チームを成功に導くプロジェクトカレンダーの作成方法と管理方法
仕事の毎日が、まるでカオスに支配される無法地帯のように感じるとしたら、こんな兆候はありませんか？仕事がサイロ化され、調整がつかない。プロジェクトのパーツがうまく連携せず、期日によく遅れる。チームの仕事量がほとんど把握できず、連絡ミスによって仕事の重複が発生する。幸い、こうした問題の多くはプロジェクトカレンダーを使用することで解決できます。
それに苦労しているのはあなただけではありません。2019年の Pulse of the Profession による調査では、組織の非効率によって、プロジェクトへの投資額の 12 パーセント近くが無駄になっていたことがわかりました。でもご心配なく。プロジェクト管理の手法を使えば、安定した土台を築き直し、混乱した現状に秩序を回復できます。
しかも、プロジェクトカレンダーを導入することで、混沌とした仕事を交通整理できます。プロジェクトカレンダーはプロジェクト管理プロセスに不可欠なツールで、時間やリソースの無駄の削減に役立ちます。コンテンツラインナップ、イベントのロードマップ、製品リリースなど、プロジェクトの種類を問わず、すでに完了している仕事や、次に発生する作業を把握して、整然と計画をまとめることができます。
記事: Asana で自分のチームとプロジェクトのカレンダーを作成プロジェクトカレンダーとは？
プロジェクトカレンダーは、仕事のすべてのパーツを、チームの全員がアクセスできる場所に見やすくまとめるツールです。プロジェクト全体のスケジュールを俯瞰することで、さまざまな作業の期日を一度に確認できるうえ、個々のプロジェクトメンバーは前もって計画を立て、最優先のプロジェクトに合わせて仕事を調整できます。信頼できる確実なプロジェクト計画カレンダーを設定すれば、今日だけでなく、この先 1 週間、さらにそれ以降も、自分の業務を正確に把握し続けられます。しかも、チームでアクセスできるので、メンバー全員が、今すぐ完了させる必要がある作業や、次に近づいてくる仕事を簡単にチェックできるという利点もあります。
Asana を使ってチームカレンダーを可視化するプロジェクトカレンダーの種類
プロジェクトカレンダーと聞いて、何をまず思い浮かべますか？カレンダーの形にフォーマットされた Excel のスプレッドシート？Google カレンダーのようなカレンダー管理システム？それとも既成概念にとらわれず、プロジェクト管理ツールのカレンダーを想像するでしょうか。
プロジェクトカレンダーの構築方法はさまざまです。肩書にかかわらず、プロジェクトを管理する人の仕事のひとつは、チームにとって役立つシステムを見つけること。ここではプロジェクトカレンダーを作成する代表的な方法 3 つについて、そのメリットとデメリットを簡単にご紹介します。
Excel でプロジェクトカレンダーを作成するメリットとデメリット
おそらく、最も古典的なプロジェクトカレンダーの作成方法は Excel を使う方法でしょう。Excel の列や行を調整して、従来の 1 か月ごとのカレンダーのように整えた、スプレッドシートタイプのプロジェクトカレンダーです。
メリット:
チームはすでにこのツールにアクセスでき、使い方も知っている可能性が高い。
Excel にはプロジェクトカレンダーテンプレートがあるため、一から作成する必要がない。
プロジェクトカレンダーに追加する情報量に応じて、セルを拡張したり、縮めたりできる。
短所:
Excel はプロジェクトカレンダーに特化しているツールではないため、アクションが必要な仕事の把握や追跡が困難な場合がある。
チームがアクセスする必要がある詳細やファイル、その他の補足の業務などを追加しにくい。
Excel で作成したプロジェクトカレンダーはフォーマットの変更や、表示方法を変えることが難しい。
Google カレンダーでプロジェクトカレンダーを作成するメリットとデメリット
次に、Google カレンダーなどのチームのカレンダー管理システムを使ってプロジェクトカレンダーを作成する方法があります。このタイプのプロジェクトカレンダーでは、カレンダーイベントで今後の業務を表します。
