Plannings de travail : organiser efficacement le temps de votre équipe

Votre équipe est au cœur de tous vos projets. Aussi bien son travail que son temps sont des composantes essentielles dans l’atteinte de vos objectifs de projet et la croissance de vos activités. Gérez efficacement l’emploi du temps de votre équipe, et chacun pourra donner le meilleur de lui-même.

Dans ce contexte, vous avez tout intérêt à prévoir un planning de travail. Un bon planning vous aidera à optimiser les disponibilités de votre équipe et à vous assurer que tous disposent des ressources nécessaires pour réussir, aussi bien à l’échelle du projet que de l’entreprise en général.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Un planning indique les jours et heures de travail de votre équipe. Il sert de feuille de route à ses membres : il précise à quel moment ils doivent être disponibles et favorise la transparence, puisque chacun sait clairement qui travaille et quand.

De nombreux plannings de travail existent. Le type que vous choisirez de mettre en œuvre dépendra avant tout des besoins de votre équipe, des objectifs de votre organisation et projet, ainsi que de votre culture d’entreprise. Par exemple :

• Les équipes d’ingénierie Web préféreront généralement un planning de travail à temps plein flexible leur permettant de définir leurs propres heures de travail.

• Les équipes du service client fonctionneront quant à elles par roulement afin de fournir à leurs clients une assistance 24 heures sur 24.

Veillez toujours à bien faire valider chacune des modifications de votre planning de travail en interne par vos équipes RH et juridique, et ce, avant de les mettre en œuvre. Vous vous assurerez ainsi de respecter toute contrainte juridique et exigence procédurale locale ou nationale en vigueur.

Quel type de planning de travail conviendra le mieux aux processus de votre équipe ? Pour le savoir, jetez un coup d’œil ci-dessous !

Plannings de travail classiques

Ce type de planning de travail se différencie principalement par le nombre d’heures travaillées. Il s’adresse donc plus particulièrement aux équipes dont tous les membres travaillent le même nombre d’heures chaque semaine. Cela dit, il est toujours possible de personnaliser vos plannings hebdomadaires, qu’ils soient à temps plein ou partiel, afin de gagner en flexibilité ou de s’adapter à des besoins professionnels particuliers.

Plannings de travail à temps plein

Les plannings à temps plein comprennent environ 40 heures de travail par semaine, réparties généralement du lundi au vendredi. Il revient cependant à chaque pays de définir clairement cette notion.

• Exemple : l’Islande, l’Écosse ou encore la Belgique ont désormais adopté la semaine de quatre jours.

Plannings de travail à temps partiel

Comme son nom l’indique, un planning à temps partiel comprend quant à lui moins d’heures travaillées que son cousin à temps plein et laisse ainsi une grande marge de manœuvre à ceux qui l’utilisent.

• Exemple : un employé à temps partiel pourra aussi bien travailler 2 heures que 25 heures par semaine.

Plannings de travail flexibles

Les équipes qui travaillent à distance s’appuient régulièrement sur des plannings flexibles. Soulignons que 35 % des employés déclarent que l’adoption d’horaires de travail flexibles est un excellent moyen de parvenir à un meilleur équilibre entre vies privée et professionnelle.

Les plannings flexibles permettent aux membres de l’équipe de travailler quand ils sont le plus productifs et d’adapter leurs horaires de travail à leur emploi du temps personnel. En plus d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce type de planning favorise l’état d’hyper-concentration et octroie des temps de concentration essentiels à ceux qui travaillent plus efficacement tôt le matin ou tard le soir.

Découvrez-en les principaux types ci-dessous.

Horaires flexibles

Cette option établit une « plage horaire fixe » au cours de laquelle les membres de l’équipe devront être disponibles, que ce soit au bureau ou en ligne (ex. : de 11 h à 15 h). En dehors de ces heures de travail fixes, votre équipe pourra travailler selon son propre emploi du temps.

• Exemple : vous pouvez très bien décider de travailler de 7 h à 15 h, tandis qu’un collègue pourra travailler de 10 h à 18 h.

