スコープマネジメント計画とは何か、どう作成するのか

プロジェクトのスコープ (範囲) を管理することは、車の運転に似ています。前を見ていないと車が道から外れてしまうように、プロジェクトのスコープを管理しなければ、プロジェクトは順調に進みません。スコープマネジメント計画は、プロジェクトを遂行するプロセスの概要を示し、プロジェクトを特定の範囲内に収めるためのガイドラインとなります。

プロジェクトマネージャーには、プロジェクトのライフサイクルを通じてチームを指導する責任があります。この記事では、スコープマネジメント計画とは何か、そして計画段階でどのように役立つのかを説明します。スコープマネジメントのプロセスを理解することで、チームを成功へと導くことができるでしょう。

スコープマネジメント計画の目的とは

スコープマネジメント計画の目的は、プロジェクト目標を達成するために必要なリソースを文書化することで、プロジェクトの構造を作ることです。また、スコープマネジメント計画を作成することで、スコープクリープの可能性を減らすことができます。

スコープマネジメントプロセスは、以下のような一般的な問題を回避するのに役立ちます。

• 度重なる要件の変更

• 過剰な支出

• 時間の無駄

• 締め切りの超過

プロジェクトスコープとは？

プロジェクトスコープとは、プロジェクトの境界を設定し、プロジェクトの目標、期限、成果物を定義するものです。プロジェクトスコープを明確にすることで、チームがやること、やらないことを中心にプロジェクトを構成し、チームが取り組むべきゴールや目標を提示することになります。

プロジェクトスコープの定義には、チーム全員が参加すべきです。つまり、主要関係者とコミュニケーションをとり、プロジェクトの要件をまとめたプロジェクトスコープ記述書を作成します。たとえば、新しい広告キャンペーンのスコープを定義する場合、デザインチーム、コンテンツチーム、デジタルマーケティングチームの全員がスコープ記述書の詳細に同意していなくてはいけません。

スコープクリープとは？

スコープクリープとは、プロジェクトが元々のスコープ記述書で定めた範囲を超えてしまうことです。たとえば、プロジェクト開始後に関係者がプロジェクトの成果物を追加した場合、スコープクリープが発生します。

予期せぬプロジェクトの変更があると、スケジュールの遅延、予算の増加、過労、最終製品の品質の低下など、プロジェクトのリスクが増大する可能性があります。スコープクリープが発生する理由はさまざまです。ここでは、いくつかの理由をご紹介します。

• 不明確なプロジェクトスコープ

• 非現実的なプロジェクト目標

• 多すぎる関係者

• スコープマネジメントの不備

• 関係者とのコミュニケーション不足

スコープクリープを避けるためには、それに対する対策を立てる必要があります。そこで活躍するのが、強力なスコープマネジメント計画です。

プロジェクトスコープマネジメント計画を作成するための 6 つのステップ

プロジェクトマネジメント協会 (PMI) のプロジェクトマネジメント知識体系 (PMBOK® ガイド) では、プロジェクトスコープマネジメントにプロセスを 6 つのステップに分けています。この 6 つのステップは、プロジェクトを順調に進めるために、しっかりとしたスコープマネジメント計画を作成するのに役立ちます。

1. スコープ計画の作成

計画プロセスの最初のステップは、スコープ計画の文書を作成することです。この文書には、スコープ記述書、プロジェクト要件の内訳、プロジェクトで期待される成果物などが含まれます。

また、スコープ計画の文書には、スコープクリープを防ぐための変更リクエストプロセスである変更管理プロセスも含まれています。この文書は、プロジェクト計画の後の段階で参照することができる文書です。複雑なプロジェクトや、関係者が多くの成果物を求めていると思われるプロジェクト、成果物の内容が大きく変化する場合には、この文書が必要になるかもしれません。

スコープ計画を作成するためのコツ。

• 専門家の判断を取り入れる: スコープ計画を作成するためには、組織的なプロセスのすべての部分を考慮する必要があります。必要な情報がすべて揃っていることを確認するために、経営幹部や他部門も含め、プロジェクト関係者とコミュニケーションを取りましょう。

• スコープのキックオフミーティングを開く: スコープの文書を確定する前に、すべての関係者から賛同が得られていることを確認します。スコープ計画の文書を非同期で共有するか、キックオフミーティングを開催して、プロジェクトに関わる他のマネージャーやチームメンバーが最初のスコープ記述書の作成に参加できるようにしましょう。

2. プロジェクト要件の収集

このステップでは、プロジェクトの目標を達成するために、関係者のニーズを特定します。この段階でのゴールは、関係者から詳しい要求事項を収集し、後々のスコープ変更を防ぐことです。

プロジェクト要件を収集するためのコツをいくつか紹介します。

• プロジェクト憲章を作成する: プロジェクト憲章またはエレベーターピッチを作成することで、関係者がプロジェクトを明確に理解し、関係者の期待とプロジェクトの目標が一致していることを確認できます。

