リモートワークを成功させる方法: 生産性を高めるコツ 24 選

パートタイム、フルタイムを問わずリモートワークの機会が増え、長い通勤時間やオフィスワークに別れを告げることも可能になりました。

気楽にパジャマで働けるという目論見は魅力的ですが、リモートワークには、時間管理、職場のコミュニケーション、チームワークに関連した新たな課題がつきものです。在宅勤務中の従業員は、スケジュールを再調整し、リモートワーク環境でいかにパフォーマンスを発揮するかを新たに学ぶ必要があります。一方、マネージャーには、以前と同じコラボレーションのレベルと仕事の質を維持しながら、リモートでチームを指揮し、モチベーションを引き上げるという課題があります。

こうした新しい環境で成功を収めるのは容易なことではありません。そこで、生産性を高めながら、リモートワーク生活を満喫するための 24 のヒントを紹介します。

目的意識を持ってコラボレーションする

チームメンバーと隣り合って働くことに慣れていると、リモートコラボレーションに慣れるまで時間がかかるかもしれません。しかし明確なコラボレーションの規範を設定すれば、そのハードルを下げることができます。ここではその方法をご説明します。

1. コミュニケーションのガイドラインを設定する

チームの全員が確実に情報を共有できるよう、コミュニケーションの頻度、タイミング、手段についてガイドラインを設定します。加えて、部門をまたぐコミュニケーションの取り方も決めておきましょう。

状況ごとに、適切なコミュニケーションツールを決めることが大切です。たとえば、質問やトラブルの対応をメールや Slack のメッセージを使ってできるなら、会議を設定する必要はありません。

反面、リアルタイムでたくさんのやり取りが必要な場合は、短い電話が適しています。

2. リモートワークのコラボレーションツールを準備する

リモートワークでは、多くの場合、送受信するメールの数が増えるため、家で仕事のメールが確実に見られるようにする必要があります。

メールだけでなく、チームによって様々なコラボレーションツールが使用されるため、メッセージの送受信やビデオ会議、プロジェクトの進捗管理にどのツールを使用するかを決めておく必要があります。

チームに必要なリモートワーク用のコラボレーションツールについて同意がとれたら、前もってすべてのログイン用の認証情報が有効かどうかを確認します。また、成果が消えてしまったり、会議が中断したりしないよう、安定した Wi-Fi 環境を確保してください。

3. チームコラボレーションツールを導入する

リモートチームの管理では、スケジュール調整にかなりの柔軟性が必要です。新しいツールの使い方を学び、非同期コミュニケーションを活用し、問題解決の工夫を凝らす必要があるかもしれません。

コミュニケーションツール以外でも、チームのプロジェクトやタスクの計画や追跡を一元化できる、プロジェクト管理プラットフォームを構築することも有益です。これには、スプレッドシートの作成、プロジェクト毎に作成したフォルダの共有といった方法のほか、様々なプロセスを自動化できるプロジェクト管理ソフトウェアの使用もおすすめです。

頼りになるプロジェクト管理システムを用意すれば、チームメンバーは 1 か所で必要な情報を探し、成果物を納品できるため、メールや会議の数を減らすことができます。

4. 時差がある地域の仕事では、オーバーコミュニケーションを心がける

在宅勤務中心の仕事では、リモートの従業員に好きな場所で働く裁量が与えられることもあります。しかし、それぞれの勤務場所に時差がある場合、応答までの時間が長引きます。やり取りで時間を無駄にしないためには、メッセージやメールで、できるだけ詳細な情報を伝えることが大切です。

以下にその方法をいくつか紹介します。

• 前もって、できるだけ多くの情報を提供する

• プロジェクトの期限や、いつまでに返信が必要かを具体的に知らせる

• リソースや関連のディスカッションスレッドへのリンクを貼る

• 画像やスクリーンショットでメッセージ内容を補完する

• 不在になる場合は、前もってチームメンバーに知らせる

時間差のある非同期コミュニケーションのコツをつかむと、プロジェクトにかける時間の無駄を防ぎ、チームは業務を進めるために必要なすべての情報を確実に把握できるようになります。

5. プロジェクトの目標と期待事項を早期に設定する

コミュニケーションに手間取ることを想定し、多くの部門が関わるプロジェクトでは特に、チームに期待される業務内容を早期に設定することが大切です。個人とチームにとっての優先度の設定を明確にしてください。詳細なガイドライン、目標、プロジェクトの期日を伝える必要があります。

初期の期待事項と目標を設定した後、質問に対応したり、必要に合わせて詳細を明確にしたりといった作業が発生します。プロジェクトが始動したら、定期的なフィードバックを行い、期待事項が確実にクリアされるようにします。

