¿Cuáles son los beneficios e impacto del project management?

No todas las empresas o equipos tienen un proceso formal para la gestión de proyectos. Independientemente de que formes parte de una gran organización o de una empresa emergente (start-up) de rápido crecimiento, es probable que la gestión formal de proyectos no sea algo que tu equipo haya priorizado aún. Sin embargo, te resulta cada vez más difícil organizarte y colaborar con tus compañeros de equipo. Probablemente te preguntes si es necesario incorporar la gestión de proyectos o si es solo para los equipos en los que hay personas dedicadas exclusivamente a la gestión de proyectos, ¿cierto?

Bueno, quizás no. En Asana, creemos que las habilidades de gestión de proyectos ayudan a los equipos a realizar sus proyectos de manera más eficiente. Para cualquier equipo o empresa es importante contar con una forma de planificar, gestionar y ejecutar el trabajo. Y aunque puede que no necesites contar con todas las piezas de un sistema tradicional de gestión de proyectos, tu equipo aun así puede obtener grandes beneficios de las buenas prácticas de la gestión de proyectos. Descubre en este artículo todo lo que necesitas saber: qué es el project management, sus ventajas, qué es un project manager y más.

¿Qué es el project management o la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos, también conocida como project management, es útil para que los equipos organicen, den seguimiento y lleven a cabo el trabajo de sus proyectos. Piensa que un proyecto es un conjunto de tareas a cumplir con un objetivo específico. Con la gestión de proyectos, tu equipo puede planificar, gestionar y llevar a cabo el trabajo para poder cumplir con los compromisos de los proyectos a tiempo. Una herramienta de gestión de proyectos sirve para que tu equipo pueda organizar todos los detalles del trabajo en un solo lugar, compartir comentarios y avances y, en definitiva, colaborar de manera más eficiente.

En vez de ir de un lado a otro entre hojas de cálculo, emails y otras herramientas para atender diversos trabajos a la vez, usa alguna herramienta de gestión de proyectos. Puede ser muy útil para que tu equipo haga lo siguiente:

• Coordinar el trabajo con otros departamentos.

• Centralizar los planes de los proyectos, los detalles, los archivos y los comentarios.

• Compartir las actualizaciones de estado con los demás involucrados.

• Mejorar la colaboración en el equipo.

Breve historia de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se desarrolló a partir de la convergencia de varios tipos de ingeniería a principios del siglo XX. Sin embargo, las herramientas y técnicas más importantes de la gestión de proyectos moderna no surgieron sino hasta la década de 1950. A partir de ese momento, la gestión de proyectos se convirtió en una metodología destacada que se aplicaba principalmente a los proyectos de ingeniería. En 1969, se formó oficialmente el Project Management Institute (PMI), y la organización jugó un papel fundamental en la definición y consolidación de la gestión de proyectos durante las décadas siguientes. Además de ofrecer certificaciones para los gerentes de proyectos, el PMI publicó en 1996 la primera Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Project Management Body of Knowledge) (la guía PMBOK), que actualizan periódicamente.

El gerente o gestor de proyectos solía ser un empleado dedicado exclusivamente al tema, capacitado en metodologías y herramientas de gestión de proyectos, con certificaciones obtenidas en organizaciones como el PMI. Para ejecutar un proceso de gestión de proyectos, se necesitaba un gerente de proyectos, ya que las herramientas de gestión de proyectos eran difíciles de configurar y de usar y, a menudo, requerían de conocimientos específicos.

La gestión de proyectos moderna es diferente. Hoy en día cualquiera puede ser un gerente de proyectos, sin necesidad de obtener certificaciones complejas o de luchar para dominar un vocabulario técnico incomprensible. De hecho, en Asana, creemos que cuando gestionas un proyecto, independientemente del proyecto que sea, ya eres un gerente de proyectos o director de proyectos. La flexibilidad y democratización de la gestión de proyectos se debe en gran parte a un software de gestión de proyectos mejorado y moderno. Las herramientas engorrosas y difíciles de gestionar quedaron obsoletas. La gestión de proyectos moderna es flexible, visualmente atractiva y se adapta a tus necesidades, y no al revés.

