Otto passaggi per scrivere un resoconto efficace sullo stato del progetto

È arrivata la fine della settimana e ti ritrovi sempre nella solita situazione: devi cercare tra fogli di calcolo, email e strumenti le informazioni necessarie per mettere insieme alla bell'e meglio un aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto. 

Creare un resoconto sullo stato del lavoro è fondamentale per fare in modo che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d'onda, identificare i rischi in maniera proattiva e per rispettare le scadenze e il budget. Ma raccogliere manualmente tutte queste informazioni da risorse diverse costituisce uno dei pilastri di quelle che vengono chiamate attività superflue, ovvero quelle attività ripetitive e improduttive che ostacolano le attività importanti. 

Invece di raccogliere manualmente queste informazioni, usa un modello per il resoconto sullo stato del progetto per semplificare la procedura. In questo modo impiegherai meno tempo a raccogliere dati inutili per investirlo in attività importanti. 

Sia che tu ti stia preparando a scrivere il tuo primo resoconto sullo stato del progetto o che tu stia cercando un sistema migliore di quello che stai usando ora, questo articolo ti spiegherà cos'è un resoconto sullo stato di avanzamento, come crearne uno e come utilizzarlo per rispettare le scadenze. Ecco come.

Cos'è un resoconto sullo stato del progetto?

I resoconti sullo stato del progetto sono aggiornamenti puntuali sull'avanzamento dei tuoi progetti. Scritti in maniera concisa, forniscono informazioni a livello generale sull'avanzamento del progetto, in modo che i membri del team possano avere approfondimenti rapidi su cosa sta accadendo. Con un resoconto puntuale, puoi far sì che tutto il team e gli stakeholder interfunzionali capiscano cosa è nei tempi previsti, cosa è bloccato e quali sono i prossimi passaggi. 

È importante condividere regolarmente i resoconti sullo stato del progetto, poiché ti aiuta a tenere informati e allineati sull'avanzamento tutti gli stakeholder del progetto. I resoconti rispondono a quelle domande che tutti vorrebbero fare ancora prima di poterle fare, mostrando e spiegando al team che il progetto è nei tempi previsti, facendo sentire te (e tutti gli altri) molto più sicuri.

La cadenza con cui condividi i resoconti sullo stato del progetto dipende dalla cronologia. Per alcuni progetti è preferibile una condivisione settimanale, mentre per altri è sufficiente una condivisione mensile. Programma la frequenza dei resoconti in modo che siano utili per gli stakeholder. I resoconti non devono essere composti da informazioni reattive che spiegano in che modo il progetto sta andando male, ma devono aggiornare in maniera efficace il team riguardo all'avanzamento del progetto e chiarire se il progetto è nei tempi previsti, a rischio o in ritardo.

I vantaggi del creare resoconti efficaci

Scrivere resoconti non è un'attività che va fatta tanto per farla. Scrivere resoconti in maniera efficace ha una serie di vantaggi, che ora ti elencheremo.

Monitorare lo stato di salute del progetto

La cosa peggiore per un progetto è arrivare alla fine e rendersi conto di essere sempre stati in ritardo. A nessuno piace essere preso alla sprovvista e, in qualità di project manager, devi far sì che il tuo team sia sempre a conoscenza dello stato di salute del progetto. 

I resoconti sono un modo per farlo senza troppo lavoro manuale. Poiché uniscono riassunti a livello generale con alcune metriche importanti, tutti riescono a capire lo stato di salute del progetto. Cosa succede invece se il progetto è in ritardo? Puoi intervenire rapidamente e in maniera proattiva, in modo da rispettare le scadenze e il budget.

Riassumere lo stato di avanzamento del progetto

I resoconti sullo stato del progetto non vengono creati in tempo reale, sono riassunti di quello che è successo nell'ultima settimana, nelle ultime due settimane o nell'ultimo mese di lavoro. Sono un'opportunità per gli stakeholder di informarsi su quanto tu stia seguendo il piano di progetto. 

Se stai cercando suggerimenti su come preparare resoconti sui progetti in tempo reale, consulta il nostro articolo che parla degli strumenti di creazione di resoconti universali per tutti i team. 

Ridurre il lavoro manuale

Come project manager hai già abbastanza lavoro da fare e non hai bisogno di passare ore ogni settimana o mese a raccogliere dati da posti diversi. Gli strumenti per la creazione di resoconti sui progetti ti consentono di trovare tutte le informazioni in un unico posto e di creare resoconti con un clic. 

