Quali sono i vantaggi della gestione dei progetti?

Non tutte le aziende o i team hanno un processo formale di gestione dei progetti. Che tu lavori in una grande organizzazione o in una start up in rapida crescita, il tuo team non lo riteneva un aspetto prioritario. Ora però, rimanere organizzati e collaborare con i colleghi risulta sempre più difficile. Ti starai chiedendo se hai bisogno di una soluzione di project management... ma non è solo per i team che hanno un project manager?

Non necessariamente. Noi di Asana pensiamo che le competenze di project management aiutino i team a portare a termine i progetti in modo più efficiente. Trovare un modo di pianificare, gestire e svolgere il lavoro è importante per ogni team e azienda. E sebbene a te non servano tutti gli strumenti di un sistema tradizionale di gestione dei progetti, il tuo team potrebbe trarre vantaggio da alcuni dei principi di base.

Cos'è il project management?

La gestione dei progetti aiuta i team a organizzare, monitorare e svolgere il lavoro nell'ambito di un progetto. Pensa a un progetto come a un insieme di attività volte a raggiungere un obiettivo specifico. La gestione dei progetti aiuta il tuo team a pianificare, gestire e svolgere il lavoro per soddisfare i requisiti del progetto nei tempi previsti. Con uno strumento di gestione dei progetti, il tuo team può organizzare tutti i dettagli del lavoro in un unico posto, condividere feedback e progressi e, in definitiva, collaborare in modo più efficace.

Invece di destreggiarti tra fogli di calcolo, email e altri strumenti, uno strumento di project management aiuta il tuo team a:

• coordinare il lavoro interfunzionale

• centralizzare i piani di progetto, i dettagli, i file e i feedback

• condividere gli aggiornamenti di stato con tutti gli stakeholder

• migliorare la collaborazione del team

La storia del project management

Il project management si è sviluppato a partire dalla convergenza di diverse branche dell'ingegneria nei primi anni del ’900. Tuttavia, gli strumenti e le tecniche del moderno project management si diffusero solo a partire dagli anni ’50, quando questa disciplina iniziò a diventare una metodologia distinta e riconoscibile, applicata solitamente ai progetti di ingegneria. Nel 1969, venne costituito ufficialmente il Project Management Institute (PMI) che ebbe un ruolo fondamentale nell'affermazione e nello sviluppo della gestione dei progetti nei decenni successivi. Oltre a offrire certificazioni per i project manager, il PMI pubblicò la sua prima Guida al Project Management Body of Knowledge (la guida PMBOK) nel 1996, che viene aggiornata regolarmente.

Storicamente, il project manager era un dipendente specializzato, formato in metodologie e strumenti di gestione dei progetti, e certificato da organizzazioni come il PMI. Per gestire un processo di project management, era necessaria questa figura poiché gli strumenti erano difficili da implementare e utilizzare, e spesso richiedevano competenze specifiche.

La gestione dei progetti moderna è diversa. Oggi chiunque può diventare project manager senza dover ottenere certificazioni complesse o imparare il gergo del settore. Infatti, in Asana pensiamo che chiunque gestisca un progetto, di qualsiasi tipo, sia un project manager. Se il project management è diventato una disciplina flessibile e accessibile a tutti, è in gran parte merito dei moderni e migliorati software di gestione dei progetti. Invece di strumenti obsoleti e difficili da usare, la gestione dei progetti attuale è flessibile, usa strumenti visivi e si adatta alle tue esigenze, non il contrario.

L'A B C del moderno project management

Il project management usa un proprio gergo e numerosi termini tecnici, ma non è così complicato come sembra. Se stai muovendo i primi passi o se vuoi sapere a cosa si riferiscono i tuoi colleghi quando parlano di metodologia Agile o di ambito di progetto, di seguito trovi una spiegazione dettagliata dei tipi, componenti, processi e ruoli nel team all'interno della gestione dei progetti.

Tipi di project management

La gestione dei progetti è un modo per aiutare il tuo team a monitorare il lavoro svolto in modo da soddisfare in tempo i requisiti di un progetto. Tuttavia, il project management è una disciplina vasta, che include diversi tipi, metodologie e approcci, tra cui:

• Gestione Agile dei progetti. La metodologia Agile è un tipo di gestione snella dei progetti, diffusa fra i team di prodotto, ingegneria e sviluppo software. I team credono nel miglioramento continuo, nella flessibilità al cambiamento, nei processi iterativi e nell'evoluzione incrementale. Alcune delle modalità Agile più popolari sono Scrum e Kanban.

