Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

La mayoría de los líderes se enfrentan al desafío de asegurarse de que sus equipos no se sientan agobiados ni desaprovechados. En un mundo en el que las organizaciones se mueven con rapidez y que, en muchos casos, trabajan de forma virtual, a veces, la sobrecarga de los empleados lleva a que se cometan descuidos. Desarrollar un plan de gestión de recursos te brinda visibilidad constante del volumen de trabajo de tus colaboradores por separado y de tu equipo en conjunto. Te permite equilibrar todos los recursos de manera eficaz y poder ver el panorama general de cómo el equipo alcanzará sus objetivos.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados. En definitiva, todo lo que sea útil para concretar tu proyecto.

Cuando decidas cómo gestionar o asignar los recursos de tu equipo, considera estas preguntas:

1. ¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?

2. ¿Cuáles son los cronogramas para cada actividad?

3. ¿Cuántos recursos se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades?

4. ¿Quién es la mejor persona para realizar la actividad de manera eficaz?

Bien, entonces, ¿qué es un plan de gestión de recursos?

Un plan de gestión de recursos se usa para gestionar y asignar todo tipo de recursos que necesites para tu proyecto. Un plan eficaz establece los recursos específicos (incluidos los recursos humanos, financieros, técnicos y físicos) y todas las actividades necesarias durante el curso de un proyecto o iniciativa. Como gerente de proyectos, este plan te servirá como guía y te brindará una visión integral de todas las piezas de un proyecto: el presupuesto, el personal, la carga de trabajo y los recursos tecnológicos, entre otras cosas. Puedes gestionar, programar y asignar fácilmente todos los recursos y, al mismo tiempo, maximizar la disponibilidad de recursos. Aprender a gestionar los recursos te permitirá a ti, y a tu equipo, ejecutar proyectos de manera efectiva.

Por qué tu equipo se puede ver favorecido por un plan de gestión de recursos

Con frecuencia, no notamos que los miembros de nuestro equipo están tapados de proyectos hasta que es demasiado tarde. Pero no tiene por qué ser así. La gestión de recursos te permite a ti, el gerente o líder del equipo, asegurarte de que los demás miembros se sientan seguros con respecto a la cantidad de trabajo que tienen que realizar, así como también, con respecto a las herramientas que necesitan para poder cumplir con cada trabajo.

Un plan efectivo para la gestión de los recursos no solo te ayuda a asignar esos recursos como corresponde, sino que sirve para que los proyectos fluyan sin problemas y, en consecuencia, evitas que los empleados sufran agotamiento. Cuando la gestión de recursos se hace bien, empoderas a tu equipo para que produzca su trabajo a un ritmo constante y con una mejor calidad. Mejor aún, al saber que cuentan con la capacidad productiva suficiente como para hacer el trabajo de la mejor manera posible, los integrantes de tu equipo se sentirán satisfechos al terminar el día.

Pregunta frecuente: ¿Debería crear un plan de gestión de recursos para mi proyecto?

La primera respuesta es sí. La gestión de recursos en la gestión de proyectos no es solo un capricho. Es imprescindible para respaldar a tu equipo y para evitar el agotamiento. Los beneficios de la programación de los recursos compensarán ampliamente el tiempo invertido en organizarla. De hecho, la cantidad de proyectos que tu equipo pueda abordar, junto con la calidad de cada uno, dependerá de esta gestión de los recursos. Como líder de proyectos, la gestión de recursos es tu oportunidad para optimizar la eficiencia, prevenir la sobrecarga de trabajo y gestionar con eficacia los recursos de tu equipo.

5 beneficios de la gestión de recursos

Si no estás del todo convencido de que la gestión de recursos sea esencial para el éxito de tu equipo, analicémosla con más detalle. Observa estas ventajas que no querrás perderte:

1. Observa el panorama completo

Cuando sabes lo que está haciendo tu equipo, puedes asignar mejor los recursos para los proyectos nuevos que surjan. Mantener un plan de gestión de recursos a partir de una fuente única de referencias te ofrece una visión desde adentro. Puedes realizar cambios en tu plan de gestión de recursos para prevenir la sobrecarga de trabajo y maximizar la eficiencia del equipo. La visión global de alto nivel te ayuda a unir los puntos de los recursos con las tareas específicas y, a la vez, con el cronograma del proyecto, para así poder decidir si el volumen de trabajo de una persona es mucho o poco. Esta es tu oportunidad para detectar posibles problemas desde un principio.