Heures annualisées

Ce système s’avère particulièrement utile lorsque les demandes adressées à votre équipe varient grandement au cours de l’année. Les employés doivent alors réaliser un certain nombre d’heures travaillées chaque année, avec généralement un quota fixe par semaine.

• Exemple : il n’est pas rare que les équipes d’ingénierie enchaînent les heures supplémentaires les semaines précédant un grand lancement, puis travaillent un peu moins la semaine suivante.

Plannings de travail comprimés

Ce type de planning de travail permet aux membres de votre équipe de répartir leurs heures travaillées sur un nombre moins élevé de jours.

• Exemple : il est tout à fait possible de travailler 10 heures par jour pendant 4 jours au lieu de 8 heures par jour pendant 5 jours.

Plannings de travail pour indépendants

Les travailleurs indépendants sont des prestataires externes et non des employés. À ce titre, ils travaillent aux horaires qui leur conviennent. Bien souvent, ils sont rémunérés à chaque fin de projet plutôt qu’en nombre d’heures travaillées.

• Exemple : un auteur peut très bien se consacrer à ses projets freelance de 7 h à 11 h, puis se concentrer sur la rédaction de son propre livre l’après-midi.

Plannings de travail hybrides

Un planning de travail hybride permet d’alterner le travail à distance et le travail au bureau. Les employés tirent ainsi parti de la flexibilité qu’offre le travail à distance, mais profitent aussi des avantages de la collaboration en présentiel.

• Exemple : les membres d’une petite équipe de design de marque peuvent parfaitement se réunir au bureau chaque mercredi tout en travaillant à distance le reste de la semaine.

Plannings de travail par plages horaires

Les plannings organisés par plages horaires adoptent une approche plus structurée. Ils sont généralement plébiscités par les équipes aux horaires atypiques : celles chargées du service client, qui doivent proposer une assistance 24 heures sur 24 ; les équipes de cuisiniers, qui doivent préparer les repas tôt le matin, etc.

Plannings de travail par roulement

Ce type de planning permet aux entreprises de fonctionner 24 heures sur 24, les employés se relayant au poste en question.

• Exemple : tandis que certains membres de votre équipe travailleront la journée, d’autres les relaieront tôt le matin ou durant la nuit.

Plannings de travail fractionnés

Ce type de planning sépare les heures travaillées d’un employé en deux plages horaires distinctes.

• Exemple : un membre de l’équipe peut réaliser quelques heures de travail le matin, arrêter de travailler un certain laps de temps, puis reprendre du service le soir.

Plannings de travail d’astreinte

Lorsqu’un employé est d’astreinte, il est disponible pour travailler au moment où l’on a besoin de lui. En général, l’employé concerné effectue son travail sur ses horaires habituels, puis rentre chez lui et passe en période d’astreinte. Les périodes d’astreinte sont le plus souvent réparties entre les membres de l’équipe tout au long de la semaine, de façon à ce que personne ne soit sur le qui-vive en continu.

• Exemple : il est possible qu’un employé travaille de 9 heures à 17 heures, puis rentre chez lui et passe en période d’astreinte pour pallier les manques de personnel ou les urgences.

Veillez à toujours bien vous renseigner auprès de vos équipes internes à propos de ce qu’il est possible de modifier concernant les contrats de vos employés selon les lois en vigueur, et ce, quel que soit le type de planning de travail que vous aurez choisi. Il est recommandé de consulter vos employés avant tout changement relatif à leur planning de travail, tout comme de les prévenir en amont. Cela est même obligatoire dans la plupart des pays.

En dehors des États-Unis, les contrats de travail précisent bien souvent les jours et heures de travail des membres de l’équipe. Il est indispensable de consulter les équipes RH et juridique de votre entreprise avant d’effectuer la moindre modification.

Créer un planning de travail en 8 étapes

Suivez les étapes ci-après pour créer votre propre planning de travail personnalisé et donner à votre équipe toutes les chances de réussir.

