Traguardi del progetto: stabiliscili, raggiungili e celebrali

Se ti piace il project management (e speriamo che sia così), sai che i piani organizzati fanno risparmiare tempo e risorse. Di fatto, il Project Management Institute ha scoperto che "le organizzazioni che investono in project management riducono di 13 volte le spese, perché le iniziative strategiche vengono completate con maggior successo".

Tuttavia, non tutti i piani di progetto sono uguali. Diciamo che stai lavorando al tuo piano più recente. Hai definito obiettivi, attività, titolari delle attività e scadenze. Ci sono dipendenze e deliverable. Hai la certezza di aver messo a punto un piano di progetto che è un'opera d'arte e che porterà il team al successo. Ma hai incluso i traguardi?

Se il tuo progetto non ha traguardi, ti stai rovinando con le tue mani. I traguardi semplificano il tuo ruolo di capo progetto perché danno al tuo team degli obiettivi da raggiungere e allo stesso tempo mostrano agli stakeholder lo stato di avanzamento a un livello che li interessa. La buona notizia è che i traguardi sono facili da aggiungere a qualsiasi progetto (anche a quelli già iniziati) e offrono molteplici vantaggi.

Diamo un'occhiata a cosa sono i traguardi e in che modo possono aiutarti.

Cos'è un traguardo del progetto?

I traguardi definiscono dei punti specifici nella cronologia di un progetto. Sono punti di controllo che identificano il completamento di attività o gruppi di attività o il lancio di una nuova fase o attività. I traguardi si differenziano dagli altri elementi della cronologia perché non hanno un tempo di completamento. Immaginali come dei cartelli che garantiscono il rispetto delle tempistiche.

Perché i traguardi sono importanti?

I traguardi sono elementi essenziali, perché mettono in luce l'avanzamento del tuo piano di progetto. Aiutano a motivare e ad allineare il tuo team consentendo a tutti di visualizzare lo stato di avanzamento e a giudicare le priorità. Ti aiutano inoltre a tenere sotto controllo le date di scadenza, identificare date importanti e individuare i potenziali colli di bottiglia all'interno del progetto. Se togliessi tutte le attività dalla cronologia del progetto, i traguardi di darebbero comunque una panoramica dei passaggi o delle fasi principali del progetto.

È facile confondere i traguardi con altri aspetti del project management, analizziamone le differenze.

Traguardi vs obiettivi

Gli obiettivi sono i risultati che desideri raggiungere; i traguardi invece analizzano quello che è già stato fatto. Pensa ai traguardi come ai pioli di una scala che ti porta verso il raggiungimento di un obiettivo.

Esempio: il team di marketing che sta lavorando a un'iniziativa di rebranding di tutta l'azienda (un progetto con tanti aspetti) potrebbe impostare l'obiettivo di completare il progetto entro la fine del terzo trimestre. Potrebbe quindi utilizzare i traguardi per contrassegnare decisioni o attività importanti come completate, ad esempio colori selezionati, modelli per il design creati, piani di lancio approvati, ecc.

Traguardi vs fasi di progetto

I traguardi spesso coincidono con l'inizio o il completamento delle fasi di progetto (ad esempio avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura). Per completare una fase di progetto potrebbero volerci settimane o mesi e potrebbero servire diverse attività e membri del team. Un traguardo è un "segno di spunta" senza indicazione temporale che contrassegna un avanzamento fondamentale che è importante riconoscere e comunicare.

Esempio: per un progetto di rebranding, la fase di avvio riguarderà molte attività, come gruppi di discussione per raccogliere idee sul nuovo brand e sessioni di brainstorming creativo. Un traguardo al termine della fase di avvio contrassegnerebbe la capacità del team di passare alla fase di pianificazione.

Traguardi vs deliverable di progetto

Un deliverable di progetto è un prodotto o un risultato, mentre un traguardo è un dato momento. I deliverable a volte sono la prova del completamento di un traguardo.

Esempio: i deliverable di un progetto di rebranding potrebbero includere il PDF della guida di stile aggiornata e i relativi file del logo. È importante comunicare (e celebrare!) il completamento di questi progetti, quindi il marketing manager potrebbe aggiungere un traguardo che indica il raggiungimento del risultato.

