Les 10 clés de la gestion d’équipe

Ce qui distingue un bon d’un mauvais manager ? Ce n’est pas la peine que vous vous donnez à la tâche ni la charge de travail que peut supporter votre équipe. Les bons managers mettent avant tout leur équipe au cœur de leurs préoccupations. Soutenir coûte que coûte les membres de votre équipe et les encourager à donner le meilleur d’eux-mêmes vous fera atteindre des sommets, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez.

Un bon chef d’équipe se reconnaît à l’efficacité des moyens qu’il met en œuvre en matière de gestion d’équipe. Comme toute compétence à dimension humaine, la gestion d’équipe ne s’improvise pas. Cet article en présente les avantages et vous donne 10 clés pour la maîtriser dès aujourd’hui.

En quoi consiste la gestion d’équipe ?

La gestion d’équipe repose sur la capacité d’un manager à organiser et à coordonner son équipe autour de tâches à réaliser en vue d’un objectif commun. Les managers qui maîtrisent cet art soutiennent et motivent les membres de leur équipe tout en développant leur sentiment d’appartenance. Lorsqu’elle est efficace, une bonne gestion d’équipe permet une bonne collaboration entre ses membres, une augmentation de la productivité et une baisse du risque de surmenage.

La gestion d’équipe est une compétence à dimension humaine dont découlent d’autres compétences de ce type, notamment en matière de supervision, de résolution de problèmes, d’intelligence émotionnelle, d’empathie, d’écoute active, de communication et de travail d’équipe. Devenir un meilleur manager nécessite de développer vos compétences humaines dites complémentaires et ainsi d’être plus à l’écoute de votre équipe.

Gestion d’équipe et gestion de projet

La gestion de projet correspond au processus d’organisation, de gestion et d’exécution des projets. Les bons chefs de projet rassemblent au sein d’un espace accessible à tous les membres de l’équipe l’ensemble des informations nécessaires à leur travail, afin de clarifier les rôles de chacun et les échéances à respecter. Les chefs de projet sont responsables de la mise en œuvre des projets, mais n’endossent pas nécessairement le rôle de manager ou de chef d’équipe.

La gestion d’équipe, quant à elle, se fonde sur le soutien et la coordination de votre équipe. Selon la structure de votre organisation, il est possible que vous soyez appelé à gérer les projets sur lesquels travaille votre équipe. Même si vous avez pour rôle de diriger ou tout simplement de mettre en œuvre un projet, votre objectif en tant que manager est avant tout de soutenir les membres de votre équipe.

Gestion d’équipe et cohésion d’équipe

Les activités de cohésion d’équipe encouragent la collaboration, le sentiment de camaraderie et l’instauration d’un climat de confiance entre les membres de votre équipe. Par ce biais, ils apprennent également à se connaître et améliorent leurs capacités à travailler en équipe à long terme.

Les bons managers organisent des activités fondées sur la cohésion afin de faciliter le travail d’équipe. Par ailleurs, certaines structures proposent même de renforcer les liens à l’échelle des services et d’encourager les membres d’équipes transverses à faire connaissance entre eux.

Gestion d’équipe et gestion des tâches

La gestion des tâches offre la possibilité de suivre l’avancement du travail de A à Z. Un logiciel de gestion des tâches efficace vous aide à organiser vos priorités, à garder un œil sur les tâches que vous devez effectuer ainsi qu’à respecter vos échéances.

Pour responsabiliser les membres de son équipe, le manager peut avoir recours à des outils de gestion des tâches, lesquels permettent de préciser clairement les rôles de chacun et d’organiser le travail. Cependant, la gestion des tâches ne revient pas toujours au chef d’équipe. Selon l’organisation de votre structure, la gestion des tâches peut être confiée au chef de projet plutôt qu’au chef d’équipe.

En quoi la gestion d’équipe est-elle importante ?

Une bonne gestion d’équipe profite à toute l’équipe et ouvre le champ des possibles.

Un bon manager d’équipe :

• Facilite la communication au sein de l’environnement de travail

• Motive les membres de son équipe

• Encourage les membres de son équipe et les incite à donner le meilleur d’eux-mêmes

• Augmente la productivité

• Évite le surmenage

• Favorise le travail d’équipe

• Renforce la cohésion au sein de l’équipe

10 conseils pour devenir un bon chef d’équipe

Que vous endossiez ce rôle pour la première fois ou que vous cherchiez à affiner vos compétences en matière de gestion d’équipe, suivez ces 10 conseils pour gagner en efficacité :

1. Jouer la transparence

Afin de participer à la réussite de votre équipe, rien de mieux que de faciliter l’accès à l’ensemble des informations dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs. En tenant votre équipe informée en temps réel, chacun de ses membres peut suivre en détail l’avancement des tâches de ses coéquipiers.