2. Distribuye el trabajo como corresponde

Probablemente, conozcas las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo. A medida que asignas los recursos, es importante tener en cuenta quién tendrá más éxito con cada tarea o actividad. Habla con tu equipo con regularidad y permíteles formar parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán empoderados desde el comienzo. Controla quién tiene demasiado trabajo en otros proyectos y quién tiene disponibilidad extra para asegurarte de emplear su tiempo de manera efectiva.

3. Mantén al equipo informado

Para no dejar lugar a dudas, asegúrate de ser transparente con tu equipo. Es importante porque cuando todos saben quién hace qué y para cuándo, la confusión disminuye y los miembros del equipo tienen más claridad en cuanto a sus responsabilidades. Además, pueden ver cómo su parte del proyecto encaja con la visión global del equipo o la empresa. Y cuando un equipo trabaja bien en conjunto, los proyectos automáticamente marchan mejor. Además, trabajar así es más divertido.

4. Establece objetivos realistas

No tiene sentido establecer objetivos que sabes que no se podrán alcanzar. Por el contrario, la gestión de recursos te da la posibilidad de definir lo que puedes llevar a cabo de manera realista y cuándo lo harás. Tener todo especificado, incluidos todos los recursos necesarios, te ayuda a detectar las dependencias y a hacer los ajustes, de ser necesario. A veces, esto implica nivelar los recursos de tu equipo: cambiar las fechas de entrega y las prioridades por otras más razonables. A pesar de que sabemos que nadie tiene la intención de incumplir las fechas de entrega, equilibrar los recursos de forma proactiva puede ser útil para evitar que en tu equipo alguien se olvide por completo de algún plazo.

5. Mejora las próximas planificaciones

Si sigues de cerca el trabajo de cada uno de los empleados que dependen de ti y asignas los recursos disponibles en función de esa información, notarás que lo harás cada vez mejor con el paso del tiempo. A medida que te familiarizas con el proceso de gestión de recursos, adquieres una mayor habilidad para estimar y pronosticar el volumen de trabajo a futuro. También puede ser útil para justificar por qué necesitas más presupuesto o personas si recibes un proyecto similar. Además, te permite tomar decisiones informadas a la hora de planificar la cantidad de empleados que necesitas.

5 pasos para crear un plan de gestión de recursos

Puedes crear planes para gestión de recursos en cualquier herramienta. De hecho, teóricamente, incluso podrías usar una hoja de cálculo para analizar los detalles de la utilización de los recursos y su disponibilidad. Pero la mejor herramienta para gestión de recursos será una que funcione como la fuente de referencias central de tu equipo.

Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudar a que los equipos se mantengan sincronizados, cumplan con los plazos y alcancen sus objetivos. Con Asana para la gestión de los recursos, accedes fácilmente a información sobre qué hacen todos en tu equipo, qué recursos están disponibles y cómo evitar el agotamiento. Con los Portafolios y la Gestión de recursos, puedes obtener claridad sobre cuál es el volumen de trabajo de tu equipo y asignar los recursos en función de esta información. Después, cuando surja un proyecto nuevo, podrás usar ese conocimiento de los recursos de tu equipo para gestionar mejor el personal del proyecto nuevo. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

1. Define los objetivos del proyecto

Para asignar mejor los recursos de tu equipo, debes saber cuáles son los objetivos del proyecto. Por ejemplo, ¿es un simple blog o artículo, o una campaña más comprometida? ¿Qué métricas se usarán para medir el éxito de tu proyecto?

2. Unifica conceptos sobre el alcance del proyecto

¿Qué es el alcance del proyecto? De ser posible, reúnete con los involucrados del proyecto para unificar conceptos acerca de cuánto tiempo y recursos habrá que dedicar a esta iniciativa. Te aportará una idea más clara de cuál será el plan del proyecto y te ayudará a decidir qué recursos son los más adecuados para el trabajo. En esta instancia del proceso, puede ser de gran ayuda que pongas en práctica la fluidez de los recursos (o smoothing), nos referimos a que te asegures de que no te falten recursos dentro del alcance y cronograma del proyecto.

3. Identifica los tipos de recursos que necesitas

Tal como lo mencionamos antes, un recurso en el plan de gestión de recursos puede incluir equipamiento para el equipo, software, el presupuesto o el volumen de trabajo de los empleados. La identificación de los tipos de recursos que necesitas es una parte fundamental de la creación del plan para gestión de recursos, ya que te permite determinar los recursos con que ya cuentas.