• Modello a cascata. Nel modello a cascata, le attività si susseguono secondo un approccio lineare: non appena un'attività viene completata, si può iniziare la successiva e così via. Il modello a cascata comprende sei fasi: requisiti, analisi, progettazione, programmazione, collaudo e operazioni. Si adatta meglio a progetti in cui i deliverable e l'ambito di applicazione sono fissi, a causa della limitata flessibilità rispetto ad altre metodologie di gestione dei progetti.

• Metodologia PRINCE2. PRINCE2 deriva dall'acronimo PRojects IN Controlled Environments. Nella metodologia di gestione dei progetti PRINCE2, i progetti sono suddivisi in sette processi: Direzione del progetto, Inizio del progetto, Avvio del progetto, Gestione dei limiti di fase, Controllo di una fase, Gestione della consegna dei prodotti e Chiusura del progetto.

• Metodo del percorso critico (CPM) e Tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT). CPM e PERT sono le prime metodologie di project management, sviluppate negli anni ’50. Il CPM fornisce un algoritmo per determinare il percorso critico tra attività complesse e collegate tra di loro con intervalli di tempo definiti. Con questa metodologia, i team possono identificare le attività dipendenti che richiedono più tempo. Il PERT, dall'altro lato, aiuta i team a identificare il percorso critico quando la cronologia e l'intervallo di tempo sono sconosciuti. Nel PERT, i project manager identificano tutte le attività che devono essere completate (non solo il percorso critico) in modo da determinare il tempo minimo per completare l'intero progetto.

Componenti principali e termini chiave

Non esiste una checklist definitiva per ogni componente della gestione dei progetti in quanto ne esistono diversi tipi, ognuno con i propri elementi, processi e formati. In generale, qualsiasi metodologia o strumento di gestione dei progetti utilizzato includerà:

Obiettivi SMART

Ogni progetto dovrebbe avere un obiettivo preciso. Quando definisci gli obiettivi di progetto, usa il metodo SMART per assicurarti di avere metriche e criteri chiari per misurare accuratamente la riuscita del progetto.

Piano del progetto

Un piano di progetto è un modello che include gli elementi chiave di cui il tuo team si deve occupare per raggiungere con successo gli obiettivi del progetto.

Budget

La maggior parte dei progetti ha un budget che restringe e definisce quello che puoi realizzare.

Rischi del progetto

I rischi di progetto sono tutto ciò che potrebbe andare storto, come sforare il budget o non rispettare la data di scadenza. La gestione del rischio è il processo di identificazione dei rischi al fine di prevenirli prima dell'avvio, il che comporta la stesura di un registro dei rischi.

Ambito del progetto

Durante il processo di pianificazione, dovrai anche definire l'ambito del progetto, ossia la portata, i limiti, il budget e gli obiettivi. Conoscere l'ambito del progetto può prevenire lo scope creep che si verifica quando i deliverable e il lavoro oltrepassano l'ambito del progetto.

Piano di gestione delle risorse

Un piano di gestione delle risorse serve a definire la distribuzione delle risorse del tuo team, quali la disponibilità dei dipendenti, gli strumenti tecnici o il budget. Creare un piano di gestione delle risorse per il tuo progetto può aiutarti a gestire e a programmare meglio le risorse del tuo team in modo da ottimizzarne la disponibilità.

Parti interessate

Gli stakeholder del progetto sono tutte le persone coinvolte nel progetto. Possono essere membri di team interfunzionali o leader esecutivi.

Cronologia

La maggior parte dei progetti avrà una cronologia con una data di inizio e una di fine che indicano quando il lavoro verrà avviato e terminato.

Deliverable

I risultati finali sono attività, file o prodotti che avrai completato al termine del progetto. I risultati finali possono includere annunci pubblicitari per una campagna del brand o nuove funzionalità per il lancio di un prodotto.

Traguardi

I traguardi sono tappe chiave che indicano quando un gruppo di attività è stato completato o iniziato. A differenza dei deliverable, che rappresentano un prodotto o risultato, un traguardo è un momento nel tempo.

