Les avantages insoupçonnés de la communication asynchrone

Quand on pense à la communication asynchrone, nous viennent souvent à l’esprit les inconvénients qui y sont liés : équipes en décalage, échanges différés, tâches manuelles… Les membres d’équipe évitent souvent les communications en différé, puisqu’elles sont pour eux l’antithèse des conversations en face à face.

Et si nous vous disions que vous utilisez déjà des communications asynchrones au quotidien, et que celles-ci sont la clé de la réussite dans le monde moderne du travail ? Dans cet article, nous vous expliquerons la différence entre communications asynchrone et synchrone, nous étudierons les avantages et inconvénients de ces deux modes de communication, et nous vous aiderons à optimiser l’efficacité des communications asynchrones de votre équipe.

En quoi consiste la communication asynchrone ?

Ce mode de communication est particulièrement utile lorsque les interlocuteurs ne sont pas disponibles au même moment. Quand vous envoyez un message asynchrone, vous n’attendez pas une réponse immédiate de la part du destinataire.

Croyez-le ou non, vous utilisez déjà régulièrement la communication asynchrone

C’est la première fois que vous entendez parler de la communication asynchrone ? Pourtant, il s’agit d’un des types de communication les plus couramment utilisés au travail.

Et pour cause, vous envoyez chaque jour des messages asynchrones : des e-mails.

Dès que vous envoyez un e-mail, vous transmettez un message qui ne demande pas de réponse immédiate. L’e-mail est un exemple typique de communication en différé, même si nous n’en avons pas nécessairement conscience sur le moment.

Autres exemples de communications asynchrones :

• Documents partagés

• Messages vidéo enregistrés

• Outils de gestion de projet

• Rapports d’avancement

En quoi consiste la communication synchrone ?

La communication synchrone fait référence à tout échange qui a lieu en temps réel : une conversation en face à face, une réunion de brainstorming (en personne ou à distance) ou un tchat en ligne via Teams ou Slack, par exemple. Avec ce type de communication, la personne à qui vous vous adressez est en mesure de répondre instantanément.

Exemples de communications synchrones :

• Réunions en personne

• Réunions en visioconférence avec des outils tels que Zoom et Google Meet

• Messages instantanés via des outils tels que Slack et Teams

• Appels téléphoniques

Communications synchrone et asynchrone : avantages et inconvénients

La communication asynchrone ne doit pas être utilisée en vase clos. Vous aurez certainement besoin de temps à autre d’obtenir une réponse rapide ou d’avoir un échange en face à face pour résoudre un problème. La communication synchrone a ses avantages, mais aussi quelques inconvénients. Découvrez ci-dessous les points positifs et négatifs de ces modes de communication.

Communication asynchrone : avantages et inconvénients

Chez Asana, nous tirons largement parti de la communication asynchrone, car elle permet d’augmenter la productivité et de limiter les tâches d’organisation (ou « work about work »). Malgré tout, ce mode de communication a quelques inconvénients.

Avantages :

• Favorise l’état d’hyper-concentration et le travail approfondi. Les équipes passent moins de temps en réunion, ce qui leur permet de mieux se concentrer et de garder le rythme. L’état d’hyper-concentration est la sensation d’être tellement concentré que le temps semble suspendu : impossible d’atteindre cet état lorsque vous êtes constamment interrompu !

• Bénéficie particulièrement aux équipes décentralisées qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires. Si les membres de votre équipe ne sont pas tous au même endroit, la communication synchrone peut s’avérer délicate. Dans ce cas, communiquer en différé vous permet de veiller à ce que chacun reçoive les informations nécessaires au moment qui lui convient le mieux, via un mode de communication adapté.

• Enregistre toutes les communications. Que vous envoyiez un message écrit ou une vidéo enregistrée, toutes les communications asynchrones sont consignées. Ainsi, les membres d’équipe ont la possibilité d’accéder facilement aux enseignements ou aux informations liées à d’anciens projets.

