボーディングテンプレート

おすすめの活用例: 新規採用者の書類と研修資料を整理する。

採用プロセスは、グループ規範の確立、企業文化の設定、および社内の効率の最適化に欠かせない要素です。しかし、新しいチームメンバーのオンボーディングは絶えず行われますので、時間を要するタスクとなります。適切な手順が確立されていないと、新しいチームメンバーは効果的に仕事をこなすために必要なリソースがないまま取り残されてしまいます。 

新入社員のオンボーディングテンプレートを使用すると、初日からさっそくプロセスを標準化し、関係者の足並みを揃え、インクルーシブなコミュニティを作れます。人事チームと採用担当者を支援することで、チームは新規採用者の初日に必要となるものをすべて揃えることができます。そして、従業員オンボーディングテンプレートを 30-60-90 日プランと実行可能な新規採用者チェックリストと組み合わせれば、プロセスを合理化できます。

20. ミーティング議題テンプレート

おすすめの活用例: 効率のよい会議を行うことに苦労しているチーム。

私たちの多くが、キャリアの中で議題のない会議に参加した経験があると思います。会議の適切な議題がないと、チームメンバーは目的がわからないまま行き詰まり、最終的には時間の無駄になりかねません。 

会議の議題テンプレートを使用すれば、明確な目的、アクションアイテム、会議後のタスクに集中できるため、会議を順調に進められます。 

21. スプリント計画テンプレート

おすすめの活用例: 締め切りまでの時間が短い環境で働く開発チームと製品チーム。

スプリント計画は、製品チームと開発チーム向けのプロジェクト管理メソッドで、作業が細かいタスクに分割します。そうすることで、作業に優先順位を付け、チームに必要なキャパシティを計画できます。

スプリントを効果的に計画するには、スプリント計画テンプレートを使うとよいでしょう。構造を作り上げ、タスクの担当者を割り当て、スプリント会議を計画することで、アジャイルプロジェクトを好適に管理できます。

プロジェクト計画のテンプレート

プロジェクトには、さまざまな要素が含まれています。これらのテンプレートと例を使えば、誰がいつ何をするのか、常に把握することができます。

22. ガントチャートの例

おすすめの活用例: プロジェクトの進捗とタスクのマイルストーンの追跡。 

ガントチャートとは、プロジェクトやプログラム、タスクのタイムラインを示すのに使用される横方向の棒チャートです。タスクの進捗、依存関係、マイルストーンをこまかく追跡するよい方法です。 

ガントチャートテンプレートを使用すると、毎日のタスクを計画するのに費やす時間を大幅に減らせます。すべての作業をタイムラインに視覚化すれば、近々はじまる作業や各タスクの所要時間を明確に把握できます。ガントチャートは、タイムマネジメントに対するインタラクティブなアプローチとしてお考えください。 

23. イベント計画テンプレート

おすすめの活用例: イベントの締め切りの可視化とコミュニケーションの管理。

イベント計画は、ストレスの溜まりやすい作業です。イベント開催日まで追跡しなくてはいけない締め切りや詳細がたくさんあります。これは、通常のタイムマネジメント戦略に大きな支障を与えかねません。

イベントプランニングテンプレートを使用すると、ベンダーからの依頼に関する、予算の割り当て、視覚化、コミュニケーション、管理をすべて 1 か所で行えます。こうすれば、目標を達成し、メールを実行可能なタスクに変えられます。

24. デザイン計画テンプレート

おすすめの活用例: デザイン成果物を大規模プロジェクトのマイルストーンにつなげる。

デザイナーは、さまざまなツールを使ってデザインをしますが、実際の作業の計画にはどのようなツールを使っているのでしょうか。初期コンセプトからチーム間のコミュニケーション、最終的な承認まで、さまざまな要素が進行します。

デザインプランテンプレートがあれば、タスクを整理し、予定どおりに進めながら、一元管理された場所で承認を受けることができます。そうすれば、締め切りを守り、クリエイティブのマイルストーンを順調に達成していけます。