Dipendenze

Il tuo progetto può anche avere delle dipendenze, ovvero attività che non puoi iniziare fino a quando un'altra attività non è stata completata. Se il tuo progetto ha molte dipendenze, utilizza la vista in stile diagramma di Gantt per visualizzare il tuo lavoro su una cronologia.

Aggiornamenti sull'avanzamento e sullo stato del progetto

Come project manager, dovrai inviare resoconti sullo stato di avanzamento e sugli aggiornamenti di stato agli stakeholder del progetto. Un buon resoconto migliora la visibilità interfunzionale e la collaborazione.

Il processo di project management

Ogni progetto varia leggermente a seconda del lavoro che stai svolgendo, del team di cui fai parte e di come collaborano i membri. Tuttavia, il processo di gestione dei progetti può essere suddiviso in cinque fasi principali.

1. Inizio del progetto. Durante la fase di avvio, dovrai riunire il team per individuare l'ambito del progetto. A seconda della complessità e della portata, potrebbe essere necessario creare anche una roadmap di progetto.

2. Pianificazione del progetto. La pianificazione è la fase in cui si stabiliscono i requisiti e i criteri per la riuscita del progetto. È una fase fondamentale per un project management di successo e per raggiungere gli obiettivi del progetto. Durante la fase di pianificazione, creerai il tuo piano di progetto, identificherai i traguardi chiave, allineando i costi e la cronologia del progetto.

3. Esecuzione del progetto. È la fase principale del progetto, durante la quale tu e il tuo team collaborerete alla realizzazione dei deliverable. Durante questa fase, puoi ricorrere alla gestione delle risorse, alla gestione del tempo e alla gestione delle attività per assicurarti che il tuo team sia ben coordinato, resti aggiornato e non venga sovraccaricato.

4. Performance del progetto. La creazione dei resoconti avviene durante e dopo la fase di esecuzione. Nel corso del progetto, i resoconti ti aiuteranno a seguire la direzione giusta, a collaborare e aumentare la visibilità interfunzionale sul tuo lavoro. In seguito, una volta concluso il progetto, puoi riportare i passaggi seguiti e scambiare idee con gli stakeholder su come migliorare nei progetti futuri.

5. Chiusura del progetto. Una volta terminato il progetto, dedica del tempo a un debriefing con le parti interessate del progetto, al fine di acquisire le lezioni apprese. A seconda del tuo team, potresti farlo in una riunione retrospettiva, una riunione post mortem o un resoconto del progetto.

Domande frequenti: Come gestire i progetti in corso?

Il modo migliore per gestire un processo in corso, come il monitoraggio dei bug o una richiesta di creatività, è la gestione del lavoro. La gestione dei progetti è in realtà una parte della gestione del lavoro, ma mentre la prima può aiutarti a coordinare singoli progetti, la seconda è stata sviluppata per aiutare i team a gestire sia progetti specifici sia quelli che non hanno una data di inizio o fine.

Cinque vantaggi del project management

Se non sai ancora se il project management fa al caso tuo, continua a leggere per scoprirne i vantaggi e alcuni semplici modi per introdurlo nel modo di lavorare del tuo team, senza bisogno di lauree o certificati.

1. I piani chiari e organizzati migliorano la collaborazione del team

Se hai già provato a lanciarti in un progetto senza prima pianificarlo, sai quanto possa essere complicato fin dall'inizio. Potresti saltare passaggi fondamentali del programma di progetto, trovarti all'ultimo minuto a completare un'attività che avevi dimenticato o dover rispondere alle stesse domande sull'organizzazione più e più volte: "Per quando è prevista la consegna? Qual è il prossimo passaggio?". Peggio ancora, dover lavorare in fretta per portare a termine il progetto potrebbe influire negativamente sulla qualità del lavoro.

Invece di scrivere il piano man mano che il progetto avanza, definisci tutto ciò che deve essere fatto, i titolari delle attività, i risultati finali e le date di scadenza prima di iniziare. Quindi visualizza le attività del progetto in una cronologia o un elenco suddiviso per categorie per stabilire con chiarezza chi sta facendo cosa e per quando. Ad esempio, se stai pianificando un evento, elenca i singoli passaggio dell'evento principale, i rispettivi responsabili e quanto tempo prima è necessario completarli. Successivamente, programmali su un calendario di progetto condiviso. In questo modo, eviterai di dover ordinare inviti all'ultimo minuto o di avere due colleghi del team che prenotano due catering diversi.