Condividere passaggi successivi e azioni

I resoconti sullo stato del progetto dovrebbero essere inviati al team, agli sponsor, agli stakeholder importanti e ai membri dei team interfunzionali. Essendo resoconti a livello generale, sono adatti a tutte quelle persone che vogliono essere informate sull'avanzamento del progetto. 

È il metodo migliore per far sapere a tutti cosa sta succedendo senza entrare nei dettagli. Se ci sono passaggi successivi o azioni che sono importanti per il progetto, condividili nel resoconto per far sapere a tutti quali sono le aspettative. 

Identificare gli ostacoli in maniera proattiva

Se un progetto non è nei tempi previsti, il resoconto sullo stato fa sapere alle altre persone di quanto è in ritardo e quali misure stai prendendo per eliminare gli ostacoli, consentendoti di mostrare il tuo approccio proattivo nel rimettere il lavoro in carreggiata. La creazione proattiva di resoconti sullo stato è simile al processo di gestione dei rischi del progetto e ti aiuta a identificare e a risolvere i problemi prima che abbiano un impatto sulla cronologia del progetto.

Evitare le riunioni sullo stato

L'era delle riunioni sullo stato è finita. Ora sappiamo che non sono un metodo efficace di impiegare il proprio tempo. A differenza delle riunioni di persona, i resoconti sullo stato del progetto vengono condivisi su uno strumento centralizzato che i membri del team possono consultare in modo asincrono, quando preferiscono. Possono fare riferimento alle informazioni o approfondire se necessario. Usa il tempo risparmiato per riunioni più utili, ad esempio per quelle plenarie o per il brainstorming. 

Prima di iniziare: combina i resoconti con una gestione efficace del progetto

I vantaggi più grandi della reportistica sullo stato del progetto sono la riduzione del lavoro manuale, la centralizzazione delle informazioni e la semplificazione della procedura di aggiornamento delle persone coinvolte. Se invece le informazioni che ti servono sono sparse su vari strumenti, non potrai usare i modelli per la creazione di resoconti sul progetto, perché dovrai comunque aprire un foglio di calcolo Excel e un'email per raccoglierle.

Assicurati invece di usare un software per la gestione dei progetti come unica fonte di riferimento. Con un software per la gestione dei progetti potrai:

• avere un'unica fonte di riferimento che i membri del team potranno consultare per sapere chi fa cosa e per quando 

• visualizzare le informazioni del progetto in un diagramma di Gantt, una bacheca Kanban, un calendario, o una vista Elenco simile a un foglio di calcolo 

• creare resoconti sullo stato con un clic 

• fornire un posto in cui i membri del team che leggono i resoconti e vogliono più dettagli possono cercare le informazioni di cui hanno bisogno 

• accedere a ulteriori informazioni relative al progetto, ad esempio il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi, i traguardi, i deliverable e altro ancora

Ovviamente pensiamo che Asana sia l'opzione migliore. Asana è uno strumento di gestione del lavoro utilizzabile da tutto il team. I collaboratori interfunzionali hanno bisogno di un modo per visualizzare i precedenti resoconti sullo stato. Gli stakeholder principali hanno bisogno di vedere una panoramica di tutto il programma o dell'avanzamento della gestione del portfolio di progetti. Infine, i membri del team hanno bisogno di un modo per monitorare le attività individuali durante il ciclo di vita del progetto.

Otto passaggi per scrivere un ottimo resoconto sullo stato del progetto

Quindi, come si prepara un resoconto sullo stato del progetto? Assicurati di creare una struttura chiara che puoi usare costantemente per i resoconti che scriverai in futuro. Dovresti anche fare in modo che la struttura corrisponda al tuo brief del progetto, in modo che il resoconto non vada fuori argomento.

Di seguito, ti indichiamo cosa includere e ti mostriamo come mettere in pratica ogni passaggio in un esempio di progetto sulla soddisfazione dei dipendenti.

1. Scrivi il report dove svolgi il lavoro

Prima di iniziare a scrivere il resoconto, assicurati di stare già tenendo traccia delle informazioni relative al lavoro in uno strumento di gestione dei progetti. In questo modo non dovrai recuperarle manualmente da una serie di risorse, ma potrai ridurre il lavoro manuale e creare il resoconto in pochi clic. 

Iniziando a usare uno strumento di gestione dei progetti potrai facilmente capire le dipendenze e prendere nota delle attività in programma, per essere sempre al corrente dello stato del progetto.

2. Dai un nome al resoconto

Un'ottima soluzione per non perdere chiarezza è usare il nome del progetto. Se scrivi regolarmente dei resoconti su questo progetto, dovresti anche includere una data o una marca temporale.