25. エディトリアルカレンダー用のテンプレート

おすすめの活用例: ダイナミックなコンテンツスケジュールがあり、コミュニケーションに苦労しているチーム。

ブログ記事を作成する場合でも、プレスリリースを制作する場合でも、クリエイティブチームで仕事をするなら、近日公開のコンテンツが書かれたエディトリアルカレンダーが必要です。それは、文字通りのカレンダービューであったり、週または月ごとに分けて整理されたリストであったりします。

近日予定されている作業をエディトリアルカレンダーで視覚化することは、何がいつ公開されのかを俯瞰する非常に便利な方法です。前もって計画を立てられるだけでなく、会社の重要なイベントや季節的な変更に合わせて記事作成の必要性をスケジュールできます。 

26. SNS テンプレート

おすすめの活用例: イベントやトレンドに関するソーシャルコンテンツを整理する。

SNS の計画は複雑な作業になることがあります。複数のプロフィールを管理したり、新しいトレンドの最新情報を把握したりするため、戦略的な計画を立てることが鍵となります。SNS コンテンツカレンダーは、エディトリアルプランと近日投稿予定のソーシャル記事を組み合わせたものです。予定を簡単に視覚化でき、他部門の関係者もすばやくアクセスできるようになっています。

SNS テンプレートを使用すると、公開スケジュールの管理、投稿のスケジューリング、チームメンバーとのコミュニケーションを共有スペースで簡単に行えます。そのため、チームは、誤解を防ぎ、共通認識を維持できます。

27. 製品リリーステンプレート

おすすめの活用例: 複数のリリースを管理するのにサポートが必要な製品チーム。

製品リリースを成功させるには、慎重な計画と努力が必要です。目標の作成からメッセージの伝達、導入まで、失敗しうる作業はたくさんあります。幸い、製品リリーステンプレートを使用すれば、作業をきちんと整理し、製品ポートフォリオを広げることができます。 

新しい製品開発プロセスを手掛ける方から、より明確な指示が必要な方まで、製品リリーステンプレートを使用すれば、タイムラインの視覚化、目標の共有、そしてコミュニケーションを 1 か所で行えます。 

ビジネス計画テンプレート

ビジネス計画は組織化と整理がカギです。これらのテンプレートを使って、前もって計画を立て、効率を最大化しましょう。

28. 事業戦略テンプレート

おすすめの活用例: 個々のメンバーを事業目標につなぎ、サイロ化を防ぐ。

事業計画とは、「誰」が「何」をする事業なのかというストーリーを伝えるロードマップです。エグゼクティブやチームメンバー、投資家とも共有されます。そのため、プロが書いたような文書で、可能な限り短い時間で戦略を伝えるられるものが必要になります。

事業戦略テンプレートには、プロセスや費用、重要なプログラムなど、さまざまな要素を含めることができま。これらは適切なテンプレートなしでは推敲するのに時間がかかります。すぐにプロセスを開始するには、チームが事業戦略のアイデアを出して最適な方法で提示できる、優れた事業戦略テンプレートを見つけましょう。 

29. セールスパイプラインテンプレート

おすすめの活用例: 販売機会を整理し、チーム全体で共有する。

セールスパイプラインを管理するということは、セールスチームの潜在的な販売機会を維持、追跡する難しいタスクです。単純に聞こえますが、セールスパイプラインを追跡することには、販売機会や見込み顧客のステータス、優先度、ステージ、推定価値など、変動する要素が数多く伴います。 

セールスパイプラインテンプレートがあれば、セールスチームはアカウントのデータとアクションアイテムを簡単に追跡しながら、販売機会に優先順位を付け、パイプラインを他のチームメンバーと共有できます。また、新しい見込み顧客、最重要アカウント、不安のある販売機会に焦点を絞り、パイプラインを構築することもできます。

テンプレートを使って時間を上手に管理しましょう

時間を管理することは複雑なタスクになる場合がありますが、適切なタイムマネジメントテンプレートがあれば、1 日の目標、週間目標、月間目標をきちんと整理できます。 

チーム全体で効果的なタイムマネジメントを実施しようとお考えの方は、 1 つの共有スペースでタスクを追跡できるタスクマネジメントソフトウェアを試すことをご検討ください。