最高の成果を出すためのタイムマネジメントのコツ、タイムマネジメント術、クイックウィン (すぐできる改善) 18 選

今日、私たちはたくさんのツール、通知、メール、SNS など、あらゆるものに常に邪魔されています。邪魔者であふれた現代社会では、そんな混沌とした状況が当たり前となってしまっています。

一番大事なことに集中したり、ちゃんと適切な仕事を正しいタイミングでやっているかどうかを知ることは、ほとんど不可能です。優先度の高いタスクや緊急と思われるメッセージ、鳴り続ける通知の襲来に、あなたのその日の予定は吹き飛んでしまうでしょう。仕事のペースに追いつくために、80% のナレッジワーカーがメールの受信箱やその他のコミュニケーションアプリを開いたまま仕事していると答えています。その結果、労働者の作業効率は低下し、メッセージやアクション、期日を見落としやすくなってしまっています。

タイムマネジメントテンプレートは、自分の時間を取り戻し、日々の生活にマインドフルネスをもたらすのに役立ちます。To-Do リストに時間の使い方を決められるのではなく、タイムマネジメント術を使うことで自ら毎日の仕事の優先順位をつけ、一番重要な仕事に集中することができます。

正しいタイムマネジメントの方法は 1 つではありません。この記事では、タスク、そして時間のコントロールを取り戻すための 18 種類のコツ、タイムマネジメント術、クイックウィンをご紹介します。

タイムマネジメントとは？

タイムマネジメントとは、可能な限り予定通りの時間の使い方をするために、仕事を管理することです。タイムマネジメントは生産性の向上につながりますが、それだけではありません。効果的なタイムマネジメントによる最大のメリットは、1 日の中でうまく優先順位付けを行うことで、休息やセルフケアのための時間を作れることです。

タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメント術を活用することでタスクの整理と優先付けができるようになり、さまざまなメリットが得られます。

• 一日の時間が増えたように感じる。時間の使い方を意識することで、不要な作業を減らし、今日やる必要のない仕事の優先順位を下げ、より短い時間で物事を達成できるようになります。実際に 1 日の時間が増えるわけではありませんが、同じ時間でより多くのことを達成できます。

• 仕事とプライベートの境界線を作れる。タイムマネジメント改善の目的は、生産性を 1 秒でも向上させるというよりは、明日でもいい仕事を識別し、一番重要な仕事を終わらせることにあります。今日やらなければならない仕事を優先して、後回しにしてもいい仕事をはっきりさせることで、仕事とプライベートの境界線も作れるようになります。

• ストレスの軽減。タイムマネジメントがうまくできていないと、仕事中に時間がいくらあっても足りないような気がしてきます。走って火を消して回っているような感覚に陥り、ストレスが増大し、最終的には燃え尽き症候群になってしまうかもしれません。事実、「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーの 71% が 2020年の間に少なくとも 1 回は燃え尽き症候群を経験したと答えています。

• 生産性の向上。仕事の先延ばしを減らし、生産性を向上させるためには、さまざまなタイムマネジメントのコツがあります。その日の最優先事項を特定することで、生産性が向上するだけでなく、毎日正しい仕事に取り組んでいるという自信を持つことができます。

• 悪い習慣が直る。誰も仕事を先延ばしにはしたくありません。しかし悪い習慣が時間とともに積み重なり、重要な仕事の妨げになってしまうことがあります (心配要りません。私たちも経験してきました)。タイムマネジメント術は、そういった悪い習慣を特定し、断ち切ることにも役立ちます。

生産性をアップさせる 6 つのタイムマネジメント術

タイムマネジメントの技を身につける最も簡単な方法のひとつに、すでに効果が実証されているタイムマネジメント術を日々の生活に取り入れるという方法があります。タイムマネジメント術を使うことで、仕事に時間制限を設けたり、一つのタスクに集中したり、より目的意識を持って 1 日の予定を立てられるようになります。

1. 時間区切り

時間区切り (タイムボクシング) とは、「時間区切り」の中で仕事をこなす、目標志向型のタイムマネジメント術です。この方法は、自分がそれぞれのタスクにどれだけの時間を費やしているかわからない場合や、To-Do リストにもっと意欲的に取り組みたい場合に特に有効です。

