Plantilla de estimación de proyectos

¿Cuánto nos costará?

Si alguna vez has presentado o liderado un proyecto, seguramente hayas escuchado esa pregunta muchas veces. Para gestionar un proyecto con éxito, debes estar preparado para responder esta y otras preguntas, como los recursos que se necesitan y el tiempo que llevará el proyecto, especialmente durante la fase de planificación inicial.

Si bien la estimación de proyectos puede hacerte sentir como si estuvieras en un juego de adivinanzas, no tiene por qué ser así. Después de todo, las estimaciones precisas son la base del éxito del proyecto (junto con las expectativas de las partes interesadas bien gestionadas). Aquí es donde una plantilla de estimación de proyectos puede ser realmente útil.

¿Qué es la estimación de proyectos?

La estimación de proyectos se refiere al proceso de estimar el tiempo, los costos y los recursos necesarios para completar un proyecto. Un proceso simplificado de estimación de proyectos es parte de cualquier estrategia exitosa de gestión de recursos y, por lo general, se realiza durante la fase inicial de planificación del proyecto.

Estimar un proyecto con precisión te ayuda a ti y a las partes interesadas, a comprender los requerimientos de un proyecto antes de su inicio. De esa manera, puedes estar seguro de que tienes todo lo que necesitas para ejecutar y completar el proyecto con éxito, desde los recursos hasta el presupuesto correcto. Además, realizar estimaciones precisas ayuda a establecer expectativas para todos los involucrados, lo que ayuda a reducir la falta de comunicación y los malentendidos.

¿Qué es una plantilla de estimación de proyectos?

Una plantilla de estimación de proyectos es una herramienta reutilizable que puedes aprovechar para crear estimaciones precisas al comienzo del proceso de planificación de tu proyecto. Las plantillas de estimación de proyectos sirven como guía para realizar estimaciones más precisas. Todo lo que tienes que hacer es copiar la plantilla y completar la información relevante para el proyecto específico.

Al poder duplicar y reutilizar las plantillas de estimación de proyectos, podrás también estandarizar tu proceso de estimación de proyectos. Con una plantilla, puedes estar seguro de que estás usando las mismas variables al momento de realizar tus estimaciones, independientemente del proyecto en el que estés trabajando.

Descubre por qué este tipo de plantilla está a punto de convertirse en tu parte favorita del proceso de planificación de proyectos y cómo usarla.

¿Por qué debería usar una plantilla de estimación de proyectos?

Los proyectos no son definitivos ni estáticos. Son altamente dinámicos, ya que cambian y evolucionan con el tiempo. Sin embargo, proporcionar una estimación de los recursos, los costos y el tiempo necesarios para ejecutar un proyecto durante la etapa de planificación inicial puede ayudar a mantener a tu equipo encaminado, gestionar las expectativas de las partes interesadas y mitigar los riesgos.

Las plantillas de estimación de proyectos estáticas, como las creadas en Excel y Hojas de cálculo de Google, ofrecen una funcionalidad básica. Por supuesto, podrás ingresar los costos y las horas de trabajo estimados para realizar una estimación básica del proyecto, pero eso es todo. Además, corres el riesgo de sobrescribir accidentalmente una versión de la plantilla o de terminar trabajando en la versión incorrecta.

Para realizar estimaciones de proyectos con mayor precisión (y facilidad), necesitas usar una herramienta que sea la misma en donde se lleva a cabo todo tu trabajo. Al crear una plantilla de estimación de proyectos en una herramienta digital de gestión de proyectos, podrás reducir el tiempo que pierdes cambiando entre herramientas y sentirte seguro de que tu equipo tiene toda la información del proyecto que necesita, justo donde se ejecuta el trabajo.

Otras ventajas de usar una plantilla digital para la estimación de proyectos:

• Ver todos los recursos que necesitarás para completar un proyecto, como los miembros del equipo, los costos proyectados y el alcance total del proyecto o el número total de horas. 

• Colaborar y comunicarte en una sola herramienta: podrás etiquetar a los miembros del equipo para solicitar su aprobación, adjuntar documentos relevantes o asignar tareas a los miembros del equipo en la misma herramienta donde se realizan las estimaciones del proyecto.

• Obtener la aceptación de las partes interesadas internas y externas desde el principio, además de establecer claramente las expectativas del proyecto para que todos estén alineados cuando inicien los trabajos.

• Usar la plantilla de estimación de proyectos como un cronograma del proyecto para determinar la duración del proyecto durante la fase de planificación. 

• Duplicar fácilmente la plantilla para proyectos similares en el futuro, lo que te permitirá ahorrar tiempo y trabajo y crear un proceso estandarizado para estimar los recursos del proyecto.

• Enumerar los recursos necesarios para un proyecto interno o usar la plantilla para aclarar y desglosar los costos de subcontratación. 

• Usar la plantilla como punto de partida para las reuniones post mortem del proyecto, para comparar el presupuesto estimado con los costos reales.

¿Qué debes incluir en una plantilla de estimación de proyectos?

Cada estimación de proyecto es diferente, lo que significa que deberás ajustar tu plantilla según el proyecto para el que estés trabajando, y eso está bien. Tu plantilla básica de estimación de proyectos servirá como marco para otros proyectos similares, por lo que lo más importante será centrarte en incluir información básica, que irá aumentando con cada proyecto.

En su forma más básica, la plantilla de estimación de proyectos debería incluir la siguiente información:

• Información sobre los recursos necesarios del proyecto, como una descripción detallada de los recursos que necesitarás. 

• El costo total de los recursos, considerando diferentes variables como los costos laborales, las tarifas por hora y las horas estimadas.

• Las fechas estimadas de inicio y finalización asociadas con cada recurso, como el tiempo que tomará la creación de los entregables.

• El costo total del proyecto cuando se contabilizan todos los gastos.

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Cómo usar una plantilla de estimación de proyectos

Una vez que hayas configurado tu plantilla de estimación de proyectos básica, puedes duplicarla fácilmente y usarla como marco para estimar proyectos nuevos. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

1. Haz una lista maestra de todos los costos asociados con tu proyecto. Durante la fase inicial de planificación del proyecto, reúnete con los miembros del equipo y las partes interesadas internas y externas para analizar los recursos necesarios para garantizar el éxito del proyecto. 

2. Agrega todos los recursos necesarios del proyecto a tu plantilla de estimación de proyectos, separándolos por categoría (p. ej., por fase del proyecto) si corresponde. 

3. Completa la plantilla con información adicional para cada elemento, como la cantidad de horas requeridas, el tipo de recurso y el costo total del recurso. 

4. Usa la información ingresada previamente para calcular el costo total del proyecto, así como la duración y los recursos necesarios.

5. Reúnete con tu equipo y las partes interesadas para analizar los costos y el proyecto en general.

6. Avanza con el proyecto o realiza los ajustes que sean necesarios.

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