ポモドーロテクニックとは？仕事の生産性を上げる時間管理術

あらゆる仕事の課題解決に、Asana。

仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。

Asana とは？

To-Do リストを一目見るだけでストレスが押し寄せ、プロジェクトを計画通りに完了できるかどうか不安になることはありませんか？日々のタスクを行ううえで、もっと生産性を高めたいと感じる人はいませんか？そんなときは、時間管理戦略「ポモドーロテクニック」の出番です。

この記事では、ポモドーロテクニック (Pomodoro technique、ポモドーロ法) の仕組み、メリット、やり方、実施するときのポイントなど、基礎知識を解説します。時間を効果的に管理し、チームメンバーも同様に時間管理ができるようサポートを提供すれば、チームの生産性を向上させ、仕事の効果を高められます。

ポモドーロテクニックとは何か？

ポモドーロテクニックは、仕事を 25 分ずつのセッションに分け、そのあいだに短い休憩をはさんで行う時間管理術です。集中力を維持しながら生産性を上げる効果があるこの手法は、ビジネスシーンだけでなく、勉強などに集中したいときにも活用できるテクニックです。

ポモドーロテクニックの仕組み

作業と休憩のセッションを交互に繰り返すのが、ポモドーロテクニックの仕組みです。

25 分間の作業セッションである「ポモドーロ」の後、5 分間の休憩を取ります。ポモドーロを 4 回繰り返したら、30 分程度の長い休憩を取ります。短時間のセッションで作業を集中的に行うことで、生産性を高めつつ、モチベーションも維持できます。

仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。まずは 30 日間、すべての機能を無料でご利用いただけます。

ポモドーロテクニックのメリットと効果

ポモドーロテクニックによる時間管理術が人気を集める理由は、集中的な作業を通じて生産性を高めることができるためです。

ポモドーロテクニックが生産性全般にもたらすメリットをいくつかご紹介します。

1. 集中力を高める 

ポモドーロテクニックを使えば、一般的に人間の脳が得意としないマルチタスクの癖を直すことができます。タスクを切り替える際は、たとえ頭のなかの切り替えであっても、疲れることがあります。その切り替えが不要になることで、結果的にひとつの作業に対する集中力が増し、生産性向上が期待できます。1 度に 1 つのタスクのみに集中することで、適切な間隔で休憩時間を取る習慣が身に着きます。このプロセスを実践すれば、より短時間で質の高い成果を生むことができます。

2. プロジェクトの計画を促進する 

ポモドーロを実践することに慣れれば、タスクやプロジェクトの計画をより正確に立てられるようになります。たとえば、レポートの作成にポモドーロが何回必要か予測し、適切な期日を定められます。

一方で、ある作業を時間内に終わらせようとすることで、結果的に作業効率が上がります。締め切りが近いタスクには集中して取り組めるのと同じイメージです。25分間という長すぎず短すぎない時間のなかで、決めたタスクを完遂しようとする意識が良い意味でプレッシャーとなり、効率化するためのアイデアが生まれます。

3. 集中を乱す要因を防ぐ

人間が集中し続けられる時間は短く、休憩を入れずに作業し続けると思っている以上に疲労がたまります。疲れがたまったまま作業をし続けるのは、生産性が下がるうえに余計に疲れがたまるという悪循環になりかねません。

シリロの手法に従って 1 日の勤務時間中に集中を乱すさまざまな要因に対処し、それらを取り除くためのステップを実行すれば、集中して作業に打ち込める時間をつくるために仕事環境を最適化できます。たとえば、携帯電話を機内モードにしたり、メールの自動返信を設定したりするのも有効な手段です。

詳しくは、記事内の『集中できる環境を作る』をご覧ください。 

4. 精神疲労を減らす

国際学術誌「Cognition」に掲載された研究によれば、タスクの時間が長引くとパフォーマンスが下がり、逆にタスクに短い休憩を挟むと集中力を維持しやすくなります。ポモドーロに定期的な休憩を挟めば、脳を休息させることにより、過度な疲労を感じることなく再び作業に集中できます。