時間区切りでは、大きなタスクを小さく分割し、それぞれのタスクを想定される時間内に完了できるようにします。タスクごとにそれぞれ 3 時間以内の時間区切りを設定します。たとえばブログ記事を書く場合は、2 時間の時間区切りを設定して概要を書きます。その後休憩を取って、今度は 3 時間の時間区切りを設定して初稿を書き始めます。仕事を小さく分割することで、数日から数週間かけて目標に向かって着実に仕事を進めることができます。

2. タイムブロッキング

タイムブロッキングも時間区切りと似ていますが、こちらはタスクごとに時間を設定するのではなく、特定の種類の仕事のためにカレンダーの一定期間をブロックするという方法です。タイムブロッキングを使って仕事のスケジュールを立てることで、1 週間の仕事を個別の時間帯に区切って、プロジェクトに取り組んだり、同僚と話し合ったり、休憩を取ったり、エクササイズしたりすることもできます。タイムブロッキングを使えば誰にも邪魔されずに集中することができるので、専門的な仕事 (deep work) に没頭できる時間をより多く確保することができます。

タイムブロックを作るには、まず 1 日または 1 週間の優先事項を把握することから始めます。次に似たようなタスクをグループにまとめて、1 つのタイムブロックで作業できるようにします。さらに、カレンダーで集中する時間のタイムブロックを設定するようにすると、スケジュールの厳守に役立ちます。

3. ポモドーロ法

時間区切りやタイムブロッキングと同様、ポモドーロテクニックも、短い時間で仕事に取り組み、仕事の合間に休憩を取る方法です。ポモドーロ式タイムマネジメントの優れている点は、定期的に休憩を挟むことが推奨されている点です。定期的な休憩は内発的動機づけを高め、脳にもよい影響を与えます。実際に、休憩を取ることで人はより創造的になるという研究結果も出ています。

ポモドーロ法の実践には、タイマー、優先順位のつけられた To-Do リスト、そして通知の「スヌーズ」機能を使います。タイマーを 25 分にセットし、その間はなるべくメールや SNS を見ないようにして、1 つのタスクに集中してください。そして、25 分経ったら 5 分間の休憩を取ります。おやつを食べたり、立ち上がってストレッチをするなど、何か体を動かすことをするのが理想的ですが、携帯電話を見たり、タスクに集中している間に何か重要な連絡が来ていなかったか確認してもかまいません。

25 分作業して 5 分の休憩を取るというプロセスを 4 回繰り返したら、その後 20 ～ 30 分の長めの休憩を取ります。

4. カエルを食べてしまえ

マーク・トウェインの名言に、「カエルを食べることがあなたの仕事なら、朝一でやってしまうのがベストだ」というものがあります。このカエルを食べてしまえタイムマネジメント術はこの言葉からヒントを得た、重要度の低い仕事や緊急性の低い仕事に取り組む前に、大きな仕事や複雑な仕事に取り組もうという手法です。この手法は、1 日の仕事をいつも通りの仕事と優先度の高い仕事に分けると非常に効果的です。

「カエルを食べてしまえ」手法を使えば、毎日最も重要な仕事を確実にこなすことができます。このタイムマネジメント術を取り入れるには、まず仕事とその優先順位を一元管理型のツールで管理し、日々のタスクと会社の目標を結びつける方法を探してみましょう。そうすれば、毎日どのタスクを優先すべきか明確になり、それらのタスクを真っ先に終わらせることができます。そしてその日のカエルを食べ終わったら、残りの仕事に移ればいいのです。

5. パレートの法則

朝一番のカエルに食欲がそそられないのであれば、パレート式タイムマネジメントのほうがお好みかもしれません。パレートの法則は「カエルを食べてしまえ」手法とは逆に、すぐに終わるタスクを先に片づけることで、より達成感とやる気を高めながら 1 日を過ごすというものです。

「2:8 の法則」とも呼ばれるパレートの法則には、「20% の時間で 80% の仕事をする」というルールがあります。80% の仕事を比較的短時間で終わらせることができれば、80% の時間を要するであろう残り 20% の仕事に取り組むための時間が確保できます。

6. Getting Things Done (GTD 手法)

Getting Things Done 手法は、2000年代初頭にデビッド・アレン氏によって考案された手法で、物事を成し遂げるにはまずやるべきことをすべて書き出すというものです。紙とペンの代わりにタスク管理ツールを使って脳の力を解放することで、やるべきことを思い出すことではなく、行動することに集中できます。