メリット:
チームはすでにこのツールにアクセスでき、使い方も知っている可能性が高い。
多くのカレンダー管理システムはさまざまなカレンダーを同時に表示する機能があるため、個人のカレンダーと会社の業務カレンダーを同時に表示することができる。
カレンダーイベントには通常、タイトルと説明があるため、イベントのタイトルをタスクのタイトルとして使用し、イベントの説明欄に情報を追加できる。
短所:
Google カレンダーなどのカレンダー管理システムは、イベントを表示するために作られており、タスクや成果物を表示することを意図していない。
1 日に複数のタスク「イベント」を作成すると、情報が溢れてしまいやすい。
会議に使用するのと同じツールで近日中のタスクを同時に見ようとすると、画面がごちゃごちゃして混乱した印象を与える。
プロジェクト管理ツールでプロジェクトカレンダーを作成するメリットとデメリット
プロジェクト管理ツールには、チームにとって、大きな目標を掲げた重要プロジェクトを調整して、実行するうえで頼りになる機能が揃っています。プロジェクト管理ツールを使うことで、チームはカレンダー、かんばんボード、タイムラインなど、プロジェクトを複数の方法で可視化することができます。
メリット:
プロジェクト管理ツールでは、ズームアウトしてプロジェクトの全タスクを一覧することも、各タスクをクリックして詳細や背景情報や添付ファイルを確認することができます。
お気に入りのビジネスツールと簡単に連携できるため、チームで仕事に必要なファイルや背景情報をすべて 1 か所にまとめておけます。
また、プロジェクト管理ツールのビューを切り替えれば、同じプロジェクトの情報を、プロジェクトカレンダーやかんばんボード、To-Do リスト、タイムラインなど複数の方法で表示できます。この機能によって、プロジェクト関係者は各自に適した形で業務を可視化できます。
短所:
チームがプロジェクト管理ツールに馴染みがない可能性がある。
他部門の関係者が、プロジェクトカレンダーを見るためにこのツールにアクセスする必要がある。
プロジェクトカレンダーの作成方法
ではご一緒にプロジェクトカレンダーを作成してみましょう。私たちはプロジェクト管理ツールを使ってプロジェクト計画カレンダーを作成することをおすすめしています。プロジェクト管理ツールには、次のようなたくさんの価値ある機能があります。
タスクを簡単に作成し、予定を移動する
期日を調整する
タスクの担当者を割り当てる
資料を共有する
コミュニケーションを増やし、合理化する
1 か所でチームの仕事をすべて確認する
カレンダー、ガントチャート、かんばんボードなど、複数のビューを切り替える
期限を守る
アプリとの連携を活用する
それでは、実際のカレンダーの作成に戻りましょう。以下はその具体的な手順です。
ステップを計画する。プロジェクトを完了させるために、開始から終了までに必要なアクションを決定し、依存関係を見つけます。この時点ではスケジュールについては考えません。
開始日と期日を設定する。次に、すべてのステップを見渡して、それぞれに実現可能なスケジュールを設定します。
担当者を決める。各ステップを適切なチームメンバーに割り当てて、責任を明確にします。
必要に応じて調整する。このプロジェクトカレンダーは柔軟な調整が可能なので、頻繁にチェックして、プロジェクト計画の進展にしたがってタスクを動かします。
作成したプロジェクトカレンダーは関係者と共有してください。それに基づき、メンバー全員が同じスタートラインに立って、数日、数週間、数か月のスパンで自分がするべきことを把握できます。プロジェクトカレンダーを毎日使って、それぞれの進捗状況を伝え、文書を共有するよう、チームに促しましょう。
プロジェクトカレンダーを管理するための 10 のヒント
他のビジネスツールと同じく、プロジェクトカレンダーの使い方にもベストプラクティスがあります。プロジェクトカレンダーをより効果的に管理するためのヒントをご紹介します。