Esempio di titolo di resoconto sul progetto: Febbraio 2020: iniziativa per la soddisfazione dei dipendenti

3. Indica lo stato di salute del progetto

Lo stato di salute del progetto ne rappresenta lo stato attuale e può cambiare da resoconto a resoconto, soprattutto se incontri degli ostacoli o scopri dei grossi rischi. Cerca uno strumento per la gestione dei progetti che ti consenta di comunicare lo stato del progetto e se sia o meno nei tempi previsti. Un metodo per farlo è usare un sistema di colori (verde = nei tempi previsti, giallo = a rischio, rosso = in ritardo).

Esempio di aggiornamento sullo stato di salute del progetto: Il progetto procede nei tempi previsti.

4. Riassumi brevemente il resoconto sullo stato

Il riassunto del resoconto sullo stato del progetto dovrebbe essere breve, due o tre frasi al massimo. L'obiettivo è dare un rapido aggiornamento dei fatti più importanti a quelle persone che non hanno avuto il tempo di leggere tutto il resoconto.

Questa è la prima parte del resoconto, quindi il posto migliore dove: 

• includere i punti salienti

• mettere in evidenza gli ostacoli più importanti

• annotare rischi inaspettati

Esempio di riassunto dello stato del progetto: I risultati del nostro sondaggio sono stati raccolti e ora sono in fase di revisione. Da una prima analisi, si nota una soddisfazione dei dipendenti dell'80%, in crescita di 3 punti percentuali rispetto al sondaggio precedente. Il comitato per il coinvolgimento sta lavorando con il team esecutivo a nuove iniziative di partecipazione da implementare nelle nostre aree chiave, che includono crescita professionale e trasparenza.

5. Aggiungi una panoramica a livello generale per ogni area chiave

In base al progetto, le aree chiave possono cambiare in ogni resoconto o restare le stesse. Per esempio, in un progetto Agile in continuo miglioramento, probabilmente userai aree chiave dinamiche che coprono le attività svolte dal team durante l'ultimo sprint. In alternativa, per un progetto di pianificazione di un evento, esiste un numero definito di aree chiave che vorrai sempre analizzare, ad esempio promozione, iscrizioni e relatori. 

Per ogni area chiave nel resoconto sullo stato di un progetto, aggiungi un elenco puntato che fornisca un aggiornamento sui progressi, i risultati e le prossime attività.

Esempio di panoramica a livello generale per un'area chiave: Risultati del sondaggio

• Il sondaggio sulla soddisfazione è stato completato dal 70% dei dipendenti.

• Il tasso di soddisfazione complessivo è dell'80%.

• Solo il 57% dei dipendenti ha risposto di avere un chiaro percorso di carriera, un calo del 5% rispetto al sondaggio precedente. 

• Il 41% dei dipendenti ha indicato la trasparenza come il miglioramento che più vorrebbe vedere.

6. Aggiungi collegamenti ad altri documenti o risorse

Anche se non dovresti includere ogni minimo dettaglio relativo all'avanzamento del progetto, alcune persone desiderano avere informazioni approfondite. Per questi stakeholder, aggiungi collegamenti a documenti o risorse che includono informazioni più specifiche sul progetto, come collegamenti a traguardi specifici del progetto, o sulla portata più ampia del progetto, ad esempio un riferimento agli obiettivi aziendali ai quali il progetto sta contribuendo.

Esempio: Includi un link al sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti e agli OKR aziendali che riguardano l'aumento del coinvolgimento dei dipendenti nel corso dell'anno fiscale.

7. Evidenzia gli ostacoli incontrati dal progetto

Tutti i progetti incontrano degli ostacoli, che potrebbero essere rischi di progetto, aumenti imprevisti del budget o ritardi che hanno un impatto sulla cronologia del progetto. Aggiornare gli stakeholder nel momento in cui si verificano i problemi aiuterà tutti ad adattarsi e fare in modo che tutto proceda come previsto.

Esempio di ostacolo: Il team esecutivo vuole esaminare i risultati prima che il comitato per il coinvolgimento si riunisca di nuovo, ma non potrà farlo per altre tre settimane. Ciò ritarderà la tabella di marcia del progetto.

8. Metti in evidenza i passaggi successivi

Puoi includere un elenco dei prossimi passaggi, complimenti che vuoi fare a qualcuno o qualsiasi altra cosa tu voglia evidenziare.

Esempio: Grazie Sarah A. per aver inviato tutte quelle comunicazioni ai dipendenti, incoraggiandoli a partecipare al sondaggio!