また、必要に応じて予定を柔軟に変更できるように備えておくことも重要です。

6. チーム会議を録画する

大規模なチーム会議や全社会議は他のチームメンバーとつながり、会社の最新情報を知るよいチャンスです。しかし、時差がある地域のメンバーや、病気や休暇のメンバーもいるため、全員がこうした会議に出席できるとは限りません。

チームメンバー全員が疎外感を味わうことなく、同じ情報にアクセスできるように、Skype や Zoom を使った会議を録画して、全員と共有しましょう。

トレーニングセッションなど、重要なプレゼンテーションについても同様です。録画とスライドを参照できるように準備すれば、チームメンバーが自分の都合に合わせて確認し、追いつくことができます。

チームとつながる

チームメイトと実際に会って話すことができなくても、オンラインでつながることができます。ここでは、チームメイトと緊密に連絡を取り合う手段をご紹介します。

7. 定期的な状況確認の機会を設定する

コミュニケーションこそコラボレーションの鍵ですが、リモートチームではその重要度がさらに高まります。

コミュニケーションを維持するために、直属の部下とのミーティングを定期的に設定しましょう。毎日でも、週 1 回でも、1 日おきでも、こうした電話会議の機会を設けることで、チームメンバーは、メールや Slack では伝えきれない内容を取り上げることができます。また、チームメイトの状況について、より細かく新しい情報を得ることもできます。

ミーティングの議題に盛り込むべきポイントは次の通りです。

• 現在のプロジェクトについて最新情報を得る

• 過去のプロジェクト、あるいは現在のプロジェクトについてのフィードバックを行う

• チームメイトの心身の健康全般について確認する

• 今後のプロジェクトについて話し合う

• 追加のリソース提供やトレーニングを行う

これらについて話し合うことで、ミーティングがより生産的で意義深いものになります。

8. チームの成果を認める

チームメンバーの貢献を認め、その成果を祝うことは重要です。これによって、それぞれが自分の価値を認められていると感じ、意欲の高まりにつながります。メール、Slack を使ったお知らせ、会議中のアナウンスなど、感謝と応援の気持ちを表す手段を探しましょう。

こうして成果を認めることは、他のチームメンバーが見習うべき、ポジティブな態度や行動のお手本を示すことにもなります。

9. チームのエンゲージメントを高める機会を作る

リモートで働いていると、他のチームメンバーとつながることが難しくなるため、孤独に陥りがちです。しかし、これを打開する方法はあります。チームのエンゲージメントを維持するために、互いに交流する機会を作りましょう。

チームのエンゲージメントを高める方法は次の通りです。

• オンラインでチームビルディングのアクティビティを開催する

• 懇親会を設ける

• チームの意欲を高める名言を共有する

• バーチャルのランチやコーヒーブレイクで交流する

こうしたアクティビティによって、チームメンバーがつながりを感じられるだけでなく、チームの連帯感が強化され、結果的にチームのまとまりとコラボレーションの向上がもたらされます。

家でも生産性をキープする

オフィスにいないからといって、生産性が下がるわけではありません。これからご紹介する小技を活用してリモートワーク中も集中力を高めましょう。

10. モーニングルーティンを作る

快適なモーニングルーティン (朝の習慣) を持つことで、気持ちよく仕事に取りかかれます。リモートワークに移行したために 1 日のスケジュールが大きく変わった人もいるでしょうが、毎日のモーニングルーティンを立て直すことによって、その日の仕事を始める態勢が整います。

仕事モードに入りやすくするために、自分なりの「家から仕事へ」の切り替え習慣を作りましょう。たとえば、通勤する際のように着替える、シャワーを浴びる、コーヒーを 1 杯飲む、といったことです。意識的に「仕事を始める」モードになることで、生産性も高まりやすくなります。

同様に、仕事を終えて、リラックスするためのルーティンも作ります。たとえば、その日終えたことを振り返る、服を着替える、瞑想時間や、頭を空っぽにする時間をとるなどです。

11. スケジュールを守る

リモートワークやフレックス制など、在宅勤務の仕事には時間が自由になり、利便性が高いというメリットがありますが、仕事の流れが始終妨げられると、タスク達成までの時間が長引くことに注意が必要です。

9 時 から 5 時までの勤務時間を厳格に守る必要はありませんが、仕事の時間を決めて、可能な限りそのスケジュールを守り、仕事の流れを途切れなく維持するようにしましょう。

休憩も忘れずにスケジュールに入れ、元気を回復する時間を取ります。定期的に休憩をとることで、脳がリラックスして集中力を取り戻すため、1 日の生産性を維持し続けることができます。