GTD 手法を使うには、予定されている仕事をすべて 1 か所に集めます。仕事をすべて書き出したら分類し、優先順位をつけます。たとえば、もうやる必要のない仕事は「ごみ箱」へ、いつかやりたいけれど、今すぐでなくていい仕事は「後で」へ、他のタスクに依存している仕事は…のように分類します。ツールはすべての詳細を把握しておくべきであり、それを行動に移すのが、あなたの仕事です。

たくさんの仕事をこなすための 6 つのタイムマネジメントのコツ

確立されたタイムマネジメント術が合わない人もいるかもしれません。タイムマネジメント術は、どんな人にも有効というわけではありません。だからこそ、さまざまなタイムマネジメント術が存在しています。自分に合ったタイムマネジメントの技術を高めるために、以下の 6 つのコツを試してみましょう。

1. 日々の仕事を目標と結びつける

タイムマネジメントの目標は、必ずしもすべての仕事をこなすことではなく、一番重要な仕事を特定し、優先順位をつけることにあります。そのためには、日々の仕事をチームや会社の目標と結びつけ、毎日取り組むべき最重要タスクを見極める必要があります。しかし、最近の世界中のナレッジワーカー 6,000 人以上を対象とした調査によると、自分の仕事が会社の目標にどのように関連しているかを非常に明確に理解していると答えた従業員は、たったの 26% でした。

組織のすべての階層で仕事と優先順位を管理するのに最適なのが、ワークマネジメントツールです。ワークマネジメントを行うことで、日々の仕事やチームのプロジェクトを会社の目標と結びつけることができ、チームメンバーは自分の仕事が会社の重要事項にどのように影響するかを常に理解することができます。

優先すべき仕事を優先していることを確認するために、私たちは OKR を使い、半年ごとの目標へとつながる四半期ごとの目標を設定しています。チームリーダーは毎週チームがその目標へ向かって進んでいることを確認しています。”

2. 仕事に優先順位をつけて整理する

「カエルを食べてしまえ」でも「Getting Things Done」手法でも、どのタスクが重要なのかを理解していなくてはいけません。さらに、タスクの優先順位が変わったり、期限が早まったり延びたりすることもあるでしょう。どの仕事がより重要なのかを明確にしておかなければ、うまく適応して適切な仕事を優先することができません。

なぜ優先順位をつけることが重要なのでしょうか？「燃え尽き症候群」についてはご存じの方も多いでしょう。年々、多くの従業員がこの症状に陥っています。しかし、優先順位がはっきりしないことが燃え尽き症候群の原因になることはあまり知られていません。「仕事の解剖学」インデックスによると、燃え尽き症候群であると感じていると回答したナレッジワーカーの 29% が、タスクや役割が明確でないことによる過労感を要因として挙げています。どのタスクを優先すべきかがわかれば、そういった感覚を軽減し、毎日正しいタスクに取り組んでいるという自信をアップさせることができます。

3. 一日の終わりに先の計画を立てる

仕事を始めるときにはすでに後れを取っていて、一日が慌ただしく感じてしまうことも多いでしょう。毎朝、その日の優先順位を決めるためにメールに目を通すタイプの人はあなただけではありません。幸い、いい方法があります。

朝に何をすべきか考えるのではなく、一日の最後の 5 分間を次の 1 日の準備に使いましょう。そうすることで、毎日ログインする前から自分が何をすべきかわかっているので、やる気のアップにつながります。またこの手段は毎日一番大事な仕事を確実にこなすためにも有効です。午後 4 時半にメールやリクエストに対応する代わりに、その重要な仕事を翌日のスケジュールに組み込むようにすればいいのです。

4. 「ノー」と言うか、誰かにお願いする

優先順位の高い仕事を明確にすることには、優先順位の低いものが特定されるメリットもあります。仕事に「ノー」と言うのは簡単なことではありませんが、その仕事が自分の現在の優先事項と一致しないために「ノー」と言っていることが説明できれば断りやすくなります。自分にとっての優先順位を決め、それをチームメンバーと共有することで、全体の明確性がアップします。