Los conceptos básicos de la gestión de proyectos moderna

Existen muchísimos términos técnicos en la gestión de proyectos. Sin embargo, no es tan complicado como parece. Si recién estás empezando o si quieres entender a qué se refieren tus compañeros de trabajo cuando hablan de metodologías ágiles o del alcance de un proyecto, a continuación encontrarás una explicación detallada de los tipos, componentes, procesos y roles que existen en la gestión de proyectos.

Tipos de gestión de proyectos

Con la gestión de proyectos puedes ayudar a tu equipo a dar seguimiento a todo el trabajo que deben realizar para poder cumplir con los compromisos de los proyectos a tiempo. Pero dentro de la amplia categoría de gestión de proyectos, existen diferentes tipos, metodologías y enfoques, que incluyen:

• Gestión ágil de proyectos. La metodología ágil es un tipo de gestión de proyectos que suelen usar los equipos de producto, ingeniería y desarrollo de software. Con esta metodología, los equipos creen en la mejora continua, la flexibilidad al cambio, los procesos iterativos y la evolución progresiva. Algunos de los marcos ágiles más populares son Scrum y Kanban.

• Modelo de cascada. En el modelo de cascada, las tareas se vinculan en una secuencia lineal: una vez que se finaliza una tarea, se puede empezar con la siguiente y así sucesivamente. El modelo de cascada tiene seis fases: requisitos, análisis, diseño, programación, pruebas e implementación. Este modelo es más adecuado para proyectos donde los entregables y el alcance son fijos, ya que el método en cascada puede ser menos flexible que otras metodologías de gestión de proyectos.

• Metodología PRINCE2. PRINCE2 proviene del acrónimo en inglés PRojects IN Controlled Environments (proyectos en ambientes controlados). En la metodología de gestión de proyectos PRINCE2, los proyectos se dividen en siete procesos: puesta en marcha del proyecto, dirección del proyecto, inicio del proyecto, gestión de los límites de cada fase, control de cada fase, gestión de la entrega de productos y cierre del proyecto.

• Método de la ruta crítica (CPM) y Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT). CPM y PERT fueron las primeras metodologías de gestión de proyectos, desarrolladas en la década de 1950. El CPM propone un algoritmo para trazar la ruta crítica entre tareas complejas y conectadas entre sí con plazos definidos. Con este método, los equipos pueden identificar las actividades dependientes que demandarán más tiempo. La técnica PERT ayuda a los equipos a identificar la ruta crítica cuando no se conocen ni el cronograma ni los plazos. Los gerentes o directores de proyectos identifican todas las tareas que deben realizarse (no solamente la ruta crítica), para determinar el tiempo mínimo que les tomará llevar a cabo el proyecto.

Componentes básicos y términos esenciales

No existe una lista de verificación única para todos los componentes de la gestión de proyectos, ya que existen diferentes tipos de gestión de proyectos, cada una con sus propios componentes, procesos y formatos. Sin embargo, la mayoría de las metodologías o herramientas de gestión de proyectos que uses incluirán:

Objetivos SMART

Cada proyecto debe tener una meta u objetivo definido. Cuando definas los objetivos de tu proyecto, utiliza el marco de objetivos SMART para asegurarte de tener métricas y criterios claros para poder medir con precisión el éxito del proyecto.

Plan del proyecto

El plan del proyecto es un esquema de los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos del proyecto con éxito.

Presupuesto

La mayoría de los proyectos tendrán un presupuesto determinado que limitará y definirá lo que puedes lograr durante el proyecto.