シンプルを心がける。内容をできるだけ明確にして、詳細 (オーナー、期日、プロジェクトの説明、参考資料など) を追加します。
タスクを色分けして、見やすくします。
必要に応じてタスクを複製する。多くのタイプのタスクは繰り返し発生します。この性質を利用してタスクや要件を複製すれば、毎回、最初から作り直す必要はありません。
チームの仕事量のバランスを保つ。働きすぎのメンバーや、手が空いているメンバーを見分けて、必要に応じてプロジェクトカレンダーを調整します。
定期的に追跡、モニタリングする。プロジェクトカレンダーを見れば、納期に間に合わなかった成果物が一目でわかります。
進行に合わせて調整する。プロジェクト管理ツールなら、ドラッグ & ドロップで簡単に日付を変更できます。
プロジェクトタイムラインを作成して、プロジェクトに関連する各メンバーのタスクや仕事の期間を表示できるようにします。
プロジェクトマイルストーンを設定する。プロジェクトマイルストーンを使って、進捗を評価して成果を共有します。
関係者とカレンダーを共有する。すべての関係者にプロジェクトカレンダービューを参照してもらえば、プロジェクトの状況に関するたくさんの問い合わせに答える必要がありません。
プロジェクトカレンダーのテンプレートを作成する。テンプレートを作成して、今後の仕事に活用できます。
プロジェクトカレンダーの 3 つの例
プロジェクトカレンダーはすべてのプロジェクトに合わせていくらでも変化させることができます。この柔軟性はプロジェクトカレンダーの大きな魅力の 1 つですが、それだけではなくカレンダーは再利用もできます。同じようなプロジェクトが繰り返し発生するなら、プロジェクトカレンダーのテンプレートを作成して、この先も時間を節約しましょう。
以下にプロジェクトカレンダーの例をいくつか紹介します。
1. エディトリアルカレンダー
エディトリアルプロジェクトのカレンダーを使えば、すべてのコンテンツを 1 か所で管理し、重要な日付と期日を視覚的に表示することで、コンテンツ制作を順調に進められます。タスクと期日へのアクセスも簡単です。タスクを関係者 (ライター、エディター、デザイナー、さらにはパブリッシャー) に割り当て、目標とする公開日を各記事に割り当てることで、次に何がいつ完成するのかがわかります。このテンプレートを活用して、コンテンツ計画全体を管理しましょう。
2. マーケティングプロジェクト計画
新しいイベントやキャンペーンの公開など、どんなマーケティングプロジェクトの成功にもプロジェクトカレンダーは欠かせません。プロジェクトカレンダーを使って効果的なプロジェクト管理を行えば、マーケティング担当者はコミュニケーションを一元化し、コラボレーションを行い、反復可能なプロセスを作成できます。日付、オーナー、イニシアチブの種類 (広報、SNS など) を含む細かいマーケティング計画を立てる必要がありますが、マーケティングの世界に変更はつきもの。期日などの日付をすばやく調整して、計画を最新の状態に保ちましょう。テンプレートを使って、マーケティングチーム全体の透明性を確立し、責任範囲を明確にすることができます。
3. 製品ロードマップ
全員がアクセスできるプロジェクトカレンダーで製品ロードマップを作成して、更新します。これを使えば 1 か所で複数の製品ラインを追跡しながらタイムラインと戦略についてコミュニケーションをとることができます。ロードマップを共有してフィードバックと同意を得ることも可能です。このプロジェクトカレンダーテンプレートを使って常にビジネスと製品の優先度を明確に把握しましょう。
毎日の仕事を楽にする
ツールのメリットをフルに活用しましょう。プロジェクトカレンダーも、日常業務をよりスムーズに、より効率的に進めるためのシンプルなツールの 1 つ。Redshift by Autodesk が Asana のプロジェクトカレンダーを使用してエディトリアルコンテンツを管理し、3 年連続で年 30% の成長率を達成したストーリーをご覧ください。