1. Identifiez les exigences et les ressources

Avant de vous lancer dans la création du planning, commencez par délimiter le périmètre de travail propre à votre équipe, sans oublier les ressources disponibles. Vous n’aurez ainsi aucun mal à organiser raisonnablement son emploi du temps de façon à atteindre vos objectifs de projet.

Si votre équipe est composée de salariés, faites le point sur le nombre de collaborateurs que compte votre équipe et leurs heures de travail habituelles, mais aussi sur les prochains congés ou vacances des uns et des autres. Si vous faites appel à des collègues payés à l’heure ou des prestataires extérieurs, référez-vous au budget du projet afin de déterminer le nombre d’heures maximal que vous pouvez vous permettre chaque semaine.

2. Déterminez à quel moment travaillera votre équipe

Selon les besoins de votre entreprise ou projet, vos collègues devront être disponibles à des moments bien précis. Posez-vous les questions suivantes afin de déterminer quel type de planning est le mieux adapté à votre équipe :

• Votre équipe travaille-t-elle à des heures de bureau classiques sur un seul fuseau horaire ou est-elle répartie sur plusieurs fuseaux horaires ? Dans le second cas, il vous faudra certainement faire attention à vos horaires de réunion si vous voulez gérer convenablement ces décalages horaires. Ex. : certains collègues pourraient devoir se connecter tôt le matin ou tard le soir pour s’entretenir avec leurs homologues d’autres régions du monde.

• Vous faut-il un employé d’astreinte hors de vos heures de bureau habituelles ? Ex. : une équipe de développeurs logiciels peut désigner une personne d’astreinte en cas de souci technique au niveau du site Web ou du serveur de l’entreprise.

• Votre équipe exerce-t-elle en dehors des heures ouvrables classiques ? Ex. : une équipe d’assistance 24 heures sur 24 devra tenir un planning de rotations pour proposer une assistance client en continu.

• À quelle charge de travail vous attendez-vous au fil de la journée, du mois ou de l’année ? Ex. : une entreprise B2B enregistrera certainement moins de ventes pendant les vacances, là où une entreprise de restauration connaîtra un pic d’activité aux heures de repas.

• Votre équipe doit-elle se rencontrer en personne ou peut-elle travailler en différé ? Lorsque des réunions en présentiel sont nécessaires, quelles sont les heures idéales pour vous réunir ? Si vous optez pour un type de planning plus flexible, vous poser ces questions vous aidera à déterminer la « plage horaire fixe » de votre équipe.

3. Dressez la liste des exigences pour chaque plage de travail

Maintenant que vous avez identifié à quel moment votre équipe devrait se rendre disponible, il est temps de réfléchir aux besoins en personnel pour chaque plage de travail. Au quotidien, il s’agira de trouver l’équilibre idéal entre leadership et expertise.

Commencez déjà par vous poser les questions suivantes :

• Les membres de l’équipe peuvent-ils exercer en toute autonomie ou l’aide d’un collègue occupant une position de leadership leur serait-elle bénéfique (supervision générale, réponse à leurs questions, etc.) ? Ex. : une équipe d’infirmières devrait toujours pouvoir compter sur un médecin de garde, qui saura repérer les pathologies plus graves.

• De quel type d’expertise avez-vous besoin ? Ex. : une équipe des opérations devra certainement faire appel à des employés aux compétences variées entre 9 h et 17 h (réceptionniste, gestionnaire de bureau, spécialiste informatique, etc.).

• Les membres d’équipe dotés d’une expertise particulière doivent-ils être disponibles à différents moments ? Ex. : cette situation pourrait concerner une équipe commerciale jonglant entre des comptes appartenant à plusieurs régions du monde. Un chargé de compte sera connecté tôt le matin pour échanger avec ses clients européens, là où son homologue exercera en soirée pour assurer la coordination avec les équipes situées en Asie.

4. Apprenez à connaître votre équipe

Vous voulez concevoir un planning de travail aussi performant que possible ? Sachez qu’il ne suffira pas de vous enquérir des disponibilités de vos collègues pour y parvenir.

