Nove modi per migliorare l'efficienza del tuo team sul lavoro

Ogni settimana, anche i migliori team affrontano ostacoli che impediscono loro di lavorare efficacemente. Riunioni improduttive, decine di email e il non sapere a cosa stanno lavorando gli altri possono impedire al tuo team di completare le attività della lista di cosa da fare e di farlo nella maniera migliore.

L'efficienza di un team è la capacità di un team di dedicarsi ad attività di valore eliminando i conflitti e le distrazioni. L'efficienza non è produttività fine a se stessa, ma piuttosto la capacità di creare un ambiente di lavoro produttivo e promuovere la collaborazione sul posto di lavoro, per migliorare le prestazioni globali del team.

Come migliorare l'efficienza del team?

Per migliorane l'efficienza, è necessario ridurre le barriere che il tuo team incontra quotidianamente e che ostacolano il lavoro che offre valore aggiunto. Secondo l'Anatomia del lavoro, i lavoratori di tutto il mondo dedicano la maggior parte del loro tempo (60%) ad attività superflue e solo il 27% a compiti che richiedono le loro reali competenze. Quando ne migliori l'efficienza, restituisci al tuo team il tempo per concentrarsi sul lavoro che conta di più.

La tua guida in nove passaggi per migliorare l'efficienza del team

Quali sono i segreti per una maggiore efficienza del team? Segui questi nove suggerimenti per rafforzare le tue capacità di gestione del progetto e migliorare sia la velocità che la qualità del lavoro del tuo team.

1. Elimina le riunioni non necessarie

Per citare Dave Barry, "Se dovessi identificare, in una parola, il motivo per cui la razza umana non ha raggiunto, e mai raggiungerà il suo pieno potenziale, quella parola sarebbe 'riunioni'".

Uno dei modi più semplici per migliorare l'efficienza del tuo team è eliminare le riunioni non necessarie. Questo non vuol dire che tutte le riunioni siano inutili. Le riunioni possono essere produttive, a condizione che ci sia un'agenda chiara, che vi partecipino le persone giuste e che tutti siano in grado di contribuire al raggiungimento di una soluzione, ma non sempre è così.

Se pianificate senza un ordine del giorno o un fine chiaro, anche brevi riunioni di 30 minuti possono finire per sottrarre tempo che il tuo team dovrebbe sfruttare per raggiungere risultati tangibili. Chiediti (e chiedilo anche al team) se quella riunione è veramente necessaria.

Domanda frequente: come faccio a sapere se una riunione è importante?

Prima di indire una riunione, chiediti se è davvero necessaria. A volte, per abitudine, fissiamo una riunione quando un'altra forma di comunicazione potrebbe essere più efficace. Eliminando le riunioni non necessarie, puoi dare a tutti più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta. Ad esempio, se stai pianificando una riunione per condividere un aggiornamento sullo stato di un progetto, inviare al tuo team un aggiornamento in formato digitale potrebbe essere una valida alternativa?

Alternative alle riunioni del team:

• Invece di programmare un aggiornamento del team, invia un resoconto sullo stato del progetto.

• Condividi una lavagna virtuale per un brainstorming, invece di indire una riunione.

• Anziché programmare riunioni per condividere delle informazioni, condividile in modo asincrono.

Potresti, invece, essere invitato a una riunione che ritieni non necessaria. Per esempio, se il tuo ruolo nella riunione non è chiaramente delineato, è assolutamente necessaria la tua presenza? Considera l'ipotesi di inviare un messaggio all'organizzatore per chiedere se serve davvero che tu partecipi.

2. Migliora l'efficienza delle riunioni

Alcune riunioni sono importanti e i team possono svolgere un ottimo lavoro quando si incontrano. Ma indipendentemente dal tipo di riunione che stai pianificando, ci sono alcuni semplici modi per renderla più utile, produttiva ed efficace.

1. Crea e condividi l'ordine del giorno prima della riunione. Per migliorare l'efficienza del team durante le riunioni, assicurati che queste abbiano sempre uno scopo. Potrebbe anche essere utile identificare argomenti non inerenti in modo da non andare fuori tema. Crea e condividi un ordine del giorno per consentire a tutti di essere sulla stessa lunghezza d'onda. Se ci sono documenti supplementari da leggere, condividi anche quelli.