また複数のチームメンバーと複数のプロジェクトに取り組んでいる場合には、このテクニックを使えば、タスクのタイムブロッキングを行うことにより、ワークロードによるストレスを軽減できます。

5. チーム内コミュニケーションの効率が上がる

チームでポモドーロを使用すれば、全員が自分の役割を明確に理解し、お互いの集中時間を尊重できます。加えて、進捗確認以外のチームミーティングが必要なくなるため、会議の必要回数と所要時間を減らせます。

6. モチベーションを維持する

タスクを細分化し、短期間で集中して取り組むことで、25 分間でどれだけのことを達成できるのかを知り、満足感を感じられます。またこれが高い生産性を維持するモチベーションとなり、仕事の先延ばし防止にもつながります。4 回目のポモドーロを完了すれば長い休憩を取れるというシステムも、モチベーションアップの要因となります。

メールやチャット、スプレッドシートなど、異なる場所に情報を点在化させるのではなく、一か所に整理整頓することで、業務効率は向上します。ワークマネジメントツール Asana に情報を集約して、業務効率化を始めましょう。

ポモドーロのやり方

事前の準備

まずは、実践するうえで欠かせないタイマーと、今日取り組むべきタスクを記入する「今日やることシート」を準備します。タイマーは、キッチンタイマーなど一般的なもので構いません。

• タイマー: 物理的なタイマーまたはデジタルタイマーを使ってセッションを管理します。

• ポモドーロタイマー: ポモドーロのセッション専用にプログラミングされているタイマーもあります。専用タイマーのスタートボタンを押すと、ポモドーロの完了時や休憩の終了時に通知されます。

• ポモドーロアプリ: iOS や Android のスマホでポモドーロ用のアプリをダウンロードしてポモドーロを管理することもできます。

タスクの決定

必要なものを準備したら、その日行うタスクを決定し、準備した「今日やることシート」に記入します。必要なタスクを一旦洗い出したうえで、その日行うべきタスクに優先順位をつけ、シートに記入しましょう。頭のなかだけでなく、紙などに記入して可視化することで、今日やるべきことがより明確になります。

作業の実施

実施するべきタスクを決めたら、あとは作業を実行するのみです。タイマーをセットし、作業を開始します。タイマーが鳴るまで行い、作業自体が完了していなくても、時間が来たら一旦終了します。ダラダラ続けず、意識も含め作業から離れることが大切です。

シートの記録と休憩

タイマーが鳴ったら、今日やることシートの該当するタスクにチェックの記録を入れます。同時に、5 分間の休憩を取ります。慣れるまでは大変かもしれませんが、タイマーが鳴ったらキリが悪くても作業は継続せず、きっかりと休憩に切り替えます。休憩時には、仕事の話をしたり、メールをチェックしたりといった雑務は一切せず、意識を作業からシャットアウトして「休憩」することがポイントです。休憩時には軽いストレッチを行ったり、コーヒーブレイクなどで気分を一新させます。

作業から休憩までの繰り返し

作業の進捗に関わらず、時間できっかりと区切りをつけながら 25 分間の作業と 5 分間の休憩を繰り返します。このサイクルを最大で 4 回繰り返し、その後は 5 分ではなく 20 分から 30 分程度の長めの休憩を挟みます。