Riesgos del proyecto

Los riesgos del proyecto son todo aquello que podría salir mal en tu proyecto, como por ejemplo, sobrepasar el presupuesto, no contar con los recursos necesarios o retrasarse en las fechas de entrega. La gestión de riesgos del proyecto se trata de identificar los riesgos antes de comenzar un proyecto para poder prevenirlos.

Alcance del proyecto

Durante la fase de planificación, también deberás definir el alcance del proyecto, como el tamaño, las limitaciones, el presupuesto y los objetivos estratégicos del proyecto. Conocer el alcance del proyecto, evitará que haya corrupción en el alcance, que es lo que sucede cuando los entregables y el trabajo exceden el alcance del proyecto.

Plan de gestión de recursos

Un plan de gestión de recursos se usa para definir la asignación de los recursos del equipo, como el volumen de trabajo, las herramientas técnicas y el presupuesto. La creación de un plan de gestión de recursos para tu proyecto puede ayudarte a gestionar y programar los recursos necesarios del equipo de la mejor manera posible, para aprovechar al máximo la disponibilidad de esos recursos.

Partes interesadas

Las partes interesadas del proyecto son todas las personas involucradas en tu proyecto. Pueden ser miembros de equipos de otros departamentos o líderes ejecutivos.

Cronograma

La mayoría de los proyectos cuentan con un cronograma, es decir, una fecha de inicio para indicar cuándo se iniciará el trabajo y una fecha de finalización para indicar cuándo se completará el trabajo.

Entregables

Los entregables son los contenidos, archivos o productos que habrás creado al final del cronograma del proyecto. Los entregables pueden incluir anuncios para una campaña de marca o nuevas funciones para el lanzamiento de un producto.

Logros

Los logros, también conocidos como hitos, son puntos de verificación que representan el momento en que las etapas del trabajo se han finalizado o para indicar que una nueva etapa está lista para comenzar. A diferencia de los entregables que representan un producto o un resultado, los logros o hitos representan un momento en el tiempo.

Dependencias

Tu proyecto también puede tener dependencias: tareas que necesitas finalizar antes de que puedas comenzar con otra. Si tu proyecto tiene muchas dependencias, te recomendamos visualizar el trabajo en un cronograma con una vista al estilo de un diagrama de Gantt.

El progreso y las actualizaciones de estado

Durante la gestión de tu proyecto, deberás enviar informes de progreso y actualizaciones de estado a todas las partes interesadas del proyecto. Generar buenos informes puede mejorar la visibilidad y la colaboración entre los diferentes departamentos.

Proceso de gestión de proyectos

Los proyectos varían según el trabajo que debes realizar, el equipo responsable y cómo les gusta colaborar a los miembros del equipo. Sin embargo, en general, existen cuatro fases principales que ocurren durante el proceso de gestión de cada proyecto:

1. Alcance. Durante esta fase, reúne al equipo involucrado y determina el alcance del proyecto. Dependiendo de la complejidad y escala del proyecto, también puedes crear una hoja de ruta del proyecto.

2. Planificación. Esta fase consiste en plantear los requisitos del proyecto y definir ese proyecto. Esta fase del proyecto es fundamental para una gestión exitosa del proyecto y para alcanzar los objetivos propuestos. Durante la fase de planificación, crearás el plan de tu proyecto, establecerás los logros o hitos más importantes y definirás los costos y los plazos.

3. Ejecución. La mayor parte de tu proyecto se llevará a cabo durante la fase de ejecución. Este es el momento en el que tu equipo y tú trabajarán para lograr las entregas del proyecto. Durante esta fase, puedes recurrir a la gestión de recursos, a la gestión del tiempo y a la gestión de las tareas para asegurarte de que tu equipo esté alineado y al día, sin sentirse sobrecargado.

4. Creación de informes. Los informes se realizan durante y después de la fase de ejecución. A medida que avanza el proyecto, los informes te ayudarán a revisar y corregir el curso de las iniciativas, a colaborar y mejorar la visibilidad del trabajo entre los diferentes departamentos. Una vez finalizado el proyecto, puedes emitir informes para compartir los resultados y para intercambiar ideas con las demás partes interesadas sobre cómo mejorar los procesos para los proyectos futuros.