どうしてもやらなければならない仕事でも、自分にとっての優先順位が低い場合は、他のチームメンバーに任せられないか考えてみましょう。誰かに任せるということは、その仕事が重要でないということではなく、あなたの現在の優先順位と一致していないだけであることを心に留めておいてください。その仕事が誰か他の人の専門分野に含まれる可能性もあり、その人に割り当て直すことで仕事に適した人に仕事をやってもらうことができます。

私たちがチームの効率化のために行っていることは、チームとして何をして、何をしないかを明確にすることです。自分の仕事を明確に可視化することで、何に力を注ぎ、何に注がないのか楽に判断できます。そういったものが明確になることにより、効率性がアップし、チームが今何をすべきかが明確化されるのです。”

5. タスクを監査する

仕事に「ノー」と言うのと同様に、しばらく前から取り組んでいて現在も終わっていないタスクに目を通す時間を作りましょう。今あなたが抱えているタスクの中で、チームの現在の目標と合っていないものはありませんか？

そんなタスクを見つけたら、そのタスクは本当にやる必要があるのか自分に問いかけてみましょう。チームにとって重要ではなくなったタスクは、保留することを検討しましょう。まだそのタスクをやる必要性があるなら、自分がそのタスクに最適かどうかを考え、そうでない場合は先ほどと同じように誰か他に適任の人がいないか考えてみましょう。

6. 手書きの To-Do リストを捨て、ツールを使う

もしあなたがまだ手書きで作業を管理しているなら、オンラインツールにアップグレードしましょう。手書きでメモを取るのも満足感があっていいかもしれませんが、手書きの To-Do リストは整理されておらず、ミスを犯しやすく、紛失しやすく、非効率的です。

代わりに、ほとんどのプロジェクト管理を 1 つの専用のツールで行うようにしましょう。プロジェクト管理ツールには、時間を最大限有効に使うためのたくさんの機能があります。プロジェクト管理ツールがあれば、以下のようなことができます。

• 部門をまたぐ仕事を管理し、誰がいつまでに何をするのか、正確に把握できます。

• 仕事についてのコミュニケーション、フィードバックの共有、プロジェクトの進捗報告を 1 か所で行えます。

• 進捗状況をリアルタイムで確認し、仕事の進み具合を正確に把握できます。

• 期日や依存関係を確認し、慌てずに目標を達成できます。

さらに、もし「手書きの To-Do リストに線を引くのが一番気持ちいい」というタイプであれば、お祝いの動物たちの群れが画面を飛び交う姿を見てみてください。

タイムマネジメントの 6 つのクイックウィン

上記で紹介したタイムマネジメント術やコツは役に立つものですが、実行には時間がかかります。5 分以内ですぐに始められるものをお探しなら、タイムマネジメントの改善に有効な、6 つのクイックウィンをお試しください。

1. 通知をスヌーズにする

私たちは、アプリ、通知、タスクの間を頻繁に行き来しています。実際、平均的なナレッジワーカーは 10 個ものアプリを 1 日に最大 25 回も切り替えています。そのため仕事に集中できず、流れに乗ることができないため、仕事に時間がかかってしまうのです。

できれば通知はオフにするか、「サイレントモード」機能を使って一時的に無効にしましょう。そうすれば、仕事に没頭しながらも、チームには後で連絡することを知らせることができます。ほとんどのツールでは、あなたが一時的にスヌーズを使っていることが他のメンバーにも表示されるので、メンバーもあなたからすぐに返事が来ることを期待することはありません。どうしても必要であればサイレント機能を無効化して連絡できる場合も多く、完全に連絡が取れないということもありません。

生産性を最大限に高めるには、会議と会議の間にタイムブロックを設定して、短い休憩をきちんと挟みながらさまざまなプロジェクトに集中するのが効果的だと考えます。また、Slack のステータスを「集中タイム」に変更しておくと、すばやい返信を期待されないので、私も私の周囲の人も便利に使っています。”

2. 物理的なスペースを整理する

初めてその机を使ったときの美しさを思い出してみてください。パソコンのモニターとキーボード、あとメモ帳などがあっただけで、他にはそれほどの物はなかったはずです。あなたも私たちと同類なら、きっとそのキレイな机は長続きしなかったでしょう。時間とともに、書類、箱、本、付箋、何かのケーブルなどがたまってきているはずです。