Definendo un piano chiaro con tutte le attività del progetto, aggiungendo le scadenze, i titolari e altri dettagli fondamentali, trasformerai quello che sarebbe stato un processo caotico e improduttivo in un processo efficiente. Avrai un'idea chiara dell'ambito e della tempistica del lavoro e potrai individuare potenziali conflitti prima ancora di iniziare. Con un po' di lungimiranza e pianificazione, riuscirai a sprecare meno tempo e risorse. Chi non lo vorrebbe?

Suggerimenti per pianificare al meglio i progetti

• Fai un elenco di tutto quello di cui hai bisogno prima di iniziare. Quindi aggiungi dettagli come date di scadenza, titolari delle attività, stato o link ai file rilevanti. Se si tratta di un nuovo tipo di progetto per il tuo team, prevedi del tempo supplementare per qualsiasi passaggio non pianificato o eventuali inconvenienti.

• Organizza tutto in un piano condivisibile. Sia che tu utilizzi una semplice lista o un calendario o uno strumento visivo come la cronologia o le bacheche Kanban, organizza il tuo piano in modo che sia più facile per tutti monitorare chi fa cosa e per quando. Quindi condividilo con gli stakeholder per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

• Trasforma i progetti ripetitivi in un modello. Se ti trovi a gestire uno stesso progetto con una certa frequenza, risparmia tempo creando un modello che potrai usare nella fase di pianificazione la volta successiva.

Per gestire un progetto in modo efficiente, è necessario stabilire delle priorità. Non avrai mai abbastanza tempo e risorse, quindi, per fare tutto, dovrai concentrarti sugli aspetti più importanti. Assicurati che le priorità siano chiare agli stakeholder affinché tu possa definire le aspettative e il tuo team possa focalizzarsi su ciò che conta.”

2. Definire i ruoli elimina la confusione

Una volta terminato il lavoro di preparazione, si entra nel vivo del project management. Tuttavia, se il titolare del progetto che ha il compito di aiutare il team a raggiungere il traguardo non è stato identificato chiaramente, i colleghi potrebbero dimenticare di occuparsi di alcune attività o i dettagli o non sapere a chi rivolgersi in caso di domande.

Mentre le aziende con un processo formale di gestione dei progetti hanno un project manager che si assicura che i piani di progetto vadano secondo, beh, i piani, in quelle che non ne hanno uno, spesso queste responsabilità ricadono sulla persona che guida o che ha avviato il progetto. Per esempio, se sei un direttore che pubblica una nuova serie di articoli, uno sviluppatore che organizza la migrazione di un sito web o un account manager che aggiorna i sistemi di segnalazione dei clienti, probabilmente sei anche l'unica persona che coordina tutti gli elementi del progetto.

Fortunatamente, gestire efficacemente il tuo progetto non comporterà lavoro aggiuntivo: un po' di comunicazione e di collaborazione possono fare la differenza. Informa chiunque sia coinvolto che sei la persona di riferimento del progetto affinché tutti sappiano a chi rivolgere le proprie domande e chi consultare per gli aggiornamenti. Inoltre, assegnando un ruolo a tutti i membri del progetto, saprai esattamente di cosa si occuperanno i colleghi del team.

Suggerimenti per gestire i progetti

• Comunica chiaramente qual è il tuo ruolo (e quello degli altri). Che sia la fase di pianificazione o di avvio del progetto, assicurati che tutti sappiano chi è il capo progetto e quali sono le responsabilità di ognuno.

• Controlla e rispondi alle domande dei titolari delle attività. Se hai creato un piano ben definito, gli stakeholder sanno quali sono le loro responsabilità. Ora aiutali a mantenere la rotta monitorando l'avanzamento del lavoro e offrendo tutti gli strumenti necessari per portarlo avanti.

• Condividi regolarmente gli aggiornamenti di stato. Mantieni lo slancio condividendo con il tuo team gli aggiornamenti sull'avanzamento del progetto. In questo modo, non solo tutti saranno sempre aggiornati e le domande sugli aggiornamenti dello stato diminuiranno, ma incoraggerai e motiverai gli stakeholder.