¿Qué sucede con los proyectos continuos?

La gestión del trabajo es la mejor manera de gestionar un proceso continuo, como el seguimiento de errores o un proyecto de solicitudes de trabajos creativos. La gestión de proyectos es en realidad parte de la gestión del trabajo. Si bien la gestión de proyectos puede ayudarte a coordinar proyectos individuales, el software para la gestión del trabajo está diseñado para ayudar a los equipos a gestionar tanto proyectos específicos como procesos que no tienen fecha de inicio o fin.

Los 5 beneficios del project management o la gestión de proyectos

Si aún estás indeciso en cuanto si necesitas o no incluir la gestión de proyectos, continúa leyendo para descubrir los beneficios que aporta y cómo incorporar sencillamente estas ideas al estilo de trabajo de tu equipo; sin necesitar ninguna certificación ni título sofisticado. Ventajas del project management:

1. Los planes claros y organizados mejoran la colaboración del equipo

Si alguna vez te has metido de lleno en un proyecto sin un plan previo, sabes muy bien que puede ser muy complicado desde el inicio. Podrías terminar saltándote pasos esenciales del programa de tu proyecto, haciendo malabares para finalizar a último momento una tarea olvidada o respondiendo las mismas preguntas de logística una y otra vez: “¿Cuándo es la fecha de entrega? ¿Qué hacemos luego?”. O lo que es peor, la calidad de tu trabajo podría verse afectada si fuerzas la concreción de tu trabajo.

En vez de definir el plan sobre la marcha, planifica todo lo que debe realizarse antes de comenzar con tu proyecto: los encargados de las tareas, los entregables y las fechas de entrega. Luego, observa las tareas pendientes de tu proyecto en un cronograma o en una lista categorizada para definir con claridad quién hace qué y cuándo. Por ejemplo, si planificas un evento, podrías hacer una lista de todos los pasos que conducirán al evento principal, quién será el responsable de cada uno de ellos y con cuánta anticipación hay que finalizarlos. Luego, programa todo en un calendario compartido del proyecto. De esta forma, evitarás tener que enviar invitaciones de último momento o que dos compañeros de equipo reserven dos servicios de catering por separado (¡oh!).

Al definir un plan claro con todas las tareas de tu proyecto, y luego agregar las fechas de entrega, los encargados de las tareas y otros detalles fundamentales, transformarás lo que hubiese sido de otra manera un proceso de ejecución caótico e ineficiente en uno completamente eficiente. Tendrás una idea clara del alcance y los tiempos de tu trabajo y podrás detectar posibles conflictos incluso antes de comenzar. Con tan solo un poco de previsión y planificación, dedicarás menos tiempo y recursos, pues ¿quién no quiere esto?

Consejos para la planificación de proyectos

• Haz una lista de todo lo que debes hacer antes de comenzar. Luego, agrega detalles, como las fechas de entrega, los encargados de las tareas, el estado o los enlaces a archivos importantes. Si el tipo de proyecto es nuevo para tu equipo, agrega tiempo extra por cualquier imprevisto o problema que pueda surgir.

• Organiza todo en un plan compartido. Ya sea que uses una simple lista o calendario, o algo más visual como un cronograma o tableros Kanban, querrás organizar tu plan de modo que sea sencillo para todos poder visualizar quién hace qué y para cuándo. Luego, haz que circule entre las partes interesadas para que todos puedan estar alineados.

• Convierte los proyectos repetitivos en una plantilla. Si es un proyecto que planificarás una y otra vez, crea una plantilla que luego puedas repetir para ahorrar tiempo en la etapa de planificación la próxima vez.