また、オンラインで仕事をしていると時間を忘れがちになるため、スケジュールを守るには、時間管理ソフトウェアを使用すると便利です。

12. 優先度の高い仕事は午前中に取り組む

作家マーク・トウェインの言葉通り、「カエルを食べるのがあなたの仕事なら、朝一番に片付けるのが最善」です。

この名言は、タスクの優先度設定に当てはめると、実に有益なアドバイスです。「カエルを食べること」つまり、負担の大きい仕事や重要度の高い仕事に午前中に取り組むことで、1 日の残りの時間を充実した気分でストレスなく過ごし、重要度が低めの仕事や期日が緩やかな仕事を進められます。

朝一番は、タスクへ向ける集中が途切れにくいという利点もあります。後になって他のタスクや通知が入ってくるにつれ、そちらに気を取られがちになるためです。

13. To-Do リストをタイムブロッキングと組み合わせる

快適な在宅勤務では、つい脱線したり、するべきことを先送りにしがちです。そこで、タイムマネジメント、あるいはタスクマネジメントの戦略の活用がおすすめです。たとえば、To-Do リスト用のソフトウェアとタイムブロッキングを使用すると、重要度に応じてタスクのスケジュール管理ができます。

タスクを視覚化すると、スケジュールを守り、予定通りに仕事を終えやすくなります。達成したいことを確認して 1 日をスタートさせれば、一つひとつ着実にタスクをこなすことができ、複数タスクの同時進行も防げます。

14. 仕事専用スペースを決める

ベッドやキッチンで仕事をしたい誘惑に駆られるかもしれませんが、気が散る要因に囲まれていては、仕事の効率に響きます。生活のスペースと仕事のスペースを分け、明確に区別するのが理想的です。

仕事部屋として使える部屋がない場合は、どの部屋でも構わないので、一角を仕事スペースとして区切ります。使いやすいデスクやチェア、コンピュータを導入すれば、快適な環境で仕事に集中できます。

決まった仕事スペースがあると、仕事にふさわしい心構えができ、他の家族にも、仕事中であることを知らせることができます。

15. 作業スペースを整理整頓する

デスクが散らかっていると、仕事に集中するのが難しくなります。散らかった状態では、ストレスと不安が増大する可能性があるという研究もあります。

これを防ぐため、自宅のワークスペースを整理する習慣をつけましょう。ワークスペースが整理されていれば、掃除したり必要なものを探したりする時間が節約できます。

以下は、整理整頓のコツです。

• ファイルを整理するための、デジタルまたは物理的なファイリングシステムを作る

• ブックマークやよく使う機能でブラウザのツールバーを整理する

• 休憩時間にデスクを整頓する

1 日の終わりには、翌日、気持ちよく仕事を始められるように片付けてからデスクを離れましょう。

16. 気が散る原因を減らす

自宅で、個人としての生活と仕事とが混在すると、仕事の中断が起きるのは仕方がないことです。とはいえ、そうした気が散る要因をできる限り減らす対策をとることはできます。

次のような方法で、仕事中の集中を妨げる要因を減らしましょう。

• 電話が不要なら、サイレントモードや機内モードに設定する

• 集中する時間帯は、アプリの通知を無効にする

• ノイズキャンセリング機能のあるヘッドフォンを使い、気が散る音を遮断する

• 家族に仕事のスケジュールを知らせて、仕事以外の時間に声をかけてもらうようにする

17. 家族に対する期待事項を伝える

仕事でも家庭でもすべてを円滑に進めていくには、家族への期待事項を決めることが不可欠です。

家族に仕事のスケジュールだけでなく、仕事中はどのタイミングで、どんな方法なら声をかけて構わないかを知らせておきましょう。

子育ての責任を分担している場合は、それに合わせてスケジュールを決めます。たとえば、1 日を数回のシフトに分割し、仕事をする時間と子供の世話に集中する時間を交互に設けます。

仕事中のあなたに声をかける方法を、家族に伝えておくのは名案です。たとえば、ドアが閉まっている時は、ノックする代わりにドアの下からメモを差し入れてほしいといったルールを決めましょう。

これを伝えておくことで、家庭でのもめ事を回避しやすくなります。また、仕事に関する期待事項も明確に設定しましょう。

心の健康を優先する

リモートワークは時に心の健康を脅かします。仕事とプライベートの境界があいまいになったり、孤独を感じることもあります。ここではリモートワークの間も心と体の健康を育むためのヒントをご紹介します。

18. チームメンバーと率直に話し合う

リモートワークで孤立していると、心の健康に影響が出ることもあります。頼りにできる人のネットワークを持つことは、非常に有益です。

仕事関連でもそれ以外でも困ったことや成功したことを報告でき、意気投合できる仕事仲間を見つけましょう。そうすることで、対面で会えなくても、職場での人間関係を引き続き築いていくことができます。