Modello per creare un resoconto sullo stato di un progetto

Per mettere rapidamente in pratica tutto ciò che hai imparato nella sezione precedente, scrivi il tuo prossimo resoconto sullo stato di un progetto utilizzando questo modello di facile compilazione.

Nome del resoconto

Dai un nome al tuo resoconto. Può essere semplicemente composto dal nome del progetto e dalla data del resoconto.

Stato di salute del progetto

Il progetto procede secondo i piani, è a rischio o in ritardo?

Riepilogo

Includi qui una breve descrizione degli aspetti più importanti del resoconto. Ricorda che gli stakeholder che hanno poco tempo a disposizione potrebbero guardare solo questa sezione, quindi includi i punti salienti e gli ostacoli di cui tutto il team deve essere a conoscenza.

Area chiave 1: panoramica a livello generale

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

Area chiave 2: panoramica a livello generale

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

Area chiave 3: panoramica a livello generale

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

• Dettagli specifici sullo stato di avanzamento, risultati ottenuti e lavoro in programma.

Informazioni e collegamenti aggiuntivi 

Collegamenti a dettagli rilevanti o a informazioni a livello generale sul progetto che potrebbero interessare gli stakeholder. Questa sezione consente ai membri del team di approfondire i dettagli specifici o capire in che modo l'iniziativa rientra negli obiettivi strategici più ampi. 

Ostacoli

Stai affrontando delle difficoltà? Come le risolverai?

Note aggiuntive o punti salienti

Ci sono altre cose che il tuo team deve sapere? Quali sono i prossimi passaggi principali? 

Esempio di resoconto sullo stato del progetto

Sebbene una guida pratica su come scrivere dei resoconti sullo stato di un progetto sia di aiuto, a volte è solo dopo aver visto un esempio reale che puoi davvero immaginare come potrebbe essere il tuo aggiornamento. Abbiamo pensato che potessi essere d'accordo, quindi ecco un esempio che potresti trovare utile.

Nome del resoconto: Lancio dell'ebook

Stato del progetto: Nei tempi previsti

Riepilogo

Grandi progressi questa settimana! Siamo ancora nella fase concettuale, ma Avery Lomax sceglierà un argomento questa settimana. I team responsabili dei contenuti e del design sono pronti a iniziare, una volta che avremo dato il via libera.

Idea:

• Il team responsabile della pianificazione si è riunito per discutere un argomento generale.

• Abbiamo tre idee finali e ne sceglieremo una venerdì.

• Un brief va consegnato al team responsabile dei contenuti il giovedì successivo.

Contenuti:

• Il team responsabile dei contenuti è pronto a iniziare a scrivere il testo non appena la nostra idea sarà finalizzata.

• Sta raccogliendo le informazioni aziendali pertinenti che dovrebbero essere incluse.

Design:

• Il team addetto al design ha esaminato cinque esempi di ebook, per determinare lo stile che preferiva.

• Sceglierà un modello entro martedì prossimo.

Note aggiuntive o punti salienti

• Silvia non sarà in ufficio tutta la prossima settimana. Qualsiasi domanda sui contenuti va indirizzata a Clara.

• Un grazie a Enrico per aver raccolto, organizzato e presentato una lista così ampia di argomenti tra cui scegliere!

Problemi/difficoltà:

Come sappiamo tutti, i tempi di consegna dell'ebook sono stretti. È fondamentale che usiamo tutti il nostro strumento di gestione dei progetti per rimanere organizzati e rispettare le tempistiche. Grazie!

Semplifica la creazione di resoconti con uno strumento di gestione del lavoro

Il resoconto illustrato qui sopra è chiaro e facile da seguire. Creandolo in uno strumento di gestione del lavoro come Asana, puoi compilare automaticamente ogni sezione tranne il riepilogo. Ecco come viene visualizzato il resoconto su Asana:

Buone pratiche per la creazione di resoconti sullo stato di un progetto

Ora sai cosa includere nel rapporto sullo stato di un progetto, ma potresti avere ancora altre domande. Queste buone pratiche ti aiuteranno a preparare un resoconto vincente.

Con quale frequenza dovresti creare i resoconti?

La frequenza con cui invii gli aggiornamenti dipende dal tipo di progetto che stai conducendo. Se è un progetto che va completato in breve tempo, o se procede rapidamente, punta a inviare resoconti settimanali sullo stato del progetto. In alternativa, se si tratta di un progetto a lungo termine, puoi inviarli ogni due settimane o ogni mese. La cosa più importante è assicurarti che gli stakeholder siano sempre aggiornati. 

