プロジェクトを効率的に成功に導くプロジェクト計画書テンプレート 11 選

プロジェクトを円滑に進めるために、SaaS型プロジェクトマネジメントツールを活用しましょう。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。

明確なプランがあり、全員が必要な作業と納期をすべて把握し、決められた時間内で、しかも予算通りにプロジェクトが完了する。このようにプロジェクトがスムーズに進むと誰もが喜びます。しかし、そのプロジェクトの計画と管理を任されたのがあなた自身だったらどうでしょうか？

プロジェクト計画書の作成には時間がかかります。そして、プロジェクト立ち上げのために、たとえばセクションの作成、テンプレートタスクの作成、関係者およびコラボレーターへの情報配布などといった、反復的な手作業がたくさん必要になることは常です。そんなとき、プロジェクト計画書テンプレートがあれば、どうでしょうか？

プロジェクト計画書のテンプレートは、チームメンバーがすぐに仕事に着手できるよう、プロジェクト開始時の作業を減らします。また、適切なプロジェクト計画書テンプレートを使用すれば、1 つのプロジェクトの開始を容易にするばかりでなく、将来の全プロジェクトのデザインをも成功に導けるでしょう。

プロジェクト計画書テンプレートとは

まずプロジェクト計画書テンプレートとは何かを理解しましょう。プロジェクトを一から計画する場合とは異なり、プロジェクト計画書テンプレートを使えば、開始に必要な土台が提供されます。

プロジェクト計画のテンプレートは多くのツールで作成することができますが、そのツールによって、セクション、タスク例、タスクタグなどが含まれます。プロジェクト計画書テンプレートは、プラグアンドプレイの (初回使用時に差し込むだけですぐ使用開始できる) デバイスと同様に、煩雑な準備を不要にし、いち早い作業の取りかかりを可能にするツールです。

ワークマネジメントとは？チームがワークマネジメントを必要とする理由

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プロジェクト計画書に記載する項目

プロジェクト計画書は、プロジェクトの目標を実現する上でチームが達成する必要のある主要な要素を示した青写真です。優れたプロジェクト計画書には、プロジェクトの成果物、プロジェクトスコープ、およびプロジェクトのスケジュールが明記されます。

プロジェクト計画書を作成するには、以下の 7 つの主要な要素を盛り込むことが特に重要です。

• プロジェクトの目的と目標

• 成功の評価指標

• 関係者 (ステークホルダー) と役割

• コスト (予算)

• マイルストーンと成果物

• タイムラインとスケジュール

• リスク管理計画

• コミュニケーション計画

プロジェクト計画書テンプレートを使うメリットは？

必ずしもすべてのプロジェクト計画のテンプレートに上記の全要素が組み込まれているわけではありません。しかし、タスク例を含む優れたプロジェクト計画書テンプレートがあれば、プロジェクトのニーズの特定、プロジェクトの成果物の計画ができ、よりスマートにプロジェクトを立ち上げることができます。

適切でシンプルなプロジェクト計画書のテンプレートツールを探す方法

プロジェクト計画書テンプレートの作成に使用するツールの品質は、テンプレート自体の品質よりも重要といってもよいくらいです。チームのプロジェクト計画を支援するツールはたくさんありますが、選ぶツールによって差があります。

当然、無料かつシンプルなプロジェクト計画書テンプレートを提供するツールが望ましいですが、そのほかのポイントも考慮しましょう。すべての要件を満たすシンプルなプロジェクトテンプレートツールをお探しであれば、複雑なプロジェクトを一次納品から最終目標まで計画できるような柔軟性が十分に備わっているツールを見つけてください。

そんなニーズを満たすのが Asana です。Asana は、プロジェクトに留まらず、チームの各種プロセスを調整するために使用できるワークマネジメントプラットフォームです。そのメリットは、個別のプロジェクトの達成においてチームをサポートすることだけではありません。1 つのプロジェクトに限らず、すべてのプロジェクトを通じて反復可能なプロセスや安心して使用できるシステムの作成を実現するのが、ワークマネジメントプラットフォームです。

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仕事を最大限効率化し、チームの生産性を上げるためには、Asana のプロジェクトマネジメント機能をお試しください。日々の業務と目標をつなげ、「誰が・何を・いつまでに行うのか」を可視化します。

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無料かつシンプルな 11 のプロジェクト計画書テンプレート

プロフェッショナルなプロジェクトマネージャーとしての経験が少なく、何から始めればよいのかわからない方でもすぐに使用できる 11 のプロジェクト計画書テンプレートを以下に紹介します。これらはいずれも、準備に時間を費やさず今すぐプロジェクトに着手したい方にとって最適なツールです。

1. シンプルな基本のプロジェクト計画書テンプレート

プロジェクトをスマートに開始する

まったく同じプロジェクトというものはありませんが、すべてのプロジェクト計画には基本的な共通要素がいくつか存在します。目標、成果物、およびタイムラインが明確になっていると、プロジェクト計画書を構造化できます。