• Encourage une communication claire et approfondie. Les membres d’équipe peuvent prendre le temps de réfléchir et de peaufiner leur message. L’occasion pour eux de fournir d’éventuelles informations manquantes et de transmettre des renseignements complets et clairement formulés.

• Favorise de meilleures solutions. Souvent, nous planifions une réunion en personne ou en visioconférence pour résoudre un problème en temps réel. En offrant à vos collègues l’occasion de résoudre les problèmes à leur propre rythme, vous leur accordez plus de temps pour y réfléchir et ainsi trouver une meilleure solution.

• Encourage votre équipe à travailler quand elle est la plus productive. Certaines personnes sont plus efficaces le matin, alors que d’autres sont particulièrement productives en fin d’après-midi. Le travail asynchrone permet à chacun de définir son propre planning et de tirer le meilleur parti de sa productivité.

Inconvénients :

• Ne permet pas d’échanges en temps réel. Le principal inconvénient de la communication asynchrone est évident : elle ne permet pas d’échanger en temps réel. En fonction du type de message ou de son objectif, cette caractéristique peut être problématique.

• Prend du temps. Cet aspect est particulièrement vrai pour les formes écrites de communication asynchrone, qui sont plus détaillées, mais plus longues à créer.

• Réduit la transparence et la visibilité. Si vos outils de communication sont cloisonnés, la communication asynchrone peut compliquer la recherche d’informations et nuire à l’efficacité de vos collègues. Pour y remédier, regroupez toutes les informations dans vos outils de communication et permettez à tout le monde d'y accéder.

• Défavorise les relations interpersonnelles. Bien que plus efficace, la communication asynchrone ne vous permet pas d’échanger en temps réel avec votre équipe. Si vos collègues travaillent à distance, pensez à organiser des réunions et des activités de cohésion pour améliorer la dynamique d’équipe.

• Manque de repères visuels et de contexte. Faute d’échanges en face à face, la communication asynchrone n’offre pas les repères visuels propres à une conversation en personne. Envisagez de mener vos conversations importantes (résolution de conflits ou séances de feedback, par exemple) en personne pour éviter tout malentendu.

Communication synchrone : avantages et inconvénients

Les communications en temps réel constituent un moyen efficace d’échanger avec vos collègues et de résoudre les problèmes sur le vif. En revanche, ce mode de communication a quelques inconvénients considérables qui peuvent nuire à l’efficacité et à l’efficience de votre équipe.

Avantages :

• Permet la résolution immédiate des problèmes. Comme nous l’avons mentionné plus tôt, la communication synchrone a l’avantage de permettre la résolution de problèmes en direct. C’est votre meilleure option si vous avez besoin d’aborder une question ou de trouver une solution sur-le-champ.

• Favorise la communication interpersonnelle. Si vous abordez un sujet délicat ou que vous partagez des critiques constructives, la communication synchrone peut vous aider à éviter les oublis et autres malentendus.

• Renforce les liens. Si vous gérez une équipe, pensez à organiser des réunions individuelles avec vos subordonnés au moins une fois par semaine. Ce type de réunion synchrone vous offre l’occasion de faire le point sur chaque employé, de leur proposer votre soutien et de les aider à faire évoluer leur carrière.

• Favorise le travail d’équipe. Les discussions avec vos collègues, les activités de cohésion et les échanges en face à face sont essentiels à la réussite de votre équipe. Que vous travailliez sur place ou à distance, prenez le temps de réunir votre équipe sur une base hebdomadaire.

• Favorise l’échange d’idées. Certaines situations (les sessions de brainstorming ou les réunions de critique de design, par exemple) exigent une collaboration en temps réel pour favoriser l’échange de bonnes idées. Si l’énergie créative de votre équipe est essentielle à la communication, la collaboration synchrone vous sera plus utile que les échanges hors ligne.

Inconvénients :

• Interrompt le flux de travail. Nous avons tous connu ces journées entrecoupées de réunions qui viennent constamment interrompre notre flux de travail. Même si ces réunions peuvent être utiles, elles nuisent à votre productivité si elles sont trop nombreuses.