Traguardi vs attività

Le attività sono gli elementi costitutivi del tuo progetto, e ci vuole tempo per portarle a termine. I traguardi non hanno durata e sono piuttosto una linea di demarcazione che indica che un gruppo di attività è stato completato.

Esempio: un progetto di rebranding avrà molte attività di piccole e grandi dimensioni, come la creazione di loghi, l'impostazione di account social media e la scrittura di comunicati stampa. Un traguardo potrebbe contrassegnare il completamento di un gruppo di attività correlate.

Inserire i traguardi all'interno dei piani di progetto

I traguardi possono essere aggiunti a qualsiasi tipo di piano di progetto per consentirne un'esecuzione fluida. Possono essere particolarmente utili nella programmazione, in quanto dovranno essere posizionati accanto alle relative attività o fasi. L'impostazione di traguardi ti aiuta a concentrarti sulle date stabilite e modificare il piano di progetto in base alle necessità.

Puoi anche divertiti con i traguardi! Per esempio, puoi pianificare celebrazioni per quando vengono raggiunti traguardi importanti. Questo tipo di riconoscimento migliora il morale e la partecipazione.

Puoi aggiungere traguardi a un progetto in qualsiasi momento, quindi non aspettare il tuo prossimo progetto per iniziare. Inoltre, se hai dei progetti ricorrenti, puoi inserire i traguardi nei tuoi modelli ora, in modo da averli già pronti per il futuro.

Come creare un programma di traguardi del progetto

Pensa ai traguardi come a dati momenti piuttosto che a obiettivi, deliverable o attività. In questo modo, dovresti creare traguardi per rappresentare punti di controllo del tuo progetto. Dai un'occhiata al programma del progetto e identifica qualsiasi punto di controllo o momento importante. Ad esempio, se stai pianificando il lancio di un prodotto, probabilmente vorrai creare traguardi che rappresentano la finalizzazione dei messaggi sul lancio, il lancio della pagina web del prodotto e il lancio vero e proprio del prodotto.

Domande frequenti: quanti traguardi dovrebbe avere un progetto?

Non esiste un numero fisso di traguardi per un progetto. Alcuni progetti avranno solo due o tre traguardi, altri potrebbero averne una decina. Invece di cercare di raggiungere un certo numero di traguardi, impostali per eventi importanti che accadono durante l'avanzamento del progetto. Ricorda: i traguardi sono dati momenti, le attività che servono per raggiungerli dovrebbero essere rappresentate altrove nel progetto.

Impostare le scadenze dei traguardi di progetto

Poiché i traguardi sono dati momenti e non monitorano i progressi necessari ad arrivare a quei momenti, dovresti impostare le scadenze dei traguardi in modo che coincidano con il lancio dell'iniziativa. Ad esempio, se stai pianificando un evento virtuale, il tuo traguardo dovrebbe essere impostato per il giorno in cui l'evento ha luogo, non per il lavoro che serve per arrivarci. I traguardi identificano momenti importanti nell'avanzamento del progetto e ti aiutano a capire se il tuo progetto ha avuto successo o meno.

Esempi di traguardi di progetto

Un traguardo identifica un punto significativo nel tempo. Puoi utilizzare i traguardi nei tuoi progetti per rappresentare eventi come la ricezione di deliverable fondamentali, il completamento del lancio dei progetti, l'approvazione dei piani finali, la raccolta dei requisiti, l'approvazione del design, il completamento della fase del progetto e molto altro.

Ecco quattro esempi di come i traguardi possono aiutare il tuo team.

1. Contrassegnare attività fondamentali. Attività che devono essere completate entro una data specifica altrimenti il progetto verrà bloccato, ad esempio l'approvazione delle idee per la parte creativa di una campagna marketing.

2. Evidenziare la fine di una fase. La fine di una fase di una parte importante del lavoro, ad esempio la raccolta delle richieste di budget provenienti da ogni reparto ai fini della pianificazione aziendale.

3. Mettere in primo piano un evento o un deliverable importante. Un evento o un deliverable importante, ad esempio il completamento della costruzione di un nuovo ufficio che verrà aperto dall'azienda in modo da iniziare a trasferirvi le persone.