2. Stabilisci le regole della riunione. Che la riunione sia in presenza o virtuale, definisci e condividi le convenzioni da rispettare come team o azienda. I membri del team dovrebbero mettere via i loro computer portatili? Se si tratta di una chiamata virtuale, il video dovrebbe essere attivato? Se più persone hanno qualcosa da condividere, chi dovrebbe essere a iniziare prima? Condividi queste regole prima della riunione.

3. Stila un verbale fruibile. Prima di iniziare, affida a qualcuno l'incarico di stilare il verbale della riunione. L'ideale sarebbe che questo venisse creato nello stesso strumento usato per condividere l'ordine del giorno. Nel verbale andrebbero inserite anche eventuali attività da svolgere, con i rispettivi incaricati e le date di scadenza.

4. Raccogli feedback per aumentare l'efficienza. Consulta regolarmente il tuo team per assicurarti che le riunioni siano utili anche a loro. Se solo una minoranza sembra beneficiarne, allora usa strumenti digitali per gli aggiornamenti o resoconti sullo stato di avanzamento di un progetto.

3. Assegna la priorità al lavoro in base ai risultati chiave

Può capitare che, a un certo punto, ciascuno dei tuoi dipendenti abbia dieci attività diverse da completare tra vari progetti e che in quel momento, ognuna di esse sembri importante e urgente. Da dove dovrebbero iniziare? A cosa dovrebbero dedicare la maggior parte del loro tempo e delle loro capacità intellettuali per svolgere al meglio il loro lavoro?

Ovviamente, alcune attività e progetti sono più importanti di altri. È qui che entra in gioco l'avere una serie di obiettivi ben definiti e un'idea di come raggiungerli. I tuoi obiettivi a breve termine forniscono una solida base per quelli a lungo termine, come una roadmap di un prodotto o il piano di rilascio di un software. Avere una visione chiara di quali attività si allineano con gli obiettivi dell'azienda o del reparto aiuta a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e consente ai singoli membri del team di prendere decisioni che hanno un impatto sul quadro generale.

Collegare gli obiettivi aziendali al lavoro individuale

Quando hai una visione chiara di come il tuo lavoro si collega agli obiettivi e alle finalità aziendali, puoi capire meglio quali progetti e quali attività avranno il maggiore impatto. Infatti, secondo l'Anatomia del lavoro, i dipendenti che sono consapevoli di come il loro lavoro influisca sulla missione della loro organizzazione sono due volte più motivati delle loro controparti.

Concentrati su queste attività prima di passare a compiti meno importanti. Se un'attività o un progetto non supporta gli obiettivi, le finalità o la missione più ampi e generali della tua azienda, valuta se è necessaria o meno.

Claire Knebl, Direttrice marketing di Ritual, guida un team altamente efficiente e impegnato concentrandosi sui clienti. "Mi prendo una settimana per entrare nella mente dei miei clienti, prima di iniziare qualsiasi campagna. Cerco di apprendere il più possibile su di loro, spesso attraverso conversazioni informali, per capire come vivono ogni giorno".

4. Elimina, rinvia, delega o riduci il lavoro con bassa priorità

Ci saranno inevitabilmente momenti in cui i membri del tuo team avranno troppo da fare. Senza un sistema per aiutarli a eliminare, rinviare, delegare o ridurre il lavoro non prioritario, l'efficienza lavorativa ne risentirà. Infatti, secondo la nostra ricerca, l'85% dei dipendenti dichiara di aver avuto una mole eccessiva di lavoro e il 42% ritiene che il morale del personale sia basso a causa del troppo lavoro.

Puoi migliorare l'efficienza del tuo team e aumentare la felicità sul posto di lavoro con una buona gestione del carico di lavoro. Un modo semplice per gestire i carichi di lavoro del tuo team consiste nell'eliminare, rinviare, delegare o ridurre le attività non prioritarie. Controlla il quadro generale del tuo progetto e identifica che cosa deve essere fatto tramite una valutazione delle necessità e quali attività hanno la priorità.

• Partendo dal principio delineato nel secondo suggerimento, se un aspetto di un progetto non supporta un obiettivo aziendale generale, eliminalo.

