議事録とは？正しい書き方をわかりやすく解説

議事録とは

そもそも議事録とはどういう意味なのでしょうか？

ビジネスシーンにおける議事録とは一般に、会議の主要事項、討議の状況や結果を記録した文書のことを指す用語です。会議は何かしらの目的を持って開かれます。そこで話された内容とこれから取るべきアクションをチーム内で共有し、メンバーすべてが共通認識を持つために必要不可欠なツールであると言えます。

議事録の目的

議事録には、次のような目的、役割があります。

• 会議の備忘録

• アクションアイテムの明確化

• チームとの情報共有

議事録の第一の目的は、会議の内容を書き留め、資料化することにあります。そこで話し合われた内容を詳細に記載し、後日見たときに会議の内容がしっかりと思い出せるようにすること、また、たとえ会議に出席していなかったとしても、議事録を読めば会議内容がしっかりと把握できるようにすることが、議事録の目的、役割です。

一方、会議では多くのケースで、意思決定が行われます。その意思決定の経緯や結果も詳細に記録し、今後のアクションアイテムを明確に示すことも、議事録の目的です。

議事録は、ただ取るだけでは意味がありません。会議の後でステークホルダーときちんと共有するようにします。

議事録の書き方

議事録の意味と盛り込む内容について見てきましたが、「議事録の書き方のルールは？」「議事録のわかりやすい書き方は？」このような疑問をお持ちの方もいるでしょう。

ここでは、上記のような質問の答えとなる「議事録の書き方」をご紹介します。

議事録には何を書けばいい？

自由な形式で書かれる会議メモとは異なり、議事録には企業や組織によって形式が決まっていることが多いです。

基本的には次の情報を盛り込むことが多いです。

• 会議の開催日時

• 会議の参加者 (出席者および欠席者)

• 議題

• 会議中の決定事項

• アクションアイテム (次のステップ)

• 次回の会議の開催日時

このほかにも、会議名や開催場所 (会議室など) を記載することもあります。

議事録の取り方: 5 つのポイント

前述したとおり、議事録は会議後チームメンバーと共有する必要があります。そのため、議事録はわかりやすく、誰でも理解できるように仕上げることが重要です。上手な議事録の書き方のコツをご紹介します。

ポイント 1. 事前準備をする

優れた議事録の書き方のコツは、事前準備をしっかりと行うことです。あらかじめ記入しておけるところは記入しておきましょう。既存の議事録のフォーマットやテンプレートを利用すれば、より効率的に事前準備が進むので、おすすめです。

ポイント 2. 敬語は使わない

議事録は「です、ます」調ではなく「だ、である」調で書くのが鉄則です。いかに読みやすく、端的に書けるかが良い議事録とそうでないものの差となります。敬語は使わず、簡潔に表現しましょう人名につける敬称や役職名も冗長表現であると考えられます。議事録内に「敬称略」などの断り書きを書き、役職名などは省くようにします。

ポイント 3. リアルタイムにメモを取る

会議が始まったら、とにかく話し合われた内容をリアルタイムにメモしていきます。後で端折る時間は十分にあるので、まずはどのようなポイントが話し合われたのか、また発言者は誰なのかを詳細にメモしていきましょう。会議に欠席した人があとから読んでも内容が把握できるように、5W2H をはっきりさせることを念頭に置いて行うと効果的です。

ポイント 4. 箇条書きで簡潔にまとめる

議事録は長々と文章を連ねるのではなく、簡潔に箇条書きでまとめます。見た目にもすっきりとまとまるので、話し合われたコンテンツは箇条書きにして、どんどん項目を増やしていくイメージで議事録の作成を行います。

ポイント 5. 素早く提出する

忘れがちなポイントとして、「会議が終わったらなるべく早く議事録を共有する」があります。どんなに遅くともその日のうちに利害関係者と共有するようにしましょう。そうすれば、上司やプロジェクトマネージャーもフィードバックを送りやすくなります。

このとき、せっかくの議事録がメールの山に埋もれてしまっては意味がありません。そうならないよう、データやファイルの共有がスムーズに行えて、しかも情報がしっかり整理できるプラットフォームを使うと便利です。クラウド型ソフトウェア Asana なら、個々のニーズに対応した議事録をカスタマイズして作成することができます。

テンプレートを活用して議事録を取りましょう

議事録とは何か、その意味と目的、書き方のコツをまとめました。議事録は、会議での決定事項やアクションアイテムをチームに周知するために役立ちます。紹介したポイントを参考に、わかりやすく効果的な議事録を取るようにしましょう。

毎日の業務を効率化し「仕事を管理できる」プラットフォーム Asana を使えば、リアルタイムに作成する議事録を会議中にチームと共有することができます。詳しくは Asana で議事録作成をする方法をご覧ください。