机の上が散らかっていてもそれほど気にならないかもしれませんが、視覚的な散らかりは精神的な散らかりにも影響し、集中力の妨げとなり得ます。5 分間の休憩時間を利用して、机の上を整理してみましょう。もう要らない書類は捨て、本はきれいに積み、その辺のケーブルは巻いて束ねましょう。そうすれば次に仕事を始めたときに、集中しやすくなるかもしれません。

3. 似ているタスクをグループ化する

タスクを切り替えるたびに、あなたの脳はその新しいタスクの文脈や情報を探し出し、あなたにその知識を思い出させなければなりません。確かに、それにかかる時間はほんの数秒かもしれません。しかし、頻繁にタスクやプロジェクトを切り替えていると、脳を余計に働かせることになってしまいます。

これは生産性の低下につながります。もちろん、1 日の終わりに感じる疲労感も増加してしまうでしょう。そこで、一度似ているタスクをまとめてみましょう。同じプロジェクトのタスクや、同じ成果物のためのタスクを、同じタイムブロックに入れて作業できるか試してみましょう。そうすれば切り替える回数が減り、重要な仕事に長く集中できます。

同じような作業をまとめて、さらに事前に計画を立ててから行うことで、仕事に優先順位をつけつつ、急な仕事や予定に柔軟に対応できます。”

4. 会議の合間や集中タイムにすぐできるタスクをする

毎日、5 分や 10 分で終わるようなタスクがいくつかあるはずです。たとえば、チームメンバーへの軽い返信や、書類の誤字脱字の修正、同僚への仕事のリクエスト送信などです。

そういったタスクがある場合は、プロジェクト管理ツールのような仕事の中心となるような場所に記録しておいて、すぐには手を付けず置いておきましょう。そして、会議の間の 5 分間や、昼食後の 10 分間でそういったタスクに取り組みましょう。すぐに取り組めて気分がいいだけでなく、もっと複雑な仕事に使うべきエネルギーを費やしてしまうこともありません。

5. マルチタスクをやめる

単純に言って、マルチタスクというものは神話です。同時に複数のことをしているように感じるかもしれませんが、マルチタスクをしようとしているとき、実際は脳にタスク間をすばやく切り替えさせています。これは一つのことに集中することよりも大変なだけでなく、脳が疲れる原因となります。

マルチタスクをするのではなく、1 つのタスクに集中して取り組むことでフロー状態に入ることができます。フロー状態とは、作業に没頭するほど集中している状態のことを指します。フロー状態になると脳は一つのことに集中するので、結果的により多くの仕事を効率的にこなすことができます。

6. 休憩を取る

意外かもしれませんが、休憩を取ることもタイムマネジメント改善に最適です。仕事が遅れていると感じるとついもっと働こうとしてしまいますが、脳には休息と充電の時間が必要なのです。働き過ぎて燃え尽きてしまうと何もできませんし、ましてや大事に仕事に取り組むことはできません。

休憩を取るのが難しいと感じているのは、あなただけではありません。Asana の調査によると、燃え尽き症候群を感じているナレッジワーカーの 32% が、オンオフの切り替えができないことが燃え尽き症候群の原因の一つであると答えています。切り替えられないから、燃え尽きてしまい、燃え尽きてしまうと、切り替えられないという終わりのない悪循環に陥ってしまうのです。

休憩時間を忘れてしまう人は、カレンダーにスケジュールを入れておくといいでしょう。そしてカレンダーが休憩時間を通知したら、立ち上がってストレッチをするだけでもいいので、強制的に休みを取るようにしましょう。休みを取るのがストレスのように感じられても、一度休んでしまえば気分はよくなるはずです。

リモートワークで燃え尽きないためには、このデジタル社会の中で、画面から自分を引き離し、必要な時間を確保するための新しい手段が必要です。1 分間のダンスパーティもおすすめです。つまり、とにかく立ち上がって動き回るのです。”

時間をコントロールする

最終的に、タイムマネジメントで一番重要なのは考え方と心構えです。効率よく時間を管理するには、仕事に優先順位をつけてその日に取り組むべきことがわかるようにしましょう。To-Do リストの順番にただ従うのではなく、成果を出すためには自分の意図に注意を向けるようにしましょう。

まずは、一元管理型のツールで仕事を管理することから始めましょう。もう始める準備はできましたか？タスクの整理と期日の遵守に、Asana がどのように役立つのかチェックしてみましょう。