Para gestionar perfectamente un proyecto, hay que establecer bien las prioridades. Si bien nunca tendremos tanto tiempo y recursos como quisiéramos, para hacer todo lo que hay que hacer, primero, debemos centrarnos en lo que tendrá mayor impacto. Después, hay que asegurarse de que las prioridades queden claras para todos y definir con anticipación las expectativas para que el equipo sepa cuáles son los trabajos correctos de los que debe ocuparse.”

2. Definir los roles de cada uno evita confusiones

Una vez que el trabajo de preparación está listo, entra en juego la verdadera “gestión” de la gestión de proyectos. Sin embargo, sin un encargado de proyectos que ayude al equipo a lograr el objetivo final, es muy fácil que los compañeros de equipo abandonen las tareas, se olviden de los detalles y no sepan a quién dirigir sus consultas.

Si bien las empresas con una función formal de gestión de proyectos tienen un gerente de proyectos que se asegura de que los planes de los proyectos se realicen según lo acordado, las empresas que no cuentan con uno a menudo terminan delegando estas responsabilidades a la persona que lidera o pone en marcha el proyecto. Por ejemplo, si eres un revisor que publica una nueva serie de artículos, un desarrollador que organiza la migración de un sitio web o un gerente de cuenta que actualiza los sistemas de informes de los clientes, probablemente seas quien también coordine todas las piezas en movimiento de tu proyecto.

Por suerte, no tienes que asumir otro rol más para gestionar tu proyecto de manera efectiva, con un poco más de comunicación y colaboración puede ser suficiente. Al dejar en claro a los demás que tú eres la persona de contacto para tu proyecto, todas las partes interesadas sabrán con quién evacuar sus dudas y a quién consultar por actualizaciones. Y al definir los roles de todos en el proyecto, evitarás cualquier confusión sobre la participación de tus compañeros de equipo.

Consejos para la gestión de proyectos

• Comunica con claridad tu rol (y el de los demás). Ya sea que estés en la fase de planificación o al inicio de tu proyecto, asegúrate de que todos sepan quién es el líder del proyecto (¡tú!), como así también, las responsabilidades de todos los participantes.

• Consulta con los encargados de las tareas y respóndeles sus preguntas. Dado que has creado un plan claro, los involucrados ya saben cuáles son sus responsabilidades. Ahora, ayúdalos a permanecer organizados. Pregúntales sobre el progreso del trabajo o facilítales lo que necesiten para desbloquearlo.

• Comparte de forma regular las actualizaciones de estado. Mantén el impulso compartiendo las actualizaciones sobre el progreso del proyecto con tu equipo. No solo los pondrá al día y habrá menos preguntas en cuanto a la actualización del estado, sino que también alentará y motivará a los participantes.

Con Asana, nos volvimos más colaborativos. Si hay un proyecto, participamos todos. No lo pensamos como que uno de los integrantes del equipo tiene su propio proyecto. Lo que sentimos es que el proyecto es de todos.”

3. Los objetivos bien definidos mejoran la eficiencia del equipo

Los proyectos no prosperan cuando los equipos no saben cuáles son los objetivos estratégicos. Sin objetivos claros, no solo carecen de motivación, también corren el riesgo de trabajar para alcanzar un objetivo erróneo o de desgastarse y que el impacto de su trabajo no sea el óptimo.

Si cuentas con una herramienta de gestión de proyectos, puedes definir los objetivos del proyecto con anticipación. De este modo, todos los que trabajen en el proyecto estarán alineados con respecto a los objetivos específicos. Entonces, podrán optimizar las medidas que deben tomar para lograrlos. Por ejemplo, si tu proyecto es el lanzamiento de un producto nuevo, podrías definir un objetivo para “aumentar los cambios a planes superiores en un 20 %”. Este objetivo, a su vez, influiría en las decisiones del lanzamiento que se tomaran sobre la marcha. Además, serviría como métrica de éxito después del lanzamiento.