ポモドーロテクニックを簡単なステップに分けて解説すると、以下のようになります。

1. 今日達成したいタスクを優先度順にリストアップする

2. 作業を進めたいタスクを 1 つ選び、25 分間のポモドーロを開始する

3. 作業セッション完了後、達成できたことを確認し、チェックマークを付ける

4. 5 分間の休憩を取る

5. 手順 2～4 を繰り返し、ポモドーロをあと 3 回行う

6. 計 4 回ポモドーロを行ったら、15～30 分間の休憩を取る

7. 上記のサイクルを繰り返しつつ、タスク完了までにかかったポモドーロの回数を記録しておく

ポモドーロを活用するときの 7 つのヒント

ポモドーロテクニックのメリットを最大化するためのヒントをご紹介します。

[ヒント 1] 集中できる環境を作る

ポモドーロの最中に集中力を維持するためには、集中を乱す要因を最小限にすることがカギとなります。基本的に、割り込みが入らないような環境を準備します。会社からの緊急な連絡などによる割り込みを除き、スマートフォンを見えないところに置いたり、電源を切ったりするなど、邪魔になりそうな要素は予め絶っておくのが効果的です。

また、少しの時間だからといってメールチェックなどもしないようにします。業務によっては、予めこのテクニックによるタスク実施を上司や同僚に伝えておくことも有効でしょう。もし緊急の要件で電話やメールをする必要がある時は、いったん作業を中断し、それらが終わってからあらためてタイマーをセットします。

しかしそれでも、チームメイトから急を要するタスクを依頼されるなど、コントロールできない外部要因が発生する可能性はあります。それに対し、ポモドーロの考案者であるシリロは、作業の中断につながる外部要因に対処するために、以下の 4 つのステップから成る手法を開発しました。

• 知らせる: 現在作業中で忙しいことを相手に知らせる

• 交渉する: 問題について話し合う時間を交渉する

• 予定する: ただちにミーティングの予定を立てる

• 電話を折り返す: ポモドーロ完了後に電話を折り返す

このようにチームメンバーへの敬意を示すコミュニケーションの取り方を実行することで、フロー状態を達成、維持できます。

[ヒント 2] 作業にとりかかる準備する

タスクを計画する際のコツを以下に紹介します。

• 複雑なタスクを細分化する: プロジェクトやタスクが複数のステップから成り、ポモドーロが 5 回以上必要となることが予想できる場合には、より小さい、より簡単なステップに細分化しましょう。たとえば、レポートを作成する必要があれば、レポート作成プロセスの段階別にタスクを作成できます (調査、アウトライン作成、ドラフト作成、編集)。

• 小さなタスクをグループにまとめる: ポモドーロの回数が 1 回分に満たない簡単なタスクを他のタスクと組み合わせましょう。たとえば、「会議を予定する」と「メールに返信する」は同じセッションに含められます。これをタイムブロックと呼びます。

• ポモドーロの作業セッションを多めに予定しておく: タスクが予想以上に長引いた場合を想定し、ポモドーロをいくつか多めに予定しておきましょう。計画に余裕を持たせておくことで、問題が発生しても焦らずに対処できます。結果的にポモドーロが余ったとしても、自習や優先度の低いタスクに活用することができます。

[ヒント 3] ポモドーロの休憩時間には何をする？

ポモドーロの作業セッション後の休憩は、精神的な疲れを取ることを目的としています。休憩中には、脳を休めて情報を吸収できる時間をつくるため、精神的な負担につながる活動はなるべく避けましょう。画面から目を離し、身体を動かしてみるのもおすすめです。

ポモドーロの休憩中にできることの例を以下にいくつか紹介します。

• ストレッチやエクササイズ

• 散歩に行く

• 机を整理する

• おやつを食べる

• コーヒーやお茶を入れる

• 音楽を聴く

ポモドーロの休憩時間には、仕事からきっぱりと離れ、脳をリラックスさせます。はじめてみたばかりのうちは慣れないかもしれませんが、そのうちこの休憩時間が楽しみになるはずです。頻繁に休憩を取ることで、身体も心も充電され、残りのタスクに集中できるでしょう。

[ヒント 4] ポモドーロを Asana と組み合わせる

ポモドーロテクニックをワークフロー管理ツールや生産性ツールと組み合わせれば、その効果を最大化できます。生産性ソフトウェアを使えば、ポモドーロ法の強みをさらに引き出し、仕事の整理と時間管理を両立できます。

ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由

この電子書籍では、ワークマネジメントとは何かを解説し、ビジネスにどう役立つかをご紹介します。

電子書籍をダウンロード

Asana のようなワークマネジメントソフトウェアを使ってポモドーロを計画する方法を以下にいくつか紹介します。

• To-Do リストを作成する: Asana の To-Do リスト機能を使えば、好きなだけ詳細にタスクを追加できます。また、期日のリマインダーを設定したり、表示をカスタマイズしたり、チームメイトと共有したりできるので、チームとしてポモドーロを実施する場合にはとても便利です。

• チームのタスクを管理する: かんばんボードやそれに類似するツールの方がニーズに合う場合には、プロジェクト管理機能を使えば、タスクを割り当てたり、リアルタイムの更新情報を通じて進捗を確認したりできます。また、タスク完了にかかったポモドーロの回数を後でチームが参照できるように記録できます。すべての情報を 1 つの場所で管理することにより、情報が整理整頓されコミュニケーションの効率も上がります。

• ワークフローを管理する: 効果的なワークフローを導入すれば、チーム全員が効率的に作業を進めつつ、最新の進捗状況を常に把握できます。ワークフロー管理機能を使えば、期待値を設定し、あらかじめ進捗確認のタイミングを予定し、数日前、数か月前からタスクの予定が立てられます。

生産性ツールやプロジェクト管理ツールを活用すれば、ポモドーロ法とうまく連動するようにチームのワークフローをカスタマイズすることができます。

[ヒント 5] ポモドーロをカスタマイズする

一般的なポモドーロがあなたにマッチしない場合には、仕事のスタイルや好みに合わせてカスタマイズできます。自分の仕事のスタイルにポモドーロを適応させましょう。

ここでは、その方法をいくつかご紹介します。

• ポモドーロの長さを変える: ポモドーロセッションの長さを調整して、自分の仕事の習慣に合わせることができます。たとえば、休憩を長く取ったり、作業セッションを短縮したりできます。作業と休憩を交互に繰り返すパターンを守ってさえいれば、このテクニックの効果を得ることができます。

• 他の戦略と組み合わせる: たとえば Getting Things Done (GTD) メソッドなど、整理整頓や生産性向上のための戦略がお好みであれば、それをポモドーロと組み合わせることもできます。お気に入りの方法で整理したタスクをポモドーロ法で遂行しましょう。

• 仕事で最も必要な時にポモドーロを実施する: ポモドーロのセッションを 1 日の勤務時間すべてを通じて無理に行う必要はありません。多くのタスクが同時進行するプロジェクトの作業を行う時など、ポモドーロが最も必要な時に活用しましょう。生産性の高さが 1 日を通じて変動する場合には、生産性がピークに達する時間帯にポモドーロを活用してみましょう。

[ヒント 6] タスクの優先順位をつけて回数を見積もる

いくら個々のタスクをポモドーロ（25分）単位で効率良く取り組めていても、そもそもそのタスクが優先順位の低いものであるとあまり意味がありません。そのため、タスク実施計画が重要です。「重要性」と「緊急性」の観点から優先順位をつけるアイゼンハワーマトリックスなどを利用して、まずは今日行うべきタスクを見極めます。

優先順位を見極め、今日実施すべきタスクを「今日やることシート」に記入したら、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかりそうか、予め見積ります。やるべきことが決まったら、とりあえず開始したいという気持ちもあるでしょうが、この単位でいくつ必要かを考えることで、タスクを細分化する能力も向上します。

あるいは、この単位で見積りした際に、5を超えるようだとタスクの単位が大きすぎるため、その分解が正しいかどうかを前もって判断できます。実施前の計画段階でこの回数を予測しておくことで、実行後のフィードバックの精度も向上するでしょう。

[ヒント 7] 記録を参考にしてプロセスを改善する

この単位で実施の記録をつけますが、その記録を参考にして計画段階で見積もっていた時間との差分などを考察します。これによって、自身の計画と実施結果のギャップが可視化され、タスク実施プロセスにおいて改善点や効率化できる部分について仮説を持つことができます。計画段階での見積りがないと、結果のみから場当たり的な改善策になりかねません。同じタスクでも、より少ないポモドーロ数で行えないか、など記録をもとに考えてみてください。