Y parvenir est possible en créant et en actualisant au quotidien un espace centralisé, qui regroupe l’ensemble des informations nécessaires à votre équipe. Asana nous semble bien évidemment répondre parfaitement à ce besoin. Véritable plateforme de gestion du travail, Asana organise les tâches afin que chaque membre de votre équipe sache quoi faire, pour quelle raison et de quelle manière. Non seulement chacun peut suivre sa progression sur Asana, mais il vous est également possible de suivre et de partager les priorités afin de permettre à chacun de travailler avec efficacité et performance.

Pour créer une communauté inclusive et accessible numériquement, une transparence totale est de mise. Travailler sur plusieurs fuseaux horaires avec des équipes aux emplois du temps variés nécessite un outil permettant à chacun de suivre les tâches à accomplir et l’avancement des projets. Asana répond justement à ce besoin.”

2. Mettre en place de bonnes habitudes de communication

En moyenne, les travailleurs de la connaissance consacrent 60 % de leur temps au « work about work », c’est-à-dire à la recherche d’informations, à la quête d’approbations ou à la mise à jour permanente de l’état d’avancement des projets. Le « work about work » pollue les performances de votre équipe et l’éloigne de ses principaux objectifs.

Pour y remédier, aidez votre équipe à y voir plus clair en lui permettant d’accéder rapidement aux informations dont elle a besoin. Commencez par créer un espace partagé, désigné comme source de référence fiable, regroupant toutes les données relatives à votre projet. Il est également indispensable de clairement définir le champ d’application de chacun des outils de communication que vous souhaitez utiliser. La mise en œuvre d’un plan de communication à cet effet peut être utile. Par exemple, vous pouvez décider d’utiliser Slack pour la communication en temps réel tandis que vous réservez la communication asynchrone à Asana.

Nous réalisons désormais davantage de choses avec de plus petites équipes. Nous pouvons consacrer plus de temps aux éléments à forte valeur ajoutée plutôt qu’à la simple gestion des tâches. Ainsi, nous apprécions davantage les moments passés… La vie est tout simplement plus belle grâce à Asana.”

3. Savoir donner et recevoir des conseils

Être capable de donner son avis, mais également d’accepter celui des autres est une compétence essentielle à la gestion d’équipe. En tant que manager, il vous sera nécessaire de maîtriser l’art de la critique constructive dans l’intérêt de votre équipe, mais également dans celui des objectifs à atteindre. Par ailleurs, se soumettre à l’avis des autres et savoir accepter la critique est un excellent moyen d’améliorer ses compétences de manager.

Dans une telle situation, une discussion en face à face (ou en vidéoconférence) est préférable pour éviter tout malentendu. Même si vous travaillez à distance, vous pouvez dès à présent vous familiariser avec d’excellentes pratiques de résolution des conflits et faciliter davantage la compréhension au sein de votre équipe.

4. Parier sur le travail d’équipe

La collaboration est ce qui permet à une équipe de devenir encore meilleure. Cependant, cette manière de fonctionner ne va pas toujours de soi. Être capable de créer un espace de collaboration au sein d’un groupe est une compétence très importante en matière de gestion.

La meilleure façon d’instaurer une symbiose au sein d’une équipe est de valoriser la collaboration. Encouragez les comportements que vous souhaiteriez davantage percevoir chez les membres de votre équipe en les incitant à partager leurs impressions, en favorisant le travail d’équipe et la cocréation. La collaboration n’est pas toujours synonyme d’une parfaite synergie au sein d’une équipe. Au contraire, les désaccords en sont les premiers témoins puisqu’ils naissent de la mise en commun active des idées de chacun de ses membres.

Plus une organisation se développe, plus la communication fait défaut. Ce manque d’efficacité a clairement causé du tort à Hope for Haiti : difficile d’apporter notre aide à un maximum de personnes lorsque tout ne fonctionne pas comme prévu ! Nous devons aussi nous améliorer sur ce point.”

5. Donner l’exemple

En tant que chef d’équipe, vos actions et vos paroles ont un effet considérable sur le reste de votre équipe. Pour instaurer un climat de confiance, montrez l’exemple du mieux que vous pouvez et adoptez le comportement que vous souhaiteriez voir au sein de votre équipe. Cela implique de prendre part aux travaux en cours, d’approfondir les choses si nécessaire et de faire preuve de souplesse, selon les besoins de l’équipe.

Pour donner l’exemple, faites savoir à votre équipe qu’elle a toute votre confiance. En un mot, adoptez le comportement dont tout collaborateur rêverait. De nombreuses façons de donner l’exemple existent, mais pour commencer vous pouvez :

• Donner aux membres de l’équipe la possibilité de prendre part au processus de prise de décision

• Vous informer des compétences que les membres de votre équipe souhaiteraient développer, puis déléguer des tâches dans ce sens

• Clarifier les attentes en matière de gestion du temps de travail, c’est-à-dire les créneaux auxquels les membres de votre équipe doivent être en ligne et disponibles. Répondre également à ces attentes

• Modéliser les pratiques de communication et de collaboration que vous souhaiteriez appliquer au sein de votre équipe

6. Rechercher l’équilibre et éviter le surmenage

Le surmenage est le sentiment d’épuisement émotionnel, physique ou mental qui survient à la suite d’une surcharge de travail. En 2020, 71 % des travailleurs de la connaissance ont déclaré en avoir fait les frais au moins une fois. En tant que chef d’équipe, il ne tient qu’à vous de soutenir votre équipe et de limiter le risque de surmenage.

