Plantillas de planificación estratégica

Cuando empiezas a elaborar tu estrategia de negocios, ¿cómo sabes lo que debes priorizar? Las plantillas para planificación estratégica contienen el detalle de las iniciativas clave y las tareas que te ayudarán a alcanzarlas. Si conectas el trabajo con las declaraciones de visión y misión de la empresa, sabrás exactamente de qué manera contribuye el trabajo que hace tu equipo a la consecución de los objetivos empresariales. Te mostraremos cómo crear tu propia plantilla para planificación estratégica, para que siempre tengas todo listo para empezar.

¿Qué es una plantilla de planificación estratégica?

La plantilla de planificación estratégica es una herramienta medible que se usa para trazar el esquema de cómo se logrará cumplir con los objetivos y estrategias de negocios a gran escala. Sirve como hoja de ruta entre el punto en que te encuentras ahora y la meta a la que apuntas. Por lo general, la plantilla de planificación estratégica incluye la declaración de la misión, los objetivos a largo plazo y las tareas concretas que te ayudarán a cumplir con esos objetivos. Tu plan estratégico es la plantilla de planificación de la que parten los planes de acción, de marketing y otras estrategias de negocios que desarrollarás.

Tu plan estratégico describe las ambiciones y los objetivos a largo plazo; aunque lo más probable es que deba revisarse periódicamente. Si creas una plantilla para planes estratégicos, podrás modificar tu plan rápida y fácilmente, sin necesidad de volver a empezar todo desde cero. Además, en las organizaciones más grandes es probable que haya que trabajar con varios planes estratégicos a la vez. Crea una plantilla que puedas usar junto a otros departamentos y que te sea útil para simplificar el trabajo de los equipos, de modo que todos los proyectos se vinculen con los objetivos más grandes de la empresa.

Beneficios de usar una plantilla de planificación estratégica

La plantilla para planificación estratégica te ofrece una estructura para la estrategia. Una vez que hayas creado la plantilla podrás hacer lo siguiente:

• Vincular rápidamente materiales de referencia y compartir iniciativas clave con todas las partes interesadas.

• Actuar con proactividad y medir la carga de trabajo y los recursos antes de lanzar proyectos nuevos.

• Reducir la cantidad de tiempo que los equipos dedican a esperar las instrucciones, porque todos saben qué hay que hacer y cuáles son las prioridades.

Cómo crear una plantilla de planificación estratégica

Con la plantilla para planificación estratégica se disipan todas las dudas relacionadas con la estrategia. Una vez que se haya creado, sabrás exactamente qué se debe hacer, hasta el más mínimo detalle, para alcanzar los más altos objetivos estratégicos.

1. Crea una declaración de misión y otra de visión

La misión es el propósito general de la empresa y el motivo por el que tu producto o servicio existen. Es similar a la visión que indica hacia dónde se dirige tu empresa. Estas declaraciones definen a tu negocio y determinan lo que esperas conseguir. Después, se incluyen en la plantilla para garantizar que el nuevo plan estratégico esté alineado tanto con la misión como con la visión de la empresa.

2. Identifica tu posición en el mercado

Una vez que hayas determinado tu misión (qué es lo que quieres ayudar a resolver), observa de qué manera puedes usar tus soluciones únicas para cumplirla. Utiliza un análisis competitivo o FODA para determinar cómo se posiciona tu empresa en el mercado y para detectar oportunidades que le sirvan a tu negocio para superar a la competencia. Antes de elaborar la plantilla para planificación estratégica, revisa todos los datos que tienes de tu empresa, incluidos los detalles sobre el mercado, los comentarios de los clientes y las opiniones de los empleados.

3. Desarrolla tu plantilla

La plantilla para planificación estratégica actuará como fuente central de referencias para gran parte de la planificación y la estrategia del equipo o de la empresa. Por lo tanto, debería conectar a las iniciativas corporativas más grandes con la planificación de proyectos de la compañía. La forma más eficiente de hacerlo es con un software para gestión de proyectos en el que puedas incluir toda la información pertinente en el mismo espacio que el plan. Allí podrás incluir los elementos esenciales de la plantilla, como los objetivos, los hitos y las listas de pendientes, para poder ver de qué manera se vincula cada acción con la visión corporativa general.

Cuando crees tu plantilla, también crea secciones para lo siguiente:

• La declaración de visión y de misión: para poder relacionar siempre a las estrategias con el propósito esencial de la empresa.

• La información del competidor: incluye información de tu análisis de la competencia en la que se muestren los aspectos esenciales de tu modelo de negocios, como los precios, la estrategia de marketing y las características relacionadas con el desempeño.

• Los indicadores clave de rendimiento (KPI): usa los KPI (métricas medibles para ver cómo se avanza hacia la consecución de los objetivos), para garantizar que el plan estratégico mantenga su curso.

• Todo aquello con lo que no trabajarás: también es importante saber qué trabajos hay que omitir para mantener la concentración y evitar el scope creep. Por ejemplo, si diriges un emprendimiento nuevo en el que los recursos para asignar no sobran, podrías decidir que la planificación para redes sociales no es una de tus prioridades por el momento.

Cuándo es conveniente usar una plantilla de planificación estratégica

Como regla general, las plantillas para planificación estratégica se usan con objetivos de negocios y metas estratégicas a gran escala. Con frecuencia los planes estratégicos se implementan en negocios nuevos o durante planificaciones a largo plazo. Por ejemplo, si diriges una startup, puedes usar un plan estratégico para dejar en claro el rumbo y tener mejor organizados los pasos que se darán. O, en caso de que tu negocio sea una empresa asentada desde hace tiempo, puedes usar un plan estratégico de 10 años para determinar el futuro de la compañía. Las organizaciones sin fines de lucro también aplican la planificación estratégica para mostrar transparencia a los donantes y hacer público el buen uso que hacen de las donaciones.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para poder alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo puedan ver fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Pero si conectas los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

PREGUNTAS FRECUENTES