情報共有の重要性: チームの生産性を上げる方法を解説

ワークフローで組織を効率化する方法

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情報共有とは

組織内や社内での情報共有とは、個人個人が持っている情報 (業務詳細や進捗状況、経験、ノウハウ、データ、ファイルなど) をチーム全体で共有することです。一人ひとりが持ち合わせる情報を他のメンバーと共有することで、全員で共通意識を持ち、目標に向かって足並みをそろえることができます。

しかし実際には、情報共有はおろそかにされがちなケースも少なくありません。情報を共有することへの意識を高め、適切な方法で情報共有を行うことが、企業活動には不可欠と言えます。

情報を共有することの重要性

社内で情報共有を進めることの重要性は、なにより組織の効率性と効果性を大きく向上させることにあります。情報共有がうまくできないと、意思決定が遅れたり、重複作業の増加、ミスの発生など、さまざまなリスクを伴います。その結果、チーム全体の士気とパフォーマンスの低下にもつながる可能性も出てきます。特に昨今は、リモートワークの増加により、さらに情報共有が適切に行われていることが、プロジェクトの成功の要因となる場面も増えてきました。

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情報共有がうまくできない原因

なぜ情報共有がうまくいかないのでしょうか？その主要な原因をまとめてみます。

情報共有に対する意識の低さ

企業や組織の中で、情報を共有することの重要性がきちんと認識されていなければ、情報共有はうまくいきません。そのため、その大切さを全員が理解し、意識を高めることが情報共有を効果的に行うための第一歩となります。

組織の中で意識の低さが目立つ場合は、企業文化そのものにオープンな情報共有を促す部分が欠如していたり、マネージャーやリーダーの意識の低さも指摘できるかもしれません。また、会社の上層部が率先して情報共有をする姿勢を示さなければ、下のレベルでも積極的に情報の共有をしようという姿勢は現れないでしょう。

責任が明確化されていない

そもそも、誰が何の情報を共有すべきかが明確でない限り、社内の情報共有はうまくいきません。小さなタスクレベルでも、プロジェクトや部署の目標レベルでも、その責任の所在をはっきりさせることが大切です。それが不確かだと、結果的に情報が共有されないまま放置されることが多くなります。

必要な情報を必要なメンバーと必要なタイミングで共有するには、一つひとつの業務の役割と責任を明確化することからはじめましょう。そこから、情報共有プロセスを確立することで、情報伝達がスムーズに行えるようになります。

コミュニケーション体制が不十分

自身の組織やチームでは、コミュニケーションが十分に、かつ効率的に取れていますか？コミュニケーション体制がしっかりと構築されていなければ、情報共有もうまくいきません。チーム内はもちろん、部署をまたいだコミュニケーション体制の構築は、大規模なプロジェクトを円滑に進めるために必ず必要になってくるポイントです。重要な情報が漏れて伝わったり、適切な人物に伝わらなかったり、大幅に遅れて伝達されているような状況は避けるようにしましょう。情報の一貫性とタイムリーさは、仕事の成功に大きく影響を及ぼします。

また、適切なコミュニケーション体制が整っていることは、社員同士の信頼関係構築にも有効に働きます。社内の人間関係が良好なことは、時として仕事の進捗にも影響を与える重要なポイントです。

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情報共有のメリット

それでは、情報の共有にどのようなメリットがあるのか、こちらでまとめてみましょう。適切な仕組みとプロセスを構築すれば、以下のような利点があります。

仕事が見える化する

誰が何をいつまでに行うのか、業務ひとつひとつの情報が共有されれば、仕事全体が見える化します。仕事が見える化されれば、リソース管理や進捗管理、スケジュール管理などもスムーズに行えるようになります。組織全体で同じ情報を共有することで、意思決定も迅速化し、パフォーマンスアップにもつながります。