4. Concentrarsi sul raggiungere obiettivi e risultati fondamentali. Gli obiettivi del progetto e i risultati chiave, ad esempio raggiungere gli obiettivi di fatturato trimestrali per un prodotto che è stato lanciato da poco.

Creare resoconti relativi ai traguardi di progetto

L'impostazione dei traguardi è un buon inizio, ma non inizierai a raccoglierne i frutti fino a quando non inizierai a monitorarli e a creare dei resoconti che li riguardano. I traguardi sono un ottimo strumento per la creazione di resoconti per informare gli stakeholder che non vogliono aggiornamenti relativi a tutte le attività. Questa "panoramica" di dati ti aiuta immediatamente a visualizzare quali fasi sono state completate, se il progetto è nei tempi previsti per raggiungere traguardi futuri importanti e a capire quanto sei vicino al tuo obiettivo. Puoi anche avere una visione più granulare e visualizzare tutte le attività relative al traguardo; questo ti può aiutare a capire quali passaggi e titolari di attività hanno contribuito al raggiungimento di un traguardo o a identificare gli ostacoli.

Il monitoraggio dei traguardi ti consente di avvicinarti al tuo lavoro più importante e visualizzare il vero stato dei progetti, dandoti allo stesso tempo la conoscenza per condividere lo stato di avanzamento del progetto con sicurezza. Assicurati che il tuo strumento di project management includa aggiornamenti di stato relativi ai traguardi, in modo da tenere aggiornati i membri del team e gli stakeholder riguardo ai risultati ottenuti dal team e ai prossimi traguardi a cui state lavorando.

Suggerimento dell'esperto: cosa fare quando non raggiungi gli obiettivi dei traguardi

A volte il tuo team non rispetterà la scadenza di un traguardo. Può capitare ma, in base all'importanza del traguardo, questo potrebbe ostacolarti e ritardare la tua iniziativa o lancio. 

Se non rispetti gli obiettivi dei traguardi, fai un passo indietro col tuo team per capire cosa ha portato a questa situazione. La data del traguardo era sbagliata o troppo ambiziosa? Guarda le attività e i deliverable relativi al traguardo. Hanno subito dei ritardi? Spesso, con così tanti aspetti, è difficile sapere esattamente cosa succede e quando. Per evitare questi errori in futuro, cerca uno strumento di project management con una componente visiva, in modo da poter visualizzare i progetti in modalità diverse, ad esempio cronologie, calendari e bacheche Kanban.

Cosa non fare: le insidie più comuni relative ai traguardi di progetto

Impostare traguardi è un'arte, non una scienza. Non c'è un modo giusto e un modo sbagliato. Detto questo, ecco alcune delle insidie più comuni che i team affrontano quando iniziano a impostare i traguardi: 

• Impostare troppi traguardi. Il numero dei traguardi necessari dipenderà dalle dimensioni e dalle finalità dell'iniziativa. Evita di puntare a impostare un certo numero di traguardi "tanto per". Invece, presta attenzione alle attività fondamentali che il tuo team deve completare per far avanzare il progetto.

• Usare i traguardi come attività. I traguardi dovrebbero rappresentare un dato momento. Per monitorare il lavoro che devi svolgere per arrivarci, usa invece le attività. Usa quindi i traguardi per rappresentare il momento in cui un gruppo di attività dovrebbe essere completato.

• Separare i traguardi dal resto del lavoro. Il modo migliore per rispettare le scadenze e gestire un progetto di successo è avere tutto il lavoro in un unico posto. Assicurati che il tuo strumento di project management ti consenta di gestire attività, impostare traguardi e visualizzare lo stato di avanzamento del progetto in un unico posto.

È arrivato il momento di impostare i traguardi

Ora sai cosa sono i traguardi e in che modo possono avere un impatto positivo sulla pianificazione, l'esecuzione e la creazione di resoconti relativi ai tuoi progetti. Considerali un ulteriore strumento che puoi utilizzare per il project management, uno di quegli strumenti affidabili che puoi usare spesso. Quando inizierai a pianificare tramite i traguardi, non vorrai più creare un piano di progetto senza.

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