• Se c'è un progetto più urgente che ha un impatto maggiore sugli obiettivi del team, completa l'attività e rimanda un'attività meno importante a quando hai più tempo per svolgerla.

• Se ci sono due attività di uguale importanza assegnate a una persona, delegane una a un altro membro del team che ha maggiore disponibilità.

• Se c'è un'attività che non puoi rinviare, eliminare o delegare, trova dei modi per ridurre il tempo necessario per completarla. Elimina le riunioni relative a quell'attività o riducine la durata o la frequenza. Puoi anche dedicarti agli aspetti di un progetto che hanno la priorità più alta e rimandare il resto a un secondo momento.

Domanda frequente: come posso iniziare a gestire il carico di lavoro?

La gestione del carico di lavoro è il modo in cui distribuisci e gestisci il lavoro all'interno del tuo team. Per iniziare, devi prima conoscerne il carico di lavoro e la capacità produttiva. Puoi monitorare questi aspetti in una piattaforma di gestione del carico di lavoro. Una volta che hai messo insieme un elenco completo di tutte le attività e di quelle di cui è responsabile il tuo team, puoi allocare le risorse in base alla capacità. In questo modo, puoi anche modificare il carico di lavoro del team secondo necessità, per prevenire il burnout e la noia.

In qualità di Direttrice marketing di Ritual, Claire Knebl consiglia di scegliere tre cose su cui concentrarsi ogni settimana. "Di solito, si riescono a fare solo tre grandi cose in una settimana. La prima dovrebbe essere qualcosa di importante e strategico. Anche la seconda dovrebbe essere importante ma più semplice, in modo da poter essere cancellata prima dall'elenco. E la terza dovrebbe essere un'attività di supporto".

5. Sfrutta i punti di forza del tuo team quando assegni il lavoro

Non esistono due dipendenti uguali. Ogni persona ha esperienze, punti di forza e deboli diversi che la rendono un membro prezioso del tuo team. Allo stesso modo, a persone diverse piace fare lavori diversi. Ad esempio, un componente del tuo team potrebbe divertirsi a condurre e organizzare una ricerca in un resoconto, mentre un altro sarebbe disposto a tutto pur di non compilarne i risultati.

Sapere chi nel tuo team eccelle in una particolare abilità e trovare un modo affinché si possa dedicare ai lavori che preferisce può aiutare a semplificare attività e progetti. Inoltre, se sai che una persona è felice di lavorare a un'attività specifica, sarà più probabile che lo faccia meglio e la completi più velocemente. Assegnare a ciascun membro del tuo team un lavoro che trova gratificante o stimolante può aiutare tutti a fare del loro meglio.

6. Definisci il lavoro del tuo team prima di iniziare

Una volta che sai cosa deve essere fatto e chi lo farà, è il momento di stilare un piano d'azione per il tuo team. Avere un piano ben congegnato, che è stato chiaramente organizzato fin dall'inizio, può eliminare attività superflue in futuro.

Per iniziare, accertati che ogni progetto del tuo team abbia un piano chiaro. Pianificare un progetto dall'inizio assicura che le scadenze siano realistiche per ogni traguardo di un progetto, fino al completamento. Ogni persona sa chi è responsabile del completamento di un pezzo del puzzle e ha una visione a 360 gradi di ciò che è in corso e che è stato completato. A questo punto, coordina e pianifica tutti i tuoi progetti del tuo programma per sfruttare al meglio il tempo del tuo team.

Sette elementi essenziali di un piano di progetto

1. obiettivi

2. metriche del successo

3. stakeholder e ruoli nel team

4. budget

5. traguardi e risultati finali

6. cronologia e programmi

7. piano di comunicazione

Uno strumento di gestione del lavoro può aiutarti a impostare tutte le attività minori che portano a raggiungere un obiettivo più grande. L'utilizzo dei modelli di Asana può aiutarti a replicare un processo che ha funzionato in precedenza e ad assicurarti che nessun passaggio venga tralasciato o che nulla vada perduto.

7. Promuovi la collaborazione interfunzionale

Solo perché lavori in un ufficio diverso, non significa che non puoi collaborare. Dopotutto, stai lavorando allo stesso obiettivo come parte di un'azienda più grande. Sapere a cosa stanno lavorando gli altri può favorire la collaborazione tra i team quando il lavoro e gli obiettivi si sovrappongono.