4. Identifica los recursos disponibles

Este punto es fundamental para la gestión de recursos. Lo ideal es que si tu equipo gestiona proyectos con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, podrás entender perfectamente qué tiene cada uno por hacer y, además, identificar quién debería formar parte del personal involucrado en este proyecto. Dependiendo del alcance del proyecto, es probable que debas equilibrar los recursos y cambiar la prioridad de otros trabajos para evitar cargar a tu equipo con demasiado trabajo.

5. Controla el progreso del proyecto

Para ser un excelente gerente de recursos, comunícate con frecuencia con los miembros de tu equipo durante el ciclo de vida del proyecto. Pregunta cómo están. ¿Sienten que tienen demasiado trabajo o, por el contrario, el proyecto tiene demasiado personal asignado? Aclárales que cuentan con tu apoyo y, lo que es más importante, que entiendes el trabajo que tienen que hacer. Es una excelente manera de mostrar continuamente el respaldo que brindas a tu equipo.

Las mejores prácticas para la gestión de recursos

Estás a punto de crear un plan para gestión de recursos. Pero ¿quieres convertirte en un experto de la gestión de recursos? Si eres un gerente de programas o gerente de proyectos, prueba estos 11 consejos para comenzar.

1. Mide plazos realistas. Ten conocimiento de cuánto tiempo le llevará a cada empleado realizar el trabajo. Luego, planificar sobre la marcha será mucho más fácil.

2. Establece fechas de inicio y fin. Contar con una duración definida para cada tarea te permite obtener un plazo realista en cuanto al tiempo que le llevará a cada miembro del equipo llevar a cabo una tarea. Al asegurarte de establecer las fechas de inicio y fin, podrás ofrecer un cronograma preciso para todo el proyecto.

3. Conoce las habilidades de tus empleados. Conocer quién es muy bueno en ciertas tareas te ayuda a definir los mejores recursos para cada una de ellas.

4. Prioriza el trabajo. Decide desde un principio cuáles son las prioridades en cuanto a la gestión de recursos de tu equipo. Crea un cronograma de tus tareas con prioridad máxima y define cuáles serán los recursos que te permitirán garantizarlas.

5. Ayuda a que tu equipo aumente su tasa de utilización. La tasa de utilización es la cantidad de tiempo que dedica el equipo de un proyecto a realizar trabajos concretos, estratégicos o “facturables”. En promedio, los empleados dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, como lo son perseguir aprobaciones o buscar documentos. Reducir los pormenores del trabajo es la mejor forma de empoderar a tu equipo para que su desempeño sea excepcional y aumentar así, la tasa de utilización.

6. Haz ajustes sobre la marcha para lograr mayor eficacia. La gestión de proyectos, por lo general, requiere de un esfuerzo continuo. Las tareas y los cronogramas pueden cambiar a medida que aparecen diferentes problemas. No temas modificar los recursos en caso de ser necesario para ser lo más eficaz posible.

7. Mantén algunos horarios disponibles. Aunque la planificación de la gestión de recursos es fundamental desde un principio, no puedes tener todo bajo control. Ten algunos horarios extra disponibles en caso de que surjan problemas y trata de ser flexible.

8. Elige el estilo de gestión de recursos que mejor se adapte a tu equipo. Tú conoces a tu equipo mejor que nadie. Usa ese conocimiento para definir la mejor metodología a aplicar para la gestión de recursos, como la gestión de recursos por hora, puntos o cantidad de tareas.

9. Comunícate con tu equipo. Asegúrate de tener los tiempos reales de la carga laboral de tu equipo y de que cada miembro sienta que su volumen de trabajo es justo y viable. Te puede ayudar con las próximas planificaciones y así mejorar la forma en que asignas los recursos.

10. Conecta tu plan de gestión de recursos con tu plan operativo. La planificación de operaciones se refiere al proceso de crear un cronograma detallado de las actividades que realizará el equipo cada semana, o incluso cada día. Incorpora tu plan para la gestión de recursos en tu plan operativo para gestionar el tiempo del equipo de manera más efectiva.

