同時進行している複数のプロジェクトを管理することは容易なことではありません。各プロジェクトのワークフローの確立や進捗確認、トラブルの有無、チームメンバーの仕事量管理など、プロジェクトマネージャーが担う仕事は多岐にわたります。このような状況をまとめ成功に導くために有効なのが、ポートフォリオです。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおけるポートフォリオの意味を紹介し、そのメリットをまとめます。また、Asana でのポートフォリオの作り方も解説するので、効率的に複数のプロジェクトを管理する準備を始めましょう。
ポートフォリオを使って仕事を整理ポートフォリオ (portfolio) とは
ポートフォリオの意味をご存じですか？実はこの用語はさまざまな場面や業界で使われており、どの場面で使われるかによってその意味も変わってきます。「紙ばさみ」や「書類を運ぶケース」がもともとのポートフォリオの意味ですが、各業界によってどのような使われ方をするのか、見てみましょう。
就職活動、転職活動
就活や転職活動で言われる「ポートフォリオ」の意味は、主に「これまでの実績や経歴、力量をまとめたもの」です。つまり詳細に書かれた自分の「履歴書」ですので、就活や転職の際に自分のスキルや経験をアピールするツールとして、適切でクオリティの高いポートフォリオ作成がキーポイントとなります。
デザイン業界
イラストレーターやグラフィックデザイナー、クリエイター職など、デザイン業界やクリエイティブ業界で使われるポートフォリオは「自分の作品集」という考え方ができます。この業界では、これまで作成したコンテンツやイラストなどをまとめたものを求められることが多く、自分のアピールポイントを示す意味でも非常に重要です。
金融業界
金融業界でもまた、ポートフォリオという用語がよく使われます。ここで使われるポートフォリオの意味は「保有している金融商品の一覧もしくは組み合わせ」です。たとえば現金であったり、株式や不動産などの一覧が、ここで言うポートフォリオにあたります。
ビジネス業界
ビジネス業界でもこの用語はよく聞かれますが、その意味するところは「事業ポートフォリオ」です。事業ポートフォリオとは「事業の組み合わせ」や「製品の組み合わせ」「事業の一覧」のことで、収益性などのビジネスの重要要素を示したものです。
事業ポートフォリオにしても他業界で使われるポートフォリオにしても、何かをまとめたもの、組み合わせたもの、一覧にしたもの、とイメージができるでしょう。
プロジェクトマネジメントにおけるポートフォリオ
では、プロジェクトマネジメントにおける「ポートフォリオ」の意味とは何でしょうか。プロジェクトマネジメントに関する書籍として有名な『プロジェクトマネジメント知識体系ガイド (PMBOK® ガイド)』(PMI) は、ポートフォリオを「戦略的な目標を達成するためにグループとしてマネジメントされるプロジェクト、プログラム、サブポートフォリオ、および業務」だと定義づけしています。
つまりここで言うポートフォリオの意味とは、複数のプロジェクトやプログラムをひとつにまとめることであると言えます。こうしてひとつの場所にまとめ、それを一元管理することをプロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) といい、複数のプロジェクトを効率的に管理手法として知られています。
ポートフォリオマネジメントについて詳しくは「初めてのプロジェクトポートフォリオ管理ガイド」を参照してください。
ポートフォリオの作り方
実際に Asana でポートフォリオを作成してみます。Asana ですでに管理しているプロジェクトが複数ある場合は、仕事の効率化を図るためにも、ポートフォリオを利用しましょう。
ポートフォリオの作り方は、4 つのステップに分けることができます。
サイドバー左上の「ポートフォリオ」をクリック
「新規ポートフォリオ」タイルをクリック
ポートフォリオに名前を付ける
「ポートフォリオを作成」をクリック
作成できたら、「仕事を追加」ボタンからポートフォリオに加えたい既存のプロジェクトを追加していきましょう。もちろん「新規プロジェクトを作成」から新しいプロジェクトも簡単に追加できますし、各プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンから削除や名前の変更もすぐに行えます。
ポートフォリオでプロジェクトを管理するメリット
Asana のポートフォリオを使用してプロジェクトを管理を行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。
すべてのプロジェクトを集めた全体像を把握できる
数あるプロジェクトをポートフォリオとして一覧にまとめることで、たとえ別のチームが行うプロジェクトでもその進捗状況などを把握することができるようになります。チーム間コラボレーションが必要である場合、こういった全体像の把握はとても重要です。
Asana でチームのコラボレーションを向上優先度を設定できる
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、最も大切なのは優先順位を付け、最重要プロジェクトが遅れをとらないよう注意することです。ばらばらに管理されていてはわかりづらかった情報も、一覧としてまとめることにより可視化され、どのプロジェクトを優先的に進めるべきかが一目でわかるようになります。Asana では優先度を色で分けているので、どのプロジェクトをメインに進めていくべきかの把握もしやすいでしょう。
進捗状況をモニタリングできる
Asana では、各プロジェクトが抱えるタスクがどれだけ完了しているのか、その進捗度が一目でわかるよう、% 表示されています。優先順位の高いプロジェクトの進捗度をチェックし、遅れが出ないよう管理しましょう。また、ステータスではリスクの有無も示されているので、すべてのプロジェクトを俯瞰的に確認し、モニタリングすることが可能です。
チーム内で円滑に情報を共有できる
ポートフォリオはチーム内で情報を共有するのに役立ちます。リアルタイムの情報をオンラインでシェアできるので、認識の違いが発生することなく各プロジェクトを進めることができるでしょう。それぞれのプロジェクト達成は最終的に KPI へとつながります。最終目標に向けてチーム全体が共通認識を持つためにも、ポートフォリオは有効です。
ポートフォリオを作成して複数のプロジェクトを効率的に管理する
ポートフォリオの意味とプロジェクトマネジメントにおける定義を紹介し、また Asana を使ったポートフォリオの作り方とそのメリットについても解説しました。複数のプロジェクトを管理する方法を探していたり、チーム間コラボレーションが必要なプロジェクトを抱えているなら、ポートフォリオを活用するようにしましょう。
効率的にプロジェクトを管理するには、データやファイルなど情報を一元管理できるツールがおすすめです。Asana では、無料で使用できるテンプレートを豊富に用意しているので、マネジメントの効率化も図ることができます。
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