Vous devez aller plus loin, en leur demandant à quels horaires ils préfèrent travailler et quand ils sont le plus productif : tôt le matin, plutôt en fin de journée, etc. Chacun pourra ainsi maximiser son potentiel et vous éviterez d’organiser des réunions d’équipe pendant les heures où ils aimeraient pouvoir se concentrer.

Par ailleurs, vous devez déterminer les modes de collaboration à privilégier pour chacun. Imaginons que certains de vos collègues aient besoin de se concentrer sans interruption à des moments précis, mais qu’ils souhaitent tout de même participer à des réunions en face à face. Dans ce cas, vous feriez peut-être mieux d’établir un planning flexible, incluant néanmoins quelques heures fixes.

5. Concevez votre planning

Vous avez défini les exigences et les préférences de votre équipe ? Il est temps de concevoir votre planning. Son format et son degré de détails dépendront du type de planning sélectionné. En effet, il y aura nécessairement des différences entre un emploi du temps basé sur des horaires de travail classiques (9 h – 17 h) et un planning prévoyant des rotations d’équipes, par exemple.

Voici néanmoins quelques-uns des éléments clés à inclure dans votre planning de travail, quel qu’en soit le type :

• Le nom des membres de l’équipe

• Les jours et horaires de travail escomptés

• La nature du travail qui incombe à chaque collègue

• Le lieu de travail de chacun (au bureau ou en télétravail, par exemple)

En aparté, vous noterez que le planning de travail ci-dessus vous est présenté purement à titre d’exemple et n’est en aucun cas le reflet des politiques d’Asana en ce qui concerne ses horaires de travail.

Revenons désormais dans le vif du sujet : une fois conçue votre première version du planning, vous devrez contacter vos équipes juridiques et des ressources humaines afin de vérifier les mesures à prendre pour veiller au respect des réglementations nationales et locales en la matière.

6. Anticipez les changements

La vie n’est pas un long fleuve tranquille : vacances bien méritées, mais aussi congés maladie, urgences familiales et autres imprévus sont monnaie courante. Vous devez donc anticiper, de façon à pouvoir adapter le planning de travail de votre équipe en cas de besoin.

Au moment de créer votre planning, n’oubliez pas de prendre en compte les éléments suivants :

• Les congés maladie : quelle est la procédure à suivre lorsqu’un collègue doit poser un jour de congé à la dernière minute ? À vous d’en décider ! Il vous faudra peut-être trouver un remplaçant ou désigner une personne de référence, qui sera chargée de traiter les demandes ou questions urgentes. Vous avez aussi la possibilité de laisser les membres de votre équipe échanger leurs heures de disponibilité si nécessaire.

• Les congés décidés à l’avance : établissez des directives claires pour ce qui est des demandes de congés formulées par vos employés. Vous devez déterminer le délai préalable pour vous en informer. Par exemple, vous pouvez prévoir une période de préavis plus longue en cas d’absence prolongée (une semaine ou plus), et plus courte pour les congés ponctuels (une petite journée).

• Les disponibilités de remplacement : faites le point en amont sur les remplaçants disponibles pour votre équipe et désignez des référents secondaires pour chaque besoin de projet ou d’entreprise identifié. Il y aura ainsi toujours quelqu’un pour combler les manques, que ce soit pour les congés décidés à l’avance comme pour les absences de dernière minute. Vous pouvez vous appuyer sur un plan de continuité d’activité pour communiquer au sujet des solutions prévues dans le but d’assurer un service en continu.

7. Diffusez le planning

Pour être utile, ce planning de travail doit nécessairement être accessible à tous les membres de votre équipe. Le fait de le partager vous aide à collaborer efficacement, en toute transparence. Vos collègues savent ainsi à qui s’adresser lorsqu’ils ont des demandes ou des questions, et ce à tout moment. Enfin, vous fixez des limites et protégez la vie privée de vos collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail.

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils vous permettant de créer et partager votre planning de travail, allant de simples modèles Excel à des logiciels de gestion de projet bien plus performants.

Les avantages à créer votre planning de travail sur Asana

Avec un outil comme Asana :

• Partagez facilement les informations au sein d’une source unique de référence et permettez ainsi à votre équipe d’accéder en quelques clics à la dernière version de votre planning.