11. Obtén la herramienta adecuada para la gestión del trabajo. Está bien usar una hoja de cálculo, pero la gestión de recursos, en breve, se tornará muy confusa. En cambio, intenta usar una herramienta de gestión del trabajo que incluya funciones de gestión de portafolios del proyecto, como la de medir fácilmente el volumen de trabajo del equipo. Obtendrás una vista en perspectiva de alto nivel del proyecto de tu equipo, y podrás examinar a fondo y ver los detalles de las tareas, todo en un único lugar. En Asana, incluso puedes ver las tareas individuales, arrastrarlas y soltarlas según sea necesario.

Consejos sobre la gestión de recursos de la mano de cuatro líderes de equipos

¿Qué mejor que leer una guía acerca de cómo asignar recursos para la gestión de proyectos? ¿Qué tal si aprendes de la mano de cuatro líderes de equipos, que cuentan con diferentes contextos y desafíos, y que están inmersos en la práctica diaria? Descubre cómo abordan los planes de gestión de recursos y accede a ejemplos reales. Conoce a Jenny, Ariel, Eric y Reigan.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos es poder obtener una vista de alto nivel de la carga laboral de mi equipo. Necesito contar con una visión precisa de cada proyecto que se vaya a ejecutar.

Abordo esto mirando primero el plan de los próximos lanzamientos y campañas del producto y luego, defino las necesidades del personal a nivel de proyecto frente a los entregables individuales. Gestiono todo en una herramienta de gestión del trabajo donde tengo un portafolio con todos los proyectos en los que mi equipo trabaja por trimestre. En el caso de proyectos de menos contenido o de trabajos especiales, he establecido un proceso en la misma herramienta de gestión del trabajo para que las personas soliciten asistencia sobre los textos. Ahora, puedo gestionar fácilmente las solicitudes nuevas que ingresan y cuáles son las necesidades, los plazos y las prioridades.

Reunir el personal para los proyectos o asignar recursos es todo un arte y una ciencia. Trato de asegurarme de que la capacidad de trabajo disponible de una persona coincida con el alcance del trabajo asignado. Además, tengo en cuenta que la asignación de proyectos se alinee con las habilidades individuales y los objetivos profesionales.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?

1. Sé proactivo en cuanto a identificar los proyectos que están en curso. A la mayoría de los proyectos de mi equipo los iniciaron otros equipos, por lo que es importante estar en contacto con colegas de otros departamentos y poder obtener una visión integral de los próximos proyectos.

2. Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga al menos un proyecto grande (p. ej. una campaña de marketing) y completa su carga laboral con tareas diarias y semanales. Esto minimiza el cambio de contexto a la vez que proporciona un poco de variedad.

3. Realiza consultas frecuentes con tu equipo para tener conocimiento de la disponibilidad laboral de cada persona y así realizar los ajustes necesarios sobre la marcha. Si surge algún imprevisto, mantén la comunicación abierta para asegurarte de que tus planes de recursos sigan en curso.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

El mayor desafío que enfrento en cuanto a la gestión de recursos es tener un panorama preciso del trabajo que realiza mi equipo, saber cuál es la disponibilidad laboral y cuál es el estado de los proyectos. Esta situación carga con diversos matices porque cada colaborador individual trabaja a su propio ritmo y con sus propias fortalezas. Lo que necesito es identificar quién es la mejor persona para cada proyecto.

Es fundamental mejorar constantemente la comunicación con los miembros del equipo. Me aseguro de que todos estén trabajando en sintonía mediante consultas regulares, reuniones de actualización y charlas presenciales. Además, trato de obtener un panorama de alto nivel de las tareas de todos, de modo de poder abordar mejor las conversaciones. Al elaborar cronogramas para el proceso de producción del equipo, obtengo una visión clara de quién está a cargo y cuáles serán los próximos pasos.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?

1. Recibe comentarios de los participantes de diferentes departamentos sobre tu calendario inverso. Al hacer esto, puedes asegurarte de que tu equipo se encuentre alineado y pueda establecer expectativas y tiempos realistas desde un principio.

2. Sigue el progreso en tu herramienta de gestión del trabajo (en particular, en tu cronograma). Observa qué trabajo se delegó a los miembros de tu equipo y usa el cronograma para ver si puedes brindar tu ayuda con respecto a algún obstáculo.

3. Ve cómo tu equipo usa tu herramienta de gestión del trabajo. Algunos miembros del equipo podrían enfocarse en ver el panorama general, mientras que otros, en ver tareas individuales. Adapta tu estilo de trabajo a la forma en que tu equipo trabaja.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un desafío es que mi equipo trabaja en paralelo. Necesito preguntarme, “¿Cómo puedo maximizar el valor con mi equipo de ingeniería?”. Tengo que centrarme en alcanzar un equilibrio en función de nuestros objetivos y el riesgo del trabajo.