属人化が解消する

業務の属人化は、仕事の進みを鈍らせ、ボトルネックを生じさせる要因となります。担当者だけがその業務を把握している状況では、その従業員の負担が増えるだけでなく、仕事の引き継ぎや申し送りにも影響を与え、結果的に効率的な業務遂行ができなくなるケースにもつながるでしょう。たとえ担当者が休暇を取ったり、異動になったりした場合でも、該当業務への知識とノウハウがしっかりと共有されていれば、継続性が確保され、組織は安定かつ柔軟な事業運営が可能となります。どんな業務でも、フォローとサポート体制が確立されていることは重要です。

業務効率化と生産性向上が実現する

これまで述べてきた通り、適切な情報共有は業務の効率化と生産性の向上に直結します。必要な情報が迅速かつ適切に伝達されることで、「あれどうなった？」や「これどうやるの？」などの無駄な確認作業を省くことができるのです。そうすることで、本来の重要な作業に集中することができるようになり、仕事の生産性も向上します。

全体のスキルが上がる

チーム内で知識や経験が共有されることで、個々のスキルが磨かれ、全体のスキルレベルも向上します。これまで専門性が高いからと言って属人化されていたような業務も情報共有すれば、学びの機会が増え、チーム全体の能力が底上げされるからです。これにより、組織はより高度な業務に対応できるようになり、競争力が高まります。また、スキルの多様性が増すことで、イノベーションも生まれやすくなるでしょう。

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情報共有の方法

情報共有を行うには、次のような方法が存在します。

• デジタルツールの活用: プロジェクト管理ソフトウェアといった、チームで仕事を管理するのに特化したツールを活用すれば、情報共有がリアルタイムに、かつ効率的に行えます。

• コミュニケーションアプリの活用: メールやチャットなどのコミュニケーションツールも、情報共有の場として使用できます。ただ、情報管理に特化したツールではないので、大切な情報が埋もれてしまうデメリットもあります。

• ミーティングの開催: 定期的に会議を行い、関係者間の認識を揃えることも可能です。ただし、目的が明確でない会議や無意味に長い会議は、貴重な労働時間を削ることになります。

• ドキュメントの共有: Google ドキュメントなど、クラウドサービスを使用して、情報や資料を共有することもできます。誰でもアクセスでき、変更点や修正点もリアルタイムで更新されるため便利ですが、情報管理という観点からは最良策とは言えないでしょう。

上手く情報共有をするためのヒント

できるだけ効率的かつ効果的に社内で情報共有するためには、どのような手段を取ったらいいのでしょうか？上手く実施するためのヒントをご紹介します。

口頭のみで伝えるのを避ける

どんなに単純で少量の情報でも、口頭のみで伝えるのは絶対に避けるべきです。同じオフィス内で働いていれば、わざわざ文書化せず口頭で伝えたほうが素早い場合もあるでしょう。しかし、口頭での伝達は、情報が正確に伝わらなかったり、忘れられてしまったり、あまりにもリスクが高い伝達方法です。何らかの形で残しておけば、あとで確認することもできるし、別の人が参照し実行することも可能となります。

基本的な情報共有のルールを設定する

いくら情報共有が重要とはいえ、誰もがむやみに行ってしまうと、カオス化します。そういった意味で、共有された情報はきちんと管理されているべきです。誰がどの情報を共有するのか、いつ、どのタイミングや頻度で、誰に共有するのか、基本的なベースとなるルールを設定しましょう。全員が同じルールに従って情報共有を行えば、混乱を避け、チーム全体での連携がとりやすくなります。

効果的なツールを導入する

効果的な情報共有に最も大切なことは、ニーズに合った情報共有ツールの導入であると言っても過言ではありません。プロジェクト管理ツールであれ、ビジネスチャットツールであれ、自身の業務やビジネスに応じたツールを導入し、活用しましょう。組織全体で共通認識を持つためには、全員で同一のツールを使用することが理想的です。大規模な組織でも対応できるツールの選択が、効率的な情報共有への近道です。

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まとめ

企業活動における情報共有とは何か、その重要性とメリット、上手く行う方法を解説しました。情報共有は、組織の効率性や生産性を向上させる重要な要素です。適切なツールを導入し、効果的な情報共有を目指しましょう。

情報共有に関するよくある質問

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