Grazie ad Asana, abbiamo migliorato la collaborazione a livello globale. Tutti lavorano allo stesso progetto e non ci sono progetti distinti per una stessa iniziativa. Per noi, è come se ogni progetto fosse di tutti.”

3. Gli obiettivi ben definiti migliorano l'efficienza del team

Un progetto non può decollare se il team non sa quali sono gli obiettivi. Senza obiettivi chiari, i team non solo non sono motivati, ma corrono anche il rischio di lavorare per l'obiettivo sbagliato o di dedicarsi ad attività superflue.

Con uno strumento di project management, puoi identificare i tuoi obiettivi di progetto in anticipo. In questo modo, tutti coloro che vi lavorano saranno allineati e potranno ottimizzare le azioni necessarie per raggiungerli. Per esempio, se il tuo progetto è quello di lanciare un nuovo prodotto, un obiettivo potrebbe essere "aumentare gli upgrade del 20%". Questo influenzerebbe a sua volta le decisioni relative al lancio che prenderai nel corso del progetto. Potrebbe servire anche come metrica per misurare il successo post-lancio.

Anche i membri del progetto ne trarranno vantaggio. Analizzando a fondo il problema da risolvere e fornendo un punto di riferimento, il tuo team potrà restare allineato e concentrarsi sulle attività che influiscono su questi obiettivi, evitando di dedicarsi a lavori inutili.

Suggerimenti per definire gli obiettivi di un progetto

• Analizza i motivi per cui stai lanciando il progetto. Chiediti: Perché è necessario? Su chi avrà un impatto? Come può integrarsi il progetto con gli obiettivi aziendali di più ampio respiro? È collegato alle attività che altri colleghi del team stanno già svolgendo? Quali risultati pensiamo di poter ottenere da questa iniziativa?

• Condividi i tuoi obiettivi con tutti gli stakeholder. Prima di pianificare il tuo progetto, condividi gli obiettivi con tutti i partecipanti. A seconda di come lavora il tuo team, potresti farlo con una riunione di lancio, distribuendo un documento o condividendolo in uno strumento di project management. L'importante è che tutti abbiano chiari gli obiettivi (e quelli che non lo sono) della tua iniziativa.

• Crea un processo per monitorare e creare resoconti sugli obiettivi. Definisci gli obiettivi, ma poi non dimenticartene. Assicurati di avere un piano per controllarli e creare regolarmente dei resoconti. In questo modo, potrai facilmente capire se un obiettivo è a rischio per modificare i piani e tornare in carreggiata.

Grazie ad Asana abbiamo compreso qual era la mole di lavoro complessiva e quindi abbiamo ridefinito le priorità e creato una nuova strategia in base ai diversi tipi di attività.”

4. Definire un piano di comunicazione mantiene il tuo team allineato e concentrato

Anche se di parla di “gestione” del progetto, la gestione è solo un tassello del puzzle. Prima ancora di mettersi al lavoro, è necessario condividere un piano di comunicazione. Il tuo team probabilmente avrà uno strumento di gestione delle email, uno di messaggistica istantanea, uno di project management e altri ancora. Un piano di comunicazione stabilisce quando ogni strumento deve essere usato. Per esempio, in Asana, usiamo le email per le comunicazioni esterne, Slack per i messaggi interni rapidi e Asana per tutto il nostro lavoro.

Il dipendente medio usa all'incirca 10 strumenti al giorno. Se non si ha un piano definito su quando dovrebbe essere usato ogni strumento, dover passare dall'uno all'altro potrebbe creare confusione e stress. Un piano di comunicazione consente di scegliere senza difficoltà lo strumento adatto e aiuta i membri del team a lavorare in perfetta sintonia.

Suggerimenti per creare un piano di comunicazione

• Stabilisci le convenzioni per la comunicazione. Fondamentalmente, il tuo piano di comunicazione dovrebbe definire gli strumenti e la frequenza di comunicazione nel tuo team.

• Dai la possibilità di condividere i feedback. Il tuo piano di comunicazione deve funzionare per tutti i membri del team, quindi assicurati che tutti gli stakeholder siano allineati. Fai in modo che sia possibile condividere i feedback e lavorarci su, fino a quando il piano di comunicazione non risulta fattibile per tutte le parti coinvolte.

