Quindici segreti per creare una lista di cose da fare davvero efficace

Una lista di cose da fare non è altro che un elenco di quello che devi fare. Ciò significa che, praticamente, può includere qualsiasi cosa. Ma solo perché hai messo per iscritto quello che devi fare, non significa che la lista sia effettivamente utile. Monitorare in modo efficace le scadenze delle tue attività può aiutarti a stabilire le priorità e a lavorare al meglio. Troppo spesso, però, la lista è disorganizzata e disconnessa dal lavoro che effettivamente svolgi, il che causa confusione e ti impedisce di dedicarti a ciò che conta davvero.

La buona notizia è che scrivere una lista di cose da fare non deve essere un'attività futile. Prendi il controllo delle tue cose da fare con questi 15 segreti per creare una lista che funzioni davvero.

Tanto per iniziare, di' addio alle liste di cose da fare scritte

Se non l'hai già fatto, il primo passo per creare una lista di cose da fare che funzioni davvero è usare un'app apposita. Le liste di cose da fare scritte consentono di provare la soddisfazione di cancellare quanto è stato portato a termine, ma sono anche il modo peggiore per monitorare ciò che va fatto. La verità è che una lista di cose da fare scritta è disorganizzata, soggetta a errori, facile da perdere e inefficace.

Utilizza invece un'app per creare liste delle cose da fare che, a differenza di una lista scritta, offre diversi vantaggi.

• Ordinamento e priorità del lavoro. Se vuoi cambiare l'ordine delle cose da fare sulla tua lista, devi riscrivere tutto. Con un'app, invece, puoi facilmente spostare le voci. Non solo: la maggior parte di queste app consente di monitorare la priorità con etichette personalizzate.

• Impossibile da perdere. A differenza di una lista di cose da fare scritta a mano, non puoi "perdere" quella online e vi potrai accedere e apportare modifiche ovunque ti trovi.

• Aggiunta di ulteriore contesto alle cose da fare. La maggior parte delle app per creare liste di cose da fare consente di aggiungere ulteriori informazioni nella descrizione. In un elenco scritto, tutto ciò che puoi fare è riportare un paio di parole per descrivere ciò a cui devi lavorare. In un'app, ogni cosa da fare ha una descrizione espandibile, in cui puoi aggiungere qualsiasi dettaglio pertinente all'attività, documenti di lavoro o informazioni importanti.

• Creazione di liste separate nello stesso posto. Prima di scegliere un'app per le liste delle cose da fare, assicurati che consenta di crearne più di una. Ad esempio, potresti voler creare una lista di cose da fare per le tue attività, un'altra per quelle del tuo team e una terza per il tuo sviluppo professionale. Un'app che offre questa possibilità ti consente di archiviare tutte le cose da fare in un unico posto.

• Impostazione di scadenze, promemoria e notifiche. Le cose da fare non hanno molto senso se non vengono fatte in tempo. Con un'app, puoi monitorarne la scadenza e impostare promemoria o notifiche per assicurarti di portarle a termine entro la data stabilita.

• Collaborazione. Quando la tua lista di cose da fare è organizzata e le tue priorità sono chiare, puoi contribuire meglio ai progetti e alle iniziative del team. In altre parole, più sei organizzato, più sarà facile collaborare con il tuo team.

Se stai cercando un'app per creare liste delle cose da fare, prova Asana, uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutarti a organizzare le attività in modo da sapere esattamente cosa c'è da fare, perché è importante farlo e come farlo. Usa Asana per monitorare il tuo lavoro e ricollegarlo a progetti più grandi, aggiornare i membri del tuo team e assicurarti che nulla vada perso.

Quindici segreti per una lista di cose da fare migliore

Se vuoi migliorare la tua lista di cose da fare, prova questi 15 suggerimenti per aumentare la chiarezza e ridurre le inefficienze. Tieni presente che la maggior parte di questi suggerimenti presuppone che tu stia utilizzando un'app per la lista delle cose da fare per organizzare il tuo lavoro e aumentare la produttività.

1. Prendi nota di tutto

È meglio annotare qualcosa e contrassegnarla come completata in un secondo momento, piuttosto che dimenticare ciò che volevi fare. Spesso, le idee migliori ci vengono in mente quando non abbiamo modo di prenderne nota, ma l'ispirazione non aspetta. Se hai un'intuizione su come migliorare un progetto o un'idea brillante da proporre al capo, aggiungila alla tua lista di cose da fare.

Questo è anche il motivo per il quale è importante scegliere un'app per la creazione di liste di cose da fare che sia ottimizzata per mobile. In questo modo, se sei in viaggio, puoi prendere note senza doverle tenere a mente fino a quando non sei di nuovo davanti al computer.

Poter fare meno affidamento sulle nostre capacità mentali e sulla memoria semplifica la vita. Asana ci aiuta a ridurre il carico cognitivo delle persone e a fornire chiarezza.”