• Peut manquer d’utilité. Par défaut, beaucoup d’équipes organisent des réunions quand un simple e-mail ou une mise à jour de statut écrite auraient suffi. Avant de planifier une réunion, demandez-vous si elle est vraiment utile.

• Peut entraîner l’oubli d’actions à traiter. Vous avez organisé une séance de brainstorming, d’excellentes idées ont été proposées… Mais, faute d’avoir été correctement notées, elles ne sont pas exploitables.

• Nuit à la prise de décisions chez certains. Certaines personnes ressentent le besoin de prendre des décisions sur le vif pendant les réunions, avant même d’avoir pu comprendre toutes les informations fournies.

10 conseils pour utiliser efficacement la communication asynchrone

La communication asynchrone est un outil efficace qui vous permet de gagner en productivité, de préserver vos moments d’hyper-concentration et de mener à bien votre travail à forte valeur ajoutée. Pour tirer tous les bénéfices de ce mode de communication et assurer le succès de votre équipe, il vous faut mettre toutes les chances de votre côté.

Vous utilisez déjà la communication asynchrone au quotidien lorsque vous envoyez des e-mails. Cependant, si c’est la première fois que vous établissez des consignes en la matière, suivez les conseils ci-dessous pour vous lancer.

1. Créez un plan de communication

Le plan de communication regroupe toutes les informations relatives à la stratégie de communication de votre équipe. Il répond clairement à toutes les questions que pourrait se poser votre équipe en matière de communication, notamment :

• Quel canal de communication devons-nous utiliser dans tel cas ?

• Dans quels cas utiliser la communication synchrone ? Et la communication asynchrone ?

• Comment les informations importantes (rapports d’avancement de projet, par exemple) seront-elles transmises, et à quelle fréquence ?

Chez Asana, nous procédons ainsi :

• Nous organisons des réunions en personne ou en visioconférence avec des ordres du jour précis pour communiquer en temps réel.

• Nous utilisons Asana pour communiquer de façon asynchrone sur le travail (clarification des informations sur une tâche, mise à jour des rapports d’avancement de projet ou partage de documents clés, par exemple).

• Nous envoyons des messages directs sur Slack pour poser rapidement des questions et communiquer en temps réel à propos de mises à jour quotidiennes.

• Nous passons par différents canaux Slack pour envoyer des informations asynchrones à l’échelle des équipes.

• Nous envoyons des e-mails pour communiquer avec les intervenants externes.

2. Optimisez la visibilité grâce à un espace de travail partagé

Un espace de travail partagé sert de source unique de référence pour toute votre équipe. Il permet d’éliminer les silos et d’améliorer la visibilité sur les activités de chacun.

Cette caractéristique est particulièrement essentielle pour les équipes qui communiquent de façon asynchrone. Même si votre équipe parvient à espacer les réunions, vous aurez toujours besoin d’accéder aux informations d’une façon ou d’une autre. C’est là toute l’utilité d’un espace de travail partagé : en y stockant toutes les informations de projet, vous permettez à chacun de voir qui fait quoi et pour quand.

Évidemment, nous sommes convaincus qu’Asana est l’outil idéal. Sur Asana, toutes les communications sont liées à une tâche donnée, ce qui permet de toujours savoir de quoi parlent nos collègues. Chacun peut trouver les informations dont il a besoin, sans problème de cloisonnement ou de dossiers inaccessibles. La grande majorité des activités sont visibles de tous. Quand les parties prenantes ont besoin d’intervenir, elles sont en mesure de consulter toutes les communications passées en un seul et même endroit.

3. Intégrez la collaboration asynchrone à la culture d’équipe

Pour optimiser l’efficacité de la communication asynchrone, l’idéal est d’ancrer ce mode de communication dans l’état d’esprit de votre équipe. Si tous les membres de votre équipe ne jurent que par les réunions, ils risquent d’en organiser une pour partager des informations sur le statut d’un projet, même si vous avez décrété qu’un rapport écrit suffisait et que vous avez communiqué des consignes de rédaction en la matière.