• Indica chiaramente chi sono gli stakeholder del progetto e i loro ruoli. Quando gli stakeholder dovrebbero essere coinvolti? Ci sono degli approvatori di progetto che dovrebbero sempre essere informati prima del lancio di un prodotto? Nel piano di comunicazione, identifica gli stakeholder del progetto e il loro ruolo.

• Allinea la frequenza e lo stile degli aggiornamenti dello stato. Uno degli elementi più importanti del tuo piano di comunicazione è il modo in cui condividerai le informazioni sull'avanzamento del progetto. L'ideale sarebbe che tutto il lavoro venisse salvato nel tuo strumento di project management, così da poter facilmente elaborare e condividere gli aggiornamenti di stato.

Da quando abbiamo smesso di ricevere le richieste via email e usiamo Asana per collaborare in modo più efficace, risparmiamo 60 ore al mese, tempo che ora dedichiamo alla pianificazione strategica invece che alla gestione di tutti i diversi aspetti.”

5. Gli strumenti di project management contribuiscono ad aumentare l'efficienza

Per mettere in pratica questi suggerimenti, utilizza uno strumento di gestione del lavoro che aiuti il tuo team a collaborare meglio e a non perdere la rotta.

Sebbene esistano letteralmente decine di soluzioni tra cui scegliere, evita gli strumenti più classici, poiché la maggior parte è stata sviluppata per processi più tradizionali e la configurazione e l'onboarding possono richiedere molto tempo. Cerca invece uno strumento che sia facile da adottare, flessibile e personalizzabile. Ancora meglio se consente di collegare il lavoro tra i vari progetti (una cosa difficile da fare con la posta elettronica e i fogli di calcolo) e comunicare con i colleghi del team nello stesso posto in cui lavorate.

Ovviamente, pensiamo che Asana sia l'opzione perfetta per le aziende che vogliono iniziare a migliorare la gestione dei progetti con uno strumento che sia facile da usare e allo stesso tempo offra le funzionalità di cui il tuo team ha bisogno per avere successo.

Suggerimenti per usare uno strumento di project management

• Adotta uno strumento centralizzato usato da tutti. Invece di lasciare che ogni team o membro del team usi uno strumento diverso per gestire i progetti, concordatene uno che venga usato da tutti. In questo modo, promuoverai la collaborazione e ridurrai la confusione al momento di recuperare le informazioni importanti.

• Stabilisci delle convenzioni su come usarlo. Fornisci linee guida semplici per aiutare i tuoi colleghi a usare con sicurezza il nuovo strumento, ad esempio, "aggiungete sempre una data di scadenza alle attività" o "assicuratevi di aggiungere 'marketing' in tutti i titoli dei progetti di marketing" o "se avete una richiesta per qualcuno, create un'attività nel nostro strumento di gestione dei progetti invece di inviare un'email".

• Condividi aggiornamenti di stato e resoconti. Il modo più veloce per dimostrare al tuo team l'utilità di uno strumento è dare loro una maggiore visibilità sullo stato e l'avanzamento del progetto. Condividendo queste informazioni nel nuovo strumento, i colleghi del team capiranno con più facilità a che punto è il lavoro e li incoraggerai a usarlo anche per le loro attività.

Se dovessi dare un consiglio sulla gestione dei progetti, suggerirei di riflettere sempre al termine di un progetto. Fai un bilancio di ciò che hai imparato e raccogli tutto in una guida, che potrai utilizzare la prossima volta che dovrai pianificarne e gestire un progetto simile.”

Voglio diventare project manager. Cosa devo fare?

Congratulazioni, sei un project manager! Sì, non serve altro. Originariamente, per diventare un "professionista della gestione dei progetti", erano necessarie una formazione e certificazioni rigorose. La situazione, però, è cambiata negli ultimi decenni, in gran parte grazie all'ampia diffusione del project management e all'aumento delle responsabilità all'interno dei team. Inizialmente, il project manager era una figura necessaria per gestire i progetti, ma da quando i team leader hanno iniziato a gestire i propri progetti, il project management non è più una professione ma una competenza.

I moderni strumenti per la gestione dei progetti sono stati sviluppati tenendo conto di questo cambiamento. In Asana, crediamo che chiunque possa essere un project manager. Se fai parte di un team che lavora a diversi progetti, puoi essere un project manager senza dover imparare a usare tutte le funzionalità di un nuovo strumento. Ciò che ti serve è una soluzione che si adatti alle tue necessità, non il contrario.

Strumenti di project management

Gli strumenti di project management forniscono una rappresentazione visiva delle informazioni, offrendo trasparenza e consentendoti di restare connesso con il tuo team. Pensa a come gestite il lavoro in questo momento. Se non utilizzate tutti lo stesso strumento, è probabile che i progetti, le attività, i file e le comunicazioni del team siano sparsi tra vari strumenti, il che riduce la visibilità e l'organizzazione del team. Senza un'unica fonte di riferimento, i membri non hanno chiare le loro priorità e probabilmente passano molto tempo a cercare risposte. Infatti, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, ogni giorno dedichiamo il 60% del nostro tempo ad attività superflue, come la ricerca di documenti, la richiesta di approvazioni e la partecipazione a riunioni, e non al lavoro qualificato o strategico.

Gli strumenti di project management online ti aiutano a comunicare meglio le priorità e a sapere chi sta facendo cosa e per quando. Per garantire la massima trasparenza ai team, offrono diverse modalità di visualizzazione delle attività di un progetto in tempo reale. Dai un'occhiata a quelle più popolari:

Bacheche Kanban

Le bacheche Kanban consentono di rappresentare in modo visivo l'avanzamento di un progetto. L'avanzamento è rappresentato da colonne verticali e le attività vengono spostate da una fase all'altra fino al completamento. La classica bacheca Kanban, include, ad esempio le colonne Nuove, In corso e Completate.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono grafici a barre orizzontali usati per visualizzare la cronologia di un progetto. Le barre orizzontali rappresentano le attività e la lunghezza indica il tempo necessario per il completamento.

Calendari

I calendari di progetto sono un ottimo modo per dare vita alle tue attività e visualizzare chiaramente quelle programmate per la prossima settimana o il prossimo mese. I calendari di progetto sono particolarmente adatti per quei progetti che prevedono molte attività diverse con date di scadenza specifiche, come i calendari editoriali o quelli dei contenuti dei social media.

Liste in stile foglio di calcolo

La vista in stile foglio di calcolo offre una visione chiara e immediata di chi sta facendo cosa e per quando. In questo tipo di gestione visiva dei progetti, il flusso di lavoro del progetto viene visualizzato chiaramente in modo lineare su una griglia.

Cosa sono gli strumenti per la gestione del lavoro?

In precedenza, abbiamo menzionato i software di gestione del lavoro perché la gestione dei progetti fa parte della gestione del lavoro. Tuttavia, mentre il project management offre ottimi strumenti per organizzare, pianificare e consegnare i progetti, la gestione del lavoro non ti aiuta a livello di singolo processo di progetto, ma dà al team una visione olistica dei collegamenti tra tutti i progetti e tutte le iniziative. Ciò è possibile grazie ai due principali strumenti di gestione del lavoro, che si aggiungono alle quattro viste più comuni di gestione del progetto illustrate sopra.

Gestione dei portfolio di progetti

La gestione dei portfolio di progetti è il segreto per monitorare tutte le tue iniziative in un unico posto. I portfolio forniscono un quadro generale di tutto il lavoro, in modo da mantenere il team aggiornato sui diversi progetti. Ti permettono di collegare le attività giornaliere alla strategia aziendale.

Gestione delle risorse

Con la gestione delle risorse, puoi avere un quadro chiaro del lavoro e della disponibilità del tuo team per assicurarti che nessuno sia sovraccaricato o si stia annoiando. In questo modo, puoi individuare i sovraccarichi e modificare la distribuzione delle attività se necessario.

Scopri i vantaggi

Indipendentemente dall'azienda o dal settore, il tuo team beneficerà dei principi di base della gestione dei progetti e del lavoro. Basta qualche piccolo cambiamento nella pianificazione, nella gestione e nella reportistica per aumentarne l'efficienza, responsabilizzarlo e dargli la certezza che si sta dedicando a ciò che conta davvero.

Asana è uno strumento di gestione del lavoro che aiuta i team a organizzare e svolgere il lavoro. Scopri di più su Asana oggi stesso.