2. Liste, liste e ancora liste

Uno dei motivi per cui le liste delle cose da fare tendono a diventare opprimenti è perché finiscono per contenere un miscuglio casuale di voci. Potresti stare lavorando a diversi progetti e scrivere un promemoria per ricordarti di rivedere il brief della prossima campagna accanto a una nota sulla ricerca di fornitori per un evento, e ciò può creare confusione. Non c'è da stupirsi se poi finisci per sentirti sotto pressione.

Per avere il controllo della tua lista di cose da fare e ottenere il massimo dal tuo lavoro, valuta la possibilità di creare più di una lista. Per esempio, assicurati che ogni progetto o iniziativa di grandi dimensioni ne abbia una propria. Inoltre, prendi in considerazione la creazione di una lista per le attività che vanno svolte subito, un'altra per le idee relative a progetti futuri e una terza per i promemoria personali. In questo modo, puoi accedere alla lista che ti serve in quel momento e concentrarti meglio su ciò che devi fare.

3. Organizza la tua lista di cose da fare per flusso di lavoro, priorità o data di scadenza

Riorganizzare la tua lista di cose da fare ogni giorno è una perdita di tempo, anche se a volte può essere divertente. Resisti alla tentazione strutturandola al meglio. Se la tua app lo consente, valuta se creare delle sezioni per i diversi tipi di attività. In questo modo, potrai ordinarle per progetto o priorità, a seconda delle tue preferenze.

4. Rendila fruibile

La tua lista di cose da fare non è il posto dove appuntare pensieri o obiettivi. Sebbene sia importante annotare anche questi dettagli, se tieni tutto in un'unica lista, le attività che contano davvero potrebbero andare perse o finire sepolte. Cerca invece di riportarle in uno strumento di gestione degli obiettivi o dei progetti. In questo modo, avrai ancora accesso a tutti i tuoi pensieri e obiettivi importanti, mantenendo in ordine la tua lista.

Anche se è importante memorizzare pensieri e obiettivi separatamente dalla tua lista di cose da fare principale, dover passare da uno strumento a un altro può diventare stressante. Cerca invece un modo di riportare tutte queste informazioni nello stesso strumento, come Asana.

5. Prima i verbi, poi i dettagli

Oltre ad assicurarti che ogni cosa da fare sia attuabile, ti consigliamo di aggiungere un verbo all'inizio del nome dell'attività. Anche se non è obbligatorio, usare un verbo ti fornirà una rapida panoramica di ciascuna attività.

Per esempio, l'attività Tre immagini per annunci su Facebook non dice molto, ma se all'inizio aggiungi "creare", tutto diventa più chiaro: Creare tre immagini di annunci di Facebook. Le liste di cose da fare con verbi nei titoli ti danno le informazioni di cui hai bisogno a colpo d'occhio.

6. Assegna la priorità alle tue cose da fare

Per assicurarti di portare a termine in tempo le attività necessarie, è importante sapere quali sono più importanti. Che tu le metta in cima alla lista o utilizzi etichette personalizzate per contrassegnarne la priorità, assicurati che le attività chiave sia ben visibili, in modo da non dimenticarne nemmeno una.

Questo non vuol dire che devi occuparti prima delle attività più importanti. A volte, iniziare la giornata con un compito facile è il modo migliore per iniziare a rodare. In alternativa, puoi seguire la regola 80/20, che dice che puoi completare l'80% del tuo lavoro nel 20% del tempo per sbarazzarti delle attività meno impegnative. Anche se non svolgi prima il lavoro prioritario, assicurati di sapere cosa devi fare entro la fine della giornata.

Tornavo a casa, mettevo mio figlio a letto alle otto e poi mi dedicavo alla posta elettronica fino a mezzanotte, cercando di districarmi tra le varie email. Ora, con Asana, vado direttamente al sodo, perché posso identificare facilmente cos'è veramente importante.”

7. Specifica sempre una scadenza

Quando si tratta di occuparti delle tue cose da fare, non devi solo sapere cosa fare, ma anche per quando. Completare tutte le tue attività importanti nel giorno sbagliato non è molto produttivo. In altre parole, devi sempre sapere chi sta facendo cosa e per quando. Anche se non hai una scadenza rigida, è meglio definirne una e poi spostarla, piuttosto che non rispettarla affatto.

8. Suddividi il lavoro grosso in attività più piccole

Una delle difficoltà più grandi che si riscontrano nel riuscire a completare le cose da fare è vedere un'attività per il giorno seguente e rendersi conto che invece richiede una settimana di tempo.

Se riscontri spesso questo problema, prova a suddividere il lavoro in attività più piccole. Forse hai tempo fino al venerdì per completarlo, ma si tratta un grande incarico che richiederà più giorni. Suddividerlo in attività che puoi completare all'inizio della settimana sarà fondamentale per la riuscita del tuo progetto.

Grazie ad Asana abbiamo compreso qual era la mole di lavoro complessiva e quindi abbiamo ridefinito le priorità e creato una nuova strategia in base ai diversi tipi di attività.”