Los miembros de tu equipo también se beneficiarán. Al asegurarte de haber resuelto realmente el problema y brindarle un “norte” a tu equipo para que esté alineado, lo mantendrás enfocado en las tareas que impactarán en estos objetivos, en vez de perderse en trabajos innecesarios.

Consejos para definir los objetivos del proyecto

• Analiza el motivo por el que lanzas este proyecto. Pregúntate: ¿por qué es necesario hacer esto?, ¿a quiénes impactará?, ¿cómo encaja el proyecto en los objetivos generales de tu organización?, ¿se ajusta al trabajo que otros compañeros de equipo ya podrían estar haciendo?, ¿qué resultados crees que se obtendrán con esta iniciativa?

• Comparte tus objetivos con todos los participantes. Antes de planificar tu proyecto, comparte los objetivos con todos los participantes. Según cómo trabaje tu equipo, podrías compartirlos en una reunión y hacer circular un documento o por el contrario, podrías compartirlo a través de una herramienta de gestión de proyectos de manera que todos comprendan los objetivos (y los que no son objetivos) de tu iniciativa.

• Configura un proceso para supervisar e informar sobre los objetivos. No los definas y luego te olvides de ellos. Asegúrate de contar con un plan para revisar e informar sobre tus objetivos de forma regular. De este modo, podrás ver con facilidad si tu objetivo corre riesgo y, de ser así, hacer los ajustes necesarios para poder alcanzarlo.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.”

4. Un plan de comunicaciones bien definido mantiene a tu equipo alineado y enfocado

Tal vez el término sea “gestión” de proyectos, pero gestionar un proyecto es solamente una de las piezas de este rompecabezas. Antes de empezar a trabajar, deberías acordar un plan de comunicaciones. Es muy probable que tu equipo ya cuente con una herramienta para gestión de emails, una para mensajería instantánea y una para la gestión de proyectos, entre otras. Con un plan de comunicaciones se determina cuándo se usará cada herramienta. Por ejemplo, en Asana usamos los emails para las comunicaciones externas, Slack para los mensajes internos rápidos y Asana para todo el trabajo concreto.

El empleado promedio cambia entre 10 herramientas diferentes por día. Cuando no tienes un plan definido sobre qué herramienta se debe usar para cada caso ni cuándo usarlas, el cambio entre esas herramientas puede tornarse de confuso a totalmente abrumador. Con un plan de comunicaciones, reduces el desgaste que produce la toma de decisiones y te aseguras de que todos los miembros del equipo estén igual de informados.

Consejos para crear un plan de comunicaciones

• Establece las convenciones para las comunicaciones. Como base, el plan de comunicaciones debería determinar las herramientas a usar y la frecuencia de las comunicaciones entre el equipo.

• Brinda oportunidades para compartir opiniones. El plan de comunicaciones debe funcionar para todos los integrantes del equipo; asegúrate de que estén todos alineados. Ofrece oportunidades para compartir comentarios y participar en talleres hasta que el plan sea viable para todos.

• Aclara quiénes participan en el proyecto y cuáles son sus roles. ¿En qué momento habría que incluir a los demás? ¿Hay alguna persona entre los aprobadores de los proyectos a quienes habría que incluir para que reciban siempre notificaciones antes de que se lancen los productos al mercado? Documenta dentro del plan de comunicaciones quiénes son los integrantes del proyecto y cuáles son sus roles.

• Define la frecuencia y el estilo de las actualizaciones de estado. Uno de los elementos más importantes del plan de comunicaciones es que detalle cómo compartirás el progreso del proyecto. Lo ideal sería que todo el trabajo concreto se almacenara en tu herramienta de gestión de proyectos, para poder elaborar y compartir fácilmente las actualizaciones de estado.

Al sacar las solicitudes de los emails y usar Asana para colaborar de manera más efectiva, logramos ahorrar 60 horas por mes y, ahora, dedicamos ese tiempo a las estrategias en vez de a gestionar piezas dispares de todo tipo.”