Quel que soit le milieu professionnel dans lequel vous évoluez, le surmenage survient lorsque des membres de l’équipe sont excessivement sollicités sur une trop longue période. Pour éviter que cela ne se produise et favoriser l’équilibre, prenez les devants quant à la gestion de la charge de travail. Utilisez des outils de planification permettant de gérer les capacités, comme les les tailles de t-shirts, pour vous faire une idée assez précise de la charge de travail qui incombe à chacun. Vous pouvez ensuite créer un plan de gestion des ressources afin de préciser les tâches auxquelles se consacrent les membres de l’équipe et vous assurer que personne n’est trop dispersé. Une nouvelle répartition des tâches peut s’avérer nécessaire pour éviter le surmenage.

Je refuse de voir mes collègues faire un burnout. Je veux qu’ils s’entendent bien et travaillent dans une bonne ambiance. Asana nous y aide beaucoup.”

7. Développer votre propre style en matière de gestion d’équipe

Diriger une équipe peut se faire de mille façons différentes. Au fur et à mesure que vous gagnerez en expérience en tant que manager, vous vous orienterez vers des préférences et des pratiques différentes. Même si vous vous faites déjà une bonne idée du genre de management d’équipe que vous souhaiteriez mettre en œuvre, il est important de nommer et d’identifier votre style de management afin d’en tirer le meilleur parti.

8. Établir des normes de groupe

Les normes de groupe correspondent aux règles explicites, mais bien souvent implicites, qui régissent vos interactions professionnelles. Chaque équipe agit selon ses propres normes de groupe, même si vous n’en avez jamais entendu parler.

En tant que chef d’équipe, il est essentiel de ne pas laisser les normes de groupe se développer d’elles-mêmes. Cela pourrait conduire à une mauvaise dynamique d’équipe au sein de laquelle, par exemple, les membres n’oseraient pas s’exprimer librement ou prendre des congés. Pour éviter cela, élaborez vous-même des normes de groupe qui reflètent votre culture organisationnelle. Vous pouvez commencer par lire notre article qui décrit quelles normes de groupe créer pour atteindre des sommets de performance.

Pendant longtemps, notre équipe créative a eu pour seul prérequis d’effectuer le travail dès qu’une nouvelle demande se présentait. Mais sans un processus clair, impossible de fournir un vrai travail efficace et de qualité.”

9. Favoriser la motivation intrinsèque

En tant que manager, la manière dont vous motivez votre équipe est cruciale. On distingue deux types de motivation : intrinsèque et extrinsèque. La motivation extrinsèque repose sur les récompenses ou les punitions externes, tandis que la motivation intrinsèque se fonde, quant à elle, sur la satisfaction interne, qu’importe la récompense.

Une partie du développement de vos compétences en matière de gestion d’équipe consiste à apprendre quand préférer la motivation intrinsèque à la motivation extrinsèque. Dans la mesure du possible, favorisez la motivation intrinsèque même si ce type de motivation est plus difficile à développer. En effet, elle fait appel à des notions telles que la résolution de problèmes, la créativité et la curiosité.

10. Donner une vision globale

Les équipes sont à même de donner le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles comprennent l’importance de leur travail. Cependant, les tâches sont trop souvent cloisonnées et déconnectées des objectifs globaux.

En tant que chef d’équipe, une compétence essentielle mais souvent négligée consiste à donner à votre équipe une vision globale dans la réalisation de ses tâches quotidiennes. En prenant conscience de l’impact de leur travail sur des objectifs à plus grande échelle, les membres de votre équipe sont à même d’établir efficacement leurs priorités. Pour vous lancer, commencez par utiliser un outil de suivi des objectifs afin de relier en pratique le travail de votre équipe aux objectifs de l’entreprise.

En l’absence d’une gestion du travail centralisée et de responsabilités claires, tout semble être une priorité absolue. C’est la porte ouverte au stress et à l’anxiété.”

Équipez-vous des bons outils pour développer vos compétences en matière de gestion d’équipe

Gagner en efficacité en matière de gestion d’équipe demande du temps et des efforts, mais c’est ainsi que vous parviendrez à soutenir et à motiver les membres de votre équipe et que vous créerez un meilleur environnement de travail pour tous.

Pour vous lancer et mettre en place de bonnes pratiques en matière de gestion d’équipe, vous pouvez commencer par utiliser un logiciel de gestion de projet. Créer une source de référence fiable qui centralise l’ensemble du travail réalisé vous permettra immédiatement d’augmenter la visibilité, la transparence et la collaboration. Par ailleurs, il est possible d’avoir recours à des outils de gestion visuelle de projet qui proposent de nombreuses façons de représenter visuellement des données, sous forme de diagrammes de Gantt ou de tableaux Kanban, par exemple.

Prêt à vous lancer ? Essayez Asana gratuitement dès aujourd’hui.