Lorsque vous lancerez (ou relancerez) officiellement la communication asynchrone avec votre équipe, faites le point sur les situations dans lesquelles il convient d’organiser une réunion (ou de s’en abstenir). Encouragez les membres de votre équipe à ne pas assister aux réunions auxquelles ils estiment que leur présence n’est pas utile, ou à proposer de remplacer une réunion par un échange asynchrone.

Chez Asana, nous avons rassemblé ces consignes au sein d’un manifeste des réunions. Transmis à l’ensemble de l’entreprise, ce document explique dans quels cas organiser des réunions. Il présente aussi en détail les cas dans lesquels il n’est pas utile d’organiser une réunion : pour communiquer une mise à jour de statut ou d’autres informations d’ordre général, par exemple. Sachez aussi que pour être efficace, toute réunion doit avoir un ordre du jour et un objectif bien précis.

4. Indiquez vos horaires de travail

La communication asynchrone est particulièrement efficace lorsque les membres d’équipe vivent dans des fuseaux horaires différents. Les employés en télétravail ont tendance à communiquer de façon asynchrone par défaut, puisqu’ils ne se trouvent pas au même endroit au même moment.

Pour définir les moments où les membres de votre équipe seront en ligne et aptes à répondre aux questions, encouragez-les à indiquer leurs horaires de travail (dans un calendrier ou ligne ou sur leur profil dans divers outils comme Asana et Slack, par exemple).

5. Planifiez des temps de concentration

En plus de préciser vos horaires de travail, pensez à indiquer les moments pendant lesquels vous ne répondrez pas aux messages, même si vous êtes en ligne. Ces instants de haute concentration vous permettront d’accomplir du travail à forte valeur ajoutée.

Pour planifier et préserver votre temps de concentration :

• Planifiez votre temps de concentration dans votre agenda. Pour préserver votre temps de concentration, l’idéal est de le planifier dans votre agenda et de bloquer des créneaux de travail (« Time blocking »).

• Désactivez les notifications. Pendant votre temps de concentration, désactivez les notifications afin de ne pas être dérangé constamment. Utilisez des paramètres du type « Ne pas déranger » afin de faire savoir à vos collègues que vous êtes hors ligne, mais que vous reviendrez d’ici peu.

• Regroupez les réunions synchrones. Si possible, accordez-vous plus de temps de concentration et consacrez-vous au travail approfondi en regroupant vos réunions. Vous pouvez optimiser manuellement votre agenda ou tirer parti d’un assistant de calendrier comme Clockwise, idéal pour automatiser ce processus.

6. Créez des ordres du jour pour toutes les communications synchrones

Parfois, la meilleure façon de mener une tâche à bien consiste à en parler en temps réel. Les réunions sont particulièrement utiles pour communiquer des idées et échanger avec les parties prenantes.

Pour que les réunions soient vraiment efficaces, veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Pour ce faire, suivez ces trois étapes :

1. Veillez à ce que chaque réunion ait une utilité. Lorsque vous programmez une réunion, demandez-vous d’abord si un simple message ne suffirait pas. Dans le cas contraire, définissez le motif et l’objectif de la réunion.

2. Envoyez un ordre du jour et des documents préparatoires avant la réunion. Les réunions sont vouées à l’échec quand les participants ne sont pas sur la même longueur d’onde. Créez au préalable un ordre du jour pour que tout le monde sache quels sujets seront abordés. Des informations à connaître en amont ? Envoyez des documents préparatoires aux membres de l’équipe. Si une décision doit être prise pendant la réunion, ces documents permettront à vos collègues de réfléchir au problème et d’imaginer de premières solutions sans être pressés par le temps.

3. Respectez l’ordre du jour. Les réunions peuvent facilement être détournées de leur but. En tant que responsable de la réunion, vous pouvez décider d’autoriser cette digression ou de remettre votre équipe sur le droit chemin. Si besoin, utilisez des stratégies de gestion du temps comme le Timeboxing pour assurer le bon déroulement de votre réunion.