このテクニックは、作業やタスクの生産性を向上させる時間管理術です。時間できっちり区切ってタスクに取り組むことで、適度な時間的プレッシャーからより生産性を高めるアイデアにもつながります。一方で、単に時間で区切ってタスクを実施するだけでは成果にはつながらず、事前の準備も大切です。その日行うべきタスクについて優先順位から考え、それぞれのタスクにかかる回数を見積もったうえで、実行結果から改善策を考えましょう。

ポモドーロは本当に効果があるのか？

時間の管理の仕方は、仕事の環境や仕事のスタイルにより、十人十色です。しかしポモドーロは研究により効果が実証されているので、仕事において役立つ可能性は非常に高いでしょう。

ポモドーロの効果について、詳しくまとめます。

ポモドーロとタイムボクシング

ポモドーロテクニックは主にタイムボクシングから得られたヒントをもとに考案されました。タイムボクシング手法を用いれば、カレンダーに予定されたブロックの時間内にタスクを完了させ、生産性を向上することができます。生産性を高める 100 種類のテクニックを対象としたテストでは、タイムボクシングの効果がトップにランク付けされました。タイムボクシングと同様に、ポモドーロテクニックも一定の時間内に作業を行う手法です。

ポモドーロを使って生産性を計測すれば、時間の経過がネガティブな観念からポジティブな観念に変わり、どれだけ時間を失ったかではなく、どれだけ達成できたかを表すものとして意識できるようになるのです。

ポモドーロでストレスを減らす

哲学者のアンリ・ベルクソンは、遅れたくないという強迫観念にかられて時間を計ることは、ストレスと不安を引き起こすことにしかつながらないと示唆しましました。

一方で、時間の経過を一連の出来事として認識できた場合には、そのようなストレスの発生にはつながりません。そこで活躍するのがポモドーロテクニックです。このテクニックを使えば 1 日の仕事をポモドーロセッションの連続として捉えることができるため、時間に関連するストレスを軽減できます。

シリロが「時間への依存性の逆転」と表現したこのテクニックにより、これまで不安の源だった時間という概念がモチベーションへと変わります。毎回のポモドーロでほどよいプレッシャーが与えられることにより、向上心や仕事をもっと進めたいという気持ちが高まります。

その一方で、このテクニックは確実な理論に裏付けられているものの、その効果は人により異なります。

ポモドーロでチーム作業の生産性も向上させる

ポモドーロテクニックは何も個人作業のときだけ使えるわけではありません。もちろんチームでも活用できるのですが、ではこの手法をチーム環境において活用するには、どうすればいいのでしょうか？

ポモドーロをチームで活用したいときは、まず、始業時に各チームメンバーにタスクを割り当てます。割り当てられた業務を、各メンバーはポモドーロのセッションを使って完了させます。終業前にはチームミーティングを行い、タスクの進捗状況と完了したポモドーロの回数を確認しましょう。

この手法に慣れると、各タスクに必要なポモドーロの回数を予測できるようになるため、今後のワークフローやプロジェクトのタイムラインを計画しやすくなります。

まとめ

ポモドーロとは何か、その仕組みやメリット、活用するときのポイントをまとめました。

ポモドーロテクニック (Pomodoro technique) は、集中的な作業セッションと休憩を交互に繰り返すことにより、簡単に時間が管理できる方法です。タスクを完了するために必要なポモドーロの予測回数に基づき計画を立てることで、自分の進捗を把握でき、チームとの進捗共有もスムーズに行うことができます。

仕事の効率をさらに向上させるには、今日から生産性を高めるための 12 のヒントをご覧ください。

電子書籍をダウンロード

つながりの明確化: リモートマネージャー向けワークマネジメントガイド

ダウンロードする