Gli strumenti di gestione del lavoro possono aumentare la visibilità tra i team, collegando ogni fase di un progetto con una serie di obiettivi specifici. Questi strumenti possono fungere da centro nevralgico per condividere ciò a cui stai lavorando con il resto del team e identificare le aree in cui le persone con responsabilità diverse possono collaborare. Condividendo un punto di riferimento unico con il tuo team, puoi potenziare il lavoro di squadra e ridurre gli ostacoli al lavoro di maggiore impatto, in modo che il tuo team possa essere più efficiente.

Jina Kim, specialista della conformità di Carta, un'agenzia di trasferimento registrata alla SEC che aiuta le aziende pubbliche e private a emettere e gestire titoli, si affida ad Asana per promuovere la collaborazione tra le diverse unità aziendali, verificare chi sta lavorando a cosa e identificare l'impatto di ogni progetto assegnato a un team o a uno dei suoi membri sul resto delle attività.

"Per esempio, il team di supporto arriva al lavoro e si rende conto che qualcosa è cambiato nel prodotto durante la notte. Ha bisogno di un modo per scoprirlo", afferma Jina.

8. Promuovi giornate intere senza riunioni

Dover partecipare alle riunioni può influire negativamente sulla produttività, ostacolando la concentrazione e il completamento di un progetto. Avere almeno un'intera giornata di lavoro mirato e senza interruzioni ti aiuterà ad aumentare l'efficienza e la produttività.

In Asana, abbiamo i mercoledì senza riunioni, il che consente a tutti di concentrarsi sul lavoro senza preoccuparsi di altro. Chiediamo ai dipendenti di evitare di organizzare riunioni interne in questo giorno della settimana e di rispettare i programmi di ognuno. Ciò consente ai membri del team di avere tempo per lavorare, invece di limitarsi a parlare del lavoro. Di conseguenza, il team ha più tempo per analizzare, eseguire e rivedere i processi critici dei progetti. Molti dipendenti citano i mercoledì senza riunioni come il loro giorno preferito della settimana e spesso completano i progetti proprio il mercoledì.

9. Definisci la finalità dei diversi canali di comunicazione

Ogni team ha a disposizione una varietà di strumenti di comunicazione, ma sono utili solo se sa come e quando usarli. La maggior parte dei team è già sommersa dagli strumenti: il dipendente medio utilizza dieci app al giorno. Non solo questo cambio di contesto è estenuante, ma può anche rendere difficile reperire le informazioni quando servono.

Per aiutarli, definisci chiaramente quando usare ciascun canale di comunicazione: per le comunicazioni esterne con fornitori e clienti, limitati alle email; per risposte immediate alle domande, usa un'app come Slack; per pianificare e gestire le attività e per tutte le comunicazioni che le riguardano, utilizza uno strumento di gestione del lavoro come Asana.

Domanda frequente: quando il numero di strumenti diventa eccessivo?

Sebbene gli strumenti di comunicazione possano rendere il tuo team molto più efficiente, un utilizzo poco coerente può creare più lavoro. Se vedi che un altro canale assolve allo stesso scopo di uno strumento (offrendo vantaggi aggiuntivi e unici), allora quello strumento dovrebbe essere eliminato. Di conseguenza, il tuo team avrà bisogno di meno strumenti per comunicare e potrà utilizzare ognuno di essi al meglio.

In una piattaforma di gestione del lavoro come Asana, puoi integrare tutti i tuoi strumenti di lavoro preferiti. In questo modo, il tuo team ha accesso a tutte le informazioni di cui ha bisogno, in un unico posto.

Aiuta il tuo team a essere più efficiente che mai

Migliorare l'efficienza è un processo continuo. Può sembrare un compito arduo, ma semplici strumenti e strategie possono aiutare a rendere tutti i membri del tuo team più efficienti. Inoltre, maggiore sarà la facilità con la quale tu e il tuo team usate questi strumenti, più l'efficienza diventerà un aspetto naturale e una parte integrante di qualsiasi progetto. Scopri di più su come Asana può aiutare te e il tuo team a diventare più efficienti e sulle idee da mettere in pratica all'interno della tua organizzazione.