7. Mettez en place une journée sans réunion

Pour réduire le nombre de réunions asynchrones, pourquoi ne pas mettre en place une journée sans réunion ? Chez Asana, le mercredi sans réunion permet à chacun de se concentrer pleinement sur son travail, sans interruption.

8. Créez des opportunités d’échanges synchrones

Cette astuce est particulièrement utile aux équipes à distance qui n’ont pas forcément l’occasion d’échanger en face à face pendant la semaine. Utilisez un mode de communication synchrone pour réduire l’isolement et renforcer les liens entre les membres de votre équipe.

Vous pouvez par exemple créer un canal Slack ou programmer une discussion hebdomadaire pour permettre à votre équipe de communiquer et de se détendre. Certes, la communication asynchrone stimule la productivité, mais les échanges synchrones favorisent l’engagement et le sentiment d’appartenance.

9. Envoyez des exemples de communication à l’échelle de l’entreprise

Il se peut qu’à l’heure actuelle, les membres de votre équipe organisent des réunions par défaut. Si besoin, répertoriez les situations dans lesquelles utiliser des communications synchrones ou asynchrones. En cas de doute, vos collègues pourront consulter cette liste et choisir de maintenir ou d’annuler une réunion en conséquence.

Exemple :

Communication asynchrone :

• Rapports d’avancement de projet

• Message non urgent à propos du travail

• Plans de projet

• Questions sur un projet spécifique

• Signalement de dépendances ou de retards

• Partage d’informations

• Commentaires et approbations

Communication synchrone :

• Réunions de lancement de projet

• Séances de brainstorming

• Critiques et révision du design

• Réunions debout quotidiennes

• Réunions mensuelles avec toute l’équipe

• Réunion hebdomadaire de cohésion

10. Évitez les réunions en visioconférence de plus de 30 minutes

Lorsque vous planifiez une réunion, essayez d’en optimiser le plus possible la productivité. Pour ce faire, fixez une durée maximale de 30 minutes ou prévoyez une pause au bout d’une demi-heure si votre réunion est vouée à durer plus longtemps.

Pourquoi ? D’après une recherche récente menée par le Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives à l’université de Californie à Berkeley, la productivité des réunions baisse rapidement au bout de 30 minutes :

« Nous avons découvert qu’au bout d’une demi-heure d’appel en visioconférence, le cerveau éprouve une forte fatigue, ce qui nuit à la concentration. Si vous devez organiser des réunions de plus de 30 minutes ou plusieurs réunions d’affilée, prévoyez une pause d’une minute au bout d'une demi-heure afin de refaire le plein d’énergie mentale pour les 30 minutes suivantes. »

Quel est l’impact du télétravail ?

On fait souvent le lien entre le télétravail et la communication asynchrone. Certes, les télétravailleurs communiquent en différé par défaut. Cependant, que ce soit au bureau ou sur Zoom, chacun peut bénéficier de la hausse de productivité qu’offre la communication asynchrone.

Si la majorité de vos échanges professionnels à distance se fait en décalé, pensez tout de même à organiser des échanges en face à face pour que les membres de votre équipe se sentent à l’aise et intégrés. Quand vous optez pour la communication asynchrone, profitez-en pleinement.

Vers l’adoption d’un processus asynchrone

La communication asynchrone est une excellente méthode pour encourager votre équipe à donner le meilleur d’elle-même tout en gagnant en visibilité et en transparence. Ce type de communication augmente la productivité, aide votre équipe à prendre de meilleures décisions et améliore la visibilité des différents services sur les informations de projet clés.

Pour une communication asynchrone efficace, vous devez trouver un moyen de stocker et de partager toutes ces informations. Pour ce faire, utilisez une source de référence partagée telle qu’un outil de gestion du travail. Asana, par exemple, vous permet d’organiser votre travail, de communiquer à propos des tâches et de regrouper toutes les informations dont votre équipe a besoin pour donner le meilleur d’elle-même.