概要
この記事では、プロジェクト管理における「ポートフォリオ」の意味や役割、作り方、活用メリットをわかりやすく解説します。ポートフォリオという言葉はデザインや金融など幅広い分野で使われますが、ここでは複数のプロジェクトを俯瞰し、優先順位やリソースを最適化するための「マネジメント手法」としてのポートフォリオに焦点を当てます。実際のシーン別活用例や効率的な管理方法も紹介するため、プロジェクトの成功率を高めたいマネージャーやチームリーダーに役立つ内容です。
更新: この記事は、効率的にポートフォリオ管理を行う方法に関する記述を含め、2025年 8月に更新されました。
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複数のプロジェクトを同時に進めると、進捗の把握やリソース配分に悩まされがちです。個々のタスク管理だけでは全体像を見失いやすく、「どのプロジェクトを優先すべきか」「どこに課題があるのか」が分かりにくくなることも少なくありません。
そこで役立つのが、プロジェクト全体を俯瞰し、戦略的に意思決定を行える「ポートフォリオ」です。本記事では、その具体的な仕組みや活用方法を解説し、実務に役立つヒントをお届けします。
Asana を使えばポートフォリオを簡単に構築および管理でき、複数プロジェクトを効率的に成功へ導く体制を整えられます。
ポートフォリオを使って仕事を整理ポートフォリオとは
「ポートフォリオ」という言葉は、もともと「紙ばさみ」や「書類を運ぶケース」を意味します。現在では業界やシーンごとに異なる意味で使われていますが、共通するのは「情報や成果をまとめて一覧化したもの」という点です。
たとえば金融では資産の組み合わせを、デザイン業界では作品集を、就職活動では自身のスキルや経歴をまとめた資料を指すなど、多様な解釈が存在します。この記事ではそれぞれのシーンでの使われ方を紹介したうえで、特にプロジェクトマネジメントにおけるポートフォリオの重要性を解説します。
シーン別ポートフォリオの意味
就職活動および転職活動におけるポートフォリオ
就職や転職活動では、採用担当者に自分の強みを伝えるための資料としてポートフォリオが活用されます。これは詳細な職務経歴書を補完するもので、具体的な成果やプロジェクト実績を示すことができます。特にフリーランスやプランナー、UX デザイナー、Web デザイナーのような職種では、Web ポートフォリオとして自身のスキルをオンラインで公開するのが一般的です。
作品の見せ方やフォント選び、グラフィックデザインの完成度、さらにはコーディングスキルなどを丁寧にブラッシュアップして提示することで、採用担当者に強い印象を与えられます。
デザイン、クリエイティブ業界のポートフォリオ
イラストレーターやグラフィックデザイナーは、自身の作品をまとめた「作品集」としてのポートフォリオを作成します。クライアントや企業に過去の成果を示す役割を持ち、単なる作品の寄せ集めではなく、構成や見せ方を工夫することで自身の強みを表現できます。近年では Web ポートフォリオが一般化しており、UX デザイナーや Web デザイナーはコーディングや UI 設計力もアピール可能です。
金融や投資におけるポートフォリオ
金融の分野では、ポートフォリオは「資産配分 (アセットアロケーション)」を意味します。株式、投資信託、有価証券、不動産などをどのように組み合わせるかによって、資産運用のリスクや利回りが決まります。
たとえば国内株式に集中投資するのではなく、投資信託を活用して分散投資を行うことで、リスクを抑えながら安定した成果を狙うことが可能です。新しく口座開設をして資産運用を始める場合も、このポートフォリオ戦略を理解しておくと長期的な資産形成に役立ちます。
ビジネスにおけるポートフォリオ
企業経営においては「事業ポートフォリオ」という概念があります。これは複数の事業や製品の組み合わせを整理、分析するもので、どの領域に投資を強化するか、どこを縮小すべきかを判断するために使われます。事業ポートフォリオの分析は、企業の中長期的な成長戦略を考える上で不可欠です。
プロジェクトマネジメントにおけるポートフォリオ
では、プロジェクトマネジメントにおける「ポートフォリオ」とは何を指すのでしょうか。
国際的に広く参照される『プロジェクトマネジメント知識体系ガイド (PMBOK® ガイド)』(PMI) では、ポートフォリオを「戦略的な目標を達成するために、グループとしてマネジメントされるプロジェクト、プログラム、サブポートフォリオ、および業務」と定義しています。
記事: PMBOK の基礎知識: プロジェクトをスムーズに進めるためにはつまり、ここでのポートフォリオとは 複数のプロジェクトやプログラムを統合し、全体を一元的に管理する仕組みを意味します。これにより、個々の成果物 (アウトプット) の進捗だけでなく、組織全体の優先順位やリソース配分を俯瞰的に把握することが可能になります。
この一連の取り組みを「プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM)」と呼び、プロジェクトマネージャーや経営層が戦略と実行を結び付けるために活用しています。PPMを導入することで、各プロジェクトの日本語での報告資料や可視化されたデータをまとめ、より見やすさを重視した形で整理できます。これにより、組織全体で「今どの成果物が優先されるべきか」を判断しやすくなり、結果として効率的なプロジェクト遂行につながります。
【さらにわかりやすく】ポートフォリオの具体例