9. Raggruppa le attività simili

Raggruppando le attività simili, non solo riuscirai a completarle, ma aumenterai anche la tua produttività. Ogni volta che passi a un'attività o inizi un nuovo progetto, il tuo cervello ha bisogno di tempo per adattarsi. La verità è che gli esseri umani, in realtà, non sono bravi nel multitasking, quindi più cose da fare puoi raggruppare, più sarà facile per il tuo cervello.

In particolare, identifica le attività quotidiane che potresti raggruppare e semplificare. Se ci sono delle cose che fai ogni giorno, probabilmente non pensi nemmeno a quanto tempo vi dedichi. Prendi nota di quanto tempo ti stanno effettivamente portando via e cerca di capire se puoi gestirle in maniera più efficiente. Puoi raggrupparle o automatizzarle? Eliminando queste attività, non solo la tua lista di cose da fare guadagnerà in chiarezza, ma la tua produttività migliorerà.

10. Festeggia i tuoi progressi

Ogni volta che cancelli una voce dalla tua lista di cose da fare, hai realizzato qualcosa. È un bel risultato! Dovresti festeggiare, magari anche solo con una pacca sulla spalla.

In Asana, favorire la convivialità è uno dei nostri valori chiave: positività immancabile, niente è più importante per noi. Convivialità significa prendersi il tempo per divertirsi e offrire esperienze arricchenti durante la giornata lavorativa. Se usi già Asana, vedi unicorni e yeti volare nel monitor quando contrassegni un'attività come completata. Perché? La vera domanda è: perché no?

Le funzionalità di Asana, come gli unicorni che attraversano il monitor volando quando completi un'attività, rendono il lavoro meno un "obbligo" e più simile a un'esperienza divertente.”

11. Ordina la tua lista a fine giornata

Invece di passare metà della mattinata a spulciare la tua lista di cose da fare, organizza le tue attività la sera prima, così, quando accedi, sai già esattamente cosa c'è in agenda. Bastano dai cinque ai dieci minuti la sera prima per assicurarti di avere tutto pronto per affrontare la giornata senza indugi la mattina successiva.

12. Disattiva le notifiche

Le notifiche sono un ottimo strumento per fare un buon lavoro e qualsiasi app per le liste delle cose da fare che si rispetti ne avrà in abbondanza. Ciò che è altrettanto importante, tuttavia, è la funzione "snooze" o Non disturbare. In fondo, stai organizzando il tuo lavoro in modo da poter rendere di più e a volte ciò significa che devi concentrarti e non essere distratto da un suono casuale.

Le distrazioni hanno un costo, quindi ci siamo concentrati a eliminare tutte quelle che riusciamo. Con Asana, le persone riescono a trovare uno stato di flow e a svolgere il proprio lavoro senza interruzioni perché tutti sanno a che punto sono le attività e quali sono le loro responsabilità, senza bisogno di riunioni stand-up.”

13. Identifica ciò che non devi fare

Non vuoi sprecare tempo su lavori che non sono fondamentali. Quindi, pur volendo sempre annotare i dettagli nella tua lista di cose da fare, è anche importante eliminarli in maniera selettiva quando necessario.

Se monitori la priorità delle cose da fare, sai già quali sono più importanti e quali meno e quindi puoi modificarne la priorità quando è necessario. Monitorare le cose da fare non significa fare tutto ogni giorno: si tratta invece di avere il controllo sulle tue attività, in modo da poter portare a termine quelle più importanti.

14. Presta attenzione alle attività in ritardo

È capitato a tutti di avere delle attività che avrebbero dovuto essere completate la settimana precedente e che non siamo riusciti a portare a termine. In questi casi, chiediti perché non sono state svolte. Cosa ti ha impedito di farlo? Devi ridefinire le priorità o delegare a qualcun altro? C'è qualcosa di quell'attività che non capisci e che ti sta rallentando? Sapere perché sei in ritardo può aiutarti a essere più efficiente e a stroncare quegli arretrati sul nascere.

15. Collabora in un'unica piattaforma

Il monitoraggio delle attività deve avere uno scopo concreto. Non c'è bisogno di organizzare tutto e stabilire le priorità se non hai visibilità sul lavoro del tuo team e viceversa. I team più efficienti sono quelli che hanno un unico punto di riferimento che riunisce tutti i progetti a cui lavorano. In questo modo, tutti sanno chi è responsabile di cosa, possono dare il meglio di sé e contribuire al successo.

Ovviamente, riteniamo che Asana sia un'ottima soluzione, poiché consente al tuo team di organizzare le cose da fare, decidere perché vanno fatte e come. In questo modo, non sei solo tu a beneficiare della maggiore chiarezza ed efficienza.

Cancella dalla lista la voce "Imparare a creare una lista di cose da fare"

Stilare una lista di cose da fare significa organizzarsi e ottenere visibilità sul lavoro ed è a questo che servono questi 15 suggerimenti. Ma se crei un elenco di cose da fare per monitorare le attività, devi anche poter offrire e ottenere visibilità sul lavoro dei membri del tuo team. Cerca una soluzione per la creazione delle liste di cose da fare che offra funzionalità aggiuntive come la gestione delle attività e dei progetti.

Vuoi saperne di più? Scopri i vantaggi della gestione dei progetti con Asana.