Quando usi uno strumento per la reportistica, puoi assegnarti un'attività che ti ricordi di inviare un resoconto sullo stato del progetto in un giorno specifico della settimana. Questi promemoria semplificano il compito di tenere informati gli stakeholder, sia che tu stia inviando degli aggiornamenti di stato settimanali o resoconti sullo stato di avanzamento mensili. In entrambi i modi, gli stakeholder inizieranno ad aspettarsi i tuoi aggiornamenti, il che significa che ti contatteranno sempre meno (e apprezzeranno il fatto di essere tenuti al corrente).

Inviando regolarmente i resoconti, puoi evitare varie riunioni relative al progetto (sappiamo tutti come vengono viste le riunioni non necessarie). Evita le riunioni di aggiornamento e utilizza quel tempo per attività più importanti.

Chi dovresti includere?

Dipende dal progetto e dalle persone coinvolte, ma solitamente si invia un aggiornamento a tutti gli stakeholder impegnati nel progetto. Durante la fase di pianificazione del progetto, dovresti aver creato un'analisi degli stakeholder che identifica le persone interessate, gli sponsor e i membri del team, ma puoi fare riferimento al piano di progetto se hai dei dubbi.

Anche se il resoconto sullo stato del progetto di quella settimana non riguarda un particolare membro del team, dovresti comunque condividerlo con tutti. È importante che tutti abbiano una panoramica di livello generale. I membri del team che non devono consultare in maniera approfondita il resoconto possono leggere rapidamente il riepilogo, mentre le altre persone coinvolte possono leggere in maniera approfondita i dettagli forniti. 

Quanto dettagliato dovrebbe essere un resoconto?

Un resoconto sullo stato di un progetto non dovrebbe contenere ogni minimo dettaglio. Lascia che sia il lavoro a parlare: tu devi semplicemente occuparti dei dati più importanti e aggiungere una nota di colore. Consideralo come una panoramica globale: dovrebbero essere incluse solo le informazioni più importanti che riguardano la maggior parte degli interessati.

Dovresti sempre indicare se il progetto è in linea coi tempi, a rischio o in ritardo, fornire un breve riepilogo delle attività completate e di quelle in programma, per poi collegare altre risorse per coloro che vogliono maggiori dettagli.

Dove scrivere il tuo resoconto sullo stato di un progetto?

Il modo migliore per redigere e condividere gli aggiornamenti sullo stato di un progetto è usare uno strumento di gestione del lavoro. Cercane uno che offra una panoramica dei progetti, in modo che il tuo team abbia un unico punto di riferimento per tutte le relative attività. In questo modo, invece di gestire i progetti in fogli di calcolo, avrai tutto in un unico posto: aggiornamenti di stato, brief del progetto, risultati chiave e traguardi importanti. I tuoi resoconti saranno facilmente condivisibili e le parti interessate potranno consultare quelli precedenti in qualsiasi momento, evitando di riempirti di email.

Chiusura di un progetto: riepilogo del lavoro

I resoconti di cui abbiamo parlato finora vengono sempre inviati nel corso di un progetto per tenere tutti aggiornati. Tuttavia, una volta concluso, è opportuno inviare un resoconto di sintesi finale. Consideralo un executive summary del tuo progetto. Ti consentirà di presentare agli interessati una sintesi del lavoro svolto e di chiudere ufficialmente il progetto.

Si tratta, ancora una volta, di fornire una panoramica globale. Invece di includere aggiornamenti e stato, spiegherai brevemente com'è andato il progetto. Ecco alcune domande a cui dovrebbe rispondere un resoconto riepilogativo.

• Quali erano gli obiettivi del progetto? Sono stati raggiunti?

• Il progetto è stato completato in tempo e rispettando il budget (se pertinente)?

• Quali risultati dovrebbero essere evidenziati?

• Quali difficoltà sono state riscontrate?

• Cosa si può imparare da questo progetto che può servire per quelli futuri?

Tieni informati tutti gli stakeholder con resoconti sullo stato che si scrivono da soli

Se stai cercando di offrire molto di più di quanto richiesto per il tuo prossimo progetto, prova a inviare aggiornamenti sullo stato del progetto. Mantengono il tuo senso di produttività, efficienza e responsabilità, dando a tutte le altre persone una rapida (e coinvolgente) panoramica di ciò che è successo. 

Usa le risorse che ti abbiamo fornito per creare resoconti che danno sufficienti informazioni senza scendere troppo nei dettagli. Trova una soluzione per gestire i progetti come Asana, che ha funzionalità progettate appositamente per aiutarti a scrivere i resoconti degli stati. Risparmierai tempo e avrai il massimo dell'organizzazione.