また、これらは大規模で圧倒されそうなプロジェクトを小さい作業可能なステップに分割するのにも役立ちます。プロジェクトの実行を助けるプロジェクトチームを編成すること、およびメンバー全員の役割を明確化することも確実に行ってください。

それでも何から始めてよいのかわからないという場合は、こちらのシンプルなプロジェクト計画用のテンプレートをおすすめします。これはプロジェクトのすべての To-Do を計画とマイルストーンにまとめると同時に優先度とタスクのステータスを簡単に確認できるようにする上で役立ちます。

2. 製品マーケティング用のプロジェクト計画書テンプレート

次のリリースを計画する

製品マーケティングマネージャーはたくさんの責任を担います。製品戦略を告げ、メッセージングとポジショニングを決定し、新製品をマーケットに送り出すために、マーケットリサーチを行います。また、しばしば製品リリースの事実上のプロジェクトマネージャーとしての役割も果たします。製品、マーケティング、およびクリエイティブの各チームの調整を行い、新製品の出荷準備ができていることを確認し、リリース用アセットが確実に時間通りに納品されるようにします。

リリースを展開するごとに計画を一からわざわざ作り上げるのではなく、製品マーケティングリリース用テンプレートを使用して作成します。これにはリリースターゲットの設定や、チャネル戦略の策定といったステップが含まれているので、製品リリースの必須事項を忘れる心配はありません。

3. コンテンツカレンダー用のプロジェクト計画書テンプレート

公開期限を守る

コンテンツカレンダーの管理は継続的なプロジェクトであり、同時進行するさまざまな要素を把握し続ける必要があります。ライターへの仕事の割り当てから、ビジュアルアセットの制作、レビューおよびコピー編集の調整にいたるまで、作成するコンテンツの各ピースはそれぞれが明確に定義されたステップを持つミニプロジェクトのようなものです。

コンテンツ制作を順調に進めるために、コンテンツカレンダー用テンプレートを活用します。このテンプレートを使えば、執筆し、編集し、公開するすべてのコンテンツを、そのアイデアの創出から完成まで、1 か所ですべて管理できます。

4. マーケティングキャンペーン用のプロジェクト計画書テンプレート

綿密に計画を立てる

計画と実行が、素晴らしいマーケティングキャンペーンを展開する鍵となります。しかし、キャンペーンの管理をするのが初めてだという場合、処理する必要がある 1 つ 1 つの作業について考えるだけでも圧倒されてしまうことがあります。どのアセットを作成する必要があるのか？誰がそれを作成するのか？そして、見落としがあったらどうするのか？

このキャンペーンプロジェクト用テンプレートがあれば、キャンペーンの全体的な計画を綿密に立てて、チームと一緒に毎日の実行を管理できます。アセットと成果物の追跡、チャネル戦略の計画と実行などに使用してください。

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5. エージェンシー管理用のプロジェクト計画書テンプレート

次のコラボレーションを成功に導く

たいていのプロジェクトでは、社内の協力者でチームを編成することになるでしょう。しかし、場合によっては、プロジェクトの実行をマーケティングエージェンシーや、クリエイティブエージェンシーに委託することがあるかもしれません。

広告キャンペーン、ブランド刷新、リサーチイニシアチブなど、プロジェクトタイプに関わらず、成功をもたらすパートナーシップは明確な計画を立て、綿密で継続的な調整を行うことから始まります。しかし、この実現はコラボレーションが主にメールや週 1 回のカンファレンスコールを通じて行われる場合はすぐに困難となります。

そこで、次回の社外エージェンシーとの共同プロジェクトを管理するためのテンプレートを活用しましょう。このテンプレートはクリエイティブブリーフの叩き台として使用でき、また、成果物、進行中の作業、優先度、および予算を 1 か所で把握できるので、共同で素晴らしい仕事をすることに集中できます。

6. ユーザーリサーチ用のプロジェクト計画書テンプレート

UXR プロジェクトを整理する

ユーザーリサーチは製品開発プロセスに不可欠の要素です。プロダクトマネージャーとユーザーエクスペリエンスのリサーチ担当者は、このフェーズで顧客のニーズと目標を学び、新規の製品開発につながるインサイトを獲得します。

リサーチプロジェクトを指揮することは容易な試みではありません。リサーチ参加者をソーシングしてデータを収集することから、そのデータを分析して推奨事項を生成することまで、計画および管理するアクティビティはたくさんあります。このユーザーリサーチ用テンプレートを使えば、チームと一緒にリサーチ目標と質問を定義し、観察結果を整理しておくことが簡単にできます。こうすれば、努力の成果が文書やスプレッドシートの中で忘れられてしまうということを回避できます。

7. スプリント計画用のプロジェクト計画書テンプレート

アジャイルチームを管理する

スプリント計画を使用すると、アジャイルプロジェクトチームおよびエンジニアリングチームは仕事に優先度を付け、特定のプロジェクトを担当する余裕があるメンバーを見極めることができます。スプリント計画は、日毎のスタンドアップミーティングおよびスプリントの振り返りと同様に、より大枠のスクラムフレームワークの一部です。