たとえば、ある企業が「新製品の開発」と「その製品を市場に広めるためのマーケティングキャンペーン」という 2 つのプロジェクトを同時に進めているとします。開発チームとマーケティングチームは別々に動いていますが、経営層が見るべきは「どちらにリソースを多く投じるべきか」「市場投入のタイミングに両方が間に合うか」という全体像です。ここでポートフォリオを作成し、各プロジェクトの進捗や成果物を一元管理すれば、優先順位の調整やリソース配分を戦略的に行えるようになります。
このように、ポートフォリオは単なる「進捗の一覧」ではなく、組織全体の目標達成に直結するマネジメント手法なのです。
ポートフォリオマネジメントについて詳しくは「初めてのプロジェクトポートフォリオ管理ガイド」を参照してください。
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効率的にポートフォリオ管理を行うには
複数のプロジェクトをまとめて管理するポートフォリオですが、効率的に運用するためにはいくつかのポイントがあります。
1. 目的と優先度を明確にする
まず、ポートフォリオで管理するプロジェクトの目的や重要度を整理しましょう。戦略的な目標に直結するプロジェクトを優先的にまとめることで、チームのリソース配分や進捗管理がしやすくなります。
2. 成果物やアウトプットを整理する
各プロジェクトで生まれる成果物やアウトプットを整理しておくと、全体像が見やすくなります。どのプロジェクトがどの成果物を生み出すのかを明確にしておくことで、リスク管理や進捗確認もスムーズになります。
3. 定期的なレビューを行う
ポートフォリオは作成して終わりではなく、定期的にレビューして更新することが重要です。進捗状況や優先度の変更を反映させることで、常に最新の情報をもとに判断でき、チーム全体の意思決定も迅速になります。
4. デジタルツールを活用する
紙やスプレッドシートで管理するよりも、Asana のようなデジタルツールを使うことで、プロジェクトの進捗やタスク、成果物をリアルタイムで把握できます。色分けやフィルター機能を使えば、重要度やステータスごとの見やすさも向上し、チーム全体で効率的に管理できます。
ポートフォリオの作り方
実際にワークマネジメントツール Asana を使ってポートフォリオを作成してみましょう。すでに複数のプロジェクトを Asana 上で管理している場合、ポートフォリオを作ることで、各プロジェクトの成果物や進捗を一元的に確認でき、仕事全体の効率化につながります。
ポートフォリオ作成は、次の 4 ステップで完了します。
サイドバー左上の「ポートフォリオ」をクリック
「新規ポートフォリオ」タイルをクリック
ポートフォリオに名前を付ける (目的や成果物がすぐに伝わる名前がおすすめ)
「ポートフォリオを作成」をクリック
これでポートフォリオが完成します。次に、ポートフォリオに含めたいプロジェクトを追加しましょう。画面上の 「仕事を追加」 ボタンから既存のプロジェクトを登録できますし、「新規プロジェクトを作成」 を選べば新しい取り組みもすぐに追加可能です。また、各プロジェクト名の横にある三点リーダーアイコンを使えば、削除や名前の変更といった調整も簡単に行えます。
こうして整理されたポートフォリオは、単なる一覧ではなく「プロジェクトの全体像を把握し、アウトプットを俯瞰できるダッシュボード」として機能します。見やすさを意識して管理すれば、成果物の優先順位付けやチーム間の連携もスムーズになり、戦略的な意思決定を支える基盤となります。
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ポートフォリオでプロジェクトを管理するメリット
Asana のポートフォリオを活用して複数のプロジェクトを管理すると、業務効率やチーム連携の向上につながります。主なメリットは次の通りです。
1. 全プロジェクトの全体像を把握できる
複数のプロジェクトをポートフォリオとして一覧化することで、別チームが担当するプロジェクトの進捗状況や成果物もひと目で確認できます。チーム間でコラボレーションが必要な場合でも、全体像を把握できることは非常に重要です。
2. 優先度を設定しやすい
同時進行のプロジェクトが多い場合、重要度の高いプロジェクトを優先的に管理することが求められます。ポートフォリオでは、プロジェクトごとの優先度や進行状況が一覧で確認でき、色分け表示などで視覚的にも把握しやすくなります。これにより、どのプロジェクトに注力すべきかがすぐにわかります。
3. 進捗状況をモニタリングできる
各プロジェクトのタスク完了率や進捗度を ％ 表示で確認できるため、遅れやリスクを早期に発見できます。また、ステータスでリスクの有無も確認可能です。ポートフォリオを通じて全体を俯瞰することで、戦略的にプロジェクトを管理できます。
4. チーム内で円滑に情報共有できる
ポートフォリオはオンラインでリアルタイムに情報を共有できるため、認識のズレを防ぎつつプロジェクトを進められます。各プロジェクトの成果物や進捗が KPI に直結するため、チーム全体が共通認識を持って業務を進めることが可能です。
Asana のポートフォリオを活用すれば、プロジェクトの進捗やアウトプットを一元管理でき、業務全体の見やすさや透明性が向上します。今すぐポートフォリオを作成して、複数プロジェクトの進行状況を一目で把握してみましょう。
ポートフォリオを使って仕事を整理まとめ: ポートフォリオでプロジェクト管理を最適化
この記事では、ポートフォリオの意味とプロジェクトマネジメントにおける定義を紹介し、さらに Asana を使ったポートフォリオの作り方とそのメリットについても解説しました。複数のプロジェクトを効率的に管理したい場合や、チーム間コラボレーションが必要なプロジェクトを抱えている場合は、ポートフォリオをプロジェクト単位でまとめて活用することが有効です。
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