Tengo reuniones de equipo y dedico tiempo a establecer colectivamente el trabajo de todos en una lista. La lista nos ayuda a ver lo que haremos en las próximas semanas y tener conocimiento sobre cómo se sienten los miembros del equipo en cuanto a su trabajo. Luego, tomamos lo aprendido y lo aplicamos en nuestra herramienta de gestión del trabajo. Es una prioridad para nosotros documentar con claridad todo en un solo lugar.

Se da seguimiento a todo en nuestra herramienta de gestión del trabajo, incluso las notificaciones sobre ausencias. Siempre podemos ver qué recursos se encuentran disponibles, lo cual me permite ser estratégico en cuanto a los tiempos. Evitamos comenzar un gran proyecto justo antes del fin de semana o cuando muchas personas están ausentes.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?

1. Si tienes un proyecto o tarea en riesgo, regístralo de inmediato. Tener este tipo de notas te ayudará a protegerte y a evitar tener casos peores o riesgos.

2. Sé flexible. No pienses en tu plan como una tarea única que simplemente puedes tachar de tu lista. Siempre aprende, replanifica y recalibra; optimiza tu plan de gestión de recursos sobre la marcha.

3. Haz que el equipo piense de manera colaborativa. Debes alentar a que cada persona de tu equipo comparta sus opiniones, haga recomendaciones y comunique cuando su disponibilidad sea escasa. La gestión de recursos no es el trabajo de una sola persona, sino el esfuerzo de todo un grupo.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas cuando se trata de la gestión de recursos y cómo lo solucionas?

Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos es obtener un panorama claro de una solicitud y saber quién es la persona más adecuada en mi equipo para tomar el trabajo, teniendo en cuanta su disponibilidad actual. Por lo general me pregunto, “¿Quién tiene más conocimiento y experiencia para tomar esta solicitud en particular?”.

Le pido a mi equipo que defina cinco prioridades todos los meses, para poder evaluar su volumen de trabajo. Se trata de identificar cuáles son los proyectos que tienen más sentido para cada persona. Por ejemplo, un proyecto que involucra una iniciativa ya en curso iría mejor para un empleado nuevo. Mientras que un proyecto más complejo sería más adecuado para un empleado de larga trayectoria.

Recientemente creé un proyecto en mi herramienta de gestión del trabajo que me ofrece una vista de calendario editorial. Puedo ver todas las campañas por email en las que trabaja mi equipo y obtener una vista rápida de cuándo una campaña se llevará a cabo y quién será su responsable.

¿Cuáles son tus tres mejores consejos para elaborar y gestionar un plan de gestión de recursos?

1. Simplifica los procesos de trabajo. Recibir muchas solicitudes juntas puede resultar abrumador. Intenta simplificar los procesos con formularios digitales, en particular si se integran con tu sistema de gestión del trabajo.

2. Ten una reunión semanal con tu equipo. Entiende cómo se sienten los miembros de tu equipo con respecto a su capacidad laboral actual y adquiere un conocimiento claro de con cuánto trabajo se sienten cómodos.

3. Gestiona las prioridades. Mira las cinco prioridades que tiene tu equipo para el presente mes y observa en qué tipo de trabajo se centra cada persona. Supervisa semanalmente las prioridades del equipo para ver si algo ha cambiado y vuelve a establecer las prioridades en caso de ser necesario.

¿Ya estás listo para crear tu plan de gestión de recursos?

La gestión de recursos debería ser siempre parte de tu plan general de gestión de proyectos. Aunque puede ser un poco abrumador al principio, asignar los recursos adecuados en el momento preciso facilita mucho más el trabajo a medida que avanzas. Ve paso a paso y comprométete a usar una herramienta de gestión del trabajo. ¡Tu equipo te lo agradecerá!

Una vez que tu plan de gestión de recursos esté en marcha y de que hayas asignado los recursos, siempre recuerda identificar y resaltar los resultados favorables que obtenga cada empleado. Celebrar el éxito de tu equipo ayuda a que todos tus empleados se involucren y sean productivos. Para usar la misma herramienta que Jenny, Ariel, Eric y Reigan, echa un vistazo a Asana y ejecuta trabajos más rápido.