5. Las herramientas de gestión de proyectos aumentan la eficiencia

Para poder poner en práctica estos consejos, considera utilizar una herramienta de gestión de proyectos que permita una mejor colaboración y organización para tu equipo.

Aunque existen, literalmente, decenas de herramientas que se pueden elegir, querrás evitar aquellas herramientas de gestión de proyectos que son más tradicionales. La mayoría de estas herramientas fueron diseñadas para procesos más tradicionales y su configuración e integración pueden demandar mucho tiempo. En cambio, intenta buscar algo que sea sencillo de adoptar, flexible y personalizable. Punto a favor si también puedes vincular el trabajo de todos los proyectos (lo que resulta difícil hacerlo con emails y hojas de cálculo) y comunicarte con tus compañeros de equipo donde sea que el trabajo se esté haciendo.

Desde luego, creemos que Asana se ajusta perfectamente y es una excelente opción para las empresas que deseen dar un gran salto en la gestión de proyectos con una herramienta que sea tanto sencilla para su adopción como que tenga las funciones que necesita un equipo para alcanzar el éxito.

Consejos para usar una herramienta de gestión de proyectos

• Incorpora a todos con una única herramienta central. En vez de que cada equipo o miembro del equipo use una herramienta diferente para gestionar los proyectos, acuerden usar una sola herramienta para todos. De esta forma, se fomentará la colaboración y se reducirá la confusión sobre dónde buscar la información importante.

• Establece las normas en cuanto a cómo usarla. Ayuda, con unas pautas simples, a que todos se sientan seguros de usar la herramienta nueva de forma adecuada. Por ejemplo, puedes decir “siempre agrega una fecha de entrega a las tareas”, “asegúrate de agregar la palabra ‘Marketing’ en los títulos de todos los proyectos de marketing” o “si tienes una acción concreta para alguien en particular, crea una tarea en nuestra herramienta de gestión de proyectos en vez de enviar emails”.

• Comparte los informes y las actualizaciones de estado. La manera más rápida de que tus compañeros de equipo consideren útil la herramienta es poder brindarles visibilidad del progreso y los estados del proyecto. Al compartir las actualizaciones de estado y mostrar el progreso del proyecto en tu nueva herramienta, podrás ayudar a que tus compañeros de equipo comprendan mejor el estado del trabajo, además de fomentar el uso de la herramienta para sus propias tareas.

Mi principal consejo sobre la gestión de proyectos es siempre reflexionar luego de un proyecto. Puedes tomar todo lo aprendido y crear una guía para que la próxima vez que necesites planificar y gestionar un proyecto similar, ya estés preparado.”

¿Cómo puedo convertirme en gerente de proyectos o project manager?

¡Felicidades! Ya eres gerente de proyectos. Sí, esto es todo lo que se necesita. Cuando surgió la gestión de proyectos, existía una estricta formación y era necesario contar con certificaciones específicas para ser considerado un “profesional de la gestión de proyectos”. Sin embargo, eso ha cambiado en las últimas décadas, en gran parte gracias a la democratización y expansión de los roles y responsabilidades dentro de los equipos. Originalmente, se necesitaba un gerente de proyectos para poder “gestionar” los proyectos. Sin embargo, cuando los líderes de equipo comenzaron a gestionar sus propios proyectos, la gestión de proyectos pasó de ser una profesión a ser una habilidad.

Las herramientas de gestión de proyectos modernas han sido diseñadas teniendo en cuenta este cambio. En Asana, creemos que cualquiera puede ser gerente de proyectos. Si eres parte de un equipo que participa en diferentes proyectos, puedes asumir el rol de gerente de proyectos sin tener que aprender los pormenores de una herramienta nueva. Solo necesitas una herramienta que se adapte a tus necesidades, y no al revés.

Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son una forma visual de obtener claridad y conectarse con tu equipo. Piensa en cómo tu equipo gestiona el trabajo actualmente. Si no comparten una herramienta de gestión de proyectos, es probable que los proyectos, las tareas, los archivos y la comunicación de tu equipo se encuentren dispersos en varias herramientas, lo que reduce la visibilidad y la alineación en el equipo. Sin una fuente central de referencias, los miembros del equipo no tienen claro cuáles son sus prioridades y es probable que pierdan mucho tiempo buscando respuestas. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, dedicamos el 60 % de nuestro tiempo a los pormenores del trabajo: a buscar documentos, perseguir aprobaciones y asistir a reuniones en vez de dedicarlo al trabajo calificado y estratégico.

Con una herramienta de gestión de proyectos en línea, tienes una mejor manera de comunicar las prioridades y establecer quién hace qué y para cuándo. Para ayudar a los equipos a aportar claridad, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen varias maneras diferentes de ver el trabajo de un proyecto en tiempo real. A continuación, te mostramos las más populares:

Tableros Kanban

Los tableros Kanban te permiten planificar visualmente el progreso de tu proyecto. En un tablero Kanban, el progreso se representa mediante columnas verticales y las tareas avanzan a través de las columnas hasta que estén finalizadas. Un tablero Kanban básico puede tener columnas para representar el trabajo nuevo, el trabajo en curso y el trabajo finalizado.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son gráficos de barras horizontales que se usan para visualizar el cronograma de un proyecto. En un diagrama de Gantt, las tareas se representan como barras horizontales cuya longitud representa la cantidad de tiempo que demandará la tarea.

Calendarios

Los calendarios de proyectos son una excelente opción para dar vida a tus tareas y para ver claramente las tareas de la próxima semana o del próximo mes. Los calendarios de proyectos son vistas ideales para proyectos que tienen muchas tareas diferentes con fechas de entrega específicas, como los calendarios editoriales o los de contenido para redes sociales.

Listas al estilo de una hoja de cálculo

En una vista al estilo de una hoja de cálculo, puedes obtener información clara y ver a simple vista quién hace qué y cuáles son las fechas de entrega. En este tipo de gestión visual de proyectos, puedes observar claramente el flujo de trabajo de tu proyecto en una vista similar a una cuadrícula lineal.

¿Qué son las herramientas de gestión del trabajo?

Previamente mencionamos el software de gestión del trabajo ya que la gestión de proyectos es parte de la gestión del trabajo. La gestión de proyectos te brinda herramientas excelentes para organizar, planificar y entregar tus proyectos. Por su parte, la gestión del trabajo no solo es útil para el proceso de un proyecto, sino que también ayuda a tu equipo a obtener una visión integral para entender cómo se conectan todos los proyectos e iniciativas. Existen dos herramientas de gestión del trabajo con las que puedes lograrlo, además de las cuatro vistas comunes de la gestión de proyectos que ya mencionamos.

Gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos es el secreto para supervisar todas tus iniciativas en un solo lugar. La función Portafolios ofrece una vista general de todo el trabajo, para que puedas mantener a tu equipo al día en todos los proyectos. Los portafolios te permiten conectar las actividades diarias de la empresa con la estrategia corporativa.

Gestión de recursos

Gracias a la gestión de recursos, puedes obtener una visión clara del trabajo y la capacidad productiva de tu equipo para asegurarte de que nadie esté sobrecargado de trabajo o se esté aburriendo. De ese modo, podrás detectar posibles sobrecargas y ajustar las tareas en caso de ser necesario.

Descubre tú mismo los beneficios de la gestión de proyectos

No importa en qué empresa o sector trabajes, tu equipo obtendrá grandes ventajas competitivas al adoptar algunas nociones básicas de la gestión de proyectos y de recursos. Con tan solo unos simples cambios en la forma de planificar, gestionar e informar el trabajo, tu equipo podrá ser mucho más eficiente, responsable y tener la confianza suficiente para abordar lo que sea más importante.

Asana es una herramienta de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a organizarse y ejecutar el trabajo. Obtén más información sobre Asana hoy mismo.