忙しいチームにとって、整理や使用が難しいスプリント計画テンプレートの管理を強いられるのは、避けたい事態です。一方で、製品情報や各タスクの担当者・進捗状況・優先度・期日などの詳細を含む、さまざまなプロジェクトデータへのアクセスが必要です。スプリント計画テンプレートを使用すれば、これらのタスクをすべて管理するフレームワークが得られます。同時に、管理時間の短縮により時間の有効活用が実現し、機敏に動き、迅速に構築し、頻繁に納品するためにチームの本来の力を発揮できます。

アジャイル手法によるプロジェクト管理を紹介

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8. 取締役会の議題テンプレート

議事録を作成する

取締役会の会議の生産性は重要ですが、実際に生産性の高い会議を計画することは、たやすい仕事ではありません。必要なのは、取締役会が今後および将来の会議に向けて重要事項を計画・共有・保存できる簡易な方法、メールでの調整やスプレッドシートで目を凝らして情報を探すような作業に時間を奪われずにすむ方法です。

そのような作業に労力を割かず、有効でスムーズな会議を計画できるのが、取締役会の議題テンプレートです。事前に議題を共有し、会議中にアクションアイテムを作成し、過去の議事録や参照資料などの重要文書を記録するといったニーズに、すべて一か所で応えます。

9. 仕事リクエスト用のプロジェクト計画書テンプレート

受領プロセスを簡素化する

仕事のリクエストがばらばらのツールやフォーマットで送られてくる状況では、またたく間に処理が追いつかなくなる可能性があります。未対応のリクエストに気づかない事態を避けるには、リクエストの追跡と管理を一か所でまとめて行える場所が必要です。また、チームのワークフローをシンプルにするには、受け付けプロセスでリクエストのたびに決まった情報を確実に得られるようにします。

一言でいえば、仕事リクエスト用テンプレートが必要です。クリエイティブブリーフ、作業指示、IT リクエストなど、種類に関わらず、すべてのリクエストに関して信頼できる唯一の情報源があることが重要だからです。さらに、仕事リクエスト用のテンプレートをフォームと組み合わせれば、リクエスト送信時に、リクエストについての重要な詳細がすべて漏れなく直接送られてきます。

10. 販売計画用のプロジェクト計画書テンプレート

力強い目標を設定する

販売操業計画は、販売サイクルのスタート時点で作成した後は出番がないような文書ではありません。セールスチームが強固な土台を築き、維持するためには、系統立って整理された販売計画の最終版をいつでも参照できる必要があります。

効果的な販売計画テンプレートがあれば、簡単かつ一元化された方法で、セールスチームの目標、ターゲットオーディエンス、収益目標、戦略、および障害となりうる課題を記録できます。販売計画の各部分に必要な文書様式を提供する販売計画テンプレートをお試しください。

11. 新規採用者チェックリストテンプレート

オンボーディングを標準化する

最適な候補者を探すのも大変ですが、いざ見つかると、今度はその人の着任に備えるためにチームリーダーは大忙しです。すべての新規採用者に満足してもらえるオンボーディング体験の秘訣は、オンボーディングプロセスを標準化して、採用担当マネージャー全員を成功に導くことです。

新規採用者チェックリストは、全マネージャーが従う統一されたプロセスです。チェックリストには、歓迎メール、1on1 ミーティングまたはチームミーティング、IT 部門によるセットアップが必要な事項等が含まれます。部門により慣例やトレーニング要件の多少の違いがあっても、新規採用者チェックリストテンプレートを使用して全体のオンボーディング体験を統一すれば、採用担当マネージャーと新規採用者の全員を成功に導くことができます。

カスタムプロジェクト計画書テンプレート

チーム特有のワークストリームがあり、それをテンプレートに反映させたい場合もあるかもしれません。そのようなときには、一部の詳細情報 (プロジェクトタスク、主要なマイルストーン、プロジェクトのフェーズ等) を維持しつつ、過去に完了したプロジェクトをテンプレート化する手段が必要になります。プロジェクト計画書が確定したら、次のステップとして、将来活用できるようテンプレート化しましょう。

Asana のようなワークマネジメントソフトウェアを使えば、過去に完了したプロジェクトをテンプレートに変換することができます。そうすれば、あとはプロジェクト開始日と終了日を選択するだけで、カスタマイズしたプロジェクト計画書のもと、作業に着手することができます。

まとめ: プロジェクトテンプレートの強化 = プロジェクト計画の強化

新規プロジェクトの立ち上げにはストレスが伴い、特にプロジェクトの計画や管理を担当する立場であればその負担はなおさら増します。

製品リリース、マーケティングキャンペーンなど、どのようなプロジェクトを先導する場合でも、テンプレートを使えばそれが出発点となるので、計画を一から構築する必要はありません。さらに、Asana のようなプロジェクト管理ツールを利用すれば、あなたのプロジェクトも順調に進むことでしょう。

次のプロジェクトを計画する準備はいいですか？Asana のプロジェクトテンプレートをぜひお試しください。

プロジェクト計画書テンプレートに関するよくある質問