• Permettez aux membres de votre équipe de mettre à jour leurs disponibilités et de partager leurs notes en temps réel.

• Visualisez le planning de travail de votre équipe avec différentes vues de projet, par exemple les vues Liste, Tableau, Calendrier ou encore Chronologie.

8. Demandez son avis à votre équipe

Rassurez-vous, votre premier planning de travail ne sera sûrement pas parfait. Et c’est bien normal ! Vous pourrez l’ajuster et l’améliorer en continu au fil du temps, notamment en recueillant des retours de vos employés. Il s’agit en effet d’un élément essentiel de ce processus.

Demandez régulièrement l’avis de votre équipe, à la fin de chaque mois ou trimestre par exemple. Vous pourrez ainsi continuer à adapter au mieux le planning de travail de votre équipe et permettre à ses membres de donner le meilleur d’eux-mêmes tout en collaborant efficacement.

L’intérêt du planning de travail pour votre équipe

Un planning de travail aidera votre équipe à fournir un travail de qualité, notamment à :

• Favoriser la productivité :tout le monde n’est pas nécessairement productif à la même heure. Tenez, par exemple : certains auront davantage de facilités à entrer dans un état d’hyper-concentration pendant la matinée, tandis que d’autres travailleront mieux le soir. Votre planning de travail vous permettra d’identifier les horaires qui conviennent le mieux à vos collègues et d’optimiser le travail aux heures où ils sont pleinement productifs.

• Tirer parti des atouts de votre équipe : à l’image des heures de productivité maximale qui varient selon les personnes, chacun a des compétences qui lui sont propres. Un collègue pourra être extraverti de nature et avoir un bon relationnel avec les clients ; un autre sera un as de la coordination en interne, etc. Vous devez garder ces différences à l’esprit lorsque vous organisez les emplois du temps afin d’équilibrer les forces de votre équipe au quotidien.

• Encourager la transparence : communiquer un planning de travail à votre équipe permet à chacun de savoir qui fait quoi, et pour quand. C’est aussi un très bon moyen pour les membres de l’équipe de repérer qui est disponible pour donner un coup de main au moment opportun. Enfin, dès qu’un collègue est indisponible, toute l’équipe est au courant : les employés peuvent se déconnecter en toute tranquillité.

• Gagner du temps : la création du planning vous prendra plus de temps au départ, mais vous aurez tout à y gagner par la suite. Une fois que vous aurez établi un planning cohérent, ainsi que les directives en matière de demandes de congés, vous ne perdrez plus de temps à gérer toute la logistique et à opérer des changements de dernière minute.

• Garder un œil sur les coûts : si les membres de votre équipe sont payés à l’heure, comme c’est généralement le cas en France, vous pouvez vous baser sur votre planning de travail pour rationaliser les coûts et veiller au respect du budget du projet. En effet, ce type de document vous permet de gérer efficacement les heures de travail des employés et prestataires, sans avoir à planifier à outrance. Cela vous évitera également de tomber dans l’excès inverse et de manquer de personnel.

• Respecter la législation en vigueur :selon le nombre d’heures de travail effectuées par vos collègues, ceux-ci pourraient avoir droit à certains avantages : pause déjeuner minimale et autres temps de pause obligatoires dans la journée, taux horaire majoré pour les heures supplémentaires, etc. Dans ce cas, gérer les heures de travail des employés en s’appuyant sur ce type de planning vous aidera à ne pas dévier du cadre légal prévu pendant les horaires de travail (notamment le Code du travail en France). À ce titre, n’oubliez pas d’en référer à votre service juridique avant la mise en place de chaque nouveau planning de travail.

Utilisez un modèle de planning de travail et planifiez en toute confiance

Un bon planning de travail est là pour vous aider à tirer parti des forces de votre équipe et donner à chacun les moyens d’être pleinement productif. Diffusez votre planning auprès de toute votre équipe de façon à ce que vos collègues aient à tout moment une visibilité optimale sur les disponibilités et responsabilités des uns et des autres, sans oublier les absences.