• フォーカスグループやワークショップを開催する: フォーカスグループやワークショップを開催し、関係者にプロジェクトへの理解を深めてもらいましょう。関係者にプロジェクトの目標を伝えることは、プロジェクトのスコープに賛同してもらうためには不可欠なことです。

• プロトタイプを開発する: プロジェクトを関係者に提示する前に、プロジェクトの成果物のプロトタイプを開発しましょう。こうすることで、関係者は最終製品を視覚化することができ、早い段階で懸念事項や追加要件を挙げることができます。

3. スコープの定義

関係者から要件を収集したら、その情報を明確に定義されたスコープと詳細な製品の説明書にします。この文書は、プロジェクトに期待されることや成果物を明確にし、チームメンバー全員が自分が何を達成しなければならないかを把握するためのものです。

スコープを定義するためのコツをいくつか紹介します。

• 製品分析を試す: スコープを定義し、詳細な製品説明を書く前に、綿密な製品分析を行う必要があります。作ろうとしている製品をお客様やクライアントの目線で分析し、その製品が期待に応えられるかどうかを判断しましょう。

• 代替案を作成する: プロジェクトにリスクが発生した場合に備えて、代替案も作成しておきましょう。たとえば、新製品の発売を計画していて、発売日が遅れた場合、どのようにして関係者のニーズを満たすか、などを考えます。

• ワークショップを促進する: プロジェクトのスコープを明確にし、チームメンバー間のコラボレーションを促進するために、ブレインストーミングのワークショップを開催しましょう。

4. 作業分解構成図の作成

作業分解構成図 (WBS) とは、プロジェクトをタスクのレベルに分けて考える方法です。WBS を作成することで、チームはプロジェクトの各構成要素を明確にイメージし、何をすべきかを評価することができます。

作業分解構成図は、タスクの階層構造を作るものです。そこから、プロジェクトのスケジュール管理、モニタリング、管理を行うことができます。

WBS を作成する際のコツをいくつか紹介します。

• プロジェクトの目標を分解する: WBS では、プロジェクトの目標を依存関係と下位の依存関係に分解します。これらの小さなタスクの塊は、しばしばワークパッケージと呼ばれます。タスクを分解すると、作業時間、設備、ツール、経費など、プロジェクトに必要なすべてのものを明確に把握することができます。

• ワークフローを自動化する: チームメンバーのワークフローを自動化することで、プロジェクトの調整を効率化し、プロジェクトの可視性を高めることができます。また、ソフトウェアを使ってこれらのワークフローを自動化することで、手作業による情報収集や重複作業を減らすことができます。

5. スコープの検証

スコープの検証とは、簡単に言えば、プロジェクトに関わるすべての関係者から承認を得ることです。将来スコープクリープが発生することを避けるためには、プロジェクトの成果物を関係者が明確に理解していなくてはいけません。可能であれば、変更点や改善点についてフィードバックやアドバイスをもらいましょう。

スコープを検証する際のコツをいくつか紹介します。

• 計画を検査する: 検証はスコープマネジメント計画の最終承認段階です。計画を徹底的に見直し、検査しましょう。計画を関係者に送付する前に、チームメンバーに計画のチェックを手伝ってもらうことができますが、できるだけ多くの人の目に触れるように、関係者にも最終チェックに参加してもらうするべきです。

6. スコープの管理

スコープマネジメント計画の最後のステップは、スコープの管理です。プロジェクトが実行段階に入ると、プロジェクトのステータスをモニタリングし、スコープの変更を管理します。スコープの管理を効率化するには、プロジェクト管理ソフトウェアを使用するのが一番です。これらのツールを使うと、フィードバック、ファイル、プロジェクトのステータス更新を共有することができ、スコープの変更をリアルタイムに把握することができます。

スコープを管理するためのコツをいくつか紹介します。

• 差異を分析する: スコープマネジメント計画のこの部分では、スコープの変動がどの程度発生するかを評価します。スコープの実際のパフォーマンスと計画されたパフォーマンスを分析することで、将来のプロジェクトに役立つインサイトを得ることができます。

• 変更管理文書を参照する: 計画段階では、変更管理プロセスを作成しました。この文書を参照することで、プロジェクトの変更に関する情報の流れを把握することができます。

プロジェクト管理ツールでスコープ管理をシンプルにする

スコープマネジメント計画は、プロジェクト実行時にチームが従うべき明確な構造を作成します。オンラインツールを使用すれば、計画を関係者と共有したり、社内のワークフローを自動化したり、プロジェクトの目標を簡単にタスクに分解したりすることができるため、スコープマネジメントの計画がより簡単になります。プロジェクト管理ソフトウェアを使用することで、プロセスを合理化し、将来に備えて準備を整えることができます。