何か心配がある場合は、上司に相談しましょう。仕事量を調整する、必要に応じてメンタルヘルスに役立つリソースを提供するなど、対応してくれるはずです。

業務時間を変更したい場合や、心の健康のために休暇をとることについて質問があれば、人事部門に連絡し、サポートを求めましょう。

19. 自分のための時間を作る

仕事と趣味のバランスをとるには、規則正しいルーチンを決めることが重要です。どこまで細かく計画を立てるかは個人の好みですが、一般的には、1 日のタスクの大まかなスケジュールを立てることによって、するべきことを着実に果たすことにつながります。

特に、好きなことをするための時間を作りたい時には、こうしたスケジュール作りが重要になります。仕事を最優先にすることは簡単ですが、自分のための時間をとることで、長期的に見ると燃え尽き症候群になる確率を下げることができます。

スケジュールに含めたいタスクには次のようなものがあります。

• 15 分間の散歩をする

• 本を 1 章読む

• 友人や家族に電話をかける

1 日の終わりに、To-Do リストのそうしたアクティビティにチェックを入れるのは気分がいいものですし、翌日の仕事への活力にもつながります。

20. ダウンタイムのメリットを活用する

ダウンタイムを活用するには、家族が寝静まっている時間に、仕事に集中するピーク時間を合わせます。たとえば、家族より数時間前に起床する、家族の外出中に仕事する、といった方法です。まとまった静かな時間をスケジュールに組み込んで、仕事を片付けるのもいいでしょう。

こうした静かな時間を利用して、最も集中力が必要な優先度の高いタスクに取り組みます。残った時間で、そこまで集中力のいらない仕事を進めましょう。

21. 自分と周囲の人に対して寛大になる

このコツは、子育て中の従業員にも、子供のいない人にも当てはまります。周りに気が散る要因がある場合にも、気が散るのは本人の問題だとしても、大事なのは寛大さです。

一度に注意を向けられるものの数は決まっているため、場合によってはルールを緩める必要があります。たとえば、余分に休憩を取ることはよしとしましょう。ただし、仕事の成果物に響くような習慣にならないよう、気をつけてください。

仕事、自分自身のケア、家族や周りの人たちとの関係のバランスをとるのは、一筋縄ではいきません。あらかじめ計画を立てることは非常に有効ですが、それでも予想外のことは常に起こり得ます。そうした事態が起きたらチームに知らせ、代替案を考えましょう。

何よりも、自分に対して寛大になりましょう。うまくいく日も、そうでない日もあることを受け入れてください。環境に馴染むには、誰でも時間が必要なのです。

22. 睡眠リズムを一定に整える

仕事時間が自由裁量になると、夜更かしして Netflix を観たり、お昼まで寝ていたりしたくなるものです。しかし、体内時計が狂うことで、1 日を通じてエネルギーレベルが一定せず、疲労が残る場合もあります。

成人は、毎晩 7 時間以上の睡眠 をとることが推奨されています。その目安を守ることで、万全の体調で仕事に向かい、集中力を最大限に発揮できます。

23. 仕事と生活の区切りをつける

家庭生活と仕事との境界があいまいになると、その 2 つを分離することがますます難しく感じられます。実際、2020年は、従業員の 71% が、少なくとも一度は、燃え尽き症候群を経験しました。さらに、87% の従業員が、毎日約 2 時間残業していると報告しています。

燃え尽き症候群を防ぎ、ワークライフバランスを適切に保つには、明確な区切りをつけることが重要です。そこで役に立つのがスケジュールの作成です。仕事時間と、家族と団らんできる時間を明確に決めましょう。

1 日の仕事が終わったら、仕事に関連したものを翌日まで見ないようにします。終業後に入ってくるメールも見るのはやめましょう。自分自身や趣味、家族や友人など人間関係に集中する時間をとってください。

24. 日中に 30 分、外の新鮮な空気を吸う時間をとる

何時間も画面を見つめ続け、大量の情報を処理することは、心身を疲弊させます。

長めの休憩を取るたびに、画面から離れて目と脳を休憩させましょう。

以下にその方法をいくつか紹介します。

• SNS をチェックする時間を減らす

• 休憩中に散歩をする

• 次の勤務日まで仕事の通知をオフにする

• 仕事の後、ノート PC やパソコンを片付ける

場所を変えることが、創造性を活発にするのに役立つこともあります。

リモートワークを自分にとって有利に活用する

スタートアップや小規模企業など、どこで働いていても、家庭と仕事のバランスをとるコツをつかむには少し時間がかかります。柔軟性を保ち、その場に応じてあなたが必要なことをチームに伝えましょう。

リモートワークに適したツールを揃え、ホームオフィス環境を整えれば、ホームオフィスに腰を据えて在宅勤務に取り組む準備は万端です。この記事で挙げたヒントを実践した場合は特に、リモートワーク特有の多くのメリットが望めることを覚えておきましょう。