Come scegliere un software di gestione dei progetti per il tuo team

Il tuo team ha mai avuto problemi a far partire un progetto, ricevere un aggiornamento tempestivo dello stato o portare a termine il lavoro entro la scadenza? Se sì, non preoccuparti, non sei un caso isolato. Gestire i progetti, infatti, è un lavoro difficile, e anche molto, pur essendo essenziale per il successo del tuo team e per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Ed è qui che entrano in gioco i software di gestione dei progetti. Certo, qualsiasi strumento probabilmente ti sarà di aiuto, ma dedicare tempo alla ricerca dello strumento giusto per il tuo team ti consentirà di raggiungere i tuoi obiettivi con regolarità e ottenere un successo maggiore.

Se stai valutando per la prima volta dei software di gestione dei progetti, sceglierne uno può sembrare piuttosto angosciante. In effetti, potresti ancora chiederti perché te ne serve uno, senza dimenticare le difficoltà a capire cosa ti serve. Inoltre, ci sono centinaia di opzioni e funzionalità da considerare, il che rende difficile capire da dove cominciare. Ecco perché noi di Asana abbiamo scritto questa guida, grazie alla quale imparerai a:

• tracciare un quadro più completo delle sfide che il tuo team deve affrontare, in modo da poter identificare meglio le tue esigenze

• capire in che modo un software di gestione dei progetti può aiutarti, così da non perdere tempo a provare strumenti che non sono adatti

• definire i criteri a cui fare riferimento quando valuti gli strumenti in modo da sapere quali caratteristiche sono più importanti per il tuo team

Perché usare uno strumento di gestione dei progetti?

Come puoi assicurarti che il tuo team sappia quale lavoro deve essere svolto? Chi è il responsabile? Ed entro quando va fatto? Pianificare e organizzare tutti questi elementi e dettagli cruciali è fondamentale quando il lavoro si basa su progetti ed è vitale per il successo del tuo team. Nonostante ciò, resta una delle maggiori sfide che i team e le aziende si trovano ad affrontare.

Pertanto, come puoi sapere se trarrai beneficio da un software di gestione dei progetti? Ecco quattro motivi per cui il tuo team potrebbe aver bisogno di questo strumento.

1. Nel tuo team, ognuno utilizza un sistema diverso per gestire il proprio lavoro, quindi i progetti, le attività, i file e le comunicazioni del team sono sparsi in vari strumenti.

2. I membri del team non sanno a cosa lavorare, quali sono le loro priorità o come scoprirlo, quindi sprecano molto del loro tempo (e probabilmente anche il tuo) a cercare le risposte.

3. Il tuo processo per comunicare le priorità e richiedere aggiornamenti sullo stato comporta principalmente lo svolgimento di riunioni, l'invio di email o la revisione manuale di complicati fogli di calcolo.

4. I membri del team di solito non rispettano le scadenze a causa di quanto sopra.

Nozioni di base sulla gestione dei progetti: organizzare il lavoro e stabilire le responsabilità

Affinché un progetto abbia successo, tutti i membri del team devono fare la propria parte. Ma come possono riuscirci se non sanno cosa ci si aspetta da loro, quali scadenze e traguardi devono rispettare o dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno?

Organizza il lavoro in un unico posto

Un software di gestione dei progetti è un contenitore per tutte le attività del tuo team, che ti consente di organizzare tutto in un unico posto. È un po' come un sistema di archiviazione in cui conservi tutte le informazioni essenziali per il successo del tuo team negli scomparti previsti a tale scopo, che si tratti dei progetti e delle attività da svolgere, degli incaricati, delle scadenze, delle priorità o dei file.

In questo modo, i membri del team sanno esattamente dove trovare ciò di cui hanno bisogno e hanno chiare le loro responsabilità. Ecco alcuni punti da tenere in considerazione quando valuti uno strumento.

• Struttura dei progetti e delle attività. In che modo ogni strumento suddivide i progetti nei loro componenti? Non si tratta di come visualizzi il lavoro; riguarda la gerarchia delle informazioni. Ad esempio, è possibile suddividere attività di grandi dimensioni in attività più piccole (ovvero, sottoattività)?

• Informazioni sulle attività. Quali informazioni include ogni attività? La struttura delle attività è la stessa in ogni progetto?

Stabilisci responsabilità e impegni chiari per ogni attività

Il software di gestione dei progetti che sceglierai dovrebbe aiutare te e il tuo team a designare facilmente gli incaricati di ogni attività, mostrare come queste sono collegate e quando vengono svolte. Di seguito, elenchiamo le funzionalità che ti consigliamo di cercare in un software di gestione dei progetti.

• Incaricati delle attività. Puoi assegnare facilmente un incaricato a ogni attività? È chiaro chi ne è responsabile? Questo è un aspetto fondamentale se vuoi promuovere una maggiore responsabilizzazione in tutto il tuo team e assicurarti che tutti rispettino le scadenze.

• Dipendenze delle attività. Essere in grado di visualizzare le dipendenze tra le attività consente ai membri del team di vedere quale lavoro gli altri devono completare per primo (e dove trovarlo), prima di poter iniziare.

• Date di inizio e di scadenza. Ovviamente, è necessario impostare date di scadenza chiare, ma non tutte le attività sono uguali, in quanto alcune richiedono più tempo di altre. Potresti voler indicare anche le date di inizio. Questo dà al tuo team una maggiore chiarezza su quando il lavoro viene svolto e quanto tempo ci vorrà per svolgerlo. Le date di inizio aiutano anche a stabilire più facilmente le priorità.

Un sistema che organizza le informazioni essenziali in modo da identificare il lavoro da svolgere, i responsabili e le tempistiche consente a tutti di monitorare al meglio il proprio lavoro e rispettare le scadenze. E tu puoi iniziare ad aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficace anche in altre aree.

Collaborazione: centralizzare le comunicazioni e le informazioni del team

I team di oggi sono sottoposti a enormi pressioni per fare di più con meno, agire più velocemente che mai e migliorare la qualità del proprio lavoro. Una collaborazione efficace è imperativa, ma allora, come mai lavorare in gruppo è ancora così difficile?

Uno dei motivi è che troppo spesso i team non condividono uno spazio di lavoro, un luogo in cui possono pianificare, gestire e comunicare sui propri obiettivi, progetti, attività, file e altro ancora. Invece, il loro lavoro è distribuito in numerosi strumenti, il che ostacola la collaborazione in molti modi.

Centralizza le comunicazioni del team

L'utilizzo della posta elettronica o di altre app di condivisione del lavoro porta a scambi senza fine che forniscono informazioni solo ai destinatari, ammesso che riescano a trovare ciò di cui hanno bisogno. I membri del team perdono tempo a cercare comunicazioni pertinenti, feedback e altre informazioni di cui hanno bisogno per capire quello che devono fare e spesso scoprono che quel che cercano giace abbandonato nella casella di posta di qualcun altro.

Che tu stia fornendo feedback, condividendo aggiornamenti sullo stato o ponendo domande, il tuo strumento di gestione dei progetti dovrebbe riunire tutte le tue comunicazioni in un unico posto e collegarle direttamente ai progetti e alle attività a cui sono associate. Ecco alcune funzionalità che non dovrebbero mancare.

• Puoi comunicare dove si svolge il lavoro? Assicurati di poter commentare le attività, @menzionare altri membri del team e integrare altre app di comunicazione che ti piace usare. Queste funzionalità aiuteranno a semplificare il lavoro e a mantenere la comunicazione del team in un unico posto, in modo che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno ogni volta che ne hanno bisogno.

• Puoi collaborare in modo asincrono? Poiché molte aziende offrono modalità di lavoro più flessibili, è essenziale che i membri del team e gli stakeholder possano rimanere aggiornati sul lavoro, a prescindere da dove si trovino. Utilizza uno strumento basato sul cloud e cerca funzionalità che ti consentano di seguire e ricevere notifiche sui progetti e le attività che sono importanti per te.

• Puoi lavorare fuori dall'ufficio? Assicurati che lo strumento che scegli disponga di un'app mobile, in modo da poter continuare a lavorare anche con il tuo telefono o tablet.

Uno spazio di lavoro unico per il tuo team

Quando piani, attività, file e comunicazioni non sono centralizzati, finiscono in compartimenti stagni. I team non hanno un'unica fonte di verità, quindi non possono cercare contenuti, collegare il lavoro tra team e progetti o collaborare in modo asincrono. I membri del team si isolano e finiscono per perdere tempo facendo ciò che gli altri hanno già fatto.

Un software di gestione dei progetti riunisce tutti i progetti e le attività del tuo team in un unico posto, in modo da poter pianificare, gestire e comunicare senza problemi sul lavoro. Mentre valuti le opzioni, ecco alcune domande da porti e le funzionalità da cercare.

• Puoi aggiungere file digitali ai progetti e alle attività? Il tuo team dovrebbe essere in grado di gestire facilmente le risorse digitali, in modo che nessuno perda tempo a cercare o duplicare file. Ciò è fondamentale per una migliore collaborazione, quindi assicurati che le soluzioni che prendi in considerazione ti permettano di caricare file dal tuo computer, oltre a offrire spazio di archiviazione illimitato.

• Puoi integrare gli strumenti che già utilizzate? Il tuo team dovrebbe anche essere in grado di collegarsi senza problemi ad altri strumenti che usa ogni giorno, come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Queste integrazioni sono essenziali per gestire facilmente i file condivisi e aiutare il tuo team a lavorare in modo più produttivo.

• Puoi condividere, collegare e cercare le attività facilmente? Per aumentare la chiarezza, il tuo team dovrebbe essere in grado di visualizzare progetti e attività disponibili pubblicamente, per trovare facilmente ciò di cui ha bisogno. Ciò elimina i compartimenti stagni, consente ai team di allinearsi più facilmente agli obiettivi e aiuta i membri del team a evitare di ripetere attività già svolte da altri.

Personalizzazione e flessibilità: uno strumento su misura per soddisfare le esigenze del tuo team

Molte aziende assumono project manager professionisti e persino team di gestione di progetti aziendali per supervisionare il lavoro. Inoltre, spesso usano software elaborati, progettati espressamente per le loro esigenze individuali, non per quelle di un team.

A volte, nelle piccole organizzazioni, chiunque si ritrova a gestire progetti senza il beneficio di una formazione specializzata. In effetti, molti membri del team ai giorni d'oggi sono "project manager per caso", che devono affrontare molte sfide comuni:

• I team lavorano a vari tipi di progetti che ritengono richiedano diversi strumenti per la gestione.

• I piani di progetto cambiano, ma rivederli causa confusione, discussioni e rallenta il lavoro.

• I team affrontano ripetutamente gli stessi tipi di progetti (ad esempio, il lancio di un prodotto o l'assunzione di nuovi dipendenti), ma non hanno standardizzato i processi per avviare il lavoro più velocemente, quindi sprecano molto tempo a ripetere le stesse attività di routine.

• I membri del team hanno spesso stili di lavoro diversi e richiedono strumenti che soddisfino le loro preferenze individuali.

Uno strumento personalizzabile in base alle esigenze del tuo team

Un buon strumento di gestione dei progetti aiuta il tuo team a concentrarsi sul lavoro di valore che fa crescere l'attività. Dovrebbe darti la flessibilità di gestire tutti i progetti del tuo team, adattarti ai cambiamenti in modo rapido e semplice e risparmiare tempo sul lavoro di routine. Ecco alcune funzionalità di base che dovresti cercare.

Viste differenti

Un fattore importante da considerare è il modo in cui tu e il tuo team volete visualizzare il vostro lavoro. Alcuni strumenti offrono una varietà di opzioni, altri no. Un team che lavora a progetti basati su scadenze, per esempio, potrebbe voler visualizzare il lavoro in una cronologia o un calendario, per vedere e comprendere i passaggi coinvolti, quali attività dipendono da altre e quando vengono svolte.

Per un progetto di monitoraggio del lavoro in corso, invece, il tuo team potrebbe ritenere che una bacheca Kanban, un elenco o un'altra vista sia un'opzione migliore.

Ovviamente, avere più di un'opzione per visualizzare il lavoro significa che il tuo team può scegliere ciò che meglio si adatta a ciascun progetto e alle proprie preferenze individuali.

Campi personalizzati

Con i campi personalizzati, puoi monitorare qualunque informazione nel modo più adatto al tuo team e ai singoli progetti. Potresti, ad esempio, voler utilizzare un campo per indicare la priorità di ogni attività di un progetto (alta, media, bassa) o indicare a che punto sono (in corso, in attesa di approvazione, ecc.). I campi personalizzati offrono al tuo team opzioni infinite per gestire al meglio il lavoro.

Modelli personalizzabili

Molti strumenti offrono una galleria di modelli di progetto per aiutarti a iniziare, ma assicurati di poterli personalizzare in base alle tue esigenze specifiche e di poter salvare quelli che crei tu. In questo modo, puoi standardizzare e perfezionare i processi di progetti e attività che il tuo team gestisce abitualmente.

Adozione: garantire che tutto il tuo team utilizzi il tuo strumento di gestione dei progetti

In un mondo ideale, il tuo team adotterebbe rapidamente e facilmente lo strumento di gestione del progetto che scegli. Nella realtà, invece, l'implementazione di nuovo software è spesso complessa e impegnativa e pertanto dovresti prenderti il tempo necessario per capire che cosa comporterà l'adozione di quello strumento per te e il tuo team.

Prova gratuita

Puoi provare il prodotto con il tuo team per qualche settimana o più, in modo che tutti possano testarne le funzionalità? Assicurati che abbia quello che ti serve e magari crea e gestisci un progetto importante dall'inizio alla fine come parte della prova, al termine della quale, dovrai valutare se hai il know-how per utilizzare il prodotto con successo a lungo termine.

Materiale informativo e assistenza

Valuta quanto facile sarà imparare a usare lo strumento, in modo da poter determinare quanto ci vorrà affinché tutti abbiano acquisito dimestichezza. L'azienda offre tutorial, video dimostrativi, corsi e guide che i membri del team possono utilizzare su richiesta? Puoi ottenere assistenza da un team per il successo dei clienti? Assicurati di utilizzare alcune di queste risorse durante la prova per familiarizzare con il prodotto.

Facilità di implementazione

Quanto tempo ci vuole per configurare lo strumento? E i progetti? Puoi importare le attività da fogli di lavoro o documenti o utilizzare un modello per iniziare subito? Sebbene queste funzionalità non siano una garanzia che il tuo team adotterà lo strumento, possono rendere molto più semplici e veloci la prova e l'utilizzo.

Facilità d'uso

L'interfaccia è semplice e intuitiva? Possono usarla tutti i membri del tuo team e non solo i project manager con formazione specializzata? Il design dello strumento anticipa le azioni dell'utente e lo aiuta a eseguirle? Prendi nota di quelle azioni che effettui con maggiore frequenza e verifica quanto siano facili da trovare, comprendere e utilizzare.

Modelli

Il software include modelli per flussi di lavoro e processi comuni, in modo che il tuo team possa impostare rapidamente nuovi progetti ed eseguire le attività di routine? Puoi personalizzarli in base alle esigenze specifiche del team? Assicurati di utilizzare uno o due modelli per determinare se aiuteranno il team a essere più produttivo e a dedicare più tempo alle attività con massima priorità.

Scalabilità e prezzi: trovare uno strumento che cresce con il tuo team

E veniamo ora a quella che per molti è una nota dolente: i soldi. Come la maggior parte dei team, probabilmente anche tu hai un budget da rispettare, quindi vorrai capire i costi. Dovresti anche assicurarti che lo strumento che scegli sia in grado di evolvere man mano che il tuo team cresce. Meglio evitare di scegliere una soluzione solo per scoprire qualche anno dopo che ti serve qualcosa di diverso, perché il tuo team è raddoppiato o il prezzo è aumentato troppo.

Prezzi flessibili

Un piccolo team che ha appena iniziato a usare un software di gestione dei progetti ha esigenze molto diverse rispetto a un team più ampio di utenti esperti. Molti fornitori offrono piani basati sugli stessi fattori o su fattori simili, come le dimensioni del tuo team o le funzionalità disponibili, in modo che tu possa scegliere il piano che più ti si addice, al prezzo per te più conveniente. Assicurati inoltre di poter aggiornare facilmente il piano di pagamento se necessario.

Piani tariffari prevedibili

Come viene determinato il prezzo della formula scelta? È un costo per posto (persona), una tariffa fissa, mensile o altro? Comprendere i prezzi ti aiuterà a individuare gli strumenti che diventerebbero troppo costosi se il tuo team dovesse crescere.

Creazione di resoconti: condividere progressi e risultati con i membri del team e le parti interessate

Una parte importante della gestione dei progetti consiste nel creare resoconti sull'avanzamento. Hai bisogno di sapere come procedono i progetti, in modo da poter adattare i tuoi piani e le tue risorse secondo necessità. La dirigenza vorrà sapere se il tuo progetto sarà consegnato in tempo, poiché probabilmente ci conta per raggiungere obiettivi specifici. E una volta che il tuo progetto è terminato, tu e gli altri vorrete ovviamente anche conoscere i risultati.

Per generare facilmente resoconti utili che puoi utilizzare e condividere con la dirigenza e i colleghi del team, lo strumento che scegli deve monitorare le informazioni relative al progetto che ti interessano. Come accennato, devi monitorare ogni attività del lavoro, entro quando va terminata e chi ne è responsabile. Da lì, potresti anche voler avere a portata di mano informazioni come priorità, fase e canale, in modo da poter creare resoconti specifici su tali criteri.

Ecco alcune funzionalità da cercare nel tuo strumento di gestione dei progetti.

• Aggiornamenti dello stato: il tuo progetto è in linea coi tempi, a rischio o bloccato? Condividere regolarmente aggiornamenti sullo stato consente ai membri del team di sapere a che punto è un progetto. Assicurati che lo strumento che scegli permetta di condividere gli aggiornamenti dello stato per ogni progetto, in modo che siano facili da trovare e consultare.

• Monitoraggio dei progressi in tempo reale: man mano che le attività vengono completate, il tuo strumento di gestione dei progetti dovrebbe monitorare automaticamente questi progressi per te. In questo modo, sai quanto lavoro è stato completato, se un'attività ne sta bloccando un'altra e cosa resta da fare.

• Resoconti condivisibili: ottieni approfondimenti significativi sul progetto creando e condividendo resoconti con la dirigenza e i colleghi basati sui dati che stai monitorando. Oltre ai resoconti standard, assicurati che lo strumento scelto ti permetta di creare rapporti personalizzati dai dati che ti interessano.

Sicurezza: proteggere il lavoro del tuo team

Poiché gestisci i progetti del tuo team in uno strumento, devi avere la certezza che il tuo lavoro sia al sicuro. Indipendentemente dai requisiti della tua azienda, ci sono alcune funzionalità di amministrazione, dati e sicurezza che devi cercare in uno strumento di gestione dei progetti.

Controlli di amministrazione

Assicurati che lo strumento che scegli disponga di controlli di amministrazione, in modo che tu possa aggiungere, gestire e rimuovere dipendenti e ospiti quando necessario. Potresti anche voler impostare requisiti per la password, come linee guida per la sicurezza, autenticazione a due fattori, SSO o SAML per proteggere i tuoi dati. Infine, assicurati che le capacità di gestione dei dati dello strumento, come l'esportazione e l'eliminazione dei dati secondo necessità, rispondano alle tue esigenze.

Permessi sulla privacy

Alcuni progetti contengono attività più delicate. Assicurati che il tuo strumento di gestione dei progetti ti permetta di impostare permessi di privacy, come pubblico o privato, per progetti e lavori specifici, in modo che solo le persone appropriate possano vederli.

Diversi livelli di accesso

Gestire i tuoi progetti in uno strumento di collaborazione aumenta la visibilità sul lavoro svolto, ma espone anche i tuoi piani a modifiche accidentali se l'accesso non è gestito con attenzione.

Scegli uno strumento che offra diversi livelli di accesso ai membri, in base alla loro funzione e al loro coinvolgimento in un progetto (in particolare, autorizzando solo modifiche o commenti). Ad esempio, molte persone hanno solo necessità di visualizzare le informazioni sul progetto e commentare le attività, ma non di apportare modifiche.

Sicurezza generale del prodotto

Per garantire che i dati del progetto e dell'utente siano protetti e sicuri, sono necessarie alcune funzionalità di sicurezza generale. Assicurati che la trasmissione dei dati sia crittografata, che vengano eseguiti regolarmente test di sicurezza e scansioni di rete, che lo strumento sia conforme alle norme sulla privacy più comuni e che disponga di tutte le certificazioni di sicurezza richieste dal tuo team di IT.

Quale strumento utilizzerà il tuo team?

Scegliere lo strumento giusto di gestione dei progetti per il tuo team è un compito non da poco e questa non è una decisione da prendere in fretta o alla leggera. Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato a comprendere meglio le difficoltà del tuo team e a delineare le tue esigenze. Ora puoi ridurre il numero di strumenti